교육 영상 올리고 나면 끝? 이수율 관리까지 자동화하는 방법

IT 스타트업을 운영하는 B사의 인사담당자 김대리가 있다고 해볼께요. 연말이 다가오면서 법정 의무교육인 성희롱 예방교육과 개인정보 보호교육을 진행해야 하는 상황입니다. 직원들은 각자 다른 프로젝트에 투입되어 있고, 재택근무와 출근이 섞여 있어 집합교육은 불가능합니다.

김대리는 교육 영상을 공유 드라이브에 올리고 전체 메일을 보냈지만, 정작 누가 봤는지 확인할 방법이 없습니다. 교육 기한이 일주일 남았을 때 일일이 확인해보니 30명 중 12명만 수강했더군요. 미이수자에게 개별 독촉 메일을 보내고, 엑셀로 수강 현황을 정리하다 보니 정작 중요한 인사 업무는 뒷전이 되었습니다.

이런 상황, 혹시 경험해보신 적 있으신가요? 교육 영상 하나 올리는 건 쉬운데, 그 이후의 관리가 정말 번거롭죠. 오늘은 이런 고민을 해결할 수 있는 실무 팁을 공유해드리려고 합니다.

교육 영상 관리, 왜 이렇게 손이 많이 갈까?

스타트업에서 교육을 진행할 때 가장 큰 어려움은 '관리의 공백'입니다. 영상을 업로드하는 것 자체는 어렵지 않지만, 그 이후가 문제죠.

누가 봤는지 확인할 수 없는 문제

유튜브나 구글 드라이브에 영상을 올리면 조회수는 나오지만, 정확히 누가 시청했는지는 알 수 없습니다. 직원 개개인에게 "봤어요?"라고 물어봐야 하는데, 이건 담당자 입장에서도, 직원 입장에서도 불편한 방식이죠. 더군다나 법정 의무교육의 경우 이수 여부를 증빙해야 하는데, 이런 방식으로는 증빙 자료를 남기기 어렵습니다.

기한 관리의 어려움

교육에는 대부분 이수 기한이 있습니다. 특히 법정 의무교육은 매년 정해진 시기에 반드시 완료해야 하죠. 문제는 기한이 다가올 때 미이수자를 일일이 확인하고 독촉해야 한다는 점입니다. 엑셀로 명단을 관리하다 보면 실수도 생기고, 담당자의 업무 부담은 계속 늘어갑니다.

반복되는 교육 과정 설정의 비효율

성희롱 예방교육, 개인정보 보호교육처럼 매년 반복되는 교육이 있습니다. 그런데 매번 교육 과정을 처음부터 다시 만들어야 한다면? 교육명, 이수 기한, 대상자 설정 등을 반복 작업하는 것은 시간 낭비입니다. 더군다나 여러 개의 영상을 순차적으로 봐야 하는 교육이라면 관리는 더욱 복잡해집니다.

이런 불편함을 해결하는 '강의관리' 시스템

제가 최근에 알게 된 인사헬퍼의 '강의관리' 기능은 이런 문제들을 상당 부분 해결해주더군요. 교육관리 카테고리 안에 있는 기능인데, 실제로 사용해보니 교육 담당자가 겪는 불편함을 꽤 잘 이해하고 만든 기능이라는 생각이 들었습니다.

교육 과정 등록부터 동영상 업로드까지 한 곳에서

가장 기본적인 기능은 교육 과정을 등록하고 동영상을 업로드하면 직원들이 바로 수강할 수 있는 강의가 만들어진다는 점입니다. 강의명, 이수 기한, 정원 등을 설정하고 동영상 파일을 올리면 끝이죠. 직원들은 자신의 계정으로 로그인해서 수강하면 되고, 시스템에 자동으로 수강 기록이 남습니다.

이게 왜 유용하냐면, 담당자 입장에서는 "누가 봤는지" 일일이 확인할 필요가 없어지기 때문입니다. 시스템에서 실시간으로 수강 현황을 확인할 수 있으니까요. 법정 의무교육 이수 증빙도 시스템 데이터로 남기 때문에 훨씬 안전하게 관리할 수 있습니다.

