근로계약서 전자계약 서비스 비교분석

전 세계적으로 IT서비스가 강조됨에 따라 전자계약 서비스가 많이 출시되고 있습니다. 소프트웨어 개발업자들도 속속 전자계약 서비스를 제공하고 있는데 주로 근로계약서에 관한 수요가 많은 것으로 보입니다. 많은 전자계약 서비스 중 어떤 서비스를 이용할 것인지를 선택하는 것도 고민인 회사를 위해, 이번 포스팅에서는 노무사와, IT개발자의 입장에서 전자계약에 관한 내용을 설명하도록 하겠습니다.


목차
1. 전자계약이란
2. 전자계약의 법률효과
3. 업체별 서비스 비교
4. 원스톱 서비스

전자계약이란

전자계약이란 “전자문서 및 전자거래 기본법”에 의해 작성된 계약형식의 전자문서입니다
전자계약이란 용어가 법률에 의해 인정되는 것은 아니지만, 법률행위중 하나인 “계약”을 전자문서법에 의해 인정되는 전자문서로 진행하는 것을 의미합니다.

하지만 전자계약이라고 하여 반드시 계약의 법률행위에 국한할 필요는 없습니다.

일방적인 의사표시로 효력을 갖는 법률행위 즉, 해고통보, 사직서, 인사명령 등과 같은 법률행위도 전자문서의 형태로 진행할 수 있고, 청약의 유인으로 시작하여 청약 -> 승낙과 같은 형태의 법률행위도 전자문서의 형태로 진행할 수 있기 때문입니다.

전자계약 서비스가 “계약”형식에만 사용할 수 있는지, 일방적인 회사의 의사표시(해고통보, 인사명령 등), 사직서 요구, 청약의 유인 의사표시(최종 결정이 회사의 서명으로 처리되는 형식) 등을 지원하는지 꼼꼼히 확인해야 합니다.

전자문서가 “서면”으로 인정되려면 두 가지 기준을 충족해야 합니다

근로기준법에서는 반드시 “서면”으로 처리해야 하는 5가지 경우가 있습니다. 5가지 경우가 어떤 케이스인지가 궁금하시다면 이곳을 눌러 확인하세요. 이러한 서면으로 허용되기 위해서는 전자문서법에 의해 아래와 같은 두가지 요건을 충족해야 합니다.

첫 번째, 전자문서의 내용을 열람할 수 있어야 합니다. 두 번째, 전자문서가 작성/변환/송수신되었을 당시의 형태가 보존되어 있어야 합니다. 요약하자면 전자문서의 내용을 확인할 수 있어야 하고 확인당시의 전자문서의 동일성이 인정되는 형태로 보존되어야 한다는 것입니다.

전자계약의 법률효과

법률행위(의사표시)의 효력
전자계약은 민법상 법률행위(의사표시)로서의 효력이 허용됩니다. 전자문서법 제4조 제1항에서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다고 규정하고 있고, 전자서명법 제3조 제1항에서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다고 규정하고 있기 때문입니다.


계약내용의 효력
많은 회사들이 간과하는 부분이 있습니다. 기존에는 존재하지 않는 전자계약이라는 서비스와, 그러한 서비스의 유효성에만 집중해 본질을 보지 못하는 케이스입니다. 계약행위의 효력이 인정된다는 것과, 계약내용의 효력이 인정된다는 것은 전혀 다른 이야기입니다. 전자계약을 통해 효력이 인정된다는 것은 “계약행위”에 대한 내용이지 “계약내용”에 관한 효력을 보장하는 것은 아닙니다.

근로계약내용의 유효성은 근로계약에 관련된 법률관계 전반에 관한 법률규정과 노동부의 행정해석과 법원의 판례를 통해 법률진단이 필요한 영역이며, 계약내용의 유효성은 그 무엇보다도 중요합니다.

따라서 계약을 어떻게 체결할 것인가(전자 또는 서면)를 고민하기에 앞서, 체결하려는 계약이 적절한 내용으로 구성되어 있는가를 고민하는 것이 더 중요하고 전자계약을 진행하기에 전 법률검토가 수반되어야 최적의 전자계약을 진행할 수 있습니다.

서비스 비교요소

어떤 업체가 어떤 서비스를 제공하고 있다는 구체적인 내용을 설명드릴 수는 없으나, 서비스 선정시 어떤 요소들을 비교해야 하는지를 알아보겠습니다.

무료체험
전자계약이라는 서비스는 다소 생소한 분야이기 때문에 소비자들이 선뜻 비용을 지불해 서비스를 이용하는 경우는 많지 않습니다. 그렇기에 많은 서비스 업체에서 전자계약 서비스의 무료체험을 제공하고 있습니다. 무료체험의 기간이나 양의 정도에 차이는 있겠으나, 해당 업체에서 제공하고 있는 서비스를 충분히 확인해 볼 수 있는 정도라면 큰 차이 없다 생각됩니다.


