전자계약 보낸문서함, 발송 후 관리까지 한 번에 해결하는 방법

A라는 회사의 인사담당자가 있다고 해볼께요. 이번 달에만 신규 입사자 5명의 근로계약서를 전자계약으로 발송했습니다. 그런데 며칠이 지나도 일부 직원의 서명이 완료되지 않았어요. 누가 서명을 완료했고, 누가 아직 안 했는지 확인하려면 일일이 메일을 뒤져보거나, 직원에게 일일이 연락해야 했죠.

게다가 서명이 완료된 근로계약서를 보관하려면 각 문서를 찾아서 다운로드하고, 별도 폴더에 정리해야 합니다. 재계약이 필요한 경우나 계약 내용에 오류가 있어서 다시 발송해야 할 때는 더 복잡해집니다. 이전에 발송한 문서를 취소하고 새로 작성해서 보내는 과정이 번거롭기만 하죠.

전자계약을 도입했다면, 발송 후 관리도 체계적으로 할 수 있어야 합니다. 오늘은 인사헬퍼의 전자계약 카테고리 중 '보낸문서함' 기능을 소개해드리려고 해요.

전자계약 보낸문서함, 이런 기능을 제공합니다

전자계약을 발송한 후에는 서명 현황을 확인하고, 완료된 문서를 보관하며, 필요시 재발송하는 과정이 필요합니다. 보낸문서함은 이러한 발송 후 관리를 한곳에서 처리할 수 있도록 설계된 기능이에요.


발송한 모든 문서의 서명 현황을 한눈에 확인

근로계약서, 취업규칙 동의서, 서약서 등 다양한 전자계약 문서를 발송하다 보면, 누가 서명을 완료했는지 일일이 확인하기 어렵습니다. 보낸문서함에서는 발송한 모든 문서의 목록과 서명 완료 여부를 한눈에 확인할 수 있어요.

문서별로 '서명 대기 중', '서명 완료', '기한 만료' 등의 상태가 표시되기 때문에, 누구에게 독촉 연락을 해야 하는지 바로 파악할 수 있습니다. 특히 여러 명에게 동시에 계약서를 발송했을 때, 개별 진행 상황을 추적하는 데 유용하죠.


완료된 문서를 PDF로 다운로드하여 보관

서명이 완료된 전자계약 문서는 법적 효력이 있는 정식 계약서입니다. 따라서 노무 관리 자료로 보관하거나, 필요시 제출해야 하는 경우가 많아요. 보낸문서함에서는 서명이 완료된 문서를 PDF 파일로 다운로드할 수 있습니다.

다운로드한 PDF 파일은 회사 내부 서버나 클라우드에 별도로 보관할 수 있고, 노무 점검이나 감사 시 증빙 자료로 활용할 수 있어요. 각 직원의 인사 파일에 첨부해두면, 나중에 계약 내용을 확인하거나 분쟁이 발생했을 때 근거 자료로 사용할 수 있습니다.


문서 강제 종료 후 재발송 가능

계약서를 발송한 후 내용에 오류가 발견되거나, 재계약이 필요한 경우가 있습니다. 이럴 때는 기존에 발송한 문서를 취소하고 새로운 문서를 발송해야 하는데요. 보낸문서함에서는 발송한 문서를 강제 종료하여 재발송할 수 있는 기능을 제공합니다.

예를 들어, 급여 금액이 잘못 기재된 근로계약서를 발송했다면, 해당 문서를 강제 종료한 후 수정된 내용으로 새로 발송할 수 있어요. 이미 서명이 진행 중인 문서도 종료할 수 있어서, 잘못된 계약이 체결되는 것을 방지할 수 있습니다.


발송 이력이 시스템에 자동 저장되어 추적 가능

전자계약의 큰 장점 중 하나는 모든 과정이 기록으로 남는다는 점입니다. 보낸문서함에는 언제, 누구에게, 어떤 문서를 발송했는지에 대한 이력이 자동으로 저장됩니다.

나중에 "이 직원에게 언제 계약서를 보냈지?"라는 질문이 생겼을 때, 시스템에서 바로 확인할 수 있어요. 특히 인사담당자가 교체되거나, 여러 명이 함께 업무를 처리할 때 이전 발송 내역을 추적할 수 있어서 업무 연속성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

발송 후 관리까지, 전자계약의 완성

서론에서 말씀드린 A회사 담당자의 고민을 다시 떠올려볼까요? 신규 입사자 5명에게 근로계약서를 발송한 후, 누가 서명을 완료했는지 확인하기 어려웠던 문제. 보낸문서함을 활용하면 이 문제를 간단히 해결할 수 있습니다.

보낸문서함에 접속하면 발송한 모든 계약서의 서명 상태가 한눈에 보입니다. 서명이 완료된 직원의 계약서는 바로 PDF로 다운로드하여 인사 파일에 보관하고, 아직 서명하지 않은 직원에게는 독촉 연락을 할 수 있죠. 만약 계약 내용에 오류가 있었다면, 문서를 강제 종료하고 수정된 내용으로 재발송하면 됩니다.


전자계약은 단순히 종이 계약서를 전자 문서로 바꾸는 것이 아닙니다. 발송부터 서명, 보관, 추적까지 전체 과정을 디지털화하여 인사 업무의 효율성을 높이는 것이 핵심이에요. 보낸문서함은 이러한 발송 후 관리를 체계적으로 지원하는 기능입니다.


인사헬퍼를 사용하면서 가장 만족스러웠던 부분 중 하나가 바로 이 보낸문서함 기능이었어요. 전자계약을 도입하기 전에는 계약서를 발송한 후에도 일일이 확인하고 관리하는 데 시간이 많이 걸렸는데, 이제는 한곳에서 모든 것을 처리할 수 있어서 업무 부담이 크게 줄었습니다.


전자계약 - 보낸문서함 기능 한눈에 보기
• 발송한 모든 문서의 서명 완료 여부를 한눈에 확인
• 서명 완료 문서를 PDF로 다운로드하여 보관
• 문서 강제 종료 후 재발송 가능
• 발송 이력 자동 저장으로 추적 용이

이 글의 일부는 AI의 도움을 받아 생성되었으며, 인사헬퍼 서비스의 업데이트 상황에 따라 기능, 내용, 운영정책이 변경될 수 있습니다. 일부 불확실한 내용 및 환각이 포함될 수 있으니, 자세한 사항은 인사헬퍼를 직접 무료체험해보시는 것을 권장드립니다.