우리 회사 연차휴가관리, 2024년부터 “이렇게” 바꿔보세요

2024년이 다가오고 있습니다. 회계연도 기준 연차관리를 진행하는 회사라면 2023년 잔여분 연차휴가를 정리하고, 2024년 휴가를 준비해야 합니다. 벌써부터 직원들이 2024년 휴가를 신청하기도 하고, 신규입사자는 24년 휴가 개수를 문의들어오고 있을 것입니다.

10인 소규모 회사에서부터 100인 이상 중소기업까지, 2024년에는 어떻게 휴가를 관리할 계획인가요??

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이번 포스팅에서는 2024년 연차휴가대장 이슈부터 획기적인 휴가관리 방법을 소개해드리고자 합니다.

목차
1. 2024년부터 바뀌는 휴가제도
2. 2024년 휴가관리대장
3. 휴가관리 어떻게 시작하나
4. 새롭게 시작하는 2024년 휴가관리법

2024년부터 바뀌는 휴가제도

매년 초 인사노무를 담당하는 회사에서는 새로운 해 바뀌는 법률제도는 없는지 꼭 살펴봐야 합니다. 휴가에 관한 사항은 근로기준법이나 남녀고용평등법에서 다루고 있으니, 관련법률의 개정은 없는지 살펴보겠습니다.

근로기준법 개정
근로기준법에서 다루고 있는 휴가제도는 연차휴가, 생리휴가, 출산전후휴가, 유사산전후휴가, 태아검진휴가(시간단위)가 있습니다.

근로기준법은 매년 개정되는 편이지만, 아직까지는 휴가에 관한 개정의 움직임은 보이지 않습니다. 2024년에도 근로기준법에서 정한 휴가부분은 현행을 유지할 것으로 예상됩니다.

남녀고용평등법 개정
남녀고용평등법에서 다루고 있는 휴가제도는 가족돌봄휴가, 난임치료휴가가 있습니다.

아직까지는 남녀고용평등법상 개정움직임은 보이지 않습니다만, 남녀고용평등법의 개정은 빈번한 편이므로, 2024년에도 유심히 관찰할 필요가 있습니다.

2024년 휴가관리대장

휴가관리대장 작성의무는 없습니다
근로기준법에서는 사업주에게 임금대장, 임금명세서, 근로자명부 등의 작성의무를 정해두고 있으나, 휴가관리대장을 작성할 의무는 없습니다. 따라서 휴가관리대장을 작성하지 않는다고 하여도 근로기준법을 위반한 것은 아닙니다.

분쟁방지 및 체계적인 인사관리를 위해서는 작성을 적극 권합니다
법에 의해 작성의무가 없다고는 하나, 그렇다고 손 놓고 있는 것이 만사는 아닙니다. 휴가관리대장을 작성하는 것이 오히려 회사에 유리하기 때문입니다. 휴가관리대장은 일반적으로 직원이 휴가를 사용한 내역을 정리한 내역으로 표현할 수 있는데, 향후 직원들과 휴가에 관한 분쟁, 특히 법률에서 정한 잔여 연차휴가를 계산함에 있어서 사용되는 자료이기 때문입니다.


휴가신청서가 더 중요
일부 회사에서는 엑셀표에 직원들이 휴가를 신청하면 별도의 휴가신청서는 받지 않고 엑셀에 yyyy.mm.dd. 과같이 휴가사용일만 기록하는 경우가 있습니다.

하지만 이러한 방식, 즉 휴가관리대장 그 자체만으로는 직원과의 휴가사용 분쟁 발생시 유효한 효력을 갖기 어렵습니다. 휴가관리대장 그 자체는 회사가 일방적으로 작성한 문서이기 때문입니다.

그렇기 때문에 직원이 해당일자에 휴가를 사용한다는 명시적인 신청서를 구비하는 것이 휴가관리대장보다 더 중요한 이유입니다. 휴가관리대장은 이러한 신청서를 일목요연하게 정리한 자료로서 향후 연차휴가 잔여분을 손쉽게 확인하는 용도로 사용됩니다.

휴가관리대장에는 무엇을 작성하나요
휴가관리대장은 그 목적에 맞는 내용을 써야 합니다. 휴가관리대장이 직원별 휴가사용내역을 일목요연하게 정리한 내용이라고 설명드린 바 있습니다. 이러한 취지에 따라 직원의 성명, 직원이 사용한 휴가종류, 휴가를 사용한 일자, 휴가의 결재결과, 휴가사유, 휴가를 증빙할 수 있는 자료유무 등을 기록하면 됩니다.

한편, 연차휴가의 경우에는 발생빈도가 절대적으로 높고, 관리가 복잡하기 때문에 yyyy년도 연차휴가관리대장이라는 명칭으로 사용하곤 하는데, 이처럼 연도가 기재된 휴가관리대장은 회계연도 기준 연차관리를 운영하는 회사에서 사용되어야 합니다. 휴가관리와 회계연도 기준 연차관리가 궁금하신 회사는 인사헬퍼 블로그에서 다양한 정보를 검색해보세요

휴가관리 어떻게 시작할까

휴가신청서를 준비하세요
앞서 설명한 것처럼 가장 중요한 것은 휴가신청서입니다. 문서를 통해 휴가신청서를 받는 것이 가장 전통적인 방법이지만 전자문서를 통해서도 휴가신청서를 받을 수 있습니다.

