중소기업에서 전자계약(근로계약) 활용하기

중소기업에서 전자계약을 사용하는데 몇 가지 애로사항이 있습니다. 전자계약이란 용어도 생소해 기업에서 선뜻 도입하기 어려운 점도 있지만 아무래도 가장 큰 애로사항이라면 비용을 꼽을 수 있습니다. 그렇기 때문에 중소기업에서 전자계약이 활성화되기 위해서는 비용부담 없는 전자계약 서비스를 이용해야 합니다. 이번 포스팅에서는 첫째, 전자계약이란 무엇인지, 둘째, 전자계약이 필요한 이유, 셋째, 전자계약의 사용범위와 사용방법, 마지막으로 전자계약 서비스의 비용에 대해 소개해보겠습니다.

목차
1. 전자계약이란
2. 전자계약의 필요성
3. 전자계약의 사용범위, 사용방법
4. 전자계약 서비스 비용

전자계약이란

전자서명이 들어간 계약형식의 전자적 형태를 의미합니다
전자계약이란 용어를 들으면 공인인증서를 떠올리기도 하고, 자동차보험이나 실비보험을 작성할 때 스마트폰에 입력한 서명을 떠올리기도 합니다. 전자계약이란 용어는 법률에서 사용하는 용어는 아니지만, 전자서명이 들어간 계약형식의 전자문서라고 이해할 수 있습니다. 여기에서 전자서명이란 전자서명법에서 정한 방식을 의미하고, 전자문서란 전자문서법에서 정의하고 있으며, 계약이란 민법에 의해 허용되는 법률행위의 유형 중 하나입니다.



전자문서와 전자서명은 폭 넓게 인정됩니다
전자문서와 전자서명이라는 용어가 낯설 수 있으나, 어려운 개념은 아닙니다. 전자문서란 전자적 형태의 정보라고 이해하면 됩니다. 전자적 형태의 정보라 함은 반드시 pdf, hwp, excel과 같은 파일만을 의미하진 않습니다. 이메일, 문자메세지, 카카오톡 등에 직접 입력된 메시지도 전자문서가 될 수 있습니다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제2조
“전자문서”란 정보처리시스템(전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계)에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말한다.


전자서명이란 서명자의 신원과 서명사실을 확인하기 위하여(목적), 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보를 의미합니다. 가장 일반적으로 알고 있는 전자서명은 공동인증서가 있습니다. 오랫동안 사용되어 온 전자서명방법이기 떄문에 친숙하지만 지정된 전자기기에서만 사용할 수 있다는 점에서 불편함이 있습니다. 최근에는 간편인증서와 같이 카카오톡, 네이버 등의 인증수단도 많이 사용됩니다. 하지만 이러한 유형만이 전자서명으로 인정되는 것은 아닙니다. 전자서명법에서는 서명자의 신원과 서명사실을 “표시”하기 위해 첨부되거나 결합된 전자적 형태는 “전자서명”으로 인정되기 때문입니다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제2조
“전자서명”이란 다음 각 목의 사항을 나타내는 데 이용하기 위하여 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보를 말한다.
가. 서명자의 신원
나. 서명자가 해당 전자문서에 서명하였다는 사실

전자적 형태(전자문서, 전자서명)라는 이유로 문서 또는 서명날인 등의 효력이 인정됩니다

전자문서법 제4조와 전자서명법 제3조에서는 각각의 효력을 밝히고 있습니다. 따라서 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자서명은 그 자체로서 서명과 날인의 효과가 있습니다. 예컨대 이메일로 계약내용을 기재하며 기재내용의 동의/서명을 위해 본인의 자필서명스캔본 또는 도장스캔본을 파일첨부한다는 취지로 작성하고 파일을 첨부하였다면 유효한 효력을 갖을 수 있습니다.

전자계약의 필요성

빈번하게 작성해야 하는 계약
전자계약의 장점은 아무래도 편리성입니다. 그렇기에 자주 사용하는 문서라면 전자문서, 전자서명을 통한 전자계약을 사용하는 것이 편리합니다. 근로관계에서 자주 사용하는 형식의 문서는 근로계약서, 연봉계약서, 사직서, 개인정보제공/이용과 같은 각종 동의서가 있습니다. 중소기업의 규모가 커지면 입퇴사가 빈번하기 때문에 매월 적게는 1건에서부터 많게는 수 십건의 계약문서를 작성하거나 사직서 등을 수신해야만 합니다. 이처럼 업무담당자의 업무빈도가 높다면 전자계약의 형식을 사용하는 것이 편리합니다.

다수의 인원과 작성해야 하는 계약
빈번하게 작성하는 경우가 아니라고 하더라도 일시에 다수의 인원과 계약을 체결해야 한다면 전자계약이 편리합니다. 일반적으로 중소기업은 최저임금에 영향을 많이 받기 때문에 매년 1월에는 새로운 연봉계약을 체결해야 합니다. 최저임금의 영향이 없는 경우에도 매년 1월에는 새로운 연봉협상을 하게 되므로 정기적인 임금계약서, 연봉계약서를 체결해야 합니다. 한 두명의 인원과 작성하는 계약은 종이로 작성해도 괜찮지만 다수의 인원과 체결해야 한다면 업무부담이 늘어날 수 밖에 없습니다.


