연차휴가 사용촉진을 “편하게” 하는 방법

연차휴가의 사용권은 직원에게 부여된 권리입니다. 하지만 예외적으로 직원이 권리를 행사하지 않더라도 회사가 대신 연차휴가의 사용권을 행사하는 방법이 있습니다. 바로 오늘 살펴볼 연차휴가 사용촉진제도입니다. 연차휴가 사용촉진제도는 두 가지의 행동을 요구합니다.

서면으로 잔여일수와 사용계획을 촉구하는 것과 사용시기를 지정해 서면으로 통보하는 것입니다. 직원 수가 많은 회사에서는 이러한 업무는 손이 많이 가는 업무 중 하나입니다. 직원별로 서류를 만들고, 통보한 다음, 서면통보를 증빙해야 하기 때문입니다.

이번 포스팅에서는 연차휴가의 사용촉진제도에 대해 간략히 살펴보고, 사용촉진제도를 편리하게 할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

목차
1. 연차휴가 사용촉진제도란
2. 인사헬퍼로 관리하기

연차휴가 사용촉진제도란

회사가 휴가일을 지정하는 제도입니다.
연차 사용촉진제도란 직원의 동의 없이도 회사가 직접 직원에게 남아있는 연차휴가를 특정일자에 지정할 수 있는 제도입니다. 연차촉진제도는 직원에게 부여된 권리를 대신 행사할 수 있다는 점에서 반드시 법에 정해진 요건에 따라 진행해야 합니다. 법에서 정해진 요건을 모두 충족했다면 직원의 동의가 없어도 회사가 휴가일을 지정할 수 있고 유효한 휴가사용으로 처리됩니다.

휴가일 지정 후 실제 근무하는 경우
법에서 정한 요건은 크게 두가지인데, 이러한 두가지 요건만 갖추고 사후관리가 미흡한 경우가 있습니다. 회사가 지정한 연차휴가일에 직원이 출근해 근무하는 경우가 바로 그렇습니다.

법원은 회사가 요건에 따라 사용촉진제도를 시행했다고 하더라도 회사가 지정한 일자에 직원이 출근하였고 회사가 적극적인 퇴근명령 등의 조치를 하지 않았다면 그 날은 휴가사용으로 처리할 수 없다는 입장입니다.

휴가의 발생유형별로 요건이 다릅니다
과거 법률은 1년 미만 근무시 발생하는 연차휴가(이하 ‘월 단위 연차휴가’라고 함)에 대해서는 연차휴가 사용촉진제도가 존재하지 않았습니다. 법률개정을 통해 월 단위 연차휴가와 연 단위 연차휴가가 각각의 제도로서 인정받게 됨에 따라 월 단위 연차휴가에 대해서도 연차휴가 사용촉진제도가 실시될 수 있도록 법률이 개정되었습니다.

월 단위 연차휴가는 ① (사용촉구) 기준일(1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전이 되는 날)로부터 10일 이내에 잔여휴가일수와 휴가의 사용을 촉구하는 서면을 통보하고, ② (사용일 지정) 통보일로부터 10일 이내에 직원이 휴가신청이 없다면. 그 날로부터 만료일(1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전이 되는 날) 전까지 직원별로 사용일을 지정한 서면을 통보해야 합니다.
월 단위 연차휴가의 사용촉진제도 주의사항
1. 회계연도 기준으로 관리하는 일환으로 월 단위 연차휴가의 사용기한을 연장한 경우에도, 월 단위 연차휴가의 사용촉진은 입사일로부터 1년이 되기 전에 이루 어져야 함
2. 앞선 기준에 따른 사용촉구 이후 발생하는 월 단위 연차휴가에 대해서는 다른 기준이 적용됨에 유의


연 단위 연차휴가는 ① (사용촉구) 기준일(휴가사용권이 소멸되는 날의 6개월 전이 되는 날)로부터 10일 이내에 잔여휴가일수와 휴가의 사용을 촉구하는 서면을 통보하고, ② (사용일 지정) 통보일로부터 10일 이내에 직원이 휴가신청이 없다면. 그 날로부터 만료일(휴가사용권이 소멸되는 날의 2개월 전이 되는 날)전까지 직원별로 사용일을 지정한 서면을 통보해야 합니다.

