직원의 "개인정보동의서" 작성방법 (feat 전자계약)

최근 개인정보의 중요성이 대두되고 있습니다. 하지만 일반 중소규모의 회사에서는 직원들에 대한 개인정보 관리가 미흡하기만 합니다. 개인정보란 무엇이고 어떻게 관리해야 하는지가 무지한 것이 가장 큰 이유로 짐작됩니다. 이번 포스팅에서는 회사가 직원에게 개인정보동의서를 받아야 하는지에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 개인정보란
2. 회사가 취급하는 개인정보
3. 개인정보 관리방법
4. 전자계약으로 동의받기

개인정보란

개인정보란
개인정보란 살아 있는 개인에 관한 정보를 의미합니다. 성명, 주민등록번호 등처럼 직접적으로 특정한 개인을 알아볼 수 있는 직접적인 정보 뿐만 아니라 다른 정보와 결합될 경우 특정 개인을 식별할 수 있는 정보 등을 의미합니다.

하지만 살아있는 개인이 아닌 정보는 개인정보로 취급되지 않습니다. 예컨대 사업자 정보가 그렇습니다. 사업자의 명칭, 주소, 관리번호, 업종, 업태 등은 자연인의 정보가 아닌 사업체의 정보이기 때문에 개인정보로 처리되지 않습니다.

유형
개인정보는 유형화될 수 없을 정도로 다양합니다. 일반정보(이름, 주민등록번호, 운전면허본호, 주소, 전화번호, 출생지, 성멸), 가족정보, 교육/훈련정보, 병역정보, 소득정보, 고용정보, 의료정보 등 다양하게 세분화될 수 있습니다. 그 정보의 중요성은 별론으로 하고 어느 개인이 남긴 모든 흔적들은 사실상 개인정보로 이해해도 무방합니다.

개인정보의 수집과 이용
헌법 제10조(행복추구권), 제17조(사생활의 비밀과 자유)에 의거 개인정보의 자기결정권이라는 권리가 있기 때문에, 어느 개인의 개인정보는 제3자가 제한없이 수집하거나 이용할 수 없습니다.

개인정보보호법(제15조)은 6가지의 사유가 인정되는 경우에만 어느 개인의 개인정보를 수집하거나 이용할 수 있다고 정하고 있습니다. 대부분의 사례에서는 해석의 다툼이 존재하기 때문에 실무적으로는 항상 특정 개인(정보주체)의 동의를 받는 것으로 처리하게 됩니다.

개인정보를 수집/이용할 수 있는 사유
1. 정보주체의 동의를 받은 경우
2. 법률규정이 있거나, 법령상의 의무준수를 위한 불가피한 경우
3. 공공기관의 소관업무 수행시 필요한 경우
4. 정보주체와의 계약체결/이행을 위한 경우
5. 생명, 신체, 재산이익보호가 필요한 경우
6. 개인정보의 자기결정권보다 우선하는 이익이 있는 경우

고유식별정보의 수집/이용 사유
개인정보 중에서도 보호가치가 높은 수준의 정보로서 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호는 고유식별정보로서 취급됩니다. 고유식별정보에 대한 수집/이용 및 제3자 제공은 일반적인 개인정보와 달리 두 가지 사유만 허용됩니다.

1. 일반적인 개인정보와 분리하여 동의받은 경우
2. 법률에서 고유식별정보의 처리를 요구하거나 허용하는 경우

회사가 취급하는 개인정보

동의가 없어도 되는 정보 1 (제2호, 법령준수)
근로기준법령의 준수
아무리 개인정보라고 하더라도 근로기준법에 의해 사업주에게 의무 지운 사항이 있다면 사업주는 정보주체, 즉 직원의 동의 없이도 개인정보를 수집하고 이용할 수 있습니다. 근로기준법에서는 사업주에게 근로자명부, 임금대장, 임금명세서 등을 작성하도록 하고 있습니다. 따라서 사업주는 이러한 문서를 작성함에 필요한 정보들은 직원의 동의 없이 수집하거나 이용할 수 있습니다. 주로 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사업무의 종류, 채용일, 퇴직일, 임금정보 등이 이에 해당합니다.

하지만 유의해야 할 사항은 개인정보의 수집/이용은 동의 그 자체만으로 만사 OK는 아니라는 것입니다. 개인정보의 수집/이용은 최소한의 원칙이란 것이 존재하는데 목적달성에 필요한 최소수준으로 수집/이용되어야 한다는 점입니다. 따라서 법률에서 가족수당과 관련된 정보를 임금대장의 항목으로 기재하고 있는 경우라고 해서 직원의 가족에 관한 이름, 주민등록번호, 성별, 근무처 등 모든 내용을 무제한적으로 수집하거나 이용할 수는 없음을 의미합니다.

