전자계약, 이제 종이 없이도 가능합니다 - 인사헬퍼 전자문서 보내기

A병원의 행정팀 김 과장님이 있다고 해볼게요. 신규 간호사 5명이 입사를 앞두고 있는데, 근로계약서를 작성해야 하는 상황입니다. 각 계약서를 출력하고, 직원들을 일일이 불러 서명을 받고, 다시 스캔해서 보관하는 과정을 반복하다 보니 하루가 훌쩍 지나갑니다. 게다가 야간 근무자는 낮에 출근하지 않아 별도로 시간을 맞춰야 하고, 계약서 원본은 어디에 보관했는지 찾기도 어렵습니다.

이런 번거로움, 혹시 경험해보신 적 있으신가요? 종이 계약서의 불편함은 단순히 시간이 오래 걸린다는 것만이 아닙니다. 보관 공간 문제, 분실 위험, 그리고 직원이 원격지에 있을 때의 어려움까지. 이 모든 것을 해결할 수 있는 방법이 바로 전자계약입니다.

전자계약, 왜 필요할까요?

최근 의료기관을 포함한 많은 사업장에서 전자계약 시스템을 도입하고 있습니다. 그 이유는 명확합니다.

시간과 공간의 제약이 사라집니다
직원이 병원에 직접 방문하지 않아도 계약서에 서명할 수 있습니다. 이메일이나 링크로 전달받은 문서를 PC나 스마트폰에서 바로 확인하고 서명하면 끝입니다. 야간 근무자, 원격지 근무자, 휴가 중인 직원도 언제 어디서든 계약 절차를 완료할 수 있죠.

종이 문서 관리의 부담이 줄어듭니다
출력, 서명, 스캔, 보관의 반복적인 과정이 사라집니다. 전자문서로 보관되기 때문에 필요할 때 즉시 검색하고 열람할 수 있으며, 분실이나 훼손 걱정도 없습니다. 보관 공간도 절약되고, 문서 찾는 시간도 크게 단축됩니다.

법적 효력도 동일합니다
전자서명은 전자서명법에 따라 법적 효력을 인정받습니다. 종이 계약서와 동일한 법적 효력이 있기 때문에, 전자계약으로 체결한 근로계약서도 법적으로 완전히 유효합니다.

인사헬퍼의 '전자문서 보내기' 기능

인사헬퍼의 전자계약 카테고리에서는 '전자문서 보내기' 기능을 통해 이러한 전자계약을 간편하게 진행할 수 있습니다. 실무에서 바로 활용할 수 있는 유용한 기능들을 소개해드릴게요.

자주 쓰는 문서는 양식으로 저장
근로계약서, 취업규칙 동의서, 비밀유지서약서 등 반복적으로 사용하는 문서들을 양식으로 저장해둘 수 있습니다. 한 번 양식을 만들어두면 다음부터는 직원 정보만 입력하면 되기 때문에, 매번 새로 작성할 필요가 없습니다. 신규 입사자가 여러 명일 때 특히 유용하죠.

기존 양식도 그대로 활용 가능
병원에서 이미 사용하고 있는 양식이 있다면 어떻게 할까요? 걱정하지 않으셔도 됩니다. PDF 파일을 직접 업로드하여 전자계약으로 만들 수 있습니다. 기존에 사용하던 양식의 형태와 내용을 그대로 유지하면서도 전자서명의 편리함을 누릴 수 있는 것이죠.

발송 전 미리보기로 확인
문서를 발송하기 전에 미리보기 기능으로 직원이 받게 될 문서의 내용을 확인할 수 있습니다. 오타나 누락된 정보가 없는지, 서명란이 제대로 표시되는지 등을 사전에 점검할 수 있어 실수를 방지할 수 있습니다.

이메일 또는 링크로 간편하게 전달
작성한 전자문서는 이메일이나 링크 형태로 직원에게 전달됩니다. 직원은 받은 이메일을 열거나 링크를 클릭하기만 하면 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다. PC에서도, 스마트폰에서도 모두 가능하기 때문에 접근성이 매우 좋습니다.

전자서명으로 계약 완료
직원이 전자서명을 완료하면 계약이 체결됩니다. 전자서명은 법적 효력이 있어 별도로 종이 계약서를 작성할 필요가 없습니다. 서명이 완료된 문서는 시스템에 자동으로 보관되어 필요할 때 언제든 확인할 수 있습니다.

실무 효율, 이렇게 달라집니다

앞서 말씀드린 A병원 김 과장님의 상황으로 돌아가볼까요? 만약 전자문서 보내기 기능을 활용했다면 어땠을까요?

신규 간호사 5명에게 근로계약서를 동시에 발송할 수 있습니다. 각자 편한 시간에 스마트폰으로 문서를 확인하고 서명하면 끝입니다. 야간 근무자도 근무 시간 중 잠깐의 여유를 활용해 처리할 수 있고, 김 과장님은 출력과 스캔에 소요되던 시간을 다른 업무에 활용할 수 있습니다.

더 나아가 취업규칙 동의서나 비밀유지서약서 등 여러 문서를 함께 발송해야 할 때도 마찬가지입니다. 양식으로 저장해둔 문서들을 불러와 직원 정보만 입력하면 되니, 몇 분이면 모든 문서 발송이 완료됩니다.

전자계약 - 전자문서 보내기 기능 한눈에 보기
• 근로계약서, 취업규칙 동의서, 서약서 등 자주 쓰는 양식 저장 기능

• PDF 파일 직접 업로드로 기존 양식 활용 가능

• 발송 전 미리보기로 문서 내용 사전 확인

• 이메일 또는 링크로 전달, PC·스마트폰 어디서든 서명 가능

• 법적 효력 있는 전자서명으로 계약 완료


※ 이 글의 일부 내용은 AI의 도움을 받아 작성되었으며, 서비스 업데이트 상황에 따라 기능, 내용, 운영정책이 변경될 수 있습니다. 일부 불확실한 내용이 포함될 수 있으니, 자세한 사항은 인사헬퍼를 직접 무료체험해보시기를 권장드립니다.