우리 회사 연차휴가관리, 2024년부터 “이렇게” 바꿔보세요

2024년이 다가오고 있습니다. 회계연도 기준 연차관리를 진행하는 회사라면 2023년 잔여분 연차휴가를 정리하고, 2024년 휴가를 준비해야 합니다. 벌써부터 직원들이 2024년 휴가를 신청하기도 하고, 신규입사자는 24년 휴가 개수를 문의들어오고 있을 것입니다.

10인 소규모 회사에서부터 100인 이상 중소기업까지, 2024년에는 어떻게 휴가를 관리할 계획인가요??

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이번 포스팅에서는 2024년 연차휴가대장 이슈부터 획기적인 휴가관리 방법을 소개해드리고자 합니다.

목차
1. 2024년부터 바뀌는 휴가제도
2. 2024년 휴가관리대장
3. 휴가관리 어떻게 시작하나
4. 새롭게 시작하는 2024년 휴가관리법

2024년부터 바뀌는 휴가제도

매년 초 인사노무를 담당하는 회사에서는 새로운 해 바뀌는 법률제도는 없는지 꼭 살펴봐야 합니다. 휴가에 관한 사항은 근로기준법이나 남녀고용평등법에서 다루고 있으니, 관련법률의 개정은 없는지 살펴보겠습니다.

근로기준법 개정
근로기준법에서 다루고 있는 휴가제도는 연차휴가, 생리휴가, 출산전후휴가, 유사산전후휴가, 태아검진휴가(시간단위)가 있습니다.

근로기준법은 매년 개정되는 편이지만, 아직까지는 휴가에 관한 개정의 움직임은 보이지 않습니다. 2024년에도 근로기준법에서 정한 휴가부분은 현행을 유지할 것으로 예상됩니다.

남녀고용평등법 개정
남녀고용평등법에서 다루고 있는 휴가제도는 가족돌봄휴가, 난임치료휴가가 있습니다.

아직까지는 남녀고용평등법상 개정움직임은 보이지 않습니다만, 남녀고용평등법의 개정은 빈번한 편이므로, 2024년에도 유심히 관찰할 필요가 있습니다.

2024년 휴가관리대장

휴가관리대장 작성의무는 없습니다
근로기준법에서는 사업주에게 임금대장, 임금명세서, 근로자명부 등의 작성의무를 정해두고 있으나, 휴가관리대장을 작성할 의무는 없습니다. 따라서 휴가관리대장을 작성하지 않는다고 하여도 근로기준법을 위반한 것은 아닙니다.

분쟁방지 및 체계적인 인사관리를 위해서는 작성을 적극 권합니다
법에 의해 작성의무가 없다고는 하나, 그렇다고 손 놓고 있는 것이 만사는 아닙니다. 휴가관리대장을 작성하는 것이 오히려 회사에 유리하기 때문입니다. 휴가관리대장은 일반적으로 직원이 휴가를 사용한 내역을 정리한 내역으로 표현할 수 있는데, 향후 직원들과 휴가에 관한 분쟁, 특히 법률에서 정한 잔여 연차휴가를 계산함에 있어서 사용되는 자료이기 때문입니다.


휴가신청서가 더 중요
일부 회사에서는 엑셀표에 직원들이 휴가를 신청하면 별도의 휴가신청서는 받지 않고 엑셀에 yyyy.mm.dd. 과같이 휴가사용일만 기록하는 경우가 있습니다.

하지만 이러한 방식, 즉 휴가관리대장 그 자체만으로는 직원과의 휴가사용 분쟁 발생시 유효한 효력을 갖기 어렵습니다. 휴가관리대장 그 자체는 회사가 일방적으로 작성한 문서이기 때문입니다.

그렇기 때문에 직원이 해당일자에 휴가를 사용한다는 명시적인 신청서를 구비하는 것이 휴가관리대장보다 더 중요한 이유입니다. 휴가관리대장은 이러한 신청서를 일목요연하게 정리한 자료로서 향후 연차휴가 잔여분을 손쉽게 확인하는 용도로 사용됩니다.

