Q&A 1. 전자계약 준비물 챙기기

이번 포스팅에서는 전자계약 발송시 필요한 준비물을 알아보겠습니다.

PDF 파일 생성하기

인사헬퍼에서 전자계약을 체결하기 위해서는 전자계약에 사용할 PDF 문서가 준비되어 있어야 합니다. 물론, 템플릿 방식으로 전자계약을 진행하는 경우에는 최초 초안 PDF파일만 업로드하고, 이후부터는 웹에서 직접 내용을 입력하거나 직원별 입력되어야 할 내용을 엑셀파일에 정리해 업로드하는 방식도 가능합니다(이 내용에 대해서는 전자문서 발송유형 편에서 자세히 알아보겠습니다.)


A4사이즈의 문서
문서를 PDF로 변환할 때에는 꼭 A4사이즈의 문서로 진행해야 합니다. A4 사이즈의 비율이 아닌 경우에는 서명시 잘못된 위치에 적용될 수 있기 때문입니다. 또한 가급적이면 세로사이즈의 일반모드로 사용하시는 것을 권해드리고 있으나, 필요한 경우에는 가로형태의 전자문서로 진행할 수도 있습니다.

일반적으로 A4용지 옵션으로 설정되어 있는 경우가 대부분이기는 하나, PDF 변환시 용지부분이 A4로 체크되어 있는지 확인하시기 바랍니다.


편집프로그램별 변환방법
한글파일

프로그램의 버전과 사용자의 설치유형 등에 따라 변환방법은 다를 수 있으나 일반적으로 두 가지 방법이 존재합니다.

좌측 상단의 [파일] 메뉴에서 [PDF로 저장하기]를 클릭해 진행하는 방법이 있습니다. 이 방법은 간편하지만 일부 컴퓨터 옵션에 따라서 일부 글꼴이 생략되는 경우가 발생할 수도 있습니다. 변환 후 꼭 PDF파일을 다시 확인하시기 바랍니다.

두 번째는 [파일] 메뉴에서 [인쇄]를 클릭한 다음 [PDF 출력]으로 변환하거나 다른 PDF 뷰어를 다운로드하며 추가된 프로그램을 통해 출력하는 방법이 있습니다. 이 방식도 일부 컴퓨터의 경우 PDF출력이 제한되거나 흰색으로 출력될 수 있으니 변환 후 다시 한번 확인해야 합니다.

엑셀파일
엑셀파일도 한글파일처럼 두 가지 방식이 있는데, [파일]메뉴에서 [다른이름 저장]을 클릭한 다음 파일이름 아래에 있는 파일형식을 PDF로 변경해 저장하는 방식입니다. 두 번째는 한글에서와 동일하게 인쇄하기 영역으로 진입해 변환하는 방식입니다.


스캔문서
사무실에서 복합기 등을 사용한다면, 프린트된 문서를 스캔하는 것도 하나의 방법이 됩니다. PDF파일도 인사헬퍼에 업로드하면 전자계약을 진행할 수 있습니다. 다만, 복합기의 설정에 따라 A4용지의 설정이 다양할 수 있습니다. 예컨대 복합기에서 변환설정이 가로세로가 바뀌어 있거나 하는 경우가 있으니 추천드리는 방법은 아닙니다.

연락처 준비하기

전자적 방식으로 계약을 진행하려면 상대방도 전자적 방식으로 문서를 확인할 수 있어야 합니다. 인사헬퍼에서 제공하는 방식은 카카오톡과 이메일 두 가지 방법을 사용할 수 있습니다. 직원관리에서 일괄 업로드를 지원하고 있으니 필요한 경우 직원등록을 손쉽게 진행할 수 있습니다.

휴대전화번호
수신자의 휴대전화번호를 준비해주세요. 발송해야 하는 대상자가 적다면 직원등록 없이 발송도 하나의 옵션이 될 수 있습니다

직원으로 등록해야 하나요?
(1) 장기적으로 상시 관리해야 하는 직원이라면 직원관리로 등록해야 향후 통계/집계자료로 일목요연하게 확인할 수 있습니다.

