노동부는 연차휴가를 어떻게 점검할까 [노무사가 전해주는 이야기]

혹시 노동청에서 지도점검 받으신 적 있으신가요? 노동청은 직원과의 다툼이 있고 직원이 신고해서 노동청에 출석하는 경우가 많습니다. 이를 진정 또는 고소/고발이라고 하는데, 이러한 것은 어느 누군가의 제보로 시작된다는 공통점이 있습니다.

하지만 꼭 이러한 제보가 없어도 노동청은 회사에 방문해 지도점검을 실시할 수 있습니다. 노동청의 지도점검이라는 것인데 이러한 점검은 정기점검, 수시점검, 특별점검 등 다양하게 분류될 수 있습니다. 이러한 점검은 기업의 규모의 수, 설립일자에 관계없이 지역 관할 노동청이 무작위로 선정하여 점검을 실시합니다.

목차
1. 노동부의 연차휴가 점검
2. 휴가관리 쉽게하는 법

노동부의 연차휴가 점검

상시 5인 이상 사용하는 사업장
상시 근로자 수가 5인 미만이라면 연차휴가에 관한 부담은 덜으셔도 됩니다. 하지만 상시 근로자 수가 5인 이상이라면 연차휴가는 필수입니다. 상당히 체계적이고 시스템화된 휴가관리가 가능한 대기업이든 5명의 알바생을 고용한 소규모 식당이든 법에서는 동일하고 동일한 잣대의 기준을 적용하고 있습니다.

그렇기에 소규모 사업장에서는 휴가관리에 상대적으로 많이 미흡한 편이고, 연차휴가에 관한 부분에 있어서는 많은 지적사항이 발생하곤 합니다. 50인, 100인 이상의 중소기업은 조금 나을까요? 글쎄요. 많은 사업장을 관리하고 법률자문해본 경험에 비추어 보면 크게 다르다고 생각되진 않습니다. 물론 어느정도 연차휴가에 관한 개념도 알고 있고 관리하려는 흔적이 보이기는 하지만 포인트를 잘못 잡고 있거나 관리가 체계적이지 않는 등의 지적사항이 보입니다.

점검 1 - 연차휴가 미사용수당의 지급여부
상시 5인 이상 사업장이라면, 노동청 근로감독관은 직원별 입사일을 확인한 다음 미사용휴가를 확인합니다. 물론 미사용휴가를 확인하기 위해서는 직원별 휴가사용내역을 확인하는 것이 순서이지만 이 파트에서는 휴가사용내역이 증빙된다는 전제에서 설명하겠습니다. 만약 모두 사용하지 못한 휴가가 있다면 수당으로 지급되었는지를 확인합니다.

구체적으로는 직원별 미사용연차수당에 대한 금액이 지급된 사실이 있는지를 먼저 확인하고, 지급되었다면 그 금액이 직원별 소정근로시간과 통상시급에 따라 미지급차액은 없는지를 확인합니다.

만약 이 두 부분에서 문제가 있다면 지적사항으로 체크되어 시정명령을 받게 됩니다.


점검 2 - 연차휴가 관련 증빙자료의 존재
연차휴가는 입사일만 있으면 휴가일수를 계산할 수 있습니다. 그리고 이 일수를 토대로 회사에서 직원이 사용한 일수를 집계해 가져오라는 것이죠. 만약 회사가 이러한 일수를 가져오지 못한다면 어떻게 될까요?

휴가신청서를 제출했는데 회사가 보관하지 않은 경우
이런 사례에서는 회사가 비취서류의 보존의무 위반으로 휴가관리와는 별도의 제재를 받습니다. 근로계약서처럼 회사가 휴가신청서를 받아두어야 하는 것은 아니지만, 휴가에 관한 서류가 있다면 그 서류는 보존해야 할 의무가 있기 때문입니다(근로기준법 제42조 계약서류의 보존)

휴가신청서를 미제출한 경우
소규모 사업장이기 때문에 직원과 회사간 서로 구두로 휴가신청을 해온 경우일수 있습니다. 앞서 설명한 것처럼 휴가사용을 구두로 하였다고 하여 법위반사항이 발생하였다고 볼 수는 없습니다.

문제는 앞서의 경우처럼 발생한 휴가일수는 있는데 사용한 휴가일수가 얼만큼인지 확인할 수 없는 경우입니다. 이러한 경우에는 회사와 직원이 상호 확인하는 서류를 통해 제3자인 노동청 근로감독관에게 제시할 수 있습니다.

문제는 직원과 회사간 이견이 발생한 경우입니다. 회사는 분명 15일 전부 휴가를 사용했다고 하지만, 직원은 8일이라고 말하는 경우입니다. 상호 이견이 불분명한 상황이기는 하나 입증책임의 분배 원칙에 따라 발생한 권리(연차휴가 사용권)의 소멸을 주장하는 회사가 이를 입증해야만 합니다.

입증책임을 부담하는 회사가 입증에 실패하였다면 그에 따른 위험은 회사가 부담합니다. 이러한 이유에서 회사는 휴가신청서를 직원들로부터 받아두어야 하는 것입니다.

휴가관리 쉽게하는 방법

무엇이 휴가관리를 어렵게 하는가
휴가신청서의 접수
직원 수가 조금만 많아지면 매월 상시적으로 쏟아지는 휴가신청서를 감당하기 어렵습니다. 휴가담당자, 휴가결제자가 한명이라면 비정기적으로 찾아와 제출하는 휴가신청서를 감당하기 정말 어렵습니다.

휴가결제와 증빙자료
휴가접수자는 매번 휴가를 어떻게 처리할 것인지를 결정해야 하고, 직원이 휴가승인에 필요한 증빙자료를 제출했는지도 확인해야 합니다.

휴가신청서를 보관/정리
휴가신청서는 보관해야 향후 분쟁발생시 회사의 입증자료가 됩니다. 그렇기에 휴가신청서와 휴가증빙자료를 보관해야하는데, 직원 수가 많고 직원의 근속기간이 늘어날수록 보관/정리해야 하는 자료는 눈덩이처럼 불어납니다.

연차휴가의 계산과 연차휴가대장
특히 연차휴가는 입사일 기준으로 관리하는 것이 어렵고 연차휴가미사용수당의 계산시점이 복잡해진다는 점 때문에 사실상 회계연도 관리방식이 적합합니다. 이러한 회계연도방식으로 운영할 경우 연차휴가의 유형(월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례단위 연차휴가)를 구분해야 하고, 각 유형별 발생일수를 정리해야 하며, 이를 토대로 연차촉진제도를 사용할수 있습니다. 더욱이 매월 직원이 접수한 휴가는 연차휴가대장에 기록해야 향후 연말에 미사용연차휴가를 정산할 수 있습니다.


휴가관리를 쉽게 해결하기
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