휴가관리대장에는 무엇을 작성하나요
휴가관리대장은 그 목적에 맞는 내용을 써야 합니다. 휴가관리대장이 직원별 휴가사용내역을 일목요연하게 정리한 내용이라고 설명드린 바 있습니다. 이러한 취지에 따라 직원의 성명, 직원이 사용한 휴가종류, 휴가를 사용한 일자, 휴가의 결재결과, 휴가사유, 휴가를 증빙할 수 있는 자료유무 등을 기록하면 됩니다.

한편, 연차휴가의 경우에는 발생빈도가 절대적으로 높고, 관리가 복잡하기 때문에 yyyy년도 연차휴가관리대장이라는 명칭으로 사용하곤 하는데, 이처럼 연도가 기재된 휴가관리대장은 회계연도 기준 연차관리를 운영하는 회사에서 사용되어야 합니다. 휴가관리와 회계연도 기준 연차관리가 궁금하신 회사는 인사헬퍼 블로그에서 다양한 정보를 검색해보세요

휴가관리 어떻게 시작할까

휴가신청서를 준비하세요
앞서 설명한 것처럼 가장 중요한 것은 휴가신청서입니다. 문서를 통해 휴가신청서를 받는 것이 가장 전통적인 방법이지만 전자문서를 통해서도 휴가신청서를 받을 수 있습니다.

전자문서는 카카오톡을 통한 신청, 이메일을 통한 신청뿐만 아니라 인사헬퍼와 같은 휴가관리 프로그램을 이용하는 것까지 폭 넓게 인정됩니다.

다만, 휴가관리 전문 프로그램이 아닌, 카카오톡이나 이메일과 같은 전자문서는 보존기간이 짧고, 담당자의 계정이전 거부 및 데이터 삭제위험과 보관의 어려움 등의 단점이 있으므로 이 점은 유의해야 합니다.

휴가결재, 휴가관리 담당자를 설계하세요
10인 미만의 소규모 회사의 경우 주로 대표자가 최종 휴가결재를 하고, 경리나 경영지원 사무자가 휴가신청서 접수/보관/기록/관리를 하는 편입니다. 따라서 특별히 설계라고 할 것도 없이 즉각적인 설정이 가능합니다.

반면, 조직규모가 커짐에 따라 부서가 생기고 부서장이 구분되는 경우 휴가에 관한 결재는 대표이사까지 가지 않고 각 부서에서 처리하는 편입니다. 또한 인사관리 담당 부서에서 휴가관리를 담당하는 편이 됩니다. 이처럼 어느정도 시스템화된 휴가관리체계를 설정하기 위해서는 휴가관리 분야에 있어서의 휴가결재권자를 설정한 다음, 각 부서별 휴가를 집계해 휴가관리담당자에게 전달하는 체인을 구축해야 합니다.

휴가신청서를 보관하고, 휴가대장을 작성하세요
최종 결재된 휴가가 휴가관리 담당자에게 전달되었다면, 휴가관리 담당자는 접수된 휴가신청서를 보관한 다음, 휴가관리대장에 이 내용을 기록해야 합니다. 이를 통해 나중에 대표이사나 다른 인사팀 직책자가 휴가관련 내용을 물어보았을 때 즉각적으로 응답할 수 있습니다.

새롭게 시작하는 2024년 휴가관리법

인사헬퍼에서는 휴가관리 서비스를 무료로 시작할 수 있습니다
놀랍게도 인사헬퍼에서는 직원의 휴가관를 무료로 시작할 수 있습니다. 이러한 휴가관리 프로그램은 휴가신청자, 휴가결재권자, 휴가관리담당자 모두에게 편리한 기능을 제공합니다.

[휴가신청자] 언제 어디서나 신청 가능
과거 회사가 제공하는 휴가신청서를 받아온 뒤, 그 양식에 자필로 쓰거나, 컴퓨터로 작성/출력하여, 휴가결재권자에게 제출해야 하는 일련의 행위는 아무리 빨라도 5분의 시간이 소요됩니다. 더욱이 휴가를 직접 제출해야 한다는 점에서 장소적 제한도 존재했습니다. 더욱이 증빙자료가 요구되는 휴가의 경우에는 별도의 첨부자료도 준비해야 한다는 점은 더욱 휴가신청을 번거롭게하고 있습니다.

