휴가관리, 결재권자는 어떻게 설정해야 할까

이제 막 취업한 신입직원부터, 오랜 경력을 갖는 직장인이라 해도 이직을 하다보면 휴가를 누구한테 신청해야 하고, 누구에게 결재받는지, 신청서식은 어떠한지를 잘 모를 수 밖에 없습니다. 회사마다 사용하는 서식, 휴가관리방법, 전결권 등이 다를 수 밖에 없기 때문입니다

이번 포스팅에서는 휴가를 신청할 때 어떻게 해야 하고, 휴가담당자 입장에서 효율적으로 관리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

목차
1. 휴가결제
재권자 설정하기
2. 결재와 관리의 이분화
3. 휴가관리 프로그램 이용하기

휴가결재권자 설정하기

소상공인 - 대표이사
10인 정도의 소규모 회사인 경우 부서조직이 세분화되어 있지 않아 대체적으로 대표이사가 휴가결제를 진행하는 편입니다. 즉각적인 피드백과 즉시결제가 가능하다는 장점이 있지만 대표이사가 외근이 많거나 사무실에 잘 없다면 휴가를 신청하는 직원도 곤욕이고, 구두로 접수된 휴가는 정상적으로 관리되기 어렵습니다. 그렇기에 아주 적은 수의 직원으로 구성된 회사라고 하더라도 가급적이면 체계적인 휴가관리가 필수적입니다.


체계화 - 관리담당자 설정하기
대표이사가 휴가를 관리하는게 사실상 어렵다면, 휴가를 전담으로 관리하는 직원을 선정하게 됩니다. 주로 이러한 직원은 휴가관리 담당자로 활동하게 됩니다. 하지만 휴가관리만을 위해 채용된 것이 아닌만큼 휴가관리에 있어서 어려움이 많습니다. 주로 회계/인사관리 담당자가 많이 설정되는 편입니다.

이러한 단계에서는 직원들이 이 담당자에게 휴가를 접수하고 해당 직원은 접수된 휴가를 기록하고 신청서를 보관하게 됩니다. 모든 직원들이 이 직원에게 휴가를 문의하는 편이어서 담당직원은 본업 외에 휴가관리로 시달리는 편입니다.


시스템화 - 결제와 관리 이분화
조직이 분업화되고 체계화되면 각 부서에서는 휴가를 접수하고 결제까지의 업무를 처리한 다음, 최종적으로는 휴가관리 담당자에게 전달하는 형태로 운영됩니다. 피라미드 형태로 운영되기 때문에 조금더 시스템화된 관리기법이 적용됩니다. 이러한 형태는 주로 조직규모가 커져서 한 명의 관리담당자가 감당하기 어렵거나, 각 부서의 구체적인 휴가결제상황을 부서별로 위임해야 할 필요가 있는 경우 운영됩니다.

결제와 관리의 이분화

휴가관리와 휴가결제는 다른 분야
휴가결제권자가 휴가관리를 한다고 생각하는 경우가 있습니다. 하지만 두 영역은 다를 수 밖에 없습니다. 휴가관리라고 하면 회사 집단 전체적으로 연차휴가를 계산하고 사용한 휴가에 대해서는 증빙 및 보관업무를 수행하며, 잔여휴가를 기록/관리해 임금에도 연결해야 합니다. 이러한 업무는 어느 직원 한명이 전담해서 관리하는 것이 일반적이고 휴가결제권자는 최종 승인되어 사용한 휴가내역을 이 담당자에게 전달합니다.

결제권자와 휴가관리자의 어려움
직원 개개인은 본인의 휴가를 신청한다는 점에서 잘 이해하지 못하겠지만, 결제해야 하는 직원이 많아지거나 관리해야 하는 직원 수가 많아지면 담당자들은 어려움을 토로합니다. 휴가신청서식을 매번 받고 전달하는 것도 번거롭고, 분실의 위험도 높기 때문입니다.

휴가관리 프로그램 이용하기

무료서비스 이용하기
인사헬퍼에서는 연차휴가 관리를 무료로 이용할 수 있습니다. 기본적으로는 50명의 직원을 등록해 사용할 수 있으나, 필요한 경우에는 요청하여 최대 300인의 인원을 비용 없이 추가할 수 있습니다. 인사헬퍼에서 무료로 제공하는 서비스는 무엇이고 휴가결제권자와 관리자에게 어떤 이점이 있는지 살펴보겠습니다

온라인 휴가신청, 휴가결제
인사헬퍼에서는 모든 직원들이 온라인으로 휴가를 신청할 수 있습니다. 연차휴가 외 증빙이 필요한 휴가는 이미지 파일을 첨부해 증빙자료도 손쉽게 제출합니다. 휴가관리자가 직원의 부서별로 휴가결제권자를 등록할 수 도 있습니다.

휴가를 신청한 직원의 부서별로 결재권자가 등록되어 있다면 결재권자의 이메일 또는 카카오톡으로 휴가결제를 요청하게 됩니다. 휴가관리자가 결재권한 부여 당시 설정한 비밀번호를 입력해 스마트폰으로 손쉬운 결제를 지원합니다.

이렇게 결제된 내역은 직원에게도 곧바로 발송됩니다. 간혹 신청한 휴가에 보완이 필요한 경우 결재권자는 보완사유를 입력할 수 있고 직원은 휴가가 거부된 사유를 확인할 수 있습니다.


연차휴가 자동계산
정확하게 연차휴가를 관리하기 위해서는 연차휴가에 대해서는 다양한 개념을 알아야 합니다. 입사일 기준 연차/회계연도 기준 연차, 퇴직자 정산, 월단위 연차, 연단위 연차 등등 다양한 개념이 있습니다.

인사헬퍼에서 제공하는 휴가관리서비스는 노무법인의 검증과 상시 업데이트를 통해 최신 노동법을 반영하고, 노무사의 인사관리 실무 노하우까지 반영된 전문성은 믿고 사용할 수 있습니다.