회계연도로 관리하는 업체에 적합합니다
연차휴가 사용촉진제도는 사실상 회계연도 기준 연차관리를 하는 회사에서 사용하는 제도입니다. 물론 법률에서 정한 연차휴가의 발생 원칙을 사용하는 회사에서도 당연히 제도를 사용할 수 있으나 직원별로 연차휴가권이 소멸되는 날은 모두 다르므로 휴가관리를 하는 직원은 거의 매월 직원들에게 연차촉진을 실시해야 하기 떄문입니다.

매년 7월에 시작하는 연차사용촉진제도
회계연도 기준으로 연차휴가를 관리할 경우 휴가사용권이 소멸되는 날은 연말로 동일하므로 매년 7월 1일부터 7월 10일까지 연차휴가의 사용을 촉구하는 서면통보 작업이 이루어지고, 매년 7월 11일부터 10월 30일 전까지 연차휴가의 사용일을 지정하게 됩니다.

인사헬퍼로 관리하기

무료로 휴가관리를 할 수 있습니다
직원별로 잔여휴가가 몇일인지 관리하려면 매연도별 직원별 휴가발생일수, 휴가사용일수, 현재기준 잔여 연차휴가일수를 집계해야 합니다. 이를 위해서는 연차사용촉진제도를 시행하기 전부터 꼼꼼하게 연차휴가를 관리해야 하고 직원들이 사용한 휴가는 집계되어야 하며, 잔여휴가일수를 일목요연하게 보기 위해 연차휴가대장을 작성해야 합니다.

인사헬퍼에서는 연도별로 직원의 연차휴가 발생일수를 자동 계산하고, 직원들이 온라인에서 휴가를 신청할 수 있도록 지원하고 있으며, 직원이 휴가를 신청하거나 회사가 휴가를 결제한 경우 당사자와 담당자에게 이메일 또는 카톡으로 해당내용을 알림을 보내줍니다. 또한 직원이 사용한 휴가는 자동으로 연차휴가대장에 사용일수로 기록되는데, 이 모든 서비스가 무료로 사용할 수 있습니다.

사진 1 - 1_연차휴가관리대장_인사헬퍼

직원별 전자서류를 손쉽게 작성할 수 있어요
연차촉진을 하기 위해서는 직원들 별로 잔여휴가일수가 기재된 서류를 작성해야 합니다. 잔여휴가일수가 잘 정리되어 있다면, 직원이 얼마 안되거나 엑셀을 잘 사용한다면 직원별 서류작성은 크게 어렵지 않습니다. 반면 직원 수가 많거나 엑셀을 이용한 서류작업에 어려움이 있다면 인사헬퍼의 템플릿 기능을 사용할 수 있습니다.

템플릿을 이용하면 사전에 정해진 서류양식에 직원별 잔여일수가 기재된 엑셀파일을 업로드하면 순식간에 수십, 수백명의 전자문서PDF를 생성할 수 있습니다.

사진 2 - 2_템플릿_인사헬퍼

무료로 전자문서 형식의 서면통보를 할 수 있어요
인사헬퍼에서는 전자계약 서비스도 무료로 제공됩니다. 일정기간 동안만 무료로 제공되는 등 체험판의 무료 서비스가 아니라 정식판의 서비스가 무료로 제공되는 것이어서 언제든 서비스를 이용할 수 있습니다.

직원을 등록하고 템플릿을 이용해 업로드하면 직원 각각의 이메일 또는 카카오톡으로 연차촉진과 관련된 통보가 이루어집니다. 인사헬퍼에서 제공하는 전자계약 서비스는 연차촉진 뿐만 아니라 근로계약, 연봉계약, 사직서 등 다양한 분야에 사용할 수 있습니다.

사진 3 - 3_전자문서발송_인사헬퍼

정말 정말 무료라고?
인사헬퍼는 스타트업 IT회사가 아닌 노무법인이 운영하는 서비스입니다. 그렇기 때문에 휴가관리, 전자계약 서비스를 유료로 게종하는 업체들과는 아무래도 비즈니스 모델에 차이가 있습니다.

인사헬퍼는 직접적 이윤이 아닌 대중화에 집중하기로 했고, 이 일환으로 무료 서비스를 제공되는 것입니다.