근로계약서 작성 시 HR 실무자가 놓치기 쉬운 핵심 포인트

근로계약서는 기업과 근로자 간의 권리와 의무를 명확히 하는 가장 기본적이면서도 중요한 문서입니다. 하지만 많은 HR 실무자들이 근로계약서 작성 과정에서 실수를 범하고 있으며, 이로 인해 노무 분쟁, 감사 지적, 과태료 부과 등의 문제가 지속적으로 발생하고 있습니다. 특히 최근 노동 관련 법규가 강화되면서 근로계약서의 정확한 작성과 관리는 더욱 중요해졌습니다.

근로계약서 작성 시 자주 발생하는 실수들

HR 실무자들이 가장 많이 범하는 근로계약서 관련 실수는 다음과 같습니다.

필수 기재사항 누락
근로기준법에서 정한 필수 기재사항을 빠뜨리는 경우가 빈번합니다. 근로계약의 기간, 근무장소, 업무내용, 근로시간, 휴게시간, 임금의 구성항목과 계산방법, 지급방법, 지급시기 등이 모두 명확히 기재되어야 합니다.

형식적 기재와 실제 운영의 괴리
노동위원회 판정 사례를 보면, 근로계약서에 명시된 소정근로시간이 형식적이며 실제로는 근무편성표에 따라 운영되는 경우가 있습니다. 이런 경우 근로자가 장기간 이의제기 없이 근무했다면 근로자의 동의가 있었다고 판단될 수 있지만, 애초에 계약서와 실제 운영을 일치시키는 것이 바람직합니다.

일용직 근로계약서 미작성
일용직이라고 해서 근로계약서 작성을 소홀히 하는 경우가 많습니다. 하지만 일용직도 근로기준법상 근로자에 해당하므로 근로계약서를 작성하지 않으면 과태료 부과 대상이 됩니다.

특수 근로자 유형별 주의사항

외국인근로자 근로계약서
외국인근로자의 고용 등에 관한 법률 시행령 제16조에 따르면, 사용자 또는 한국산업인력공단이 근로계약을 체결하는 경우 근로계약서 2부를 작성하고 그 중 1부를 외국인근로자에게 내주어야 합니다. 외국인근로자의 경우 언어 장벽으로 인한 오해를 방지하기 위해 더욱 명확하고 상세한 기재가 필요합니다.

시각장애인 근로자 대응
시각장애인에 대한 근로계약서 및 임금명세서 교부 시에는 특별한 방법을 고려해야 합니다. 점자 문서 제공이나 음성 안내 등 해당 근로자가 내용을 충분히 이해할 수 있는 방법으로 교부해야 합니다.

청원경찰의 근로계약서
행정해석에 따르면 청원경찰도 근로기준법상 근로자에 해당하므로 근로계약서를 작성해야 합니다. 특수한 업무 성격을 고려하여 업무 내용과 근로조건을 명확히 기재하는 것이 중요합니다.

근로계약서의 법적 효력과 입증 책임

노동위원회 판정에 따르면, 처분문서인 근로계약서를 반증할 만한 특별한 사정이 없는 이상 그 내용을 인정해야 합니다. 이는 근로계약서가 단순한 형식적 문서가 아니라 법적 효력을 가진 중요한 증거 자료임을 의미합니다.

특히 기간의 정함이 있는 근로계약의 경우, 계약 기간이 만료되면 별도의 해지 절차 없이도 계약관계가 종료됩니다. 따라서 계약 기간 설정 시 신중하게 검토해야 하며, 계속 근로가 필요한 경우 적절한 시점에 계약 갱신 절차를 진행해야 합니다.

또한 타인 명의를 빌린 근로계약서의 경우 그 효력과 법 위반 여부에 대한 문제가 발생할 수 있으므로, 반드시 실제 근로자 본인의 명의로 계약서를 작성해야 합니다.

체계적인 근로계약서 관리로 노무 리스크 예방하기

근로계약서 관리는 단순히 서류를 작성하는 것에 그치지 않습니다. 체계적인 관리 시스템을 통해 작성부터 보관, 갱신까지 전 과정을 효율적으로 관리할 때 진정한 노무 리스크 예방 효과를 얻을 수 있습니다.

인사헬퍼와 같은 전문 인사관리 시스템을 활용하면 근로계약서 작성 시 필수 기재사항 누락을 방지할 수 있고, 계약 만료일 알림 기능을 통해 적시에 갱신 절차를 진행할 수 있습니다. 또한 각종 서식과 체크리스트를 제공하여 실무자의 업무 부담을 줄이면서도 정확성을 높일 수 있습니다.

특히 다양한 근로자 유형(정규직, 계약직, 일용직, 외국인근로자 등)별로 맞춤형 계약서 양식을 제공하고, 법령 변경 사항을 실시간으로 반영하여 항상 최신 기준에 맞는 계약서를 작성할 수 있도록 지원합니다.


이 글 중 일부는 AI의 도움을 받아 생성되었고, 일부 불확실한 내용 및 환각이 포함될 수 있으므로 최종적인 판단은 전문가의 검토가 필요하다는 점을 안내드립니다.