비용
소비자로서는 가장 민감한 분야이기도 합니다. 가장 좋은 서비스를 가장 저렴하게 이용하고 싶은 것은 소비자라면 모두 같을 것입니다. 하지만 비용에만 집중하면 서비스의 사용목적을 간과하게 됩니다. 회사에서 원하는 서비스를 지원하는지, 예상되는 전자계약 및 전자문서 건수는 어느정도인지, 서비스 이용시 불편함은 없는지 등을 기준으로 적합한 서비스를 선택하면 됩니다.

전자계약 "무료" 서비스 개시
인사헬퍼에서는 전자계약 서비스를 무료로 개시했습니다. 비용 걱정 때문에 전자계약 서비스를 도입하지 못한 많은 회사라면 지금 바로 서비스를 체험해보시기 바랍니다.

서비스 구성
일부 서비스 업체에서는 회사에서 이용하고자 하는 서비스만을 제공하지 않고 다른 서비스와 묶어서 판매하는 경우도 있습니다. 베이직 트림의 서비스에서는 고비용 전자계약만 제공하다가 그 다음 트림에서는 휴가관리 서비스를 제공하되 전자계약건수별 비용은 감소하는 형태가 바로 그렇습니다. 서비스가 필요한 업체라면 상관 없겠지만 특정 서비스만 필요한 업체에서는 선택받기 어려운 형태입니다.
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인사헬퍼에서는 묶음판매 없이 휴가관리 서비스를 무료로 제공하고 있으니 휴가관리 서비스 이용이 필요하다면 참고하시기 바랍니다.

보안성
전자계약 서비스 업체들에서는 보안성을 홍보하고 있으나 사실 모든 업체들에게 대동소이한 상황입니다. 어려운 영어용어를 사용하고 있어 IT용어를 잘 알지 못하는 소비자들에게 다른 업체 대비 강력한 보안을 제공하는 것으로 홍보하고 있습니다.

물론, 이러한 수준의 보안성을 제공하고 있지 않은 업체들이 존재하는 경우도 배제할 수 없으나 그런 경우가 있는지는 의문입니다. 오히려 대부분 다른 업체들에서도 제공하거나 적용되고 있는 내용이 대부분일 것입니다.

홍보시 주로 AWS, DB 자동백업, autoScale, AES 보안, SHA-256, SSL, 양방향 암호화, 단방향 암호화, log기록 저장 등의 용어를 사용하고 있는데, 대중적인 의미에서는 이력서에 Excel 기능활용, PowerPointer 사용, 최신 Windows 중심 업무활용, 장시간 미사용 화면 자동잠금, 파일저장시 Password 추가 등과 유사하다고 이해할 수 있겠습니다.


제공서비스

앞에서도 설명한 것처럼 상품이 묶음형식으로 판매되는 경우가 있고, 인사헬퍼처럼 인사헬퍼 전담 노무사가 전자계약의 서비스와 함꼐 전자계약 이전 계약서나 전자문서의 법률적 검토 서비스도 제공하고 있습니다(인사헬퍼는 노무법인에서 운영하는 서비스이므로 업체제휴를 통해 제공하는 다른 서비스와는 차이가 있습니다).

따라서 이번 챕터에서는 서비스 전체적인 관점의 검토보다는 전자계약 그 자체의 서비스만을 중심으로 분석하겠습니다

첫 번째, 편집기능
전자계약 서비스를 제공하는 업체라고 하더라도 회사가 미리 완성한 PDF를 업로드해야 하는 방식과, 템플릿이라는 PDF형식을 등록하고 웹에서 직원별 내용을 편집이 가능한 방식, 인사헬퍼처럼 양자를 모두 지원하는 경우로 구분할 수 있습니다. 직원별 개별적인 내용을 담은 다수의 PDF 작성이 가능하다면 굳이 템플릿 없어도 무방하나, 직원별 내용을 담은 PDF생성에 어려움이 있거나 웹서비스에서 PDF를 생성하고 싶다면 템플릿 방식이 적합합니다.

사진 1 - 1_전자계약_파일선택인사헬퍼

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인사헬퍼에서 노무관리를 받는 사업장은 임금관리 서비스에서 직원별 연봉계약서가 PDF로 손쉽게 생성되므로, 개별PDF파일 방식이나 템플릿방식 모두 큰 의미가 없습니다.

다만, 노무관리를 받지 않는 사업장은 직접 연봉계약서 등을 작성해야 하기 때문에 인사헬퍼의 전자계약 서비스에서는 개별 PDF 업로드 방식과 템플릿 방식 모두를 지원합니다.

사진 2 - 2_전자계약_자주쓰는_서식인사헬퍼

두 번째, 문서함 보관
전자계약을 체결한 뒤 파일로 전자문서를 보관하는 것도 좋지만, 서비스 업체의 웹에서 문서함을 통해 손쉽게 보관하는지도 비교해보시기 바랍니다. 인사헬퍼에서는 직원별로 발송한 전자문서를 확인하거나 파일을 다시 저장할 수 있습니다.