휴가관리 업무를 기피하는 이유 5가지 (모르면 손해인 무료 연차휴가 프로그램)

휴가관리를 해보신적 있으신가요? 휴가관리 실무를 접한 담당자 입에서는 한숨이 끊이지 않습니다. 그렇기에 인사팀 내에서도 휴가관리는 계약직이나 하위직급에서 담당하는 경우가 많습니다. 무엇이 그렇게 휴가관리를 어렵게 하는 것일까요? 이번 포스팅에서는 휴가관리 담당자의 애환을 살펴보고, 어떻게 하면 더 효율적으로 업무를 처리하고, 인사팀에서 에이스가 될 수 있는지 알아보도록 하겠습니다.

목차
1. 휴가관리를 기피하는 이유
2. 업무량 80% 줄이기

휴가관리를 기피하는 이유

쉼 없이 계속되는 업무량
인사관리는 경영지원의 일환이기 때문에 경영조직이 계속되는 한 업무는 항상 유지됩니다. 하지만 휴가관리의 분야는 이와는 조금 다른 특징이 있습니다. 급여관리나 평가분야의 경우에는 특정 시즌 내지는 특정 주, 일자에 집중되는 경향이 있습니다. 하지만 휴가관리는 근태관리처럼 비정기적 불특정적으로 관리포인트가 발생한다는 특징이 있습니다.

예컨대 휴가를 신청하는 직원들은 언제 휴가를 쓰는지가 정해져 있지 않고 개인적인 사정에 따라 발생한다는 것입니다. 그렇기에 휴가관리 담당자는 콜센터 직원처럼 수시로 상시적으로 휴가관련 업무를 처리해야 합니다. 휴가관리 그 자체에 엄청난 전문적 지식이 필요한 것은 아니지만 매번 비정기적으로 관리업무가 발생한다는 것은 담당자를 매우 골치아프게 합니다.

휴가자에 대한 응대
휴가신청서를 묻는 직원에 응대해야 하는 것은 물론, 서류를 전달한 다음에도 휴가신청서를 접수하는 직원에 응대해야 합니다. 조직이 커지면 조직구조 단위별로 휴가결제자가 이러한 업무를 대신 처리해줄 수는 있지만, 최소한 접수된 휴가를 집계하고 검토하는 역할은 휴가관리 담당자가 처리하게 됩니다.

휴가담당자는 휴가종류를 잘못 선택한 경우, 휴가기간과 휴가일자가 잘못 기재된 경우, 법률 또는 취업규칙 등에서 정한 일수를 초과하여 휴가를 신청한 경우, 휴가를 증빙할 수 있는 서류를 누락한 경우 등 다양한 요소를 확인해야만 합니다.

더욱이 매번 휴가신청서라는 서면으로 관리하는 업체라면 휴가신청자마다 매번 응대해야 하는 상황이 발생합니다. 관리조직이 크거나 관리인원이 많아진다면 소요해야 하는 시간도 그만큼 늘어날 수 밖에 없습니다. 휴가관리라는 업무만 처리하는 것이라면 괜찮겠지만 대부분 휴가관리 외 다른 업무를 병행하는 것이 일반적이므로 휴가접수자의 응대는 휴가관리자를 불편하게 만듭니다.


연차휴가계산과 정산
다른 휴가와 달리 연차휴가는 입사일에 따라 휴가일수가 다릅니다. 더욱이 많은 직원을 체계적으로 관리하고 휴가보상을 일시에 처리하기 위해서는 연차휴가를 회계연도 기준으로 관리해야 하고, 고정된 계산기준을 적용해야 합니다.

이를 위해 대부분은 엑셀로 관리하는 편입니다. 하지만 엑셀로 관리해도 여러 가지의 애로사항이 있습니다. 사전에 셋팅한 엑셀 서식이 변경될 수 도 있고, 엑셀의 활용능력이 떨어져 파일관리에 소홀할 수도 있으며, 실무자가 변경됨에 따라 엑셀서식값의 활용이 달라질 수도 있습니다. 이러한 문제는 잘못된 계산으로 이어지며 과소/과다 휴가계산의 원인이 되곤 합니다.