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휴가관리 프로그램을 이용하면, 시간적 장소적 구애 없이 언제 어디서나 컴퓨터나 휴대전화로 손쉽게 휴가를 신청할 수 있습니다. 휴가신청서를 작성할 수 있는 링크에 접속한 뒤 정해진 신청서를 작성하면 되기 때문입니다. 증빙자료 역시 휴가신청서에 파일첨부로 한번에 끝낼 수 있습니다.

[휴가결재권자] 손쉽고 빠르게 결재하고, 결과 즉시전달

휴가결재권자도 매번 휴가신청권자를 만날 필요가 없습니다. 외부에서 출장 중이거나 재택근무 중인 휴가결재권자도 휴가결재를 할 수 있습니다.

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일부 보완사항이 있다면 직접 직원을 불러 설명할 것이 아니라 보완사유를 입력한 다음 결재하면 자동으로 직원에게 결재결과가 발송됩니다.

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휴가신청권자가 휴일과 밤낮구분 없이 휴가를 신청하면 곤란할 수 있습니다. 이런 경우에는 휴가신청 가능시간대를 설정하면 손쉽게 해결됩니다.


[휴가관리 담당자] 자동보관, 자동기록
휴가신청자가 작성한 휴가신청서와 휴가결재권자가 결재한 기록은 모두 전자문서 형태로 기록됩니다. 더 이상 휴가신청서와 증빙자료를 세트로 묶어 서류철할 필요가 없습니다. 직원별/휴가별 분류/집계된 다음 결재결과도 확인할 수 있습니다.

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또한 승인된 연차휴가는 자동으로 해당연도의 연차휴가대장에 사용일수로 자동 기록됩니다. 휴가관리담당자가 해야할 일은 정상적으로 휴가가 접수되고 결재되고 있는지, 자동 기록되고 있는지를 확인하고, 점검하는 업무면 충분합니다.

2024년부터는 인사헬퍼로 휴가관리 시작하세요
지금 바로 인사헬퍼에 접속해 왜 기업들이 인사헬퍼를 선택하는지 경험해보세요 !

연장근로란 1일 8시간을 초과하거나, 1주 40시간을 초과하는 근로시간을 의미합니다. 하지만 최근 대법원에서 판결한 사건은 조금 더 심도있는 검토가 필요한데요, 앞서 말한 1일/1주 초과는 임금계산을 위한 연장근로를 의미하는 것이고, 법률에 의해 연장근로 한도 위반(주12시간)을 판단하는 연장근로시간은 아니라는 것입니다.

수당계산을 위한 연장근로

1일 8시간을 넘은 근로시간
1일 8시간을 넘는 시간은 연장근로시간으로 취급되어 150%의 가산률이 적용되어야 합니다. 따라서 1일 10시간, 주2일 근무, 1주 20시간 근무하는 경우, 4시간은 연장근로이기 때문에 150%의 가산률이 적용된 수당이 지급되어야 합니다.

1주 40시간을 초과하는 근로시간
1일 8시간을 초과하지 않더라도 1주 40시간을 초과하는 시간은 연장근로로 처리됩니다. 따라서 1일 7시간 주6일, 1주 42시간 근무하는 경우, 2시간은 연장근로로 처리되고 150% 가산률이 적용되어야 합니다.

근로시간 한도위반에서의 연장근로시간

탄력적 근로시간제도 등의 특별한 사정이 없는 한, 1주 근로시간이 12시간을 초과하는 경우에는 근로기준법에서 정한 연장근로시간 한도를 위반한 것으로 처리되고, 사업주는 형사처벌을 받게 됩니다.

1일 17시간씩, 주3일, 주51시간 근무한 경우

1일 17시간씩 근무하면 하루 연장근무는 8시간을 초과한 9시간이 되고, 이렇게 3일 근무하면 총 27시간의 연장근무로 처리됩니다. 그렇다면 이런 케이스는 근로기준법 위반일까요? 이번 대법원은 이를 명확하게 구분하여 판결했습니다.

수당계산을 위한 연장근로는 1주당 27시간
수당계산에 있어서의 연장근로는 주 27시간(9시간씩 3일)이라고 보았습니다. 이는 근로기준법 제56조에서 명시적으로 정하고 있기 때문에 이견이 없는 부분입니다.

