1. 쉬워지는 연차관리, (무료) 휴가관리 프로그램

      등록일 : 2023-07-14




      1. 인사관리 담당자는 물론 노무사까지도 학을 떼는 업무들이 몇 가지 있습니다. 바로 휴가관리입니다. 휴가는 특정 시즌에만 몰리는 것이 아니라 수시로 발생하고, 이번연도 연차가 몇 개냐, 몇 개 남았냐 등등 문의가 끊이지 않는 것도 휴가관리를 어렵게 만드는 이유 중 하나입니다. 분야 별로 인사업무가 분리되어 있는 회사의 경우 휴가관리의 업무는 가장 막내가 담당하거나 엑셀관리에 능통한 직원이 담당하곤 합니다.

        이번 포스팅에서는 연차관리를 어렵게 만드는 이유는 무엇인지 살펴보고, 연차관리 프로그램을 사용하면 편리해지는지, 무료로 휴가관리 프로그램을 사용하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

        목차
        1. 연차관리를 어렵게 만드는 업무 Top 4
        2. 휴가관리 프로그램이 주는 이점 Top 3
        3. 무료 휴가관리 프로그램



      2. 연차관리를 어렵게 만드는 업무 Top4


        연차휴가 유형별 일수 계산
        연차휴가는 원칙적으로 입사일 기준으로 관리해야 합니다. 하지만 직원이 한두명도 아니라면 사실상 입사일 기준으로 적법하게 연차휴가를 관리하는 것은 불가능에 가깝습니다.

        이러한 이유로 연차휴가는 회계연도기준으로 관리하기 마련입니다. 휴가의 발생일과 종료일이 통일된다는 큰 이점이 있으나 직원의 입사일은 제각각이므로 때문에 연도별로 발생하는 연차휴가일수는 다릅니다.

        연도별 연차휴가의 발생일수를 연차휴가대장에 기록하는게 일반적인데, 이러한 휴가일수 계산은 엑셀로 사용하기도 하고 휴가관리프로그램을 통해 관리하기도 합니다.

        온라인에서 연차휴가관리 엑셀 등의 검색어로 찾는 담당자도 있고, 담당 노무법인에 요청하는 경우도 있으며, 직접 엑셀수식을 입력하는 능력자도 있습니다. 하지만 엑셀파일은 출처가 불분명하고 오차가 있을 수 있으며 법률개정이 발생한 경우 대응이 늦어진다는 단점이 있습니다.

        직원의 빈번한 문의
        아무래도 담당자로서는 가장 골치아픈 업무 중 하나가 바로 직원들의 문의에 답변하는 것입니다. 올해 사용할 수 있는 휴가일수를 확인하려는 것은 어찌보면 당연하지만 휴가관리 담당자는 한명인 반면 문의하는 사람은 굉장히 많기 때문입니다.

        직원들의 문의가 있을 때마다 파일을 뒤져 대답하는 것에 많은 실무자들이 어려움을 겪고 있습니다.

        휴가접수와 사용기록 관리
        직원이 휴가를 신청하면 누군가는 접수를 해야 합니다. 부서별로 휴가를 신청하고 부서별로 집계된 연차휴가를 연차휴가 담당자가 최종 승인하는 경우도 있으나, 직원이 곧바로 연차휴가 담당자에게 신청하는 경우도 있습니다.

        휴가신청 방법 역시 다양합니다. 직원이 휴가신청서라는 서류를 작성해 제출하는 경우가 대표적인데, 소규모 회사같은 경우에는 휴가신청서를 서류로 받지 않고 구두 또는 카카오톡 메시지 등과 같은 접수를 허용하는 경우도 있습니다.
        휴가신청은 증빙되는 방법으로 해야합니다
        구두로 휴가를 접수하거나 실무자의 카카오톡으로 휴가를 접수하는 방식은 옳지 않습니다. 휴가기록을 연차휴가대장에 사용일수를 기록하는 경우라고 해도 옳지 않습니다. 직원이 휴가를 신청했다는 사실을 증빙하는데 부족하기 때문입니다.


