연차휴가 신청서, 꼭 보관해야할까? (feat 휴가관리 프로그램)

휴가철이 되면 많은 직원들이 휴가를 신청합니다. 휴가를 신청하는 직원 입장에서는 많아야 월 한 두 번이지만, 직원 수가 많은 회사에서 휴가를 관리하는 직원 입장에서는 매월 휴가신청을 접수받아야 합니다. 휴가 담당직원도 휴가관리가 주된 본업이 아니기 때문에 매번 휴가를 접수하고 정리하는 것이 여간 번거롭습니다.

이번 포스팅에서는 휴가관리 담당자가 궁금해야 할 만한 내용으로 구성해봤습니다.

목차
1. 휴가신청서를 받는 이유
2. 휴가신청서에 작성할 내용
3. 휴가신청서의 보관 필요성
4. 무료 휴가관리 프로그램

휴가신청서를 받는 이유

쓰는 사람도 귀찮고 받는 사람도 귀찮다
휴가 신청서는 작성하는 사람도 귀찮고, 받아서 읽는 사람도 귀찮습니다. 누가 언제 휴가가는지 구두로 이야기하면 되는데 왜 굳이 서류로 작성해야 하는지 이해가 안 된다는 것도 심심치 않게 나오는 이유입니다.

휴가신청서라는 서식을 받는 것도 귀찮고, 그 서식을 매번 전달해주는 휴가담당자도 귀찮으며, 어떻게 작성해야 하는지 묻는 것도, 알려주는 것도 번거롭습니다. 매달 비정기적으로 찾아오는 직원들을 응대하는 휴가관리자로서는 매우 성가시기만 합니다. 그렇다면 이렇게 성가신 업무를 도대체 왜 하는걸까요?

근로기준법에서는 강제하고 있지 않습니다.
이렇게 귀찮은 업무를 수행하도록 했다면 아마도 법에 의해 작성의무가 부여된 것은 아닐까요? 결론부터 말씀드리면 그렇지 않습니다. 근로기준법에서는 휴가신청서의 작성을 의무화하고 있지 않습니다. 다만, 출산휴가, 배우자출산휴가 등과 같이 법률에서 정한 일부의 경우에는 필요한 내용으로 휴가를 신청할 수 있도록 정하고 있으나, 연차휴가나 경조휴가 등은 그러한 정함을 찾아볼 수 없습니다.

사람의 기억은 제각각 다르다
법에서도 강요하지 않은 업무를 하는 이유는 무엇일까요? 정답은 인사관리와 경영리스크 방지 차원에서 하는 것입니다. 오늘 이야기한 내용도 하루가 지나면 맥락은 비슷하지만 기억은 조금씩 달라집니다. 하물며 일주일, 한달, 일년이라는 시간이 지나면 맥락마저도 조금씩 왜곡되곤 합니다. 이러한 왜곡은 고의적인 것이 아니라 자연스러운 것입니다. 사람은 모든 것을 정확하게 기억하는 것이 불가능하기 때문입니다.

내 기억을 증빙할 수 있는가
휴가에 관해서 이와 같습니다. 휴가를 신청한 직원과 휴가를 접수한 회사 간 기억하는 내용이 다를 수 있기 때문입니다. 예컨대 회사측 휴가담당자는 A 라는 직원으로부터 1주일간의 수술을 위해 연차휴가를 접수받았다고 기억하고 있습니다. 시간이 지나 연말 잔여 연차휴가를 계산하는데 A라는 직원은 7일의 휴가는 연차휴가가 아닌 병가라고 이야기 하는 것입니다.

휴가담당자는 우리 회사는 병가가 없다고 항변하지만, A는 분명 병가로 써주겠다고 했고 회사가 연차휴가로 처리하려고 했었다면 휴가를 쓰지 않았을 것이라고 다툼을 이어갈 수 있습니다.

이처럼 회사에서의 경영/인사 의사결정을 증빙할 수 있기 위해서는 휴가신청서를 받아두고, 향후 분쟁발생시 법정근거로 제시할 수 있기 때문입니다.

휴가신청서에 작성할 내용

휴가신청서에 작성해야 할 내용은 정해져 있지 않습니다. 다만 쉽게 나중에 무엇을 증빙해야 하는가라는 고민에서 접근하는 것이 바람직합니다. 누가 휴가를 신청했는지, 무슨 휴가를 사용하는지, 언제 신청했는지, 휴가일수는 언제인지 등과 같은 내용이 기재되어야 할 것입니다.

휴가신청서의 보관 필요성

휴가에 관한 서류는 보존해야 합니다
휴가신청서는 작성할 의무가 없다고 설명드렸으나, 휴가에 관한 서류가 작성된 이상 사업주는 근로기준법에 의해 해당 서류를 3년간 보관해야 할 의무를 부담합니다. 따라서 직원이 휴가신청서를 작성해 제출했거나 직원이 제출한 휴가신청서를 토대로 연차휴가대장을 작성했다면, 휴가신청서와 휴가대장은 보존해야 할 의무가 있으며, 이를 위반한 경우 500만원 이하의 과태료 부과대상이 됩니다.

법률규정
근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등) ①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다.
6. 휴가에 관한 서류

3년간 보관해야 합니다
휴가에 관한 서류는 휴가에 관한 사항이 완결된 날로부터 3년간 보존해야 합니다. 에컨대 휴가신청서의 경우 휴가종료일로부터 3년간 보존해야 하고, 휴가관리대장의 경우에는 휴가관리연도의 말일을 기준으로 3년간 보존해야 합니다.

무료 휴가관리 프로그램

휴가관리에 어려움을 겪고 있으시다면 무료 휴가관리 프로그램을 이용해보시기 바랍니다. 본래 휴가관리 서비스는 유료로 제공되고 있으나 인사헬퍼에서는 무료로 시작할 수 있습니다.

휴가관리 프로그램의 이점에 대해 간략히 살펴보면 첫째, 휴가관리 프로그램을 통해 온라인 휴가접수, 휴가결제가 가능합니다. 휴가신청자와 휴가접수자 모두 시간을 낼 필요 없이 언제 어디서든 스마트폰으로 휴가를 신청할 수 있습니다.

둘째, 직원별 (입사일기준/회계연도기준) 연차휴가일수가 자동계산됩니다. 엑셀을 매번 업데이트 할 필요도 없고 온라인으로 손쉽게 직원의 연차휴가일수를 계산할 수 있습니다. 더욱이 회계연도 기준으로도 관리할 수 있고 입사일 기준 관리법도 동시에 제공됩니다.

셋째, 연차휴가를 신청하면 자동으로 연차휴가대장에 자동기록됩니다. 휴가담당자가 별도로 휴가관리대장에 휴가사용기록을 업데이트할 필요없이 휴가신청과 휴가결제 즉시 휴가관리대장에 자동기록됩니다.

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