연장근로시간 한도위반은 아니다
이견이 발생한 부부은 12시간으로 연장근로를 제한한 법률도 위반한 것인지입니다. 과거 노동부에서는 27시간이므로 당연히 12시간 한도 위반이라고 보았습니다.

하지만 대법원은 1주의 연장근로시간 한도 위반을 계산할 때에는 1일 근로시간을 고려하지 않고 1주 단위로만 살펴본다는 입장입니다. 예컨데 1명의 직원이 휴게 없이 24시간 하루 근무한 경우 1주 근무시간이 24시간이고 주 40시간을 초과하지 않으므로 연장근로시간 한도를 위반한 것은 아니므로 형사책임을 물을 수 없다는 것입니다. 24시간 중 연장근로시간 150%의 가산률이 반영되는 시간은 16시간이라는 점과 차이가 있음을 밝혔습니다.

월차는 왜 없나요

과거에는 존재했으나 현행 근로기준법에서 월차라는 개념은 없습니다. 모두 연차휴가라는 용어로 통일됐습니다. 다만, 연차휴가의 발생근거가 1개월 개근이냐 1년 개근이냐에 따라 유형이 다른데, 1개월 기준으로 발생하는 연차휴가를 월차로 혼동하는 경우가 있습니다. 편의상 1개월 개근시 발생하는 휴가는 월 단위 연차휴가로도 불리며, 인사헬퍼에서는 연차 M으로 표기되고 있습니다.

3년 이상 근무했으면 16일이어야 하는거 아닌가요? 연차휴가대장에 15일로 나타납니다

연차휴가의 관리법에 대해 조금 더 깊은 이해가 필요합니다. 입사일 기준 연차휴가로 관리할 것인지 회계연도 기준 연차휴가로 관리할 것인지를 명확히 해야 합니다. 입사일 기준 연차휴가에서는 3년 이상이 되면 1일의 가산휴가가 더해져 16일의 휴가가 발생하는게 맞습니다. 이 기준의 자료를 확인하려면 직원 개개인을 눌러 우측 하단의 입사일 기준 총괄표를 통해 휴가를 확인 관리하시기 바랍니다.

회계연도 기준 휴가관리가 뭔가요?

근로기준법 상 연차휴가는 입사일 기준 관리가 원칙입니다. 하지만 직원 수가 많으면 입사일이 모두 제각각이 된다는 점과, 휴가의 만료일과 수당전환시기가 모두 제각각이어서 이의 관리가 어렵다는 이유에서 전체 직원을 일률적인 기간을 기준으로 휴가를 관리하는 것이 회계연도 기준 연차관리기법입니다. 사실상 휴가관리를 하시고자 한다면 회계연도 기준 연차관리를 하는 것이 바람직합니다. 회계연도 기준 연차휴가 관리에 관해 더 많은 내용을 알고 싶으시다면 인사헬퍼 블로그에서 더 많은 정보를 얻을 수 있습니다.

연차M, 연차Y는 꼭 구분해야 하나요

연차휴가는 하나의 종류로 구분되나 발생근거에 따라 1년 미만 근속시 월 개근시 발생하는 휴가(연차M)과 1년 이상 근속시 80% 이상 출근률로 발생하는 휴가(연차Y)로 구분되고 휴가의 사용기한, 연차촉진제도의 운영방식에 차이가 있습니다. 그렇기 때문에 정확한 휴가관리를 위해서는 연차의 발생유형별로 추적관리하는 것이 바람직합니다.

비례연차는 왜 발생하나요

근로기준법에서는 입사일 기준 관리법이 원칙이나, 관리편의상 회계연도 기준 연차관리법이 도입되었습니다. 이 방식은 법률에 의한 것이 아니기는 하나 대부분의 기업에서 사용하는 제도이고 노동부에서도 회계연도기준 연차관리와 비례연차의 부여를 제시하고 있습니다. 이러한 비례연차는 각 기업의 운영방법마다 약간의 차이가 있습니다만 기본적으로는 입사 다음연도에 발생하는 휴가로서 전년도 근속기간과 15일의 휴가에 비례하여 적용된다는 공통점이 있습니다.

