전자계약으로 근로계약서 발송, 이제 클릭 몇 번이면 끝나는 이유

A라는 작은 카페를 운영하는 사장님이 있다고 해볼게요. 새로 직원 3명을 채용했는데, 근로계약서를 작성하고 서명받는 일이 생각보다 복잡했습니다. 직원들 스케줄이 달라서 한 명씩 만나 계약서에 서명받는 것도 일이고, 프린트하고, 두 부씩 출력하고, 보관할 곳도 마련해야 하고... 여기에 취업규칙 동의서, 비밀유지서약서까지 받아야 한다면? 생각만 해도 머리가 지끈거리죠.

실제로 소규모 사업장을 운영하시는 분들이 가장 번거로워하는 업무 중 하나가 바로 이런 '서류 작업'입니다. 특히 직원이 10명도 안 되는 곳에서는 전담 인사 담당자가 없기 때문에 사장님이 직접 챙겨야 하는데, 본업도 바쁜데 이런 행정 업무까지 신경 쓰려니 시간도, 에너지도 부족합니다.

전자계약, 왜 필요할까요?

종이 계약서의 가장 큰 문제는 '시간'과 '공간'의 제약입니다. 직원과 사장님이 같은 시간, 같은 장소에 있어야 서명이 가능하죠. 직원이 주말에만 근무하거나, 원격 근무를 하거나, 급하게 계약서를 받아야 하는 상황이라면 더욱 곤란합니다.

게다가 계약서는 법적 효력이 있는 문서이기 때문에 분실하면 안 되고, 보관도 제대로 해야 합니다. 작은 사업장일수록 서류 보관 공간도 부족하고, 나중에 필요할 때 찾기도 쉽지 않습니다.

전자서명, 법적으로 문제없을까?

많은 분들이 궁금해하시는 부분인데요. 전자서명은 「전자서명법」에 따라 종이 서명과 동일한 법적 효력을 갖습니다. 즉, 전자계약서로 근로계약을 체결해도 법적으로 전혀 문제가 없다는 뜻이죠. 오히려 전자계약은 문서의 위·변조가 어렵고, 서명 일시와 기록이 자동으로 남기 때문에 나중에 분쟁이 생겼을 때 증거로 활용하기에도 더 유리합니다.

전자문서 보내기, 어떤 기능이 있을까?

그렇다면 실제로 전자계약을 어떻게 진행할 수 있을까요? 인사헬퍼의 '전자문서 보내기' 기능을 예로 들어 설명드려볼게요.

자주 쓰는 문서 양식을 저장해두고 반복 사용

근로계약서, 취업규칙 동의서, 비밀유지서약서... 이런 문서들은 내용이 크게 바뀌지 않고 직원마다 반복해서 사용하게 됩니다. 매번 새로 작성하면 시간도 오래 걸리고 실수도 생기기 쉽죠.

전자문서 보내기 기능에서는 자주 사용하는 문서 양식을 미리 저장해둘 수 있습니다. 한 번 만들어두면 다음부터는 저장된 양식을 불러와서 직원 정보만 바꿔 넣으면 되니, 같은 작업을 반복할 필요가 없습니다. 신입 직원이 들어올 때마다 5분이면 계약서 발송 준비가 끝나는 거죠.

PDF 파일 업로드로 기존 양식 그대로 활용

"우리 회사는 이미 쓰던 계약서 양식이 있는데, 그걸 그대로 쓸 수 있나요?" 이런 질문을 많이 하시는데요. 가능합니다.

기존에 사용하던 계약서나 서약서를 PDF 파일로 만들어서 직접 업로드하면, 그 양식 그대로 전자계약을 진행할 수 있습니다. 새로운 양식에 적응할 필요 없이, 익숙한 형태의 문서를 계속 사용할 수 있다는 점이 실무자 입장에서는 정말 편리합니다.

발송 전 미리보기로 실수 방지

문서를 보내기 전에 한 번 더 확인할 수 있다면 좋겠죠? 전자문서 보내기에서는 발송 전에 직원이 받을 문서의 내용을 미리보기로 확인할 수 있습니다.

이름이 잘못 입력되지 않았는지, 급여나 근무시간 같은 중요한 정보가 제대로 들어갔는지 최종 점검한 뒤 발송할 수 있어서 실수를 줄일 수 있습니다.

이메일이나 링크로 전달, 언제 어디서나 서명 가능

문서는 이메일이나 링크 형태로 직원에게 전달됩니다. 직원은 PC는 물론 스마트폰으로도 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

퇴근 후 집에서, 출근길 지하철에서, 심지어 해외에 있어도 인터넷만 연결되면 계약서 서명이 가능합니다. 직접 만나지 않아도 되니 시간 조율의 부담도 없고, 급하게 계약서를 받아야 하는 상황에서도 빠르게 처리할 수 있습니다.

전자서명으로 계약 즉시 완료

직원이 전자서명을 하면 그 즉시 계약이 체결됩니다. 종이 계약서처럼 다시 회수하고, 복사하고, 보관할 필요가 없습니다.

전자서명은 앞서 말씀드린 것처럼 법적 효력이 있기 때문에, 종이 계약서 없이도 정식으로 근로계약이 완료됩니다. 서명된 문서는 시스템에 자동으로 저장되어 나중에 필요할 때 언제든지 조회하고 출력할 수 있습니다.

전자계약, 이렇게 활용해보세요

다시 앞서 말씀드린 A 카페 사장님 이야기로 돌아가볼까요? 만약 전자계약을 활용했다면 어땠을까요?

새 직원 3명에게 근로계약서, 취업규칙 동의서, 비밀유지서약서를 보내야 하는 상황. 저장해둔 양식을 불러와서 각 직원의 정보만 입력하고, 미리보기로 확인한 뒤 이메일로 발송합니다. 직원들은 각자 편한 시간에 스마트폰으로 문서를 확인하고 전자서명을 합니다. 30분도 안 걸렸습니다.


프린트할 필요도, 직접 만날 약속을 잡을 필요도, 서류 보관 공간을 찾을 필요도 없습니다. 모든 문서는 시스템에 안전하게 저장되어 있고, 필요할 때 바로 찾아볼 수 있습니다. 이게 바로 전자계약의 힘입니다.


전자계약 - 전자문서 보내기 기능 한눈에 보기
✓ 근로계약서, 취업규칙 동의서, 비밀유지서약서 등 자주 쓰는 양식 저장 가능

✓ PDF 파일 업로드로 기존 양식 그대로 사용 가능

✓ 발송 전 미리보기로 내용 최종 확인

✓ 이메일/링크로 전달, PC·모바일 어디서나 서명

✓ 전자서명으로 법적 효력 있는 계약 즉시 완료

✓ 서명된 문서 자동 저장 및 관리

이 글의 일부는 AI의 도움을 받아 생성되었으며, 서비스 업데이트 상황에 따라 기능, 내용, 운영정책이 변경될 수 있습니다. 일부 불확실한 내용이나 오류가 포함될 수 있으니, 자세한 사항은 인사헬퍼를 직접 무료체험해보시기를 권장드립니다.