비대면 연차휴가촉진, 전자문서로 하는 통보/증빙

회계연도 기준으로 연차를 관리하는 담당자는 7월부터 정신이 없어집니다. 바로 연차휴가촉진제도를 실시하기 때문입니다. 매년 11월 전까지는 연차휴가촉진제도를 두 절차를 거쳐야만 유효한 제도운용으로 인정받기 때문에 휴가관리 담당자라면 매년 7월 1일부터 10일간, 그리고 매년 10월 31일까지는 반드시 휴가촉진제도를 운용해야 합니다.

연차촉진제도를 운영해야 하는 담당자의 애로사항은 무엇이 있을까요? 매번 시기에 맞추어야 한다는 부담감도 있지만, 첫째는, 연차촉진을 위해서는 연차유형별 잔여휴가일수를 관리해야 한다는 점이고, 둘째는 다수의 직원들에 대한 연차촉진 관련 서류를 생성해야 한다는 점이며, 마지막으로 직원들에게 통보 후 증빙도 갖추어야 한다는 점입니다.

이번 포스팅은 휴가관리 담당자가 아주 손쉽게 연차촉진제도를 운용할 수 있는 꿀팁을 전수해드리고자 하니, 포스팅을 끝까지 읽어주세요!

목차
1. 연차촉진제도 운영법
2. 상시적인 연차관리의 필요성
3. 연차촉진 관련서류의 작성
4. 서면통보의 증빙

연차촉진제도 운영법

잔여휴가일수의 통보
연차촉진제도를 운영하기 위해서는 매년 7월 1일부터 10일간 직원별로 잔여휴가일수를 통보한 뒤, 휴가사용을 독려해야 합니다. 기간을 준수하지 못했거나 내용에 미흡한 점이 있는 경우 나머지 절차의 준수여부에 관계없이 유효한 연차촉진제도를 운영한 곳으로 볼 수 없습니다.

한편, 반드시 7월 1일부터 10일간으로 고정되는 것은 아닙니다. 원칙적으로는 입사일로부터 6개월이 지난 시점부터 10일간으로 고정되지만, 휴가관리는 직원별 관리가 어렵기 때문에 회계연도기준으로 관리됩니다. 이러한 회계연도 기준은 1월부터 12월까지가 될 수도 있고 3월부터 익년도 2월까지가 될 수 도 있습니다. 이처럼 연차휴가의 관리기준이 되는 기간을 어떻게 잡느냐에 따라 7월 1일부터 10일이 될 수도 있고 다른 기준이 적용될 수도 있는 것입니다

인사헬퍼, 회계연도 기준 설정하기
비용 없이 사용할 수 있는 휴가관리 프로그램, 인사헬퍼에서는 회사의 회계연도 특성을 다양하게 반영할 수 있습니다. 매년 1월부터 12월까지를 기준으로 연차휴가대장을 작성할 수도 있고, 다른 기준으로 관리할 수도 있으며, 직원별로 입사일 기준으로 관리할 수 있는 기능이 제공됩니다.

사용시기의 지정
직원들에게 연차휴가의 사용독려를 한 이후에도 휴가사용계획을 제출하지 않거나 미사용한 휴가가 있는 경우, 독려 10일이 지난 시점부터는 회사가 휴가시기를 지정할 수 있습니다. 직원에게 휴가시기지정의 기회를 부여했음에도 미사용한 경우 회사가 지정할 수 있도록 해 인건비 지출을 줄일 수 있도록 하기 위함입니다.

이러한 시기지정은 매년 10월 말일까지 처리해야 합니다(원칙적으로는 입사일로부터 매 1년이 되는 시점으로부터 2개월 전까지 처리).

상시적인 연차관리의 필요성

연차휴가에도 종류가 있다
연차휴가라고 하면 일반적으로 하나의 휴가라고 인식하는 경우가 있습니다. 물론 틀린 말은 아니지만 휴가관리 담당자라면 연차휴가라고 해도 연차휴가의 발생근거 별로 분류해야 합니다. 이러한 분류는 총 3가지로 분류할 수 있습니다. 첫째는 법률에 의해 인정되는 경우로서 매월 개근시 발생하는 휴가입니다. 이 포스팅에서는 월 단위 연차휴가라고 하겠습니다. 둘째는 법률에 의해 인정되는 경우로서 1년 계속근로자가 출근률 80% 이상인 경우 발생하는 휴가입니다. 이 포스팅에서는 년 단위 연차휴가라고 하겠습니다. 마지막으로 법률에서 정한 것은 아니지만 회계연도 기준으로 연차를 관리시 발생하는 휴가입니다. 고용노동부의 지침에서도 이러한 비례연차의 설정을 주문하고 있는데, 이 포스팅에서는 년 단위 연차휴가라고 하겠습니다.


