연차휴가 초과사용과 임금공제의 유효성

연차휴가란 본래 입사일 기준으로 근속기간을 계산하는게 원칙입니다. 하지만 많은 사업장에서는 편의상 회계연도기준으로 연차휴가를 관리하고 있습니다. 회계연도 기준으로 관리를 하면 연차휴가 선부여가 이루어지게 됩니다.

이번 포스팅은 당초 계획과 달리 연차휴가를 모두 사용하고 퇴사하겠다는 직원이 선부여된 연차휴가를 사용한 경우와 임금공제 이야기에 대해 알아보겠습니다.

연차휴가 초과사용의 원인

첫째, 연차휴가 관리방식이 회계연도 기준일 경우 연차휴가 초과사용이 발생할 수 있습니다.

회계연도 기준 연차휴가를 관리하는 사업장은 해당연도의 직원별 연차휴가의 발생, 사용, 잔여, 정산 등의 내용이 요약되어있는 연차휴가대장이라는 서류를 만들기 마련입니다. 즉 해당연도의 직원이 사용할 수 있는 연차휴가가 사전에 확정되어 기재되는 것인데, 일반적으로 직원들이 올해 며칠의 휴가를 사용할 수 있냐는 질문에 연차휴가대장에 기록된 연차휴가일수를 안내해주는 것이 일반적입니다.

하지만 이 때 기재된 휴가는 “확정적”으로 직원에게 휴가를 발생했다는 판단은 아직 성급한 결론일 수 있습니다. 회계연도기준으로 관리하는 사업장에서는 퇴직할 때 입사일 기준으로 정산한다는 내용이 추가되는 것이 일반적이기 때문입니다. 즉, 연차휴가대장에 기록된 연차휴가일수는 관리편의상 “잠정적”으로 부여한 것이고 실제 퇴직할 때에는 입사일 기준으로 “확정”하는 것입니다.

이러한 제도운영에 따라 회계연도 기준의 연차휴가대장에 기록된 발생일수는 연차 선부여의 개념이 반영되는 것입니다. 재직 중이라면 연차휴가대장에 기록된 휴가일수를 초과하지 않는 범위 내에서 직원들이 휴가를 사용할 수 있게 됩니다. 하지만 이 직원외 퇴사하게 되는 시점에는 입사일 기준으로 확정된 연차휴가일수를 계산하게 되는데 이 과정에서 연차휴가를 초과사용하는 상황이 발생하게 됩니다.


둘째, 직원이 연차휴가를 선사용(가불사용)을 개별적으로 신청하고, 회사가 이를 승인하면 연차 초과사용이 발생할 수 있습니다.

입사일 기준 계산한 연차휴가인지, 회계연도 기준 연차휴가대장에 당해연도 사용할 수 있는 휴가일수인지 관계없이 휴가 신청 당시 잔여휴가가 없음에도 휴가를 신청하고 회사가 이를 승인하면 연차 초과사용이 발생할 수 있습니다.

연차휴가초과사용 해결방법

연차휴가를 초과사용한 경우 해결방법은 다음과 같이 두 가지정도의 방법이 있습니다.

첫째, (재직자인 경우) 나중에 발생하는 휴가에서 차감하는 방법
직원이 초과사용한 휴가를 나중에 발생하는 휴가에서 차감하는 방식입니다. 이전 사용한 휴가는 연차휴가의 가불사용이라고도 하며, 미리 사용한 휴가를 나중에 발생하는 휴가에서 차감하는 방식입니다.

둘째, (퇴직자인 경우) 금전으로 초과사용분을 공제하는 방법
직원이 향후에도 발생하는 휴가가 없는 경우, 즉 퇴사하는 직원에게는 선사용한 휴가를 무급으로 공제하는 것입니다. 다만 직원이 마지막 급여를 받는 즉시 퇴사하거나 공제할 임금이나 퇴직금이 없는 경우에는 어쩔 수 없이 손실처리가 될 수 밖에 없을 것입니다.

임금공제의 유효성

연차휴가의 초과사용이 발생했다는 점에 대해서는 법률이나 노사간 이견차는 크지 않습니다.

초과사용을 부인하는 경우를 대비했나요?
회계연도 기준 당시 부여한 연차휴가가 “확정적”인 것이라며 초과사용 자체를 부인하는 경우도 있고, 몇 개월 근무하지도 않은 직원이 연차휴가대장에 기재된 휴가를 전부 소상하라는 직원이 종종 있습니다.