세금 및 4대보험 관련법령의 준수
국세청에 직원의 소득을 신고하거나 4대보험 등 관련법령에서 정한 피보험자의 취득신고를 하기 위해서는 정보주체의 주민등록번호를 작성해야 합니다. 따라서 직원의 주민등록번호는 해당 법률에서 정한 의무준수를 위해 정보주체의 동의가 없어도 수집하고 이용할 수 있습니다.

동의가 없어도 되는 정보 2 (제3호, 근로계약 체결/이행을 위한 경우)
근로계약 체결에 필요한 최소 수준의 개인정보는 수집할 수 있습니다. 이에 해당하는 유형은 주로 이력서를 제출받는 행위 등에서 유효한 효력을 갖습니다. 다만 앞서 살펴본 바와 같이 이 경우에도 최소수집의 원칙에 위배되지 않도록 해야 하고 민감정보 등이 포함되지 않도록 유의해야 합니다.

동의를 받아야 하는 정보
법령에서 요구한 의무가 없거나 근로계약의 체결/이행과 동떨어진 정보는 직원 본인에게 동의를 얻어야 합니다. 이메일 주소, 휴대전화번호, 건강정보, 등이 이에 해당합니다. 하지만 실제 일반 사업장에서는 앞서와 같이 법령에서 어떤 의무를 부담하고 있는지 잘 알지 못하고, 근로계약 체결/이행에 최소한의 수준이 어느정도인지를 가늠하는데 어려움이 있을 수 밖에 없습니다. 그렇기에 실무적으로는 정보주체의 모든 사항을 기재하여 개인정보동의서를 받는게 일반적입니다.

개인정보 관리방법

채용 전 개인정보의 관리
근로계약의 체결과정에서 발생하는 개인정보는 앞서 살펴본 정보주체의 동의 없이도 수집하거나 이용할 수 있습니다. 다만 이력서 등을 수집하는 과정에서 직원의 고유식별정보가 포함된 경우에는 반드시 수집/이용에 관한 동의가 필요하므로 이력서 지원 단계에서는 주민등록번호 뒷자리를 삭제하는 것이 바람직합니다.

한편 채용 전 단계에서 직원의 동의를 얻는다면 주민등록번호를 수집가능한지가 문제됩니다. 법령에서 정한 방식(개인정보와 구분하여 별도의 동의를 받는 방식)이면 가능할 것으로 보이나, 개인정보보호위원회는 법령에 근거가 없다면 정보주체의 동의가 있어도 안 된다는 입장입니다.

정보위의 이러한 해석은 법령 근거가 없는 상황에서 민감정보를 수집하는 것은 정보수집의 최소한의 원칙에 반하기 때문으로 이해됩니다.

채용 후 개인정보 관리
채용 후 직원의 경우에는 앞서와 같은 법령에 의거 개인정보와 민감정보의 수집이 가능합니다. 그러나 이러한 법령에서 정한 정보 외에도 인사관리상 필요한 정보들이 있습니다. 대표적으로 연락처 등이 그러한데 이러한 이유에서 실무적으로 개인정보 수집/이용 동의서를 받아두게 됩니다.

전자계약으로 동의받기

종이문서로 동의받기
직원에게 서명으로 개인정보(민감정보 포함)에 대한 수집/이용에 관한 동의를 받는 방식입니다. 가장 보편화된 방법이기는 하나 매월 입사하는 직원들에 대한 동의를 받는다는 것은 쉽지 않고, 그러한 동의서를 보관해야 한다는 것 역시 쉽지 않은 일입니다.



전자문서를 통한 동의
전자문서를 통해 개인정보의 수집/이용 등에 관한 동의를 받을 수 있습니다. 전자계약 등의 서비스를 무료로 이용할 수 있으니, 회사에서 작성한 개인정보동의서가 있다면 그 서식을 이용하면 되고 없다면 인사헬퍼에 등록된 개인정보동의 템플릿을 이용할 수 있습니다. 인사헬퍼에서의 전자계약은 개인정보동의서 뿐만 아니라 근로계약 등과같은 전자계약에도 무료로 사용할 수 있으니 인사관리 전반에서 전자계약을 사용하려는 기업에서는 참고하시면 좋은 정보일 것 같습니다.