(2) 다수의 인원과 전자근로계약을 체결해야 한다면이라면 직원으로 등록하는 것을 추천드립니다. 그 이유는 나중에 살펴볼 전자계약 일괄발송 기능이나 템플릿 기능을 사용할 수 있기 때문입니다. 이 부분에 대해서는 전자계약 발송편 매뉴얼을 참고하세요.


휴대전화번호를 사용하는 경우 상대방이 카카오톡을 사용해야 합니다. 만약 카카오톡이 설치되어 있지 않은 경우에는 전자문서를 전달할 수 없으니 이 점은 꼭 확인해주셔야 합니다. 문자발송은 지원되지 않습니다.


이메일
카카오톡으로 확인이 여의치 않다면 이메일로 진행하세요. PC또는 스마트폰으로 이메일에 접근해 전자문서를 확인하고 전자서명을 할 수 있습니다.

인사헬퍼 전자계약을 빠르게 시작해볼까요? 전자계약이라는 용어가 생소하신 분들을 위해 이번 포스팅에서는 전자계약이 무엇이고, 어떻게 작동하는지 빠르고 간단하게 살펴보겠습니다.

전자계약이란?

전자계약을 어렵게 생각하실 필요는 없습니다. 전자계약을 두 가지로 구분해서 생각하면 간단합니다.

전자적 방식의 사용
첫 번째는 전자 라는 개념입니다. 전자적 방식으로 진행된다면 이 범주에 포함됩니다. 이메일, 카카오톡, 메신저, 게시판 등등 우리가 알고 있는 종이가 아닌 전자적 방식에 의한 의사소통과정 모두가 이에 포함됩니다. 그렇기 때문에 카카오톡으로 진행된 경우라 하더라도 뒤에 살펴볼 계약이라는 조건을 갖추었다면 전자계약으로 인정될 수 있습니다. 어떤가요? 어렵지 않고 간단하죠?


의사표시의 합치
두 번째는 계약 이라는 개념입니다. 계약이란 법률적인 용어로서 쌍방의 당사자가 의사표시가 합치되는 것을 의미합니다. 앞서의 예처럼 카카오톡이라는 전자적 방식으로 사업주가 계약조건을 제시하고 근로자가 계약조건을 수긍한다면 의사표시의 합치라는 개념에서 계약이 성사된 것으로 이해할 수 있습니다.


의사표시 합치의 방법
의사표시가 합치되었음, 즉 전자서명의 방법은 몇 가지가 있습니다. 과거에는 공동인증서로 인한 방법에만 전자서명의 효과를 부여했으나, 전자서명법의 개정으로 인해 공동인증서 외에도 다양한 전자서명의 효력이 인정되고 있습니다.

1. 공동인증서로 확인하는 방법
2. 간편인증서(카카오톡, PASS 등)로 확인하는 방법
3. 계약자의 서명으로 확인하는 방법
4. 메시지의 문구로 확인하는 방법

전자계약 서비스를 왜 이용하나요?

카카오톡이나 이메일로도 전자계약으로 인정되는데 굳이 전자계약 서비스를 이용할 필요가 있나? 라는 생각이 들 수 있습니다. 맞습니다. 누가봐도 손쉽게 카카오톡으로 이야기해서 계약체결할 수 있다면 굳이 유료 서비스를 이용하는게 이해되지 않을 수 있습니다.

하지만 이 문제는 더 나아가서 생각해봐야 합니다. 구두로 이루어진 경우에도 계약으로서 효력을 갖는데 굳이 카톡으로 할 필요가 있느가?에 대한 생각이 바로 그렇습니다.

어느 정도 감을 잡으신 분들도 있겠지만 계약관계에서 중요한 것은 계약체결 그 자체가 아니라, 계약체결을 증빙할 수 있는가입니다.


계약서를 작성하는 이유
계약서를 작성하는 이유는 무엇일까요? 근로기준법상 근로조건 서면명시의무 때문에 작성하는 것일까요? 글쎄요. 맞는 말이기는 하지만 더 정확히 말하자면 당사자간 의사표시의 합치를 증빙하기 위함이라고 해야 할 것 같습니다.

대부분의 직원과 사업주는 큰 문제없이 채용공고와 입사 전 채용조건에 이견이 없습니다. 하지만 일부 직원들과는 이 조건에 대해 다툼이 발생하는 경우가 발생합니다. 이러한 다툼이 발생한 경우에는 기억이 오염된 것인지 의도적으로 왜곡하는지 여부를 떠나서 쌍방의 의견합치가 이루는 것은 거의 불가능합니다.

