회사는 사직서를 "꼭, 잘" 챙기세요

직원이 퇴사하면 받아야 하는 서류가 있습니다. 바로 사직서입니다. 사직서는 드라마나 영화에서 많이 나와 생소한 개념은 아니지만, 회사 대표자 또는 인사노무관리 담당자는 특이한 사직서를 접하곤 합니다. 사직서에 장문의 투서와 같은 내용이 기재되는 경우도 있고 사직서라고 제출했는데 내용이 전혀 사실과 다른 경우가 바로 그렇습니다. 이번 포스팅에서는 사실과 다른 내용 또는 이상한 내용으로 접수된 사직서를 받은 경우 어떻게 회사가 대처해야 하는지에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

목차
1. 사직서는 무엇이고, 사직서를 작성하는 이유
2. 사직서 주요 체크사항
3. 사직서 작성을 거부하는 경우
4. 전자문서로 사직서 받기

사직서를 작성하는 이유

사직서란 직원의 퇴직의사를 나타내는 서류입니다
사직서란 흔히 알고 있듯이 직원이 그만 두겠다는 것을 서류로 남긴 것입니다. 그렇기에 반드시 담아야 하는 내용이 법률에 정해진 것도 아니므로 직원이나 회사의 방침에 따라 자유롭게 기재할 수 있습니다.

사직서는 분쟁을 예방합니다
사직서는 근로관계에서 발생하는 분쟁을 예방하는 큰 역할을 할 수 있습니다. 노동위원회에 한번쯤 부당해고 관련 사건이 접수되어 “해고의 존부” 쟁점으로 다투어본 사업주라면 단박에 이해되는 내용입니다. 사직서는 직원의 퇴직의사를 명확히 하기 때문에 추후 근로관계 종료에 관한 다툼(해고)이 발생한 경우 사직서는 가장 객관적이고 강력한 증거가 되기 때문입니다.

그렇기 때문에 “이 직원하고는 관계가 괜찮기 때문”이라는 접근보다는 직원 퇴사시 사직의사를 확인하는 절차(사직서 수령)는 반드시 습관화시키는 것이 바람직합니다.

사직서 주요 체크사항

사직서의 개념에 대해 살펴보며 사직서는 자유양식으로 작성해도 된다고 설명했습니다. 하지만 직원의 퇴직의사를 확인한다는 사직서의 목적달성을 위해서는 다음과 같은 사항은 꼭 체크해야 합니다

When, 퇴직일자, 언제 그만두는가
단순히 그만두겠다는 내용의 서류는 큰 의미 없습니다. 직원이 언제 그만두는지를 구체적으로 기재해주어야 합니다. 중요한 내용이 빠진 의사표시는 유효한 의사표시로 인정될 수 없을 수 있기 때문입니다.

한편, 언제 그만두는가에 대한 세밀한 오해가 있곤 합니다 예컨대 기재한 날짜까지 근무한다는 의미인지 기재한 날짜부터는 출근하지 않는다는 의미인지가 모호하기 때문입니다. 일반적으로는 사직서에 작성해야 하는 퇴직일은 근로계약관계가 유지되는 마지막 일자가 됩니다.

월급제의 경우 직원이 그만두겠다는 일자는 월급의 계산에도 영향을 미치므로 사직서에 기재된 사직일자를 꼭 확인하고, 마지막으로 근무한 다음 휴무일과 휴일을 포함하여 사직일자를 기재하진 않았는지 확인이 필요합니다.

Why, 퇴직사유, 왜 그만두는가
사직서를 작성하는 가장 중요한 이유입니다. 이는 회사입장에서는 반드시 확인해야 하는 요소입니다. 만약 그 직원과 트러블이 있는 상태에서 직원이 퇴사하는 상황이라면 사직서 작성은 물론 퇴직사유도 반드시 확인해야 합니다. 직원이 자발적으로 퇴직하는 상황에서도 사직서를 제출하라고 하니 “회사가 해고했기 때문에”라고 작성하는 모순적인 상황도 실제 있습니다.

실업급여 수령을 위한 퇴직사유
기업체 자문을 하다보면 직원의 실업급여의 수급을 위해 사실과 다른 내용으로 퇴직처리하는 경우가 있습니다. 이는 회사에게도 부정수급에 적극적으로 동참한 것으로 처리되어 직원이 수급한 금액을 회사도 지급명령을 받을 수 있으므로 허위사실에 기초한 퇴직사유는 지양해야합니다.

Who, 작성자, 누가 작성했는가
문서를 작성하면 항상 누가 작성했는가에 대한 증빙자료는 받아두어야 합니다. 일반적으로 서류형식에 기재하는 경우에는 자필서명이나 도장을 찍는 행위(날인)가 바로 이에 해당합니다. 한편 전자문서를 통해서도 할 수 있는데 보통 전자문서는 전자적 방식으로 작성자의 신원이 확인됩니다.

사직서 작성을 거부하는 경우

간혹 사직서의 작성을 거부하는 경우도 있습니다. 주로 회사와 심각한 갈등을 겪게된 경우가 그렇습니다. 섵불리 사직서를 작성하면 회사에 증거자료를 준다는 고도화된 전략에 기인하는 경우도 있습니다. 하지만 직원에게 사직서를 작성하라고 요구하는 행위 그 자체만으로도 분쟁발생시 유리한 위치에서 항변할 수 있습니다. 다만 직원이 사직서를 거부하는 상황이 발생할 경우에는 노무분쟁이 임박했다고 볼 수 있으므로 가급적이면 전문가인 노무사와 상담을 받는 것이 향후 발생할 수 있는 리스크를 대비할 수 있는 방법입니다.

전자문서로 사직서 받기

전자문서 사직서가 필요한 경우
직원이 사직서를 작성하지 않고 퇴사한 경우이거나 원격지에 근무해 사직서를 문서로 받기 어려운 경우에는 전자문서를 사용할 수 있습니다. 또한 직원과 노동분쟁이 임박한 경우에는 회사가 사직서 작성을 요구하는 행위를 손쉽게 적극적으로 어필할 수도 있습니다.

무료사용 서비스
전자계약 서비스를 유료라며 거부감을 갖는 경우가 많습니다. 하지만 중소기업이라면 간단한 회원가입을 통해 사직서를 전자문서로 직원의 이메일이나 카카오톡으로 전자계약 서비스를 비용 없이 사용(일부 업체의 체험판 무료 서비스와 혼동하지 마세요)할 수 있습니다. 사직서도 미리 등록되어 있는데 이 양식은 노무법인의 검증을 받은 것이기 때문에 안전하게 즉시 사용하시면 됩니다.