입퇴사일이 등록/수정됐는데 연차휴가일수가 그대로에요

연차휴가대장을 저장하면 저장당시 계산한 휴가일수가 기록됩니다. 사업장 관리 메뉴에서 연차휴가의 계산 탭에서 재계산 옵션을 활성화 하지 않았다면 입퇴사일이 변경되어도 연차휴가대장의 저장 당시의 일수가 기록됩니다.

입퇴사일 변경 이후 조치방법은 2가지가 있습니다.

(1) 수동재계산 방법
입퇴사일 정보를 변경한 직원의 좌측 "저장관리"메뉴를 삭제한 다음, 연차휴가대장을 저장한 다음, 다시 연차휴가대장을 불러오는 것입니다. 이렇게 진행하면 변경된 입퇴사일로 휴가일수가 계산됩니다. 이 방법은 기존 연차휴가대장에 기록된 특별조정일수, 정산일수가 삭제되오니 기존에 입력한 자료가 있다면 미리 해당일수를 적어두시는게 좋습니다.

(2) 자동재계산 방법
[사업장 관리] > [연차휴가의 계산] 에서 자동재계산을 활성화하세요. 연차휴가대장 저장 당시의 입퇴사일이 변경된 경우, 자동으로 기존 자료를 폐기하고 새로운 입퇴사일로 연차휴가일수를 기록합니다.

자동재계산이 편하지만 특별조정일수, 정산일수를 조작/경고 없이 삭제된다는 점에서 활성화하기 전에 신중히 고려하시기 바랍니다.

반차는 어떻게 설정하나요

별도의 설정이 없다면, 반차, 즉 시간단위 휴가사용은 "비활성" 되어 있습니다. 연차휴가는 1일 단위 사용이 원칙이기 때문입니다. 하지만 시간 단위 휴가를 허용하려면 [휴가관리] - [사업장관리] 메뉴에 진입하신 다음 휴가사용 탭에서 설정할 수 있습니다.

반차휴가를 승인했는데, 휴가사용일수로 집계되지 않아요

연차휴가대장 등 휴가의 사용일수로 집계되는 휴가는 1일 단위 휴가이어야 합니다. 별도의 설정이 없다면 반차로 접수된 휴가는 [접수현황] 메뉴에서 1일 단위 휴가일수로 변환해주어야 합니다

1일단위로 변환은 어떻게 하나요

시간 단위로 사용한 휴가는 1일 단위로 변환하기 위해서는 소정근로시간이라는 개념을 알고 있어야 합니다. 소정근로시간이란 근로기준법에 관한 내용이고 주5일, 주40시간 근무자의 경우 1일 소정근로시간은 8시간입니다. 1일 단위 휴가일로 변경하려면 시간단위 휴가사용일 / 1일 소정근로시간으로 변환해주세요.

조금 더 쉬운 방법은 없나요

매번 계산하는 것이 번거롭다면, (1) 직원의 소정근로시간을 입력해주세요. 1일 단위 변환일수를 안내받으실 수 있습니다. 단순 안내를 넘어 자동변환 기능을 사용하려면, (2) [사업장관리] - [연차휴가의 사용] 탭에서 시간단위 휴가 자동변환을 활성화하세요. 시간단위 연차휴가가 접수될 경우 (1)에서 살펴본 계산방식이 자동 적용됩니다.

확인하세요
주사무소와 분사무소가 모두 있는 법인의 경우, 아래의 내용은 "주사무소" 명의로 진행하는 등기입니다.

이전유형을 확인하세요

- 이전 전/후의 행정구역이 동일한 경우에는 관내등기라 하고, 이전 전/후의 행정구역이 다른 경우에는 관외등기라고 합니다. 이 때의 행정구역은 시/도/군 등의 구분보다는 이전 전/후의 지역의 관할등기소가 동일한가에 따라 결정됩니다. 따라서 서울특별시 내에서 이동하는 경우라 하더라도 등기소가 바뀐다면 관외등기로 처리됩니다. 이러한 차이는 첫째, 지역에 따라 등기해야 하는 등기소가 다르고, 둘째, 등록면허세의 금액에 차이가 발생하게 됩니다.