계약서가 내 주장을 입증할 수 있는 증빙자료로 역활을 하기 때문에 분쟁방지를 위해 계약서 작성과 보관은 선택이 아닌 필수입니다.


증빙할 수 없는 전자계약은 무용지물

본래 주제로 돌아와서 카카오톡으로 손쉽게 직원들과 계약을 체결했다고 생각해보겠습니다. 하지만 카카오톡은 기기가 바뀌거나 카카오톡으로 계약을 진행한 직원이 퇴사한 경우처럼 일상적인 이유로 증빙방법이 사라질 수 있습니다. 더욱이 다수의 진행했던 메시지 내용을 증빙하는 것도 어렵습니다. 이러한 이유에서 아무리 전자계약의 일종으로 처리된다고 하더라도 증빙이나 보관이 어려운 방식의 전자계약은 큰 도움이 되지 않습니다.

인사헬퍼에서 어떻게 이용하나요

이번 포스팅에서는 전자계약이 무엇인지, 왜 사용하는지에 대해 간략히 살펴보았습니다. 인사헬퍼 전자계약은 간단한 준비사항만 준비되었다면 지금 바로 진행할 수 있습니다.

PDF 파일
작성하려는 계약종류에 대한 서류를 A4사이즈의 PDF파일로 변환해주셔야 합니다. 다수의 직원들과 작성해야 하는 경우라면 두 가지 옵션이 있는데, 직원별 특수한 내용이 입력되는 부분(근로계약서의 경우 성명, 부서, 입사일, 월급여액 등)을 공란으로 둔 기준 PDF 1개를 준비하고 이를 템플릿으로 동록하는 방법, 각각의 직원별로 미리 최종 PDF를 준비하는 방법이 있습니다. 자세한 사항은 매뉴얼에서 파일 업로드 방법을 검색하세요

수신자 정보
전자계약을 발송하려면 수신자의 연락처가 있어야겠죠? 인사헬퍼에서는 카카오톡을 통한 전달과 이메일을 통한 전달방식을 제공하고 있습니다. 실제 발송할 때에는 직원등록 후 발송하는 방법과 직원등록 없이 발송하는 방법이 있는데 전자(직원등록 후 발송)의 경우 직원별로 발송한 전자계약의 내용을 추적할 수 있는 장점이 있고, 후자(직원등록 없이 발송)의 경우 손쉽게 발송 가능하다는 장점이 있습니다.

일반적으로 회사 내 정기적으로 서류를 작성해야 하는 근로계약관계에서는 전자(직원등록 후 발송)하는 방법이 관리, 증빙, 보관 측면에서 적합합니다.


더 궁금한 사항이 있다면, 매뉴얼에서 키워드 검색을 해보세요!

왜 반영되지 않나요?

이 질문이 궁금하다면, 아마도 연차휴가대장이 저장되어 있기 때문입니다. 저장 당시의 직원의 정보(입사일, 퇴사일, 발생일수, 특별조정일수 등)가 이미 등록되어 있기 때문에 이후 직원의 정보를 변경해도 연차휴가대장이 변경되지 않는 것입니다.

반영되지 않은 것은 정상적인 상태입니다.

변경된 정보를 어떻게 반영할 수 있나요?

두 가지 방법이 있습니다.
회사별 가장 적합한 방법을 적용하시기 바랍니다.

수동반영
첫째, 연차휴가대장에서 변경된 정보의 직원을 삭제(연차휴가대장 표 좌측 x표 클릭). 만약 특별조정 등 기록내용이 있다면 사전에 기록해두시기 바랍니다.

둘째, 해당 직원을 삭제했다면 그 내용으로 연차휴가대장을 저장하세요.

셋째, 다시 새롭게 연차휴가대장을 불러오면 삭제했던 직원(정보가 변경된 직원)이 변경된 정보로 연차휴가대장에 표기됩니다. 기존에 메모해둔 특별조정 내용 등이 있다면 반영하신 다음 연차휴가대장을 저장하세요.

