의원 운영하면서 가장 헷갈렸던 연차관리, 이렇게 정리하니 명확해졌어요

솔직히 말해서, 제가 처음 의원을 개원했을 때 가장 당황스러웠던 게 바로 직원들의 연차 관리였습니다. 환자 진료는 자신 있었지만, '연차가 언제 발생하는지', '미사용 연차는 어떻게 처리해야 하는지' 같은 질문 앞에서는 한없이 작아지더라고요.

A라는 병원 원장님이 있다고 해볼게요. 이 원장님은 간호조무사 2명과 행정직원 1명을 두고 계셨는데, 어느 날 퇴사하는 직원이 "원장님, 제 연차수당 정산해주세요"라고 하더래요. 그제야 연차를 제대로 관리하지 못했다는 걸 깨달았다고 합니다. 이게 참 어려운 게, 우리 같은 소규모 의원은 대기업처럼 인사팀이 따로 있는 것도 아니고, 원장이 직접 챙겨야 하잖아요.

그런데 말이죠, 연차 관리를 제대로 못 하면 나중에 임금체불로 이어질 수 있고, 최악의 경우 노동청 진정까지 갈 수 있습니다. 오늘은 의원을 운영하시는 원장님들께 꼭 필요한 연차 관리의 핵심만 정리해드리겠습니다.

연차는 언제, 얼마나 발생하나요?

가장 기본이 되는 건 '1년간 80% 이상 출근'이라는 조건입니다. 근로기준법에 따르면, 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게는 15일의 유급휴가를 주어야 해요. 여기서 주의할 점은 '출근율 계산'인데요.

의외였던 점은, 많은 원장님들이 출근율을 계산할 때 실수하신다는 겁니다. 예를 들어, 직원이 병가로 며칠 쉬었다면? 이건 결근이 아니라 '소정근로일수'에서 아예 빼고 계산해야 합니다. 즉, 분모 자체가 줄어드는 거죠.

입사 첫 해에도 연차가 생기나요?
네, 생깁니다. 입사 1년 미만 직원도 한 달 개근하면 1일의 유급휴가가 발생해요. 최대 11일까지 받을 수 있죠. 그런데 이게 1년차 연차 15일과 별개가 아니라는 점! 1년 차에 15일을 주면서, 이미 사용한 11일은 차감하는 방식입니다.

간호조무사 한 분이 6개월 만에 퇴사한다고 가정해볼게요. 이 경우 6일의 연차(월차)가 발생했는데 하나도 안 썼다면, 퇴사 시 6일치 연차수당을 정산해줘야 합니다. 사실상 이 부분을 놓치시는 원장님들이 의외로 많으세요.

연차 사용 촉진, 꼭 해야 하나요?

법적으로는 '의무'는 아니지만, 하지 않으면 손해입니다. 왜냐하면 직원이 연차를 안 쓰고 쌓아두면, 결국 원장님이 수당으로 지급해야 하거든요.

연차 촉진제도는 이렇게 진행됩니다. 연차 사용기간이 끝나기 6개월 전에 직원에게 "남은 연차 언제 쓸 건지 알려달라"고 서면으로 통지합니다. 그래도 직원이 회신을 안 하면, 사용자가 "그럼 이 날짜에 쓰세요"라고 지정할 수 있어요. 이 절차를 밟으면 미사용 연차에 대한 수당 지급 의무가 면제됩니다.

실제로는 어떻게 하면 될까요?
A병원의 경우를 다시 들어볼게요. 이 원장님은 매년 6월쯤 직원들에게 "12월까지 남은 연차 사용 계획서"를 받으셨대요. 그리고 10월에 한 번 더 리마인드하고요. 이렇게만 해도 나중에 분쟁 소지를 크게 줄일 수 있습니다.

참고로, 최근 대법원 판례(2024. 1. 25. 선고)를 보면, 퇴직금 중간정산 시점에 아직 발생 여부가 확정되지 않은 연차휴가수당도 평균임금에 포함된다는 판단이 나왔어요. 이런 식으로 연차는 단순히 '휴가'가 아니라 임금과 직결되는 중요한 요소입니다.

작은 의원일수록 시스템이 필요한 이유

솔직히, 직원이 3~4명인 의원에서 엑셀로 연차를 관리하는 건 한계가 있습니다. 입사일이 다 다르고, 누구는 육아휴직을 갔다 왔고, 누구는 병가를 썼고... 이런 걸 일일이 계산하려면 머리가 아프죠.

저도 비슷한 고민 끝에 인사헬퍼라는 서비스를 알게 됐는데요. 의외였던 점은, 노무사가 직접 설계한 시스템이라 법적 요건을 정확히 반영하고 있다는 거였어요. 입사일 기준이든 회계연도 기준이든 자동으로 연차 발생일수를 계산해주고, 연차 촉진 절차도 전자계약 방식으로 간편하게 진행할 수 있더라고요.

특히 마음에 들었던 건, 단순히 IT 시스템만 제공하는 게 아니라 노무사 자문까지 연계할 수 있다는 점이었습니다. 제가 직접 사용해보니, 연차 관리부터 임금명세서 작성, 4대보험 계산까지 한 곳에서 해결되니까 업무 효율이 확실히 올라가더라고요. 게다가 최대 1년 무료로 써볼 수 있어서 부담도 없었고요.


※ 이 글의 일부 내용은 AI의 도움을 받아 작성되었으며, 일부 불확실한 내용이나 오류가 포함될 수 있습니다. 연차 관리 및 임금 정산과 관련된 최종 판단은 반드시 노무 전문가의 검토를 거치시기 바랍니다.
참고문서
행정해석 - 4인 이하 사업장의 연차휴가 적용 여부 등

행정해석 - 연차유급휴가를 이월한 경우, 평균임금 산입방법

대법원 판례 - 퇴직금 중간정산 당시 발생 여부가 확정되지 않은 연차휴가수당이 평균임금에 산입되는지 여부가 문제된 사건[대법원 2024. 1. 25. 선고 중요 판결]

대법원 판례 - 택시운전근로자들의 택시회사에 대한 최저임금 미달액 지급 청구와 관련하여, 피고가 소속 택시운전근로자들에게 유급휴일, 연차휴가 등의 사유로 실제 근무하지 않은 날을 '인정일'이라고 지칭하며 임금을 지급해온 경우, '인정일'의 시간에 대해서도 최저임금이 지급되어야 하는지 등이 문제된 사건[대법원 2024. 7. 25. 선고 중요 판결]

하급심 판례 - [민사] 피고 산하 병원에 근무하는 간호사들이 휴직기간 등은 근로제공의무가 없어 연차 계산시 소정근로일수에서 제외하고 나머지 근무일수에 비례하여 연차를 산정하여야 한다고 주장하며 피고에게 미사용 연차휴가수당의 지급을 청구한 사안에서 유급휴일에 대한 법리를 근거로 원고들의 청구를 기각한 사례(대구지법 2023가소216013 판결)