임금명세서(구 급여명세서) 이메일, 카톡으로 발송하기

근로기준법 개정으로 임금명세서(구 급여명세서)는 직원들에게 교부해야 합니다. 주의해야 할 점은 과거 세무사사무실에서 받아오던 급여명세서는 근로기준법에서 정한 요건을 갖추지 못했기 때문에 근로기준법 위반의무를 벗어나기 어렵다는 점과, 임금명세서 교부사실에 대한 입증책임은 사업주가 부담해야 한다는 점입니다.

이번 포스팅에서는 다수의 직원을 관리하는 인사담당자가 더 쉽고 편하게 임금명세서를 발송할 수 있는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 임금명세서 작성하기
2. 교부사실 증빙방법
3. 이메일/카톡으로 발송하기
4. 인사헬퍼 이용하기

임금명세서 작성하기

임금명세서는 근로기준법에서 정해진 요건을 준수해야 합니다
세무기장만 받던 소규모 사업장의 경우에는 세무사사무실에서 전해주는 급여명세서에 익숙해합니다. 하지만 이 문서는 편의상 제공되는 서브기능이지 근로기준법에서 정한 요건을 준수한 서식은 아닙니다.

따라서 세무사무실에서 전달받은 급여명세서를 직원들에게 교부하는 것은 근로기준법에서 요구한 임금명세서 교부의무를 준수했다고 보기 어려우므로, 사업장이 직접 임금명세서를 작성해 관리해야 합니다.

일부 회사에서는 세무사사무실에 근로기준법에 따른 임금명세서를 달라고 요구하는 경우도 있는데, 세무사사무실에서 근로기준법에서 정한 임금명세서를 작성하는 것은 공인노무사법을 위반하는 행위입니다. 그렇기에 대부분의 세무사사무실에서도 이러한 행위는 정중하게 거부하고 있습니다.

매월, 퇴사자에게도 교부해야 합니다
임금명세서는 매월 지급되기 때문에 임금이 지급되는 매월마다 교부해야 하고, 퇴직한 직원들에게도 교부해야 합니다. 퇴직한 직원들은 임금 지급 이전에 회사에서 이탈했기 때문에 임금명세서 교부가 참 어려워지는데, 이러한 이유에서 전자 임금명세서 발송 관리 서비스를 이용하는게 좋습니다.

교부사실 증빙방법

동의서 작성을 통한 증빙
오랫동안 사용되어 온 방법으로 임금명세서를 교부할 때마다 교부했다는 사실에 동의서를 받는 방법입니다. 반드시 1인 1동의서일 필요는 없으니 직원명단이 적혀있는 서면에 직원들이 돌려가며 서명하는 방법도 가능합니다.

하지만 이 방법의 이미 퇴직한 직원에게는 받기 어렵다는 점, 다른 장소에서 근무하는 직원의 서명을 받기 어렵다는 점, 동의서를 누적 관리해 보관하는게 번거롭다는 단점이 있습니다.

전자적 방법에 의한 증빙 (이메일, 카톡 기록)
대표자나 인사관리를 담당하는 직원이 회사이메일, 개인 이메일, 개인 카카오톡 메신저를 통해 직원들의 이메일, 카카오톡으로 임금명세서를 발송하는 방법입니다.

앞서의 동의서 작성방법보다는 다소 21세기스러운(??)면은 분명히 있지만, 이메일이나 카카오톡도 용량문제로 일정기간마다 삭제하게 되어 일정기간부터는 접근이 불가하다는 점, 담당자의 이메일, 카카오톡을 이용한 경우 해당 직원이 퇴사하면 기록을 증빙하기 어렵다는 점, 동의서 작성방법보다 오히려 실무자의 업무부담이 크다는 단점이 있습니다.


전자적 방법에 의한 증빙 (전용 서비스)

임금명세서 발송을 전문으로 하는 전자서비스를 이용하는 방법입니다. 직원 수가 몇십, 몇백명인지 관계 없이 직원의 정보(연락처, 이메일주소)를 입력하고 임금명세서 파일을 업로드(또는 임금대장을 업로드하면 임금명세서로 자동 변환해 업로드)하면 직원들에게 5초만에 발송될 수 있습니다.

이 방법은 발송기록을 삭제하거나 서비스 탈퇴하지 않는 이상 상당기간 보존 가능하고, 담당자의 입퇴사에도 영향을 받지 않아 안정적인 관리가 가능하다는 장점이 있으나, 단점으로는 해당 서비스 이용시 비용이 발생한다는 점입니다.

인사헬퍼 이용하기

인사헬퍼에서는 임금명세서 발송 서비스를 1개월 무료 사용할 수 있고, 정식 서비스를 이용하는 경우에도 필요한 서비스만 매우 저렴하게 이용할 수 있습니다. 만약 임금명세서 발송으로 업무부담을 겪고 있는 담당자라면 인사헬퍼에서 임금명세서 발송 서비스를 체험해보시기 바랍니다.

사진 1 - 임금명세서

또한 인사헬퍼에서는 임금명세서 발송 외에도 다양한 무료서비스를 제공하고 있습니다. 임금명세서 서비스는 유료로 사용해야 하지만 전자계약 서비스, 휴가관리 서비스는 무료로 사용할 수 있습니다.

물론, 임금명세서 서비스를 유료로 사용하지 않아도 전자계약, 휴가관리 서비스를 무료로 이용할 수도 있으니, 관심있는 실무 담당자면 인사헬퍼에서 제공하는 다양한 서비스를 경험해보시기 바랍니다.