자동반영
사업장관리] - [연차휴가의 계산] - [입퇴사일의 변경 재계산]으로 이동해 설정을 변경할 수 있습니다.

이 옵션을 활성화하면 직원의 정보가 변경될 때마다 자동으로 수동반영의 행위를 진행합니다. 주의하실 점은 자동반영은 특별조정 등의 내용이 반영되지 않는다는 점입니다. 특별조정 등의 내용이 기록되어 있는 회사에서는 자동반영을 사용하면 데이터 유실의 위험이 있습니다.

연차휴가대장을 저장하지 않으면 되지 않나요?

연차휴가대장을 저장하지 않으면 직원의 정보를 변경할 때마다 항상 실시간으로 변경된 정보로 연차휴가대장에서 확인할 수 있습니다. 물론 이 방식으로 운영하는 것도 가능하지만, 아래와 같은 단점을 잘 인지해야 합니다.

휴가 발생일수가 집계돼지 않아요
연차휴가대장이 저장되어 있지 않으면 직원이 휴가신청시 잔여 연차휴가일수를 확인하는 과정에서 0일로 표기되요. 직원의 민원과 응대업무가 증가될 수 있으니 연차휴가대장은 저장하며 관리하는게 좋아요.

특별조정항목을 기록할 수 없어요
전년도 미사용 연차휴가를 이월했거나, 특별히 추가부여/가불공제해야 하는 경우가 있다면, 그 내용을 기록한 다음 저장해야 하는데, 연차휴가대장을 저장하지 않으면 이러한 기능을 사용할 수 없어요.

요즘은 노무관리가 필수인 시대로 변했습니다. 기업 규모에 따라 다르지만 노무사로부터 법률적 조언을 받는 것에서부터 매월 임금관리, 근로기준법상 임금대장과 임금명세서의 작성업무까지 지원을 받고 있습니다.

이번 포스팅에서는 노무사의 법률자문을 받은 근로계약서의 법적 안정성과, 전자 근로계약서의 체결이라는 편리성을 한번에 끝낼 수 있는 방법을 알아보겠습니다.

노무법인 자문계약 맺기

현재 노무법인과 계약을 맺고 관리를 받고 있는 사업장에서부터, 노무법인을 알아보고 있는 사업장까지 어떤 노무법인을 선택하는게 좋을지 고민일 수 있습니다.

간단하게는 네이버 지도를 켜고 노무법인을 검색하면 각종 광고에서부터 근처에 있는 노무법인까지 손쉽게 확인할 수는 있으나 어떤 곳이 더 좋은 서비스를 제공하는지, 더 신경써서 관리해주는지는 정확히 알 수 없습니다. 제공되는 서비스를 받아보기 전까지는 알 수 없다는 정보의 비대칭성 문제 때문입니다.

이러한 비대칭 문제 때문에 손쉽게 비교할 수 있는 비용, 수수료를 큰 고려사항으로 두곤 합니다. 하지만 어느 시장/산업군이든지 저렴한 것이 반드시 합리적인 소비가 아님은 우리 모두 잘 알고 있습니다.

그러한 이유에서 제3자의 후기글이나, 노무사가 직접 담당하는지 아니면 일반 직원이 담당하는 지 등 다양한 요소를 고려할 수 밖에 없습니다. 더욱이 금액차가 크지 않다면 사실상 발품을 팔아 더 많은 정보를 획득해야 후회 없는 선택을 할 수 있습니다.

특별한 서비스 제공받기

인사헬퍼에서는 노무법인의 법률서비스 외에도 다양한 서비스를 제공받을 수 있습니다. 다른 노무법인과 달리 인사노무 전문 IT서비스가 제공되고 있습니다. 이 서비스를 통해 직원들에게 직접 임금명세서가 발송(이메일, 임금명세서) 되는 것은 물론 직원들의 온라인 휴가관리에서부터 전자계약 서비스까지 인사노무에 필요한 모든 최첨단 서비스가 지원됩니다.

단순히 노무법인에서 법률자문 따로, IT지원 서비스 따로가 아닌 원스톱 서비스가 가능하므로 스타트업 회사와 같이 IT서비스 접목이 민감한 회사라면 일석 이조의 서비스를 경험하실 수 있습니다.

