인사헬퍼 전자계약을 빠르게 시작해볼까요? 전자계약이라는 용어가 생소하신 분들을 위해 이번 포스팅에서는 전자계약이 무엇이고, 어떻게 작동하는지 빠르고 간단하게 살펴보겠습니다.
전자계약이란?
전자계약을 어렵게 생각하실 필요는 없습니다. 전자계약을 두 가지로 구분해서 생각하면 간단합니다.
전자적 방식의 사용
첫 번째는 전자 라는 개념입니다. 전자적 방식으로 진행된다면 이 범주에 포함됩니다. 이메일, 카카오톡, 메신저, 게시판 등등 우리가 알고 있는 종이가 아닌 전자적 방식에 의한 의사소통과정 모두가 이에 포함됩니다. 그렇기 때문에 카카오톡으로 진행된 경우라 하더라도 뒤에 살펴볼 계약이라는 조건을 갖추었다면 전자계약으로 인정될 수 있습니다. 어떤가요? 어렵지 않고 간단하죠?
의사표시의 합치
두 번째는 계약 이라는 개념입니다. 계약이란 법률적인 용어로서 쌍방의 당사자가 의사표시가 합치되는 것을 의미합니다. 앞서의 예처럼 카카오톡이라는 전자적 방식으로 사업주가 계약조건을 제시하고 근로자가 계약조건을 수긍한다면 의사표시의 합치라는 개념에서 계약이 성사된 것으로 이해할 수 있습니다.
의사표시 합치의 방법
의사표시가 합치되었음, 즉 전자서명의 방법은 몇 가지가 있습니다. 과거에는 공동인증서로 인한 방법에만 전자서명의 효과를 부여했으나, 전자서명법의 개정으로 인해 공동인증서 외에도 다양한 전자서명의 효력이 인정되고 있습니다.
1. 공동인증서로 확인하는 방법
2. 간편인증서(카카오톡, PASS 등)로 확인하는 방법
3. 계약자의 서명으로 확인하는 방법
4. 메시지의 문구로 확인하는 방법
전자계약 서비스를 왜 이용하나요?
카카오톡이나 이메일로도 전자계약으로 인정되는데 굳이 전자계약 서비스를 이용할 필요가 있나? 라는 생각이 들 수 있습니다. 맞습니다. 누가봐도 손쉽게 카카오톡으로 이야기해서 계약체결할 수 있다면 굳이 유료 서비스를 이용하는게 이해되지 않을 수 있습니다.
하지만 이 문제는 더 나아가서 생각해봐야 합니다. 구두로 이루어진 경우에도 계약으로서 효력을 갖는데 굳이 카톡으로 할 필요가 있느가?에 대한 생각이 바로 그렇습니다.
어느 정도 감을 잡으신 분들도 있겠지만 계약관계에서 중요한 것은 계약체결 그 자체가 아니라, 계약체결을 증빙할 수 있는가입니다.
계약서를 작성하는 이유
계약서를 작성하는 이유는 무엇일까요? 근로기준법상 근로조건 서면명시의무 때문에 작성하는 것일까요? 글쎄요. 맞는 말이기는 하지만 더 정확히 말하자면 당사자간 의사표시의 합치를 증빙하기 위함이라고 해야 할 것 같습니다.
대부분의 직원과 사업주는 큰 문제없이 채용공고와 입사 전 채용조건에 이견이 없습니다. 하지만 일부 직원들과는 이 조건에 대해 다툼이 발생하는 경우가 발생합니다. 이러한 다툼이 발생한 경우에는 기억이 오염된 것인지 의도적으로 왜곡하는지 여부를 떠나서 쌍방의 의견합치가 이루는 것은 거의 불가능합니다.
계약서가 내 주장을 입증할 수 있는 증빙자료로 역활을 하기 때문에 분쟁방지를 위해 계약서 작성과 보관은 선택이 아닌 필수입니다.
증빙할 수 없는 전자계약은 무용지물
본래 주제로 돌아와서 카카오톡으로 손쉽게 직원들과 계약을 체결했다고 생각해보겠습니다. 하지만 카카오톡은 기기가 바뀌거나 카카오톡으로 계약을 진행한 직원이 퇴사한 경우처럼 일상적인 이유로 증빙방법이 사라질 수 있습니다. 더욱이 다수의 진행했던 메시지 내용을 증빙하는 것도 어렵습니다. 이러한 이유에서 아무리 전자계약의 일종으로 처리된다고 하더라도 증빙이나 보관이 어려운 방식의 전자계약은 큰 도움이 되지 않습니다.
인사헬퍼에서 어떻게 이용하나요
이번 포스팅에서는 전자계약이 무엇인지, 왜 사용하는지에 대해 간략히 살펴보았습니다. 인사헬퍼 전자계약은 간단한 준비사항만 준비되었다면 지금 바로 진행할 수 있습니다.
PDF 파일
작성하려는 계약종류에 대한 서류를 A4사이즈의 PDF파일로 변환해주셔야 합니다. 다수의 직원들과 작성해야 하는 경우라면 두 가지 옵션이 있는데, 직원별 특수한 내용이 입력되는 부분(근로계약서의 경우 성명, 부서, 입사일, 월급여액 등)을 공란으로 둔 기준 PDF 1개를 준비하고 이를 템플릿으로 동록하는 방법, 각각의 직원별로 미리 최종 PDF를 준비하는 방법이 있습니다. 자세한 사항은 매뉴얼에서 파일 업로드 방법을 검색하세요
수신자 정보
전자계약을 발송하려면 수신자의 연락처가 있어야겠죠? 인사헬퍼에서는 카카오톡을 통한 전달과 이메일을 통한 전달방식을 제공하고 있습니다. 실제 발송할 때에는 직원등록 후 발송하는 방법과 직원등록 없이 발송하는 방법이 있는데 전자(직원등록 후 발송)의 경우 직원별로 발송한 전자계약의 내용을 추적할 수 있는 장점이 있고, 후자(직원등록 없이 발송)의 경우 손쉽게 발송 가능하다는 장점이 있습니다.
일반적으로 회사 내 정기적으로 서류를 작성해야 하는 근로계약관계에서는 전자(직원등록 후 발송)하는 방법이 관리, 증빙, 보관 측면에서 적합합니다.
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