임금명세서 교부/지급 증빙방법 3가지

최근 근로기준법이 개정됨에 따라 임금명세서 교부가 회사의 의무가 됐습니다. 임금명세서 교부를 증빙하는 방법으로는 서면으로 수령확인서를 작성하거나, 전산기록으로 증빙하는 방법이 있습니다. 임금명세서는 근로계약서나 성희롱예방교육과 달리 매월 지급되는 문서이기 때문에 매월 임금명세서를 교부해야 하고, 이의 증빙자료도 매월 단위로 구비해야 합니다.

이번 포스팅에서는 임금명세서의 정의, 임금명세서 작성, 증빙이 중요한 이유, 임금명세서의 교부의무 증빙방법에 대해 살펴보겠습니다.

임금명세서란

근로기준법 제48조 (임금대장 및 임금명세서) 제2항
사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.


임금명세서란 근로기준법 개정에 따라 근로자를 사용하는 사업주에게 부과된 의무입니다. 임금명세서에는 총 6가지 항목을 기재해야 합니다.

임금명세서 기재사항
1. 직원의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
2. 임금지급일
3. 임금 총액
4. 임금 구성항목, 구성항목별 금액
5. 근무일 또는 근무시간
6. 임금공제내역

임금명세서의 작성, 증빙이 중요한 이유

500만원 이하의 과태료가 부과됩니다
근로계약서 미교부와 동일하게 근로기준법 제116조에의해 임금명세서를 교부의무를 이행하지 아니한 회사에게는 500만원 이하의 과태료가 부과(근로기준법 제116조)됩니다.

물론 한 차례 임금명세서를 교부하지 않았다고 하여 곧바로 500만원의 과태료가 부과되는 것이 아니라 직원 1인당 0만원의 과태료가 부과되는 것이지만, 직원 수가 많고, 임금명세서 교부의무가 매월 발생한다는 점을 감안하면 결코 무시할 수 없습니다.

또한 일부 회사에서는 세무사사무실에서 받은 급여명세서라는 서류를 사용하는 경우가 있습니다. 하지만 이러한 서류는 근로기준법에서 정한 임금명세서와는 다르고, 세무사가 근로기준법 상 임금명세서를 작성하는 행위는 공인노무사법 제27조 제1항을 위반하는 행위이기 때문에 문제가 있습니다. 그렇기에 사업장에서 직접 더 꼼꼼하게 임금명세서를 작성해 관리해주어야 하고, 업무부담이 있다면 노무법인의 지원을 받아보시기 바랍니다.

민법상 지정변제의 효력이 예상됩니다.
임금명세서를 통해 교부되는 것은 단순히 근로기준법에 의한 문서교부의 문제가 아닐 수 있습니다. 직원이 근로를 제공하면 회사가 그 대가로 임금을 지급하는데 이 때 회사가 지급하는 임금은 채무자(회사)의 변제(임금지급)에 해당하는데, 임금명세서는 변제의 세부내용을 기재하여 지급한 것이므로 임금명세서에 기재된 내용대로의 변제효력이 발생할 수 있습니다.

예컨대, 근로계약서 상에서는 기본급 200만원을 책정했는데, 세무사사무실에서는 기본급 190만원, 식대 10만원이 기재된 (가짜)임금명세서를 회사에 전달했고, 회사가 이를 직원에게 교부한 경우, 회사가 근로계약서에서 정한 총액은 준수했다고 해도 회사가 임금명세서에서 지정변제한 것은 기본급 190만원이므로 10만원의 미지급 차액이 발생할 수 있습니다.

따라서 임금명세서를 작성할 때에는 근로계약서에서 정한 내용대로 작성해야 하고, 더 나아가서 근로계약서에서 정한 내용이 타당한 것인지에 대한 검토도 반드시 수반되어야 합니다.

임금명세서 교부의무 증빙방법

매월 임금명세서를 교부할 때 서명받으세요
이 경우는 직원에게 “서류”형태로 교부하는 경우에 적합합니다. 직원에게 서류로 전달주며 항상 교부받았다는 서명을 받는 것입니다. 임금명세서는 전 직원을 대상으로 매월 발생하고 증빙자료는 3년간 구비해야 한다는 점에서 별로 추천드리는 방법은 아닙니다.


전자문서(카카오톡, 이메일)로 교부하세요
임금명세서의 전자파일을 직원에게 각각 발송하는 방법입니다. 전산으로 처리되는 만큼 직원의 별도의 수령확인을 받지 않아도 전산기록에서 확인이 가능합니다. 다만, 직원 각각에게 교부해야 하는 것도 쉽지 않은 일이고 직원이 수십명이 된다면 이 역시도 많은 시간이 소요되는 업무가 됩니다. 또한 일반적으로 담당자 이메일로 교부되는 경우 담당자가 퇴사하거나 용량메일이 모두 차게 되어 교부증빙자료가 삭제되는 경우도 있고, 카카오톡의 경우 담당자 개인의 개인정보에 저촉될 수도 있으므로 증빙교부관리에 탁월하지 않습니다.

임금명세서 전산서비스를 이용하세요
임금명세서 교부/관리를 전문으로 제공하는 서비스를 이용할 수 있습니다. 임금명세서 파일에 직원 이름이 포함되어 있다면 손쉽게 업무처리가 가능합니다. 임금명세서 파일을 드래그해 업로드하면 자동으로 직원들의 연락처로 임금명세서가 발송되고, 수발신기록이 자동 증빙됩니다. 인사헬퍼에서는 임금명세서 전산서비스를 1개월 무료체험할 수 있고 서비스 이용시에도 저렴한 비용으로 사용할 수 있습니다. 직원 수가 많거나 간편하게 임금명세서를 관리하려는 회사에 적합합니다.