견적받기

노무사의 견적문의가 궁금하시거나, 인사헬퍼에서 제공하는 다양한 서비스가 궁금하시다면 우측 바로가기를 클릭해 확인해보실 수 있습니다.

일반적인 근무형태인 경우

1일 근무시간 = 1일 소정근로시간
출근하여 퇴근하는 시간(휴게시간 제외)을 1일 근무시간이라고 할 때, 대부분의 경우에는 1일 근무시간과 근로기준법에 따른 1일 소정근로시간이 같습니다.

예컨데 주5일, 1일 8시간 근무하는 경우가 바로 그렇습니다. 실제 하루 근무시간도 8시간이고 1일 소정근로시간도 8시간인 경우입니다.

1일 소정근로시간은 뭔가요?
1일 소정근로시간이란 개념이 실제 하루 근무시간과 같은 것 아니냐고 하는데 엄밀히 따지면 꼭 그런 것은 아닙니다

1일 8시간씩 주3일 근무하는 직원의 경우 1일 소정근로시간은 8시간이 아닌 4.8시간입니다. 단시간 근로자의 소정근로시간을 계산하는 방법은 실무적으로 1주 근무시간(24시간)을 40시간으로 나눈 다음 8을 곱해서 산출합니다.

가중치 설정 불필요 (가중치 1)
일반적인 근무형태에서는 1일 근무시간과 1일 소정근로시간이 같으므로 별도의 가중치를 설정할 필요 없이 1.0배를 적용하면 됩니다. 즉, 상호가 서로 같다는 의미입니다. 이처럼 일반적인 근무형태에서는 가중치를 설정할 필요가 없습니다.

예외적인 경우

1일 근무시간 ≠ 1일 소정근로시간
앞서의 예처럼 1일 8시간씩 주3일 근무하는 직원은 1일 근무시간(8시간)과 1일 소정근로시간(4.8시;간)의 차이가 발생합니다. 가중치는 이러한 차이를 보정하는 계수입니다. 1일 소정근로시간에 어떤 계수를 곱해야 1일 근무시간이 되는 값을 의미합니다. 따라서 가중치는 1일 근로시간 ÷ 1일 소정근로시간으로 계산합니다. 앞의 사례를 살펴보면 가중치는 1.6666이 되는데 소수점 셋째자리에서 버리도록 합니다.

가중치를 사용하는 목적
그렇다면 도대체 왜 가중치를 사용해야 할까요? 휴가의 발생기준은 동일하므로 1개월 만근시 하루의 휴가가 주어진다는 점은 같습니다. 하지만 이러한 휴가를 사용일도 동일하게 처리하면 형평에 맞지 않는 결과가 발생하기 때문입니다.

예를들어 주5일 근무자가 1개월 만근하여 하루의 휴가를 발생하였고, 다음 달에 하루 휴가를 사용한 케이스와, 주3일 근무자가 1개월 만근하여 하루의 휴가를 발생하였는데, 다음 달에 하루 휴가를 사용한 케이스는 다르기 때문입니다. 주5일 근무자는 한달 평균 22일 근무하고 주3일 근무자는 한달 평균 13일정도 근무하기 때문입니다.

이러한 근본적인 차이는 발생휴가의 가치와 사용휴가의 가치가 다르다는 점에서 기원합니다.

주3일 근무자(1일 8시간, 1주 소정 24시간, 1일 소정 4.8시간)의 경우 가중치는 1.66이 되고, 주3일 근무자가 1일 휴가를 사용했어도 이는 1일의 휴가사용이 아닌 1.66일의 휴가사용으로 처리됩니다.

시간단위 발생, 시간단위 사용이 원칙
고용노동부는 사실 단시간 근로자의 연차휴가는 "시간단위"로 처리할 것을 주문하고 있습니다. 발생일수도 "일, 日, days" 개념이 아닌 "시간, 時, time" 개념으로 관리하라는 것이죠. 주3일 근무자(1일 8시간, 1주 소정 24시간, 1일 소정 4.8시간) 사례에서 1일 만근시 1일의 휴가발생이 아니라 4.8시간의 휴가발생으로 처리하라는 것입니다.

※ 휴가발생을 시간단위로 처리하면 휴가사용도 시간단위로 처리해야 합니다. 그 결과 2개월 만근해서 9.6시간의 휴가를 발생시키면 8시간의 휴가를 사용하고 나머지 1.6시간이 남는다는 계산이 됩니다.

