휴가관리, 엑셀의 대안을 찾으세요

회사에서 직원들을 관리하다보면 연차휴가를 관리해야 합니다. 연차휴가만 관리하면 되나요? 아닙니다. 다양한 휴가제도를 운영하는 회사라면 각 휴가별 사용현황도 집계해 누적 관리해야 합니다. 월급처럼 돈이 나가는 것이 아니어서 소홀할 수도 있는 관리가 바로 휴가입니다.

아직도 많은 회사에서는 엑셀로 휴가를 관리한다고 합니다. 그 이유는 사실 단순합니다. 엑셀 아니면 뭘로 휴가를 관리해요? 맞습니다. 아직도 많은 분들이 엑셀이 그나마 제일 편리한 오피스 시스템이기 때문입니다.

하지만 정말 그럴까요?

이번 포스팅에서는 똑똑하게 휴가관리하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 휴가관리는 무엇인가요?
2. 엑셀로 어떻게 관리하나요?
3. 엑셀의 대안이 있나요?

휴가관리는 무엇인가요?

휴가관리는 거창하게 생각할 필요 없습니다. 회사의 휴가관리 업무를 담당하게 되었다면 하나만 기억하면 됩니다. 분쟁발생시 회사의 증빙자료를 제시할 수 있도록 하면 됩니다. 그렇다면 구체적으로 어떤 것들을 증빙해야 하는지 살펴보겠습니다.

누가, 언제, 어떤 휴가를 사용했나요?
가장 기본적인 사항이지만 소규모 회사일수록 가장 등한시하는 부분이기도 합니다. 이러한 내용을 증빙하려면 간단하게 하나의 서류만 준비하면 됩니다. 바로 휴가신청서입니다.

소규모 회사일수록 페이퍼 업무에 약하기 때문에 휴가신청서 서식을 만드는 것도 서툴고, 인터넷에 나돌고 있는 휴가신청서를 사용하는 것도 번거로워합니다.

하지만 휴가신청서는 휴가관리의 가장 기본이 되는 것이기 때문에, 꼭 휴가신청서를 받아두는게 필요합니다. 가족같은 회사에서 굳이 휴가신청서를 받는게 불필요한 업무라고 생각하시나요? 수 많은 노동사건을 접해본 노무사에 따르면 휴가에 관한 분쟁 하나의 다툼으로 귀결된다고 합니다. 휴가일수는 입퇴사일만 알면 계산되기 때문에 분쟁의 여지가 없지만(물론 이 경우에도 퇴사로 인한 단절이 있었다는 등의 다툼이 존재하기는 합니다), 직원이 근속기간 동안 사용한 휴가에 대해서는 다툼이 발생합니다.

이러한 분쟁을 한번해 해결할 수 있는 것이 바로 휴가신청서입니다. 직원이 명시적으로 작성하고 서명한 휴가신청서는 그 내용을 부인하기 어렵기 때문입니다. 그러한 이유에서 이러한 휴가신청서는 아래에서 살펴볼 휴가관리대장보다 더 중요한 역할을 수행합니다.

올해 며칠의 휴가를 사용할 수 있나요?
휴가관리를 담당해본 직원이라면 정말 피곤한 질문이 아닐 수 없습니다. 한 두명도 아니고 수십명이 본인이 며칠 휴가사용할 수 있는지 문의를 하기 때문입니다.

이러한 질문은 주로 연차휴가에 관련된 질문인데, 연차휴가는 입사일을 기준으로 계산하는 것이 원칙입니다. 하지만 직원별 휴가일수가 제각각이기 때문에 물어볼 때마다 입사일을 확인하고 계산한 다음 알려주는 것은 사실 너무 번거로운 업무이고, 관리도 사실상 불가능합니다.

이러한 문제를 해결할 수 있는 관리기법이 바로 회계연도 기준 연차관리입니다. 바로 회계연도라는 일률적인 기준에 각 직원의 휴가를 관리하는 방법입니다. 한편 이러한 회계연도 방식은 재직자 관리에는 용이하나 퇴직자가 발생할 경우에는 다시 계산해야 해주어야 합니다. 이를 퇴직자 입사일 기준 정산이라고 하는데 퇴직정산에 관해 궁금한 사항이 있다면 블로그에 퇴직정산 또는 회계연도라는 단어로 검색해보시기 바랍니다.

아르바이트(단시간 근무자)들이 있나요?
정직원도 복잡한 휴가관리인데, 아르바이트는 더 관리하기 어렵습니다. 그 이유는 개개인별 입사일도 다른데다가, 근무시간도 다르기 때문에 1일의 휴가를 사용했을 때 면제되는 근로시간도 제각각 다르기 때문입니다.

예컨대 1일 8시간씩 주40시간 근무(주5일)하는 직원이 휴가사용시 8시간을 휴가사용하는 반면, 1일 8시간씩 주16시간 근무(주2일)하는 직원도 휴가를 사용하면 8시간 휴가를 사용하기 때문입니다.

이처럼 단시간 근로자의 휴가는 휴가발생일수를 차등하여 관리하거나, 휴가사용일수를 차등하여 관리하는 방법으로, 관리해야 합니다. 예컨대 단시간 근로자가 1개월 개근할 때 1일의 휴가가 발생하는 것이 아니라 0.3일의 휴가를 발생토록 한다거나, 1개월 개근할 때 1일의 휴가를 발생토록 관리하되, 휴가사용시 1일이 아닌 1.3일의 휴가를 사용한 것으로 처리하는 것입니다.

