전자근로계약 - 이럴 때 정말 편해요

직원들을 채용해 관리하는 사업장에서는 매월 다수의 직원들과 근로계약서를 체결합니다. 직원의 입퇴사가 빈번하지 않더라도 매년 연초 최저임금 인상으로 다시 근로계약서를 작성하곤 합니다. 최저임금 인상이 아니더라도 직원의 연봉협상요구로 인해 연봉계약서를 다시 작성합니다.

이러한 이유로 회사에서 체결하는 근로계약 건수는 생각보다 많고, 근로계약을 관리하는 인사관리담당자의 업무부담 또한 적지 않습니다. 만약 근로계약의 체결을 담당하는 직원 없이 대표자가 직접 근로계약을 챙기는 경우도 있는데, 사업에 집중하기는커녕 매월 직원들과 근로계약서를 작성하는데 진땀을 빼곤 합니다.

이번 포스팅에서는 전자 근로계약을 무료로 사용하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.


목차
1. 전자 근로계약서 체결방법
2. 이럴 때 정말 편하다!
3. 법적효력이 있을까?
4. 어떻게 시작할까

전자근로계약서 체결방법

사용하실 근로계약서를 준비하세요.
근로계약서를 전자적 방식으로 체결하려면 당연하게도 사용할 근로계약서가 필요합니다. 고용노동부에서 제공하는 표준근로계약서도 괜찮고 회사에서 지난 기간 사용해온 근로계약서도 괜찮습니다. 다만 근로계약서를 체결하는 것 보다는 그 내용이 매우 중요하므로 가급적 근로계약서의 내용이 적절한지, 직원과 체결 후에도 근로기준법상 문제는 없는지 꼼꼼한 법률검토가 필요합니다.

인사헬퍼에서는 전자계약 서비스를 무료로 제공함과 동시에 노무사와의 상담매칭도 제공하고 있으니, 필요한 회사에서는 노무사와 상담 후 전자계약을 진행하시기 바랍니다.


PDF로 변환해주셔야 합니다

근로계약서를 전자적 방식으로 체결하는 방법은 두가지가 있습니다.

첫 번째는 직원별 근로계약서 PDF를 생성하는 방법입니다. 한글파일이나 엑셀파일에서 PDF 형식의 파일로 변환하면 손쉽게 PDF 근로계약서 생성이 가능합니다. 이 방식은 직원별 근로계약서를 손쉽게 셋팅할 수 있다는 장점이 있지만 다수의 직원의 근로계약서를 생성하는데는 어려움이 있을 수 있습니다. 예컨대 30명의 근로계약서를 엑셀 VBA를 이용해 PDF 변환하는 것이 아닌 이상 인사담당자는 여러개의 PDF 생성의 수작업이 수반되기 때문입니다(물론, vlookup과 VBA함수를 통해 손쉽게 다수의 PDF생성이 가능하기는 하지만 엑셀고급자가 아닌 대부분은 어려움이 있습니다)

두 번째 방식은 직원에게 공통으로 사용될 근로계약서 PDF를 생성하고, PDF에 들어갈 내용은 엑셀표로 정리하는 방식입니다. 일반적으로 템플릿이라는 용어를 사용하는데 원리는 직원 개별적인 정보가 생략된 비어있는 근로계약서에 엑셀파일의 직원별 값이 자동적용되는 방식입니다. 이 방식은 템플릿을 셋팅해놓으면 이후에는 엑셀값만 등록되면 자동으로 직원별 전자계약서가 생성된다는 점입니다. 단점으로는 템플릿을 생성하는 과정에서 값이 입력되는 위치와 내용 등을 셋팅해야 한다는 단점이 있습니다.

이럴 때 정말 편하다!

원거리 근무자 or 투잡사장님
전자 근로계약을 사용하는 가장 큰 이유는 편리하다는 점입니다. 한번 사용하기 전까지는 전자계약이라는 거창한 단어에 주늑들곤 하지만 실제 진행되는 프로세스를 경험해본다면, 정말 이렇게 마무리되는건가 싶을 정도로 편리합니다.

전자계약은 시간적 제약, 장소적 제약이 없기 때문입니다.