특정 예외직원들만 다른 직원의 계산법(일단위 발생)과는 다른 방식(시간단위 발생)으로 관리하는 것은 여간 번거로운 것이 아닙니다. 그렇기에 휴가발생은 동일하게 1일단위로 통일시키고 휴가사용일 부분에서만 1일 단위로 역산토록 하는 것입니다.

결론은 동일
[기초 사실관계]
○ 1일 근로시간 : 8시간
○ 1주 근무일자 : 주3일
○ 1주 소정근로 : 24시간
○ 1일 소정근로 : 4.8시간

[고용노동부의 원칙적인 접근]
○ 1년이상 근무시 발생휴가일 : 15일
○ 시간단위 변환한 휴가시간 : 72시간
○ 실제 사용할 수 있는 휴가일수 : 9일 (72시간 ÷ 1일 근로시간인 8시간)

[가중치로의 접근]
○ 1년 이상 근무시 발생휴가일 : 15일
○ 가중치 : 1.66일 (1일 근로시간인 8시간 ÷ 1일 소정근로시간인 4.8)
○ 실제 사용할 수 있는 휴가일수 : 9일 (15일 ÷ 가중치 적용된 1일 휴가일 1.66일)

시간단위 연차와 무엇이 다른가요

시간단위 연차휴가로만 관리할 수도 있어요
1일 소정근로시간을 입력한 상태에서, 직원이 해당일자의 휴가시간을 입력한다면, 가중치를 설정한 1일휴가와 동일한 결론을 얻을 수 있습니다.

예컨데 1일 소정근로시간이 4.8시간인 직원이 하루의 휴가를 1일 단위가 아닌 시간 단위의 휴가, 즉, 8시간으로 신청한다면 관리자가 직접 또는 자동(사업장 관리에서 자동변환을 활성화한 경우)으로 1.66일의 휴가로 처리할 수 있습니다.

1일 단위 연차휴가를 사용할 수 있어요
가중치 옵션은 매일의 근무시간이 동일하지만, 1일의 근무시간이 1일 소정근로시간과 다른 경우에 효과적입니다. 단시간 근무자의 경우에는 1일 단위의 휴가를 사용하는게 아니라 항상 시간단위 연차휴가를 신청해야만 하지만 가중치를 설정하면 단시간 근무자들도 1일 단위 휴가를 사용할 수 있습니다. 물론 단시간 근무자들도 1일 단위의 휴가를 신청하는 것은 가능하지만, 앞서 살펴본 바와 같이 과다한 휴가사용으로 처리되는 문제가 발생합니다.

매일 1일 근무시간이 변경되는 경우에는 곤란해요
1일의 근무시간이 항상 동일한 경우 가중치 옵션은 적절한 옵션이 될 수 있습니다. 만약 매일의 근무시간이 다르고, 1일의 소정근로시간도 이와 다른 경우에는, 가중치 옵션 대신 상시적으로 시간단위 연차휴가를 사용하는 것이 바람직합니다.

요약

1일 근무시간이 항상 같으나, 이 시간이 1일 소정근로시간과 다른 경우
가중치 옵션이 유용할 수 있습니다. 직원들이 1일 단위의 휴가를 신청해도 자동으로 가중치가 적용된 휴가로 변환됩니다.
※ 물론 가중치 옵션 없이 휴가사용일의 시간을 신청하는 것도 가능해요.

요일별 1일 근무시간이 다른 경우
가중치 옵션보다는 시간단위 연차사용이 적합합니다. 이런 케이스에서는 1일 소정근로시간을 적합하게 산정하는게 무엇보다 중요합니다

예컨데 월(4시간), 화(7시간), 토(8시간)씩 근무하는 경우 1주 소정근로시간은 19시간이고, 1일 소정근로시간은 3.8시간입니다. 월요일에 휴가사용시 4시간 사용으로 처리하면 일자변환시 1.05일 사용(4시간 / 3.8시간)으로 처리되고, 화요일에는 1.84일 사용(7시간 / 3.8시간), 수요일에는 2.01일 사용(8시간 / 3.8시간), 으로 변환해야 합니다.