근로계약서 작성, 형식만 갖추면 될까요? 실무자가 꼭 알아야 할 핵심 포인트

얼마 전 상담을 진행했던 A병원 원장님의 사연을 떠올려 봅니다. "근로계약서는 당연히 작성했죠. 그런데 나중에 문제가 생기니까 계약서대로 안 지켰다고 하더라고요." 실제로 많은 사업주분들이 근로계약서를 '형식적인 서류'로만 생각하시는 경우가 많습니다. 하지만 근로계약서는 단순한 서류가 아닌, 근로관계의 시작과 끝을 결정하는 가장 중요한 법적 문서입니다. 오늘은 근로계약서 작성 시 반드시 알아야 할 핵심 사항들을 실무 중심으로 살펴보겠습니다.

근로계약서, 왜 제대로 작성해야 할까요?

근로계약서는 사용자와 근로자 간의 약속을 명문화한 문서입니다. 근로기준법은 사용자에게 근로계약 체결 시 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 주요 근로조건을 명시하도록 의무화하고 있습니다.

최근 노동위원회 판정례를 보면, 근로계약서에 명시된 내용은 반증할 만한 특별한 사정이 없는 한 그대로 인정된다는 원칙이 확립되어 있습니다. 예를 들어 기간의 정함이 있는 근로계약서를 작성했다면, 계약기간 만료로 근로관계가 종료되는 것이 원칙입니다. 반대로 계약서와 다르게 실제 근무가 이루어졌다면 어떻게 될까요?

한 판정 사례에서는 근로계약서에 명시된 소정근로시간과 달리, 실제로는 근무편성표에 따라 약 3년간 장기간 근무했고 근로자가 이의를 제기하지 않았던 경우, 근로자의 동의가 있었다고 판단하여 근로조건 위반이 아니라고 결정했습니다. 이처럼 근로계약서는 작성하는 것도 중요하지만, 실제 근무 실태와 일치하도록 관리하는 것이 더욱 중요합니다.

근로계약서 작성 시 놓치기 쉬운 실무 포인트

1. 근로계약서는 반드시 2부 작성하여 1부는 근로자에게

외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 시행령에서도 명확히 규정하고 있듯이, 근로계약서는 2부를 작성하여 그 중 1부를 근로자에게 교부해야 합니다. 이는 외국인근로자뿐만 아니라 모든 근로자에게 적용되는 원칙입니다. 근로자가 계약서를 받지 못했다면, 나중에 근로조건에 대한 분쟁이 발생했을 때 사용자에게 불리하게 작용할 수 있습니다.


2. 시각장애인 등 특수한 경우의 교부방법

시각장애인 근로자의 경우 어떻게 근로계약서를 교부해야 할까요? 행정해석에 따르면, 근로자가 인지할 수 있는 방법으로 교부하면 됩니다. 예를 들어 점자로 작성하거나, 음성파일로 제공하거나, 근로자가 신뢰하는 제3자를 통해 내용을 전달하는 방법 등이 가능합니다. 중요한 것은 근로자가 실제로 근로조건을 이해하고 동의했다는 점을 입증할 수 있어야 한다는 것입니다.


3. 타인 명의를 빌린 근로계약서는 무효입니다

간혹 어떤 이유로든 타인의 명의를 빌려 근로계약서를 작성하는 경우가 있습니다. 행정해석은 이러한 근로계약서의 효력을 인정하지 않으며, 이는 명백한 법 위반입니다. 실제 근로를 제공하는 사람과 계약서상의 명의자가 다르다면, 산재보험 적용, 퇴직금 산정 등 모든 면에서 문제가 발생할 수 있습니다.


4. 형식과 실질이 다를 때의 위험성

C제조업체 대표님의 사례를 가정해볼까요. 근로계약서에는 '월~금, 9시~6시' 근무로 작성했지만, 실제로는 주말 근무가 잦았고 출퇴근 시간도 유동적이었습니다. 이런 상황에서 근로자가 연장근로수당을 청구한다면 어떻게 될까요?

최근 법원 판례를 보면, 타일공으로 근무했던 근로자가 근로계약서 기재와 달리 출퇴근에 상당한 재량을 부여받고 근무해온 사실이 인정되어, 통상적인 퇴근 경로에서 발생한 교통사고를 업무상 재해로 인정한 사례가 있습니다. 이처럼 실제 근무 형태가 계약서와 다르다면, 그 실질을 기준으로 판단될 수 있다는 점을 유념해야 합니다.

근로계약서 작성부터 관리까지, 체계적인 시스템이 필요합니다

근로계약서는 작성하는 것도 중요하지만, 실제 근무 실태와 일치하도록 지속적으로 관리하는 것이 더욱 중요합니다. D음식점 사장님의 경우, 처음에는 꼼꼼하게 근로계약서를 작성했지만, 시간이 지나면서 근무시간이 변경되고 직무 내용이 달라졌는데도 계약서는 업데이트하지 않았습니다. 결국 근로자와의 분쟁에서 실제 근무 내용을 입증하는 데 어려움을 겪었습니다.

실무를 진행하면서 느낀 점은, 근로계약서 작성과 관리를 체계적으로 할 수 있는 시스템이 정말 중요하다는 것입니다. 특히 전자계약 방식을 활용하면 근로계약서뿐만 아니라 각종 합의서, 연차촉진 통지 등을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 인사헬퍼를 활용하면서 가장 만족스러웠던 부분은, 근로계약서 작성부터 임금대장 관리, 근태 기록까지 모든 것이 연계되어 관리된다는 점이었습니다. 근로기준법에 따른 법정양식을 자동으로 생성해주고, 계약 내용이 변경될 때마다 알림을 받을 수 있어 실수를 방지할 수 있었습니다.

또한 노무사가 직접 설계하고 운영하는 시스템이기 때문에, IT서비스와 법률자문을 연계할 수 있다는 점도 큰 장점입니다. 근로계약서 작성 중 법률적으로 애매한 부분이 있을 때, 바로 전문가의 조언을 받을 수 있어 안심하고 업무를 진행할 수 있었습니다.

참고문서
법령 - 외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 시행령 제16조

매뉴얼 - 유연근무제 매뉴얼 29pg, 37pg

행정해석 - 시각장애인에 대한 근로계약서 및 임금명세서 교부방법

행정해석 - 타인 명의를 빌린 근로계약서의 효력 및 법 위반 여부

노동위원회 판정 - 근로계약서의 증명력 및 기간제 근로계약 종료 사례

노동위원회 판정 - 근로계약서와 실제 근무 형태가 다른 경우 근로자 동의 인정 사례

법원판례 - 근로계약서와 달리 재량적 근무를 한 경우 업무상 재해 인정 사례(2024구단69954)

법원판례 - 근로기준법 회피 목적의 근로계약서 재작성 사례

블로그 - 표준근로계약서 vs 전자 근로계약서, 장단점 비교분석

※ 이 글의 일부 내용은 AI의 도움을 받아 작성되었으며, 일부 불확실한 내용이나 부정확한 정보가 포함될 수 있습니다. 구체적인 사안에 대해서는 반드시 노무사 등 전문가의 검토와 자문을 받으시기 바랍니다.