엑셀로 어떻게 관리하나요?

관리가 가능한 영역
엑셀로 연차휴가를 관리할 수 있는 영역은 연차휴가의 발생일수를 계산하는 것과, 직원별 사용한 휴가일수를 집계하는 것 두가지입니다.

즉, 회계연도 기준으로 연차휴가를 계산할 수 있는 계산식을 만들어 둔 다음, 직원별 입사일을 입력해서 계산하는 것입니다. 이 방법은 연차휴가의 발생일수를 계산하는 영역에서는 정확한 노동법 기준과 노동영역을 구분하였다면 꽤 괜찮은 성과를 기대할 수 있습니다. 하지만 단점으로는 노동법이 변화되었을 때 다시 새로운 계산식을 직접 작성하거나 인터넷에서 서칭해야 한다는 점, 잘못된 수식/기준이 적용되고 있는지를 인지하기도 어렵다는 점, 파일 한 개에 의존하고 있으므로 파일훼손시 복구하기 어렵다는 문제점이 있습니다.

관리가 불가능한 영역
사실상 연차휴가의 계산과 연차휴가사용기록을 남겨두는 것 외에 모든 것은 수작업으로 이루어져야 합니다. 엑셀로만 휴가를 관리해본 담당자라면 더 해야 할 것이 무엇인지 쉽게 인지하기도 어려운 경우도 있습니다. 휴가관리 프로그램을 기준으로 살펴보면 정말 귀찮은 업무들은 대체되지 않는 것을 알 수 있습니다.

여전히 남아있는 휴가관리 업무들
1. 직원에게 휴가신청서를 전달하는 행위
2. 휴가결재권자(또는 휴가담당자)가 휴가를 접수/결재하는 행위
3. 최종 휴가신청서를 집계해 보관하는 행위
4. 증빙자료가 필요하면 별도로 요구하거나 보관하는 행위
5. 휴가신청서를 연차휴가대장에 입력하는 행위
6. 휴가에 관한 질문에 응대하거나 답변하는 행위

이러한 행위는 단순히 휴가관리자 한 명의 업무부담이 아니라 휴가결재권자, 휴가신청자 모두에게 피곤한 업무입니다.

엑셀의 대안이 있나요?

엑셀 휴가관리에 대안은 휴가관리 프로그램입니다. 생소하기도 하고 비용이 발생하지 않느냐는 걱정 때문에 자세히 알아보지도 않는 경우가 있습니다. 이번 포스팅에서는 휴가관리를 무료로 시작할 수 있는 인사헬퍼를 소개하며 어떤 혜택을 기대할 수 있는지 살펴보겠습니다.

온라인 휴가신청, 온라인 휴가결재
손쉽게 휴가를 신청할 수 있습니다. 시간과 장소의 제한 없이 언제 어디서나 손쉽게 휴가를 신청하고, 휴가 결재권자는 손쉽게 휴가신청내역을 이메일과 카카오톡에서 확인하며 결재할 수 있습니다.

결재결과는 직원에게 바로 전달되며 보완이 필요한 휴가여서 보완을 결재한 경우 어떤 이유에서 거절되었는지도 직원에게 안내됩니다.

또한 직원은 휴가를 신청할 때 필요한 증빙서류를 사진으로 찍어 첨부할 수 있습니다. 번거롭게 한글로 휴가신청서를 작성하고 출력해서 제출하는 행위에서 해방될 수 있습니다.

다양한 결재권자 등록
휴가관리를 담당하는 직원이 있다고 하더라도 직원이 많다면 실제 휴가를 결재하는 분은 휴가관리 담당자가 아닌 팀장님이나 부서장 등 직책자가 맡게 됩니다.

인사헬퍼에서는 휴가결재권자를 등록하면 휴가관리자나 담당자를 거치지 않고 곧바로 결재권자에게 휴가결재를 요청하게 되고, 결재권자는 결재유형을 선택해 처리할 수 있습니다. 휴가관리자나 담당자는 이러한 결재결과를 요약된 테이블로 실시간 확인할 수 있습니다.


다양한 휴가설정
단순히 연차휴가에 국한되지 않습니다. 배우자출산휴가, 생리휴가, 경조휴가 등 다양한 휴가를 설정할 수 있고, 추가하거나 삭제하는 것도 가능합니다. 휴가제도의 전반적인 관리를 시작할 수 있습니다.


휴가사용대장 작성과 휴가일수 자동계산
엑셀에서 지원되는 것은 물론 노무사의 전문평가를 받은 회계연도 기준을 적용할 수 있습니다. 일부 회사의 특이성에 맞추어 회사의 사업장 옵션을 설정할 수 있고 연차휴가대장에는 월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례단위 연차휴가 등을 구분해 기록합니다.

휴가사용내역 자동기록
직원이 온라인 웹으로 신청한 휴가는 별도의 보관행위가 없어도 자동으로 첨부서류와 함께 전자정보로 보관됩니다. 또한 직원이 신청한 휴가가 승인되면 연차휴가대장에 별도로 휴가사용일수를 기록하지 않아도, 자동으로 연차휴가대장에 휴가사용일수가 기록됩니다.

입사일 기준 연차관리
회계연도 기준 연차관리를 하지 않는 회사도 문제 없습니다. 인사헬퍼에서는 직원별 입사일 기준 연차휴가일수를 제시하고, 회계연도 기준 연차휴가를 운영하는 경우 입사일 기준 일수와 비교검토하여 정산분을 손쉽게 안내합니다.

사진 1 - 휴가관리