근로계약서, 제대로 작성하지 않으면 생기는 문제들

회사를 운영하다 보면 정말 많은 서류를 작성하게 됩니다. 그중에서도 근로계약서는 가장 기본이면서도 가장 중요한 문서인데요. 솔직히 말해서, 바쁜 일상 속에서 "이 정도면 되겠지" 하고 대충 작성하거나 심지어 구두로만 합의하고 넘어가는 경우도 있습니다. 하지만 이런 작은 실수가 나중에 큰 문제로 돌아올 수 있다는 사실, 알고 계신가요? 오늘은 근로계약서를 왜 제대로 작성해야 하는지, 그리고 어떤 점을 주의해야 하는지 함께 살펴보겠습니다.

근로계약서, 왜 꼭 서면으로 작성해야 할까요?

근로기준법에 따르면 사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 근로시간, 휴일, 연차휴가 등 주요 근로조건을 명시한 서면을 근로자에게 교부해야 합니다. 이건 단순한 권장사항이 아니라 법적 의무입니다.

얼마 전 한 지인이 운영하는 작은 제조업체에서 있었던 일입니다. 직원을 급하게 채용하면서 "다음 주에 계약서 쓰자"고 했다가, 바쁘다는 핑계로 몇 달이 지나버렸대요. 그런데 그 직원이 퇴사하면서 임금체불 문제를 제기했고, 근로계약서가 없다 보니 당초 합의했던 조건을 입증하기가 너무 어려웠다고 합니다. 결국 노동청 조사까지 받게 되면서 시간과 비용이 엄청나게 들었죠.

근로계약서 미작성 시 발생하는 문제들

첫째, 근로조건에 대한 분쟁이 발생했을 때 회사 입장을 입증하기 어렵습니다. 구두로 합의했다고 주장해도 증거가 없으면 소용없습니다. 둘째, 근로기준법 위반으로 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 셋째, 노동청 근로감독 대상이 되기 쉽고, 회사 이미지에도 악영향을 미칩니다.

특히 외국인근로자를 고용하는 경우에는 더욱 주의가 필요합니다. 외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 시행령 제16조에 따르면, 근로계약서 2부를 작성하고 그 중 1부를 외국인근로자에게 반드시 교부해야 합니다. 외국인근로자는 언어와 문화가 다르기 때문에 서면 계약서가 더욱 중요한 의사소통 수단이 되는 거죠.

근로계약서 작성 시 반드시 포함해야 할 내용

근로계약서에는 어떤 내용이 들어가야 할까요? 의외였던 점은, 생각보다 많은 사업주들이 필수 기재사항을 빠뜨린다는 것입니다.

필수 기재사항

근로기준법에 따라 반드시 명시해야 하는 사항은 다음과 같습니다. 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법, 소정근로시간, 휴게시간, 휴일, 연차유급휴가 등입니다. 특히 임금은 기본급과 각종 수당을 구분해서 명확하게 적어야 합니다. "월급 300만원"이라고만 쓰면 안 되고, 기본급이 얼마인지, 연장근로수당은 어떻게 계산되는지 상세하게 기재해야 하는 거죠.

근로계약 기간도 중요한 포인트입니다. 근로기준법 제16조에 따르면 근로계약 기간은 1년을 초과할 수 없습니다(단, 기간을 정하지 않거나 특정 사업 완료를 위한 경우는 제외). 2년 계약을 체결했다가 나중에 문제가 될 수 있으니 주의해야 합니다.

업종별 특성을 반영한 계약서 작성

모든 업종에 똑같은 계약서 양식을 사용하면 안 됩니다. 예를 들어 농업, 축산업, 어업 분야의 외국인근로자를 고용할 때는 외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 시행규칙에서 정한 별도의 표준근로계약서(별지 제6호의2서식)를 사용해야 합니다. 이 업종들은 계절적 특성이 강하고 근로시간이 불규칙할 수 있어서 일반 제조업과는 다른 양식이 필요한 거죠.

한 과수원을 운영하는 사업주는 이런 얘기를 했습니다. 처음에는 일반 근로계약서를 사용했는데, 농번기와 비농번기의 근로시간 차이를 제대로 반영하지 못해 나중에 임금 계산이 복잡해졌다고요. 업종 특성에 맞는 계약서를 사용했더라면 훨씬 수월했을 거라고 아쉬워하더군요.

근로계약서 작성, 이렇게 하면 더 쉽습니다

솔직히 근로계약서 작성이 번거롭다고 느끼시는 분들 많으시죠? 특히 소규모 사업장에서는 인사담당자가 따로 없어서 대표님이나 실무자가 직접 작성해야 하는데, 법률용어도 어렵고 빠뜨리는 부분은 없는지 불안하기도 합니다.

제가 최근에 경험한 인사헬퍼 시스템은 이런 고민을 상당 부분 해결해줍니다. 근로기준법에 맞춘 근로계약서 양식이 이미 준비되어 있어서, 필요한 정보만 입력하면 자동으로 계약서가 생성됩니다. 더 좋은 점은 전자계약 방식으로 진행할 수 있다는 건데요. 직원이 스마트폰으로 계약서를 확인하고 서명하면 끝이니까, 종이 계약서를 출력하고 보관하는 번거로움이 없어집니다.

특히 인상적이었던 건, 이 시스템을 설계하고 운영하는 분들이 노무사라는 점입니다. 법률 전문가가 직접 만든 시스템이다 보니 법적 리스크를 최소화할 수 있고, IT서비스와 법률자문을 함께 받을 수 있다는 게 큰 장점이더라고요. 계약서 작성부터 임금계산, 근태관리까지 한 곳에서 해결되니 업무 효율이 정말 좋아졌습니다.

무엇보다 비용 부담이 적다는 점도 매력적입니다. 최대 1년 동안 무료로 사용해볼 수 있어서, 우리 회사에 맞는지 충분히 테스트해볼 수 있습니다. 작은 회사일수록 인사노무 관리에 큰 비용을 쓰기 어려운데, 이런 합리적인 가격 정책은 정말 도움이 됩니다.


참고문서외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 시행령 - 제16조 근로계약 체결의 대행 등

외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 시행규칙 - 제8조 표준근로계약서

근로기준법 - 제16조 계약기간
이 글의 일부는 AI의 도움을 받아 작성되었으며, 일부 내용에는 불확실하거나 정확하지 않은 정보가 포함될 수 있습니다. 근로계약서 작성 및 인사노무 관련 최종 판단은 반드시 노무사 등 전문가의 검토를 받으시기 바랍니다.