        이러한 휴가접수는 대면으로 이루어지는 경우는 물론 SNS를 통해 휴가접수를 하는 경우에 관계없이 휴가담당자가 일정한 수준의 시간이 뺏긴다는 것입니다. 휴가를 신청하는 인원이 많다면 산발적으로 시간이 뺏길 수 밖에 없습니다.

        더욱이 단순히 휴가를 접수하는데 그치지 않고 요약자료에 입력도 해야 하고, 휴가신청서는 추후 증빙을 위해 서류를 편철해야 합니다. 근로기준법에서도 휴가에 관한 서류는 회사가 3년간 보존할 의무를 부여하고 있습니다.

        입사일기준 퇴직정산
        성실하게 휴가를 꾸준히 관리해왔다고 해도 직원이 퇴직하게 되면 입사일 기준으로 연차휴가를 비교해 정산해야 합니다. 이는 근로기준법에서의 원칙이 입사일 기준으로 연차휴가를 관리해야 하기 때문입니다.

        회사가 방침상 넉넉하게 휴가를 부여하는 기준을 마련하지 않는 이상 휴가담당자는 퇴직자의 입사일 기준 연차휴가와 실제 회계연도에 의해 부여된 연차휴가를 비교해야만 합니다.

        입사일 기준으로 연차휴가일수를 다시 계산한 뒤, 지난 수년간의 연차휴가대장을 집계해야 한다 것은 꽤 번거로운 업무입니다. 더욱이 직원의 퇴사율이 높다면 업무부담이 상당할 수 밖에 없습니다.


      3. 휴가관리 프로그램이 주는 이점 Top3


        연도별 연차휴가일수 자동계산
        휴가관리 프로그램의 성격에 따라 다를 수 있으나 거의 대부분의 휴가관리 프로그램은 연도별 연차휴가일수를 계산해줍니다. 직원의 입사일만 입력하면 자동 계산되고 항상 사무실 컴퓨터에 있는 파일에 접근하지 않아도 온라인으로 확인할 수 있어 편리합니다.

        휴가신청서 보관과 사용일 자동기록
        직원이 온라인으로 휴가를 신청할 수 있게되어 휴가담당자의 업무에 여유가 생깁니다. 더욱이 직원이 신청한 휴가가 승인결제될 경우 자동으로 연차휴가대장에 자동기록되고 직원이 신청한 휴가신청서도 전자적 형태로 보존되기 때문에 실무자의 업무부담이 확 줄어들게 됩니다.

        입사일 기준 퇴직정산과 비교
        입사일 기준 연차휴가일수와 회계연도기준 연차휴가일수를 순식간에 비교하여 차액분을 계산해줍니다. 휴가담당자가 해야 할 일은 퇴직하는 직원의 퇴직일을 입력하는 것입니다.


      4. 무료 휴가관리 프로그램


        온라인에서는 많은 휴가관리 프로그램이 소개되고 있습니다. 하지만 대부분 유료로 제공되는 서비스이거나 다른 유료 서비스를 이용해야만 휴가관리 프로그램을 이용할 수 있습니다.

        하지만 조건 없이 휴가관리 프로그램만 무료로 사용할 수 있는 서비스로 인사헬퍼가 있습니다. 인사헬퍼는 노무법인의 법률검토를 거쳐 개발된 서비스로 중소기업에게 무료로 제공되고 있습니다.

        휴가관리사진 1 - 휴가관리



        회원가입 즉시 사용할 수 있으니 아직도 엑셀로 관리하고 있는 사업장이거나, 유료로 휴가관리 서비스를 이용하고 있는 회사라면 인사헬퍼에서 경험해보시기 바랍니다.

        ※ 참고로 인사헬퍼에서는 휴가관리 외에도 전자계약 서비스도 무료 제공됩니다



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