하계휴가, 법적필수인가? 올바른 휴가관리법

무더운 날씨가 기승을 부리는 7월말, 8월 초가되면 많은 직장인들이 하계휴가를 사용합니다. 휴가가 집중되는 만큼 휴가관리 담당자는 휴가신청서를 받아두거나 휴가사용을 기록하는 업무를 합니다. 부서별로는 직원들의 휴가가 몰리지 않도록 분배하고, 조정하는 역할을 수행합니다.

매년 사용하는 하계휴가는 법적으로 반드시 부여해야 할까요? 이번 포스팅에서는 하계휴가의 똑똑한 관리법에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 하계휴가는 법적필수가 아닙니다.
2. 연차휴가 사용률과 소진률을 검토하세요.
3. 휴가신청서의 작성과 보관에 신경쓰세요
4. 전자 휴가관리 서비스를 이용해보세요.

하계휴가는 법적 필수가 아닙니다

법정휴가의 종류
근로기준법 등 법률에 의해 인정되는 휴가를 법정휴가라고 합니다. 법정휴가의 종류로는 연차휴가, 가족돌봄휴가, 출산휴가, 배우자 출산휴가, 생리휴가 정도가 있습니다. 이러한 휴가는 법률에 의해 인정되는 휴가이기 때문에 직원이 법적요건을 충족한다면 사용을 신청할 수 있습니다.

약정휴가
약정휴가는 법정휴가 외의 휴가를 의미합니다. 약정휴가로는 흔희 병가, 경조휴가가 많이 거론됩니다. 이러한 약정휴가는 취업규칙이나 근로계약서에 의해 인정됩니다. 반드시 서면에 약정된 경우가 아니라고 하더라도 사업주가 임의로 부여하는 경우도 약정휴가로 인정될 수 있습니다. 예컨대 취업규칙이나 근로계약서에서는 약정휴가를 정하고 있지는 않더라도 사업주의 승인/허가에 의해 부여되는 병가 등이 바로 그렇습니다.

하지만 약정휴가는 가급적 명시적인 규정에 의해 관리되는 것이 바람직합니다. 명시적 규정 없이 임의로 이루어진 휴가는 직원과 회사간 다툼이나 분쟁의 씨앗이 될 수 있기 때문입니다.

연차휴가 사용률과 소진률을 검토하세요

연차휴가는 모두 사용하고 있나요?
직원 입장에서는 약정휴가가 있다면 복지차원에서 큰 혜택이 됩니다. 하지만 회사 입장에서는 약정휴가는 복지차원의 문제를 넘어 인건비의 문제로 확대될 수 있습니다.

근로기준법에서는 연차휴가라는 제도를 법률화 했는데, 약정휴가가 없다면 직원은 이러한 연차휴가를 사용하는 것이 원칙입니다. 연차휴가는 직원이 사용하지 않을 경우 회사에서 연차휴가 미사용수당으로 지급해야 하는데 약정휴가가 인정된다면 자연스럽게 연차휴가의 사용률이 줄어들고, 결과적으로 연차휴가 미사용수당의 발생 가능성이 커지기 때문입니다

그렇기에 연차휴가 외 약정휴가를 인정함에 있어서는 연차휴가가 충분히 사용되고 소진되고 있는지를 점검해야 합니다.




약정휴가는 무급으로 운영할 수도 있습니다.

복지차원에서의 제도를 도입하되 인건비 부담을 줄이고자 한다면 약정휴가를 무급으로 설정하는 것도 하나의 방법이 됩니다. 일반적으로 병가의 경우에는 무급으로 설정하는 것이 보편적입니다. 물론 공공기관이나 일부 지자체에서 근무중인 공무직은 병가를 유급으로 정하는 경우도 있으나 민간기업에서는 병가를 유급으로 정하는 경우는 흔하지는 않고, 유급으로 허용해도 연차휴가의 선소진을 조건으로 제시하는 경우도 많습니다.

휴가신청서의 작성과 보관에 신경쓰세요

휴가신청서를 작성하는 이유
혹시 휴가신청서를 받으시지 않나요? 그 이유가 혹시 우리 회사는 가족같기 때문에, 그리고 직원 수도 적기 때문에, 직원이 나중에 뒷말하지 않기 때문에라는 이유 때문인가요?

소규모 회사일수록, 그리고 관리역량이 부족한 회사일수록 휴가신청서를 받지 않는 경우가 많습니다. 그 이유는 어느정도 기억할 수 있고 직원관의 신뢰가 있으며, 매번 관리하기 번거롭다는 것이 대부분일 것입니다.

하지만 휴가신청서는 꼭 받아두시길 권하고 있습니다. 그 이유는 사람의 기억은 왜곡되고, 사람의 관계는 항상 변화하기 때문입니다. 이러한 변화는 갈등의 시작이 됩니다. 회사와 직원 간 휴가를 사용하게 된 원인, 즉 법정휴가로서의 연차휴가 사용인지 약정휴가로서 하계휴가를 사용했는지의 다툼에서부터, 더 나아가서는 휴가의 사용사실 자체에 관한 다툼까지 확대되곤 합니다.

그렇기에 분명하게 어떤 휴가를 언제 사용했는지에 관한 사실을 증빙하기 위해 휴가신청서는 받아두고 보관하는 것이 바람직합니다.


휴가신청서의 보관기간
근로기준법에서는 휴가신청서의 작성을 강제하고 있지는 않습니다. 다만, 휴가에 관한 서류를 3년간 보존할 것을 규정하고 있습니다. 이러한 해석에 비추어 볼 때 휴가신청서를 반드시 작성해야 하는 것은 아니지만, (앞서의 필요에 의해) 휴가신청서를 작성하거나 휴가관리대장을 작성한 경우에는 그 서류를 3년간 보관해야만 합니다.

전자 휴가관리 서비스를 이용하세요

관리의 어려움
휴가를 전담해 관리하는 직원이 있다면 좋겠지만 일반적인 소규모 회사에서는 휴가관리 전담직원을 두기 어렵습니다. 휴가만 관리하는 것도 아니기 때문에 휴가관리에 미온적인 태도를 취하기 마련입니다. 직원이 늘어나면 늘어나는 만큼 휴가의 사용인원도 많아지고 관리해야 할 것도 많아지기 때문에 업무부담이 늘어나게 되는데 이러한 이유에서 적절한 관리법을 찾아야 합니다.

전자 휴가관리 서비스의 장점
전자 휴가관리 서비스는 일반적으로 휴가신청과 휴가결제가 전산으로 이루어집니다. 휴가관리 담당자가 직접 휴가신청서를 받을 필요도 없기 때문에 더 원활한 업무서비스가 가능합니다.

또한 전자 휴가관리 서비스를 이용하면 직원이 사용한 휴가일수가 자동으로 집계되고 기록되며, 휴가신청 당시 작성한 전자문서가 자동 보관/기록됩니다.

연차휴가의 경우에도 매년 연차휴가대장이 자동 작성되어 휴가일수가 계산되고, 사용일수도 바로 반영되기 때문에 담당자의 업무가 대폭 줄어들게 됩니다


무료서비스 이용하기
전자 휴가관리 서비스의 이점 때문에 많은 서비스가 유료로 제공되고 있어 서비스 이용을 주저하고 있습니다. 만약 그렇다면 비용 없이 사용할 수 있는 인사헬퍼를 이용해보세요. 인사헬퍼에서는 회원가입 즉시 전자 휴가관리 서비스와 전자계약 서비스를 무료로 이용할 수 있습니다.