취업규칙을 제정할 때에는 연차휴가는 회계연도 기준으로 관리한다는 점을 반영할 때, 퇴직시 연차휴가를 입사일 기준으로 정산하고, 연차초과사용시에는 향후 연차발생분, 임금, 퇴직금 순으로 공제한다는 내용을 반영하는 것이 바람직합니다.

하지만 초과사용한 휴가를 금전으로 공제한다는 부분에 대해서는 근로기준법 제43조 제1항의 제한을 받습니다. 이 규정은 임금은 직원에게 전액 지급해야 하고, 예외적으로 법령이나 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우에만 일부를 공제할 수 있다는 것입니다. 즉 단체협약이 존재하지 않을 대부분의 사업장을 예로 든다면, 직원에게 지급해야 할 임금이 있다면 어떠한 경우에도 전액 지급해야 한다는 것입니다.

하지만, 법원은 개별직원의 임금공제의 동의가 있어도 공제할 수 없다는 입장은 아닙니다. 법원은 두가지를 추가적으로 인정하는데 첫째는 과거 임금계산에 착오가 있어 지급한 경우(부당이득)와 개별 근로자의 자유로운 의사에 터잡은 동의가 있는 경우에는 근로기준법 제43조 제1항의 규정에도 불구 회사가 임금의 일부를 공제할 수 있다는 입장이었습니다.

사진 1 - 대법원의_경관

그러나 최근 대법원(2022. 12. 1. 선고 2022다219540, 219557 사건)은 근로기준법 제43조의 규정 형식에도 불구하고 그 예외를 넓게 인정하는 것은 부당하다는 이유를 들어 근로계약서(취업규칙 포함)에 임금공제의 근거를 마련하고, 그 근로계약서를 근로자가 서명했다 해도, 이에 근거한 임금공제조치는 근로기준법 제43조 제1항을 위반하여 무효라고 판단했습니다.

임금공제 어떻게 해야하나

최근 내려진 대법원의 판결은 이전 대법원 판결을 변경했다기 보다는 조금 더 엄격하게 해석해야 한다는 것이고, 엄격하게 해석한 결과 최신 사건에서는 임금공제가 무효라고 판단한 것이지만, 어떤 이유로 무효로 해석된 것인지는 그 근거는 명시되지 않았습니다.

향후 더 구체화되겠지만, 다음과 같은 점은 유의해야 합니다. 첫째, 동의의 시점 문제입니다. 즉, 근로계약서를 작성하면서 임금공제에 동의한 것은 근로자가 자유로운 의사에 터 잡아 동의를 한 것으로 볼 수 없다거나 그 유효성을 근로계약관계 전체에 유효하다고 보는 것은 부적절하다는 것입니다. 둘째는, 근로자의 생활안정을 저해할 우려가 있는 내용의 임금공제는 근로자의 자유로운 의사에 터 잡아 이루어진 동의라 하더라도 근로기준법 제46조 제1항 위반으로 무효라는 것입니다.

따라서 향후 연차 초과사용에 대한 임금공제는 물론, 다른 이유로 임금을 공제할 때에는 임금공제 당시를 기준으로 작성하는 것이 바람직하고, 공제하는 경우에도 근로자의 정상적인 생활에 해가 있을 수준으로 정하는 것은 지양해야 할 것입니다.
임금에서 공제할 수 없다는 것과, 반환해야 할 돈이 없다는 의미는 아니다앞서 대법원의 판결은 사업주가 근로자에게 받아야 할 돈이 있더라도 이를 곧바로 임금에서 공제하는 것을 부인하는 것이지, 사업주가 근로자에게 받아야 할 돈이 없다는 판결을 한 것이 아니므로, 사업주가 근로자를 상대로 소송을 제기해도 문제없다는 의미로 해석지 않도록 유의바랍니다.

전자관리 시스템 도입하기

변화하는 시대, 변화하는 회사로 살아남기
연차휴가는 단 한번의 관리보다는 지속적이고 체계적인 관리가 관건입니다. 꼼꼼한 담당자가 있다면 직원들로부터 연차휴가 신청서를 받고, 연차휴가대장에 그 사용일을 기록하는 것도 물론 좋습니다. 하지만 직원이 많아지거나 담당자가 퇴직하게 된다면 지난 관리가 어려워질 수 있습니다. 더욱이 휴가신청서가 해를 거듭하며 걷잡을 수 없이 불어날 수 있기 때문입니다.

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