(전자)근로계약서를 체결하고 느낀 점 4가지

대부분의 회사에서는 아직도 종이로 근로계약서와 연봉계약서를 작성하는게 익숙합니다. 그럼에도 대기업이나 스타트업처럼 젊은 회사를 중심으로 전자계약이 각광받고 있습니다.

전자계약 사용 전과 후는 확연히 다릅니다. 한번이라도 전자계약을 경험해보았다면 그 매력을 잊지 못하고 과거로 돌아가기 쉽지 않습니다. 이번 포스팅에서는 전자계약을 사용하면 경험하게 되는 4가지를 살펴보도록 하겠습니다.

목차
1. 제약이 없어요
2. 업무시간이 대폭 감소해요
3. 다양한 분야로 확장할 수 있어요
4. 무료로 사용할 수 있어요

제약이 없어요

시간적으로 자유로워요
과거에는 근로계약을 체결하려면 인사담당자와 대상직원이 모두 시간약속을 잡아야 했습니다. 신규입사직원의 경우에는 입사 후 근로계약서를 작성해야하는데 시간을 내기 어려워 입사 일주일이 지나서도 근로계약서 작성이 미루어지는 경우가 흔합니다. 하지만 전자계약을 체결하면 회사에서 최초 출근 이전이라고 하더라도 채용확정 후 전자계약을 전달할 수 있습니다. 즉 인사담당자가 시간이 날 때까지 기다리는 것이 아니라 더 탄력적으로 유연하게 계약업무를 담당할 수 있습니다.

장소적 제한도 없어요
회사의 형태에 따라 본사와 현장의 근무지가 다른 경우가 있습니다. 또는 인사담당자의 사정으로 출장을 나가 있는 경우가 있을 수도 있습니다. 전자계약은 전자적 방식으로 이루어지기 때문에 같은 공간에 있을 필요가 없습니다. 본사 직원이 현장에서 근무하는 직원에게 아주 손쉽게 근로계약서를 작성할 수 있습니다.

업무시간이 대폭 감소해요

각자의 시간에 맞게 운영할 수 있어요
일반적인 종이 근로계약은 체결자와 직원 모두가 한시간 한 때에 시간을 내주어야 합니다. 더욱이 직원이 근로계약서의 내용을 읽어보겠다고 하면 그 시간동안은 인사담당자도 시간을 할애해야만 했습니다. 이러한 근로계약은 한명과 체결하는 것도 아니고 정기체결시즌에는 다수의 직원들을 상대해야 하고, 입퇴사가 빈번한 회사라면 담당자는 사실상 매번 계약에 시간을 할애해야만 합니다. 하지만 전자계약은 인사 담당자가 일괄적으로 근로계약을 발송하고 직원 각자가 편한 시간에 계약내용을 확인하고, 서명해 발송하면 인사담당자에게 자동으로 서류가 수집됩니다.

잡다한 업무에서 해방돼요
일반적으로 계약업무는 계약서를 작성하는 행위 것만을 의미하지 않습니다. 계약서를 작성한 후에는 전자문서로 보관하기 위해 스캔하는 경우도 있고, 작성한 서류는 별도의 서류에 철을 해 보관해야 하기 때문입니다.

단순해 보이는 업무이지만 고용노동부에서 점검이 나온다거나 필요에 의해 해당 직원의 근로계약서를 확인해야 할 때면 다시 파일철을 뒤져 직원을 찾아야 하는 부수적인 업무도 무시할 수 없습니다.

하지만 전자 근로계약을 체결하면 직원별 전자계약을 확인할 수 있고, 몇 번의 입력으로 전자문서를 확인하거나 파일로 변환할 수 있습니다.

다양한 분야로 확장할 수 있어요

회사의 통보서에 활용해요
근로계약서는 회사와 직원 모두가 작성하는 계약형식의 서류이지만 전자계약은 이러한 계약형식에 국한되지 않습니다. 회사가 직원에게 발송해야 하는 통보서나 공고문 등과 같은 형태에도 활용할 수 있습니다. 예를 들면 회사가 입사 당시 직원에게 받아야 하는 회사의 경영방침 및 인사방침을 안내하는 공고문이나 통보서, 연차휴가 사용촉진제도에서의 서면촉구서 및 시기지정서 등의 형태로도 사용됩니다.

직원의 동의서에도 활용돼요
회사가 통보하는 것 외에도 직원에게 받아야 하는 경우도 정말 많습니다. 개인정보제공동의서, 연장/휴일근로 동의서, 사직서, 한시적/일시적 근로조건 변경 동의서, 휴직신청서 등 무수한 형태로 사용할 수 있습니다.

무료로 사용할 수 있어요

앞서 설명한 것처럼 전자계약의 편리함은 이루 다 말할 수 없습니다. 그럼에도 많은 중소기업이 도입을 주저한 이유는 전자계약 서비스의 비용부담입니다. 하지만 전자계약이 유료라는 것은 부족한 정보 때문입니다. 인사헬퍼에서는 전자계약 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다(휴가관리 서비스도 무료).

전자계약이 불편하다거나 기존에 서면에 작성해오던 방식이 더 좋다는 회사라면 어쩔 수 없지만, 전자계약이 유료 서비스라서 도입을 주저한 회사라면 인사헬퍼에서 전자계약 서비스를 무료사용해보시기 바랍니다.