원격지에 있는 인원과 작성하는 계약
일회성 계약이라고 하더라도 원격지에 있는 상대방과 계약을 하기 위해서는 상대방이 물리적 이동을 하거나, 인사담당 실무자가 직접 현장에 방문해 계약서를 체결해야 합니다. 하나의 계약이라고 하더라도 이동시간 등을 감안하면 매우 비효율적일 수 밖에 없습니다. 전자계약은 시간적, 공간적 제약 없이 상대방과 실시간으로 업무처리를 가능케 합니다.


시대적 흐름
직원 수가 적고 대면하여 근로계약서를 체결하는 것이 업무부담이 되지 않는다고 하더라도, 전자계약은 향후 표준으로 작용할 가능성이 큽니다. 디지털 카메라의 출시 이후 필름 카메라가 종적을 감추었듯이 향후에는 종이서면을 통해 계약관리보다는 전자적 방식의 계약이 주류를 이끌게 될 것입니다. 그렇기에 현재의 업무방식에 부담이 없고 익숙하다고 하더라도 장기적으로는 시대적 흐름에 따라 전자계약방식을 도입하거나 익숙해질 필요가 있습니다.

전자계약의 사용범위, 사용방법

전자계약의 사용범위

회사가 직원에게 하거나 직원이 회사에게 하는 일방향의 의사표시에 사용할 수 있습니다. 회사가 직원에게 하는 예로는 공고문, 통보문, 안내문, 인사명령이나 징계처분 등이 있습니다. 반대로 직원이 회사에 하는 경우로는 사직서, 개인정보동의서 및 각종 동의서에 사용할 수 있습니다. 쌍방의 의사표시가 있는 계약에서도 사용되는대 근로계약과 연봉계약이 대표적인 사용사례입니다.

전자계약의 사용방법
전자계약은 앞서 살펴본 바와 같이 전자문서와 전자서명의 방식만 준수한다면 방법을 가리지 않습니다. 앞서의 예처럼 이메일에 내용을 작성하고 전자서명에 갈음하는 행위(서명파일첨부 등)로 사용할 수 도 있습니다.

하지만 회사 입장에서는 전자계약의 유효성은 차치하더라도, 근로기준법 상 각종 서류의 증빙의무를 부담하고 있습니다. 그렇기에 이메일 발송내역 등을 보관하는 것은 쉬운일이 아니고 담당자의 이메일 내용을 수집하는 것 역시 개인정보보호법의 위반소지도 있으며, 해당 직원이 퇴사한 경우에는 업무협조를 구하기도 쉬운 것이 아닙니다. 그렇기에 회사입장에서는 효율적인 전자문서의 보관과 증빙 모두를 충족시키는 방법을 사용해야 합니다. 그렇기에 온라인에서 제공되는 전자문서 서비스, 프로그램을 사용하는 것이 일반적입니다.

전자계약 서비스 비용

유료 전자계약 서비스
온라인에는 전자계약 서비스가 많이 있으나 대부분 유료로 제공되고 있습니다. 무료기간 0개월 부여, 특별행사 0건 무료사용 등으로 자사 서비스를 홍보하는 것을 볼 수 있습니다.

하지만 회원가입후 자세한 내용을 살펴보면 무료로 제공되는 기간에 제한이 있거나, 건수에 제한이 있거나 기능에 제한이 있는 것을 알 수 있습니다. 제한적인 서비스이기에 아쉬움이 남는 것은 어쩔 수 없습니다.

하지만 이러한 서비스를 제공, 운영하는 회사도 이윤을 추구하는 업체이고, 해당 회사는 그러한 서비스로 이윤을 추구하는 것이기에 유료로 서비스가 제공되는 것은 어쩌면 당연한 것입니다.

무료 전자계약 서비스
하지만 모든 서비스가 유료로 제공되는 것은 아닙니다. 앞서의 업체들과 달리, 즉 IT서비스를 사업모델로 채택하고 있지 않는다면 무료로 제공 될 수 있습니다. 그리고 실제로 그렇게 운영되고 있습니다.

무비용 서비스라면 아무래도 무언거 하자가 있는 것 아닌가 의심이 되지만 유료 서비스가 제공하는 고급기능이 모두 제공되고 있습니다. 직접 경험해보는 것이 가장 빠르고 정확할 수 밖에 없습니다. 그렇기에 서비스 이용에 제한이 없다면 무료서비스를 먼저 사용해본 다음, 유료서비스의 체험판 무료서비스와 비교해 최정적인 선택하는 것을 추천드립니다. 무료서비스만으로도 충분한 서비스가 제공되었다면 굳이 비용을 쓰며 유료서비스를 사용할 필요는 없기 때문입니다.