자주 하는 교육은 사전 설정으로 빠르게 개설

앞서 말씀드린 것처럼 성희롱 예방교육, 개인정보 보호교육 같은 건 매년 반복됩니다. 이런 교육의 경우 사전 설정 과정을 제공해서 빠르게 개설할 수 있도록 해놨더군요.

매번 교육명을 입력하고, 이수 기한을 계산하고, 대상자를 선택하는 반복 작업을 줄일 수 있습니다. 사전 설정된 템플릿을 불러와서 필요한 부분만 수정하면 되니까, 교육 개설 시간이 확 줄어듭니다. 특히 여러 지점이나 팀이 있는 회사라면 동일한 교육을 여러 번 개설해야 하는 경우가 많은데, 이럴 때 정말 유용합니다.

기한 만료 전 자동 알림으로 관리 부담 줄이기

개인적으로 가장 마음에 들었던 기능은 이수 기한 관리 부분입니다. 이수 기한을 설정하면 만료 N일 전에 미이수 직원 명단이 담당자 이메일로 자동 발송됩니다.

담당자가 일일이 엑셀을 열어서 누가 안 들었는지 확인하고, 독촉 메일을 보낼 필요가 없어지는 거죠. 시스템이 알아서 체크해서 알려주니까, 담당자는 받은 명단을 보고 필요한 조치만 취하면 됩니다. 교육 기한을 놓쳐서 문제가 되는 상황을 미리 방지할 수 있는 안전장치가 생기는 셈입니다.

여러 영상을 단계별로 구성하는 과정 설계

때로는 하나의 교육이 여러 개의 영상으로 구성되는 경우가 있습니다. 예를 들어 신입사원 온보딩 교육이라면 '회사 소개 → 복리후생 안내 → 업무 시스템 사용법' 이런 식으로 순차적으로 봐야 하는 경우가 많죠.

이런 경우를 위해 여러 개의 영상을 한 과정에 묶어서 단계별로 수강하도록 구성할 수 있습니다. 1강을 완료해야 2강을 볼 수 있게 설정할 수도 있고, 전체를 다 봐야 이수로 인정되도록 설정할 수도 있죠. 교육 내용의 흐름을 체계적으로 관리할 수 있어서, 단순히 영상을 올리는 것 이상의 교육 설계가 가능해집니다.

교육 관리, 이제는 시스템의 힘을 빌려보세요

처음 말씀드린 김대리의 상황으로 돌아가볼까요? 만약 강의관리 시스템을 사용했다면 어땠을까요? 교육 과정을 등록하고 영상을 업로드하는 데 10분, 이수 기한을 설정하고 대상자를 지정하는 데 5분이면 충분합니다. 그 이후에는 시스템이 알아서 수강 현황을 추적하고, 기한 전에 미이수자 명단을 보내줍니다.

김대리는 엑셀로 명단을 관리하거나, 일일이 독촉 메일을 보내는 대신 본인의 핵심 업무에 집중할 수 있게 되는 거죠. 직원들도 언제 어디서든 자신의 계정으로 접속해서 교육을 들을 수 있으니 편리하고요.

스타트업은 빠르게 성장하면서 직원 수도 늘어나고, 관리해야 할 교육도 많아집니다. 초반에는 수작업으로도 충분하지만, 어느 순간부터는 시스템의 도움이 필요해지죠. 교육 관리가 부담스러워지기 전에, 미리 효율적인 도구를 갖춰두는 것도 좋은 선택이라고 생각합니다.


교육관리 - 강의관리 기능 한눈에 보기
✓ 교육 과정 등록 및 동영상 업로드로 강의 즉시 개설
✓ 성희롱 예방교육, 개인정보 보호교육 등 사전 설정 과정 제공
✓ 이수 기한 설정 시 만료 전 미이수자 명단 자동 이메일 발송
✓ 여러 영상을 한 과정으로 묶어 단계별 수강 구성 가능
✓ 실시간 수강 현황 및 이수율 확인

※ 이 글의 일부는 AI의 도움을 받아 작성되었으며, 서비스 업데이트 상황에 따라 기능, 내용, 운영정책이 변경될 수 있습니다. 일부 불확실한 내용이나 환각이 포함될 수 있으니, 자세한 사항은 인사헬퍼를 직접 무료체험해보시는 것을 권장드립니다.