연차휴가 유형별 연차촉진제도 운용법이 다르다
앞서 설명한 것처럼 법률상 인정하는 휴가는 월 단위 연차와 연 단위 연차입니다. 과거 개정 전 근로기준법은 연 단위 연차휴가에 대해서만 연차촉진제도를 운영했으나 법률개정으로 월 단위 연차휴가에 대해서도 연차휴가촉진제도가 도입되었습니다. 문제는 각 휴가는 휴가사용기한이 다르기 때문에 연차휴가촉진제도의 제도도 다르다는 점입니다. 그렇기 때문에 연차촉진제도를 운영할 때에는 반드시 20XX년도 잔여휴가라며 통으로 단일 연차촉진제도를 운영하면 안되고, 연차휴가 유형 별로 각각의 연차촉진제도를 운영해야 유효한 제도라고 볼 수 있습니다. 이러한 이유에서 연차휴가를 관리할 때에는 연차발생유형 별로 분류되어야 합니다. 참고로 인사헬퍼에서 제공되는 연차휴가 프로그램에서는 연차휴가대장에 월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례휴가가 각각 구분되어 자동계산되고 있으니, 휴가관리담당자는 참고하시기 바랍니다.

비례연차휴가, 연차촉진 가능한가?
가능합니다. 방법은 연 단위 연차휴가와 동일합니다. 비례연차휴가는 연 단위 연차휴가에 비례하여 계산되는 것인 만큼 연 단위 연차휴가에 적용되는 연차촉진제도를 적용할 수 있다는 것이 고용노동부의 입장입니다.

연차촉진 관련서류의 작성

서류를 수작업으로 작성하는 것은 짜증나는 일
직원이 10명 남짓된다면 서류를 작성하는 것이 어렵진 않습니다. 하지만 20명 50명 100명 이상의 인원이 된다면 한명의 직원이 수작업으로 수십, 수백장의 서류를 생성한다는 것은 결코 쉽지 않습니다. 가능하다고 해도 오류의 가능성도 배제하기 어렵습니다.

물론 엑셀 능력자의 도움을 받아 직원별 잔여 휴가일수가 입력된 엑셀시트를 토대로 문서를 생성하는 것도 가능합니다. VBA를 이용하면 다수의 직원들에 대한 PDF를 생성하는 것도 물론 가능합니다. 하지만 이 방법은 서류생성에 있어서만 도움을 받을 수 있을 뿐이고, VBA를 다룰 수 있는 직원은 사실 거의 없다시피 하므로 모든 사업장에 적용할 수 있는 대안이라고 보기는 어려울 것 같습니다.


인사헬퍼로 전자문서 생성하기
전자계약 서비스를 무료로 이용할 수 있는 인사헬퍼를 이용하면 수십, 수백명의 문서를 생성하는 것은 매우 손쉽습니다. 내용이 채워지지 않은 연차촉진 전자문서를 올리고, 문서에 작성되어야 할 내용과 위치를 설정한 다음(템플릿 생성), 직원별 내용이 정리된 엑셀파일만 업로드(DB 엑셀파일 업로드)하기만 하면, 직원별 연차촉진서류가 자동 생성됩니다. 등록된 템플릿은 향후에도 다시 사용할 수 있으니 매년 DB 엑셀파일만 업로드하면 되기 때문에 휴가관리 담당자의 고민이 바로 해결되네요!

서면통보의 증빙

제도운용의 증빙은 필수
사실관계와 증빙은 엄연히 다른 영역입니다. 아무리 법률에서 정한 요건에 따라 진행했다고 하더라도 이에 반론을 제기하는 제3자는 있기 마련입니다. 제3자는 소속 직원일 수도 있고 고용노동부 소속 근로감독관일 수도 있습니다.

그렇기 때문에 직원들에게 문서를 작성해 개별적으로 통보했다는 점을 증빙할 수 있어야 합니다. 아무리 수십명의 직원들에게 문서를 생성했다고 하더라도 이 문서만으로는 직원에게 개별적으로 통보했음을 증빙할 수 없습니다.

이러한 증빙을 위해서는 서류에 직원이 수령했다는 서명을 받는다거나, 전자적 방법으로 통보를 했다는 점을 확인되어야 합니다.


인사헬퍼로 전자문서 발송하기
인사헬퍼 서비스를 이용하면 손쉽게 직원들에게 전자문서를 발송할 수 있습니다. 직원의 카카오톡으로 발송할 수도 있고 이메일로도 발송할 수 있습니다. 앞서 템플릿 생성과 DB 엑셀 업로드를 마쳤다면 발송에 필요한 업무는 버튼을 클릭하는 것 뿐입니다. 인사헬퍼에서는 전자계약 서비스를 조건없이 200건 무료 제공되고 있으니 휴가관리 담당자부터 근로계약 담당자까지 인사관리 담당자라면 한번쯤 눈여겨 보시기 바랍니다.