연차휴가 사용시기 지정 서면통보, 11월 전에 꼭 시작하세요 (전자계약 사용법)

매년 7월 초와 10월 말, 휴가관리 담당자라면 신경을 곤두세워야 하는 기간입니다. 바로 연차휴가촉진제도를 운영하는 기간입니다. 연차휴가촉진제도는 두 가지의 요건을 충족해야 합니다. 첫째는 잔여휴가의 통보와 휴가사용을 촉진하는 서면을 통보하는 것이고, 둘째는 미사용한 휴가에 대한 휴가사용시기를 지정해 통보하는 것입니다. 이번 포스팅에서는 10월 말까지 처리해야 하는 “휴가사용시기 지정통보”에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 시기를 놓치면 어떻게 될까
2. 똑똑한 인사관리 방법

시기를 놓치면 어떻게 될까

연차휴가 사용촉진제도의 시기
촉진제도는 원칙적으로 직원의 입사일 기준으로 제각각 판단하는 것이 원칙입니다. 하지만 직원 수가 조금만 많아지면 사실상 이렇게 관리하는 것은 불가능에 가깝습니다. 그러한 이유에서 연차휴가를 일률적인 기간으로 관리하는 방법을 사용하곤 하는데, 주로 회계연도 기준 연차관리라고 표현하는 편입니다.

회계연도 기준 관리는 대부분 1월부터 12월까지를 1년으로 잡는 경우가 대부분이지만, 반드시 1월부터 12월로 분할할 필요는 없습니다. 3월부터 익년 2월까지로 운영할 수도 있습니다.

우리회사 회계연도 기준 설정하기
무료로 휴가관리를 할 수 있는 인사헬퍼에서는 회사 상황에 맞추어 회계연도 기준을 설정할 수 있습니다. 1월부터 12월까지로 설정할 수도 있고 6월부터 익년도 5월까지로 설정할 수도 있습니다. 설정된 회계연도별로 신청휴가가 연차휴가대장에 자동기록되고 해당연도의 잔여휴가일수 계산도 무료로 지원됩니다.


연차휴가촉진의 잔여일수 통보는 만료일로부터 6개월 전부터 10일간 기산됩니다. 1월부터 12월까지를 회계연도로 잡은 대부분의 경우를 전제로 한다면 7월 1일부터 7월 10일까지가 바로 잔여일수 통보기간이 됩니다. 연차휴가의 사용시기 지정통보는 만료일로부터 2개월 이전까지 해야 하는데, 앞서의 예를 준용하면 10월 31일까지는 사용시기를 통보해야 합니다.


시기를 놓치는 이유
휴가관리 담당자는 휴가만 관리하는 것이 아닙니다. 주로 다른 업무를 수행하면서 휴가관리 업무도 병행하는 것이 대부분일 것입니다. 그렇기에 일상적인 업무를 처리하다보면 휴가촉진제도의 시기를 놓치는 경우가 간혹 발생합니다.

하지만 시기를 놓친 경우 어떤 리스크가 발생할까요? 간단하게 설명하면 법률에서 정한 휴가촉진제도의 효과를 받을 수 없습니다. 달리 이야기하자면 직원이 휴가를 사용하지 않고 출근하여도 이를 막을 방법이 없다는 것입니다. 반면 유효한 휴가촉진제도에서는 휴가사용시기를 지정한 경우 직원의 출근을 거부할 수 있고 그 기간은 직원의 의사와 상관없이 휴가사용일로 처리됩니다.

똑똑한 인사관리 방법

휴가관리 프로그램 사용하기
연차촉진을 하기 위해서는 체계적인 휴가관리가 전제되어야 합니다. 연도별 휴가일수를 계산해야 하고, 직원이 휴가를 사용한 경우 휴가일수를 기록해야 하며, 잔여휴가일수가 얼마나 되고 그 중 연차촉진의 대상이 되는 휴가를 분류(월 단위 연차와 연 단위 연차의 구분)해야 합니다.

이러한 체계를 갖추기는 쉽지 않습니다. 엑셀로 관리하는 업체에서도 앞서 설명한 체계적 관리를 보장하는 것은 쉽지 않고, 업무 인수인계시 다양한 내용을 설명하는 것은 전임자를 골치아프게 합니다.

비용 없이 사용하는 휴가관리 프로그램을 사용하는 것은 대안이 될 수 있습니다. 인사헬퍼에서는 휴가신청, 휴가결제, 휴가일수 계산, 연차휴가대장, 휴가사용일 자동기록 등 다양한 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다.


무료 전자계약 사용하기
연차촉진에 대한 통보는 서면으로 진행해야 합니다. 직원이 수십 수백명이 된다면 통보업무 그 자체도 엄청난 업무량이 됩니다. 더욱이 직원들에게 통보했다는 사실을 증빙하려면 서면수령 동의서를 작성해야 합니다.

인사헬퍼의 무료 전자계약 서비스를 이용해보세요. 손쉽게 직원의 이메일과 카카오톡으로 전자문서를 발송할 수 있고, 직원이 전자문서를 확인한 시점에 관련한 다양한 전자적정보를 서버에 저장해 관리할 수 있습니다.