전자문서는 카카오톡을 통한 신청, 이메일을 통한 신청뿐만 아니라 인사헬퍼와 같은 휴가관리 프로그램을 이용하는 것까지 폭 넓게 인정됩니다.

다만, 휴가관리 전문 프로그램이 아닌, 카카오톡이나 이메일과 같은 전자문서는 보존기간이 짧고, 담당자의 계정이전 거부 및 데이터 삭제위험과 보관의 어려움 등의 단점이 있으므로 이 점은 유의해야 합니다.

휴가결재, 휴가관리 담당자를 설계하세요
10인 미만의 소규모 회사의 경우 주로 대표자가 최종 휴가결재를 하고, 경리나 경영지원 사무자가 휴가신청서 접수/보관/기록/관리를 하는 편입니다. 따라서 특별히 설계라고 할 것도 없이 즉각적인 설정이 가능합니다.

반면, 조직규모가 커짐에 따라 부서가 생기고 부서장이 구분되는 경우 휴가에 관한 결재는 대표이사까지 가지 않고 각 부서에서 처리하는 편입니다. 또한 인사관리 담당 부서에서 휴가관리를 담당하는 편이 됩니다. 이처럼 어느정도 시스템화된 휴가관리체계를 설정하기 위해서는 휴가관리 분야에 있어서의 휴가결재권자를 설정한 다음, 각 부서별 휴가를 집계해 휴가관리담당자에게 전달하는 체인을 구축해야 합니다.

휴가신청서를 보관하고, 휴가대장을 작성하세요
최종 결재된 휴가가 휴가관리 담당자에게 전달되었다면, 휴가관리 담당자는 접수된 휴가신청서를 보관한 다음, 휴가관리대장에 이 내용을 기록해야 합니다. 이를 통해 나중에 대표이사나 다른 인사팀 직책자가 휴가관련 내용을 물어보았을 때 즉각적으로 응답할 수 있습니다.

새롭게 시작하는 2024년 휴가관리법

인사헬퍼에서는 휴가관리 서비스를 무료로 시작할 수 있습니다
놀랍게도 인사헬퍼에서는 직원의 휴가관를 무료로 시작할 수 있습니다. 이러한 휴가관리 프로그램은 휴가신청자, 휴가결재권자, 휴가관리담당자 모두에게 편리한 기능을 제공합니다.

[휴가신청자] 언제 어디서나 신청 가능
과거 회사가 제공하는 휴가신청서를 받아온 뒤, 그 양식에 자필로 쓰거나, 컴퓨터로 작성/출력하여, 휴가결재권자에게 제출해야 하는 일련의 행위는 아무리 빨라도 5분의 시간이 소요됩니다. 더욱이 휴가를 직접 제출해야 한다는 점에서 장소적 제한도 존재했습니다. 더욱이 증빙자료가 요구되는 휴가의 경우에는 별도의 첨부자료도 준비해야 한다는 점은 더욱 휴가신청을 번거롭게하고 있습니다.

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휴가관리 프로그램을 이용하면, 시간적 장소적 구애 없이 언제 어디서나 컴퓨터나 휴대전화로 손쉽게 휴가를 신청할 수 있습니다. 휴가신청서를 작성할 수 있는 링크에 접속한 뒤 정해진 신청서를 작성하면 되기 때문입니다. 증빙자료 역시 휴가신청서에 파일첨부로 한번에 끝낼 수 있습니다.

[휴가결재권자] 손쉽고 빠르게 결재하고, 결과 즉시전달

휴가결재권자도 매번 휴가신청권자를 만날 필요가 없습니다. 외부에서 출장 중이거나 재택근무 중인 휴가결재권자도 휴가결재를 할 수 있습니다.

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일부 보완사항이 있다면 직접 직원을 불러 설명할 것이 아니라 보완사유를 입력한 다음 결재하면 자동으로 직원에게 결재결과가 발송됩니다.

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휴가신청권자가 휴일과 밤낮구분 없이 휴가를 신청하면 곤란할 수 있습니다. 이런 경우에는 휴가신청 가능시간대를 설정하면 손쉽게 해결됩니다.


[휴가관리 담당자] 자동보관, 자동기록
휴가신청자가 작성한 휴가신청서와 휴가결재권자가 결재한 기록은 모두 전자문서 형태로 기록됩니다. 더 이상 휴가신청서와 증빙자료를 세트로 묶어 서류철할 필요가 없습니다. 직원별/휴가별 분류/집계된 다음 결재결과도 확인할 수 있습니다.

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또한 승인된 연차휴가는 자동으로 해당연도의 연차휴가대장에 사용일수로 자동 기록됩니다. 휴가관리담당자가 해야할 일은 정상적으로 휴가가 접수되고 결재되고 있는지, 자동 기록되고 있는지를 확인하고, 점검하는 업무면 충분합니다.

2024년부터는 인사헬퍼로 휴가관리 시작하세요
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