문제는 하나 더 있습니다. 회계연도기준 연차관리를 운영하는 경우에도 경우에 따라서는 입사일 기준으로 연차휴가를 정산해야 한다는 것입니다. 법률에서 정한 기준에 미달되는 경우이기 때문에 그런 경우도 있고, 상회하여 지급하는 경우가 있을 수 있기 때문입니다. 예컨대 입사 1년 이상 근무후 퇴사한 경우 회계연도 기준에 따라 부여된 연차는 2년에 걸쳐 더 적은 경우가 발생합니다. 또 다른 사례도 있는데 입사한지 2달만에 퇴사했는데 회계연도 기준에 따라 부여된 연차는 2년분이 선지급되는 경우가 바로 그렇습니다.

이처럼 연차휴가를 관리할 때에는 계산과 정산이라는 복잡한 개념을 적용해야 하다보니, 인사담당자의 엑셀능력이 많이 요구되는 편이고 인수인계에도 어려움을 많이 겪는 편입니다.


서류의 기록과 보관
소규모 회사에서는 휴가신청서를 받지 않는 경우도 없지 않습니다. 하지만 휴갓니청서가 없으면 향후 직원과의 분쟁에서 회사가 유리한 위치에 있을 수 없습니다. 예컨대 연차휴가를 모두 사용했는데 본인이 계산했을 때에는 그렇지 않다는 분쟁이 바로 그렇습니다. 그렇기에 휴가신청서는 반드시 받아두어야 향후 분쟁에서 대응할 수 있습니다. 특히 연차휴가의 경우에는 미사용시 수당으로 전환된다는 점에서 임금체불에 따른 형사책임을 부담케 하므로 반드시 관리해야 하는 부분입니다.

휴가담당자가 휴가신청서를 접수하면 두가지 업무를 수행해야 합니다. 하나는 휴가를 사용했다는 내용을 요약해 정리하는 것입니다. 일반적으로 휴가관리대장이라는 명칭을 사용합니다. 이러한 휴가관리대장은 엑셀을 이용해 연도별로 관리하곤 하는데 휴가를 신청할 때마다, 그리고 새로운 직원이 입사할 때마다 기록해야 해서 번거로운 업무 중 하나에 해당합니다. 두 번째는 직원이 신청한 휴가신청서를 연도별로 보관해야 합니다. 서면으로 휴가신청서를 보관할 경우 서류의 양이 만만치 않습니다.

업무량 80% 줄이기

휴가관리 서비스 이용하기
휴가관리 서비스를 이용하면 앞서의 어려움이 한번에 해결됩니다. 휴가신청시 필요한 서류를 매번 알려주거나 전달할 필요도 없고, 휴가접수한다면서 매번 직원을 응대할 필요도 없으며, 휴가신청결과를 컴퓨터에 앉아 검토하여 반려할 수 있고, 휴가접수기록은 서버에 자동기록되어 보관업무가 없어지며, 연도별 연차휴가의 계산업무, 휴가사용을 연차휴가대장에 기록하는 업무, 입사일 기준 연차휴가의 계산과 퇴직정산의 비교 등의 업무를 모두 서비스가 대신해줍니다.

무료 휴가관리 프로그램 이용하기
당연하게도 이러한 서비스는 유료로 제공되는 것이 대부분입니다. 하지만 인사헬퍼에서는 휴가관리 프로그램을 무료로 이용할 수 있습니다. 서비스 이용시 별도의 조건이 부가되는 것도 아니고 기간의 제한이 있는 것도 아닙니다. 인사헬퍼는 최신 근로기준법 개정사항이 상시 업데이트 되고 노무법인의 상시적 검수를 받기 때문에 전문성 분야에 있어서도 믿고 사용할 수 있습니다.