[휴가관리 매뉴얼] 2. 사업장 세팅하기

우리 회사만의 독특한 휴가제도는 어떻게 적용해야 하나요? 인사헬퍼 사업장관리 메뉴에서 다양한 옵션을 설정하세요. 옵션을 설정해 불필요하거나 민감한 기능은 제외하고 필요한 기능만 적용해보세요.

이 글의 목차
1. 휴가알림 설정
2. 연 단위 연차휴가 설정(1년 이상 근무자)
3. 월 단위 연차휴가 설정 (1년 미만 근무자)
4. 비례연차 설정
5. 연차휴가의 사용 설정
6. 휴가 신청화면 설정
7. 사업장 세팅이 끝났다면

휴가알림 설정

휴가알림 항목에서는 휴가관리자(또는 결재권자)와 휴가신청자에게 알림을 설정할 수 있습니다.

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휴가신청 알림
대면 휴가신청이라면 직접 마주하며 문서를 제출하니 문제가 없으나, 언제 어디서나 손쉽게 휴가를 신청하고 결재할 수 있는 휴가관리제도에서는 휴가가 접수된 사실을 안내받아야 합니다.

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하지만 휴가가 너무 빈번하게 접수된다면 알림이 꽤 거슬릴 수도 있습니다. 어떤 회사에서는 알림건수를 효율적으로 사용해야 할 수도 있구요. 이럴 EO에는 휴가신청 알림을 비활성화해보세요. 직원이 휴가를 신청해도 별도로 알림메세지를 발송하지 않습니다.

휴가관리자가 접수된 휴가를 모두 결재하는게 아니라, 각 부서별로 결재권자가 분리되어 있으신가요? 이럴 때에는 각 결재권자가 인사헬퍼에 로그인하지 않더라도 곧바로 전자결재할 수 있는 기능, 즉, 다이렉트 휴가결재 기능을 사용해야 합니다. 다이렉트 휴가결재기능은 휴가알림이 활성화되어 있어야 합니다.

휴가신청 알림을 카카오톡으로 받고 싶어요
결재관리 메뉴에서 별다른 설정이 없다면, 휴가신청 알림은 인사헬퍼 회원 가입 당시의 이메일로 발송됩니다. 만약 이메일 외 카카오톡으로 설정하려면 결재관리 메뉴에서 결재권자를 설정해주세요.

부서별로 결재권자가 다르다면 부서별로 결재권자를 설정하고, 휴가관리 담당자 1인이 결재업무도 담당한다면 [권한부서]를 전체직원*으로 설정하세요.

휴가결재 알림
직원이 휴가를 신청해도 모두 승인되는 것은 아닙니다. 경영상 필요에 따라서 다른 날짜로 변경해야 할 수도 있고, 접수된 휴가신청서의 내용이 잘못된 경우도 있으며, 휴가신청 당시 반드시 첨부해야 하는 증빙자료 등이 누락된 경우가 바로 그렇습니다.

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인사헬퍼에서는 결재결과를 직원에게 안내합니다(직원의 연락처가 입력된 경우에 한함). 보완결재의 경우 보완사유도 입력할 수 있어 즉각적인 피드백이 가능합니다.

또한 휴가결재 알림이 발송될 때에는 다이렉트 휴가신청 URL이 발송됩니다. 이 URL을 이용하면 휴가신청 당시의 정보(이름, 생년월일, 식별코드*)의 입력이 없어도 자동으로 신원이 인증됩니다. 이러한 휴가신청 URL은 영구적인 것은 아니고 매 휴가신청/접수마다 변경됩니다.

※ 직원의 연락처 중 이메일과 휴대전화번호가 모두 입력된 경우에는 이메일을 우선하여 발송합니다.

연 단위 연차휴가 설정 (1년 이상 근무자)

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근로기준법의 기준이 자동 적용됩니다.
별다른 설정이 없어도 근로기준법에서 정한 기준이 자동 적용됩니다. 5인 미만 회사이어서 근로기준법에서 정한 기준을 하회하여 적용할 수 있는 회사이거나, 더 유리한 조건을 적용하는 회사가 아니라면 기존 설정대로 운영하셔도 무방합니다.