시간적 제약은 언제든 근로계약서를 체결할 수 있다는 점입니다. 회사가 근로계약서를 발송한 다음부터는 수신자가 편한 시간대에 계약을 진행하면 되고 회사는 계약이 잘 이루어졌는지 확인만 하면 됩니다. 과거 회사와 직원이 한데 모여 근로계약서를 작성하는 번거로움을 피할 수 있습니다.

장소적 제약은 어느 누구와도 근로계약서를 체결할 수 있게 합니다. 계약상대방이 해외에서 체류하고 있는 개발자이어도 상관없고, 제주도에서 휴가를 즐기고 있는 취업준비생이어도 문제 없습니다. 또한 사장이 다른 사업 때문에 시간을 내기 어려운 경우에도 전자계약은 장소적 문제를 겪지 않습니다.


체계적 관리시스템 구축을 희망하는 회사

전자계약은 단순히 계약을 편리하게 할 수 있다는 점에 그치지 않습니다. 전자계약은 언제 누구와 어떤 문서로 계약했는지 자동으로 기록하고 저장하며 요약된 통계기능을 제공합니다.

그렇기에 체결된 근로계약서를 별도로 서류정리할 필요도 없고, 전자계약이 체결된 이후 정보를 삭제하지 않고 보관만하면 됩니다.

흔히 회사에서는 문서주제별로 분류해놓거나, 직원별로 분류하는 방법 중 어느 하나를 선택해야 합니다. 문서주제별, 예컨대 근로계약서별로 서류철해놨다면 나중에 홍길동의 근로계약서를 보겠다고 하면 근로계약서류 철에서 홍길동을 다시 솔팅(sorting)하는 업무가 수반됩니다. 하지만 전자계약에서는 손쉽게 직원별 계약서류를 필터링할 수 있습니다.

법적효력이 있을까?

전자계약은 처음이라 걱정된다면
전자계약은 이미 모든 산업에서 활성화되고 있습니다. 전자문서법과 전자서명법에 따라 전자계약의 법적효력이 인정된지는 이미 오래입니다. 전자계약이 법적효력이 없지는 않을까라는 걱정은 이제는 접어두셔도 좋겠습니다.

전자계약 체결사실을 부인하는 경우
사실 명확한 사실과 반하는 주장을 하는 경우는 흔합니다. 실제로 노동청에 출석하면 본인이 작성한 근로계약서도 본인이 작성하지 않았다며 발뺌하는 경우도 종종 목격되기 때문입니다. 그렇기에 전자계약 부분에서만 작성사실을 부인하는 경우라기 보다는 모든 계약영역에서 나타나는 현상으로 이해하는게 바랍직합니다.

오히려 이러한 부인사건은 오프라인에서 이루어지는 계약에서 더 빈번하게 이루어집니다. 본인의 자필이 아니라고 부인하며 필적검사를 해야 한다고 주장하는 경우가 많습니다. 반면 전자계약의 경우에는 필적서명보다는 더 명확한 근거를 제공하고 있습니다. 예컨대 계약수신자의 계정(이메일 또는 카카오톡)으로 제공되고 체결당시의 시각과 IP, OS 등 다양한 전자정보가 기록되기 때문입니다.

어떻게 시작할까

전자계약을 어떻게 시작할지 고민하는 경우가 꽤 있습니다. 결론부터 말씀드리자면 전자계약 서비스를 이용하려면 대기업처럼 자체 전산서비스가 구축되어 있지 않는 이상 전자계약 서비스를 제공하는 서비스를 이용해야 합니다.

네이버나 구글에 전자계약 서비스라고 검색하시면 수 많은 전자계약 제공 서비스를 확인할 수 있습니다

어떤 서비스를 이용할 것인지는 소비자의 선택에 달려있습니다. 과거와 달리 다양한 서비스가 제공되어서 비용이 많이 하향화됬지만 그럼에도 유료로 서비스를 이용하는 것에 부담을 느끼는 회사가 많습니다.

많은 서비스에서 전자계약 무료 서비스를 제공한다고 홍보하고 있으나 대부분 1개월 무료 또는 3건 무료 등 체험판 서비스를 제공하는 것이 일반적이지만, 인사헬퍼에서는 100% 정식서비스 무료제공 하고 있습니다. 인사헬퍼에서는 전자계약 뿐만 아니라 휴가관리 서비스도 무료로 이용할 수 있습니다.