과밀억제 구역과 구분
관외등기와 관내등기는 등기를 해야 하는 횟수, 납입지방자치단체, 금액과 관련된 내용이고, 과밀엑제구역에서의 구분은 그 금액을 납입할 때 더 많은 비용이 발생하는지에 대한 구분차이로 이해할 수 있습니다.

등록면허세를 납부하세요

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개요
- 법인등기를 할 때에는 등기의 기준이 되는 장소의 지방자치단체에 등록면허세(등록분)를 납부해야 합니다. 위택스에서 납부할 수 있습니다.


납부횟수
관내등기는 이전 전/후의 지역이 동일하므로 1회의 등록면허세(112,500원)를 납부하면 됩니다.

관외등기는 이전 전/후의 지역이 다르므로, 이전하기 전의 전 지방자치단체에 등록면허세 1회를 납부하고, 이전한 후의 지방자치단체에도 등록면허세를 1회를 납부해야 합니다. 즉, 등록면허세(112,500원)를 2회 납부(112,500 × 2회) 합니다.

위택스 이용하기
[신고하기] - [등록면허세] - [등록분]으로 이동한 다음, 물건정보에서의 물건종류(법인), 물건지주소(관내이전의 경우 이전 후 주소지 입력)를 입력합니다. 이 때 과세구분은 (일반과세)로 선택합니다.

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관외이전의 경우 2회의 등록면허세 납부가 필요한데, 물건지 주소와 등록원인은 각각 ① 물건지 주소를 이전 주소지로 입력하고 등록원인은 본점사무소이전(구소재지)으로 1회, ② 물건지 주소를 이후 주소지로 입력 등록원인은 본점사무소이전(신소재지)으로 1회 진행해야 합니다.

물건정보와 과세정보를 입력하셔야 하는데, 이 때에는 구소재지에 대한 등록면허세를 신고시에는 물건정보와 과세정보에 구소재지 정보를, 신소재지에 대한 등록면허세 신고시에는 신소재지 정보를 입력합니다.

납부가 완료된 후에는 납세번호를 확인하고 등기신청서를 작성할 때 납세번호를 작성합니다.

등기신청서를 작성하세요

기본내용 입력
- 등기해야 할 등기소를 선택(관외등기의 경우 지역이 다르므로 각각의 등기소 선택)하고, 등기할 사항을 클릭한 다음 주사무소를 선택해 “새로운 신주소의 주사무소를 선택한 다음, 등기원인일자 및 원인은 이전 부동산에 대한 계약완납으로 권리취득일을 기준으로 작성합니다.

주사무소의 이전과 분사무소의 이전
- 이전의 대상이 주사무소라면 등기항목을 주사무소로 체크하고, 분사무소가 등기되는 것이라면 분사무로소로 체크하도록 합니다. 주사무소와 분사모수가 하나의 등기로 처리하는 경우라면 두가지 모두를 작성합니다.

- 혹시 분사무소가 이전하나요? 그렇다면 주사무소 명의로 하는 등기 외에도 “분사무소 명의로 하는 등기”를 진행해야 합니다. 즉, 주사무소 이전의 등기는 주사무소에서 하는 등기 1회만 하면 되지만, 분사무소 이전의 등기는 주사무소 명의로 하는 등기(분사무소 이전등기) 1회와 분사무소 명의로 하는 등기(분사무소 이전등기) 1회, 총 2회를 해야 합니다.

분사무소의 명의로 하는 등기

확인하세요
주사무소와 분사무소가 모두 있는 법인에서 "분사무소가 이전하는 경우"에는 앞서 살펴본 바와 같이 "주사무소" 명의의 등기도 진행해야 하나, "분사무소" 명의로 등기도 진행해야 합니다.

주사무소와 모든 내용이 동일하며, 등기신청서 작성시 등기사항은 분사무소에 관한 내용만 표기되고, 분사무소의 이전에 대한 내용으로 체크해 진행하면 됩니다.

주사무소 명의의 등기와 달리, 분사무소 명의의 등기는 “비록 주사무소의 이전이 있는 경우라 하더라도” 분사무소의 명의의 등기에서는 주사무소와 관련된 등기를 하지 않습니다.