휴가신청서, 꼭 보관해야 하는가

소규모 회사일수록 직원이 구두로 휴가신청하는 것을 허용하는 경우를 많이 접합니다. 직원 수도 얼마 안 되고 굳이 종이로 받을 필요가 있느냐는 이유 때문이죠. 휴가관리대장을 만들어 휴가사용일수를 연도별로 기록하니 문제 없다는 회사도 있습니다. 하지만, 조금 더 생각해야 합니다, 이번 포스팅에서는 직원이 휴가를 신청했을 때 휴가신청서류를 받아야 하는지에 대해 살펴보겠습니다.
목차
1. 근로기준법 상 의무
2. 휴가신청서가 필요한 이유
3. 휴가신청서 관리 Tip

근로기준법 상 의무

휴가신청서 작성의무는 없습니다.
근로기준법에서는 회사에서 반드시 챙겨야 할 서류들을 정하고 있습니다. 근로계약서, 임금대장 등이 이에 해당합니다. 하지만 이러한 서류들은 다시 두 가지 형태로 구분해볼 수 있습니다. 하나는 그 서류의 작성 자체가 근로기준법에서 의무화한 경우(근로계약서, 임금대장, 임금명세서 등)이고, 다른 하나는 서류의 작성 자체는 근로기준법에서 의무토록 한 것은 아니지만 있다면 보관해야 하는 서류들(이력서, 사직서, 휴가에 관한 서류, 연소자의 증명에 관한 서류 등)입니다.

근로기준법에서는 근로계약서와 달리 휴가 관한 서류, 예컨대 휴가신청서, 휴가사용대장, 휴가발생대장 등의 서류작성을 강제하고 있지 않으니 앞서의 예시 중에서 후자에 해당합니다.


휴가신청서류가 제출되었다면 보관해야 할 의무는 발생할 수 있습니다.

휴가관련 서류를 작성할 의무가 없다고는 하나, 휴가에 관한 서류는 보존해야 합니다. 이를 어떻게 해석해야 할 것인가에 대한 의문이 듭니다. 사업주가 휴가에 관한 서류를 작성할 의무는 없으나, 휴가에 관한 서류를 사업주가 작성했거나, 근로자로부터 제출되었다면 이에 대해서는 보존해야 할 의무를 부담해야 한다고 해석됩니다.


휴가신청서류를 작성하지 않으면 좋은 것 아닌가? 네 아닙니다.
앞서의 이야기까지만 보면 회사가 굳이 휴가에 관한 서류를 만들어서 3년간 보관해야 할 의무를 부담하는 것은 바보같다고 생각하는 분도 있으리라 생각합니다. 하지만 휴가에 관한 서류를 보존하는 것은 단순히 보관의무에 있어서 접근하기 보다는 휴가에 관한 서류의 역할이 무엇인지를 선행 검토해야 합니다. 이 부분에 대해서는 다음 챕터에서 계속해보겠습니다.

휴가신청서가 필요한 이유

휴가미사용시 회사는 수당지급의무가 있습니다.
연차휴가를 사용하지 않은 경우 회사는 연차휴가 미사용수당을 지급해야 합니다. 따라서 회사는 연차휴가 미사용수당의 지급의무를 부담하지 않는다는 점을 증빙하기 위해서는 연차휴가가 모두 사용되었다는 점을 증빙하거나, 연차휴가미사용수당을 지급했다는 점을 증빙해야 합니다. 일반적으로 수당의 지급은 은행 거래내역을 통해 확인되므로 쉽게 알 수 있지만, 휴가사용은 그렇지 않으므로 휴가신청서의 작성이 필요합니다.

오래된 기억은 왜곡되기도 합니다.
구두로 휴가를 신청했다고 하더라도 당사자간 의견이 없다면 문제가 발생할 가능성은 없습니다. 하지만 기억이라는 것은 불과 한 두달만 지나도 잊혀지고 왜곡되기 마련입니다. 한 해동안 15일의 휴가를 사용했다고 주장하는 회사와 하루도 사용하지 않았다는 직원의 주장, 회사는 연차휴가를 사용했다는 주장과 직원은 연차휴가 아닌 하계휴가라는 주장은 노동청에서 빈번하게 만날 수 있는 광경입니다.

휴가신청서는 증거자료로 활용될 수 있습니다.
당사자간 분쟁발생시 명확한 증거는 필수입니다. 휴가에 관한 다툼에서 이러한 역할을 하는 것은 직원이 작성한 휴가신청서입니다. 회사에서 구두로 접수받은 휴가를 휴가관리대장에 기록했다고 하더라도 이는 회사가 작성한 것에 불과하므로 직원이 난 그런적 없다고 한다면 그 휴가관리대장은 증거자료로 활용될 수 없습니다. 단순히 회사측의 기록에 불과하고 그러한 기록은 왜곡될 가능성이 있기 때문입니다.

휴가신청서 관리 Tip

서면으로 관리하는 경우
휴가신청서를 제출받을 경우 직원의 서명을 작성해야 하고, 그 서류는 3년간 보관하는 것이 좋습니다.

전자관리하는 경우
전자적 관리방법을 택하는 경우 일반적으로 직원들이 온라인을 통해 휴가를 신청하기 때문에 신청사실 그 자체만으로도 휴가의 신청사실이 증빙됩니다. 따라서 휴가관리 담당자가 따로 처리해야 할 업무가 없습니다.

무료 휴가관리 서비스 이용하기
전자 휴가관리의 필요성은 익히 알지만 많은 기업들이 아직도 서류로 관리하고 있습니다. 주된 이유는 서비스 이용시 비용이나 구독료 때문입니다. 정보가 부족해서지만 많은 중소기업을은 현재에도 무료로 전자 휴가관리 서비스를 이용하고 있습니다. 자세한 내용이 궁금하다면 우측 “휴가관리 시작하기”로 이동해보시기 바랍니다.


앞서 설명드린 무료 전산 휴가관리 서비스를 이용하면 직원 별 입사일 기준 연차휴가와 회계연도 기준 연차휴가일수를 자동 생성해 연도별로 관리할 수 있고, 직원이 사용한 휴가는 사용일수에 자동집계되어 편리하게 사용할 수 있습니다.

사진 1 - 1_휴가신청하기인사헬퍼

사진 2 - 2_연차휴가대장인사헬퍼