퇴직자 입사일 기준 재정산
회계연도로 관리하는 사업장은 퇴직자가 발생할 때마다 항상 입사일 기준 정산을 해주어야 합니다. 이 기능을 설정하면 직원을 클릭하면 나타나는 우측 보조메뉴 하단에서 재정산 결과를 확인할 수 있습니다.

※ 회계연도 연차관리, 퇴직정산 등의 내용을 잘 모른다면 인사헬퍼 홈 화면에서 자료를 검색해보세요

월 단위 연차휴가 설정 (1년 미만 근무자)

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사용기한
1년 미만 근속시에는 1개월 개근시 1일의 휴가가 발생합니다. 개정 근로기준법에 따르면 이러한 연차는 입사일로부터 1년이 되는 시점에 사용기간이 만료됩니다.

직원별 상이한 기준과 관리상의 어려움
직원들의 입사일이 모두 제각각이기 때문에 연도 중간에 매월 월 단위 연차휴가에 대한 미사용수당을 보상해야 하는 상황이 발생합니다. 휴가관리 담당자 입장에서는 매번 직원들의 입사일을 확인해야 하므로 상당히 번거로울 수 밖에 없습니다. 이러한 이유 때문에 일괄적으로 입사 첫해 발생하는 월 단위 연차휴가를 다음연도 말일까지 연장하는 것이 관리적으로 좋습니다. 이 설정을 활성화하면 입사 첫해 발생한 월 단위 연차휴가가 남아있는 경우 연차휴가대장에 이월해야 하는 일수를 안내받게 됩니다.

이러한 제도를 설정하기 위해서는 취업규칙 등의 개정 등의 작업이 필요하니 필요한 경우 노무사 등의 컨설팅 지원을 받아보시기 바랍니다.

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비례연차 설정

회계연도 기준 연차관리를 한다면 비례연차가 발생하게 됩니다. 이는 고용노동부에서도 제시하고 있는 개념과 제도입니다. 비례연차는 입사한 해의 다음연도 한번만 발생합니다. 비례연차는 소수점이 발생할 수 밖에 없는데 어떤 기준으로 소수점을 처리할 것인지 설정할 수 있습니다.

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연차휴가의 사용

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회계연도 기준 설정
대다수의 회사는 1월과 12월 기준으로 회계연도를 설정하고, 이 기준에 따라 회계연도기준 연차관리를 선택합니다. 하지만 만약 연차휴가 미사용수당을 12월 기준으로 하지 않고 다른 월을 기준으로 한다면 이 설정에서 변경하세요.

시간단위 사용
연차휴가를 사용할 때 반차 또는 반반차 등 시간단위로 휴가를 사용해야 하나요? 만약 그렇다면 이 설정을 활성화하세요.

연차휴가대장에 집계되는 휴가
일부 회사에서는 휴가유형 메뉴에서 휴가를 추가하며 “연차휴가(반차)” 같은 용어를 사용하는 경우가 있습니다. 물론 이러한 휴가를 생성해 휴가접수/결재하는 것은 가능하지만, 연차휴가대장에 자동기록 기능은 사용할 수 없습니다.

연차휴가대장에 기록되는 휴가는 최초 설정되어 있는 ""연차휴가""이며, 새로 생성한 휴가는 그 명칭여부에 관계없이 연차휴가대장에 집계되지 않습니다.

시간단위 휴가 자동변환
시간단위로 휴가를 신청한 경우에는 반드시 휴가사용일수를 변환해주어야 합니다. 이렇게 변환된 휴가만이 연차휴가대장에 집계됩니다.

직원의 1일 근로시간을 설정했다면 변환입력 칸에 변환해야 하는 일수를 안내받아보실 수 있습니다. 만약 수동으로 변환하지 않고 항상 자동변환되길 희망한다면 이 설정을 활성화하세요.

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수기변환을 진행하시다가 항상 안내받은 일수 기준으로 변환되는 것 같다면, 설정을 활성화하시기 바랍니다. 변환되는 계산식은 “사용시간/1일 근로시간”입니다.

초과사용 거부
휴가가 없는데도 휴가를 신청하는 직원들이 있나요? 매번 결재하는 것도 번거롭다면 초과사용 자동거부 설정을 활성화하세요.

휴가 신청화면 설정

전자문서 수신 동의서
직원이 처음 휴가를 신청하거나, 이미 작성한 경우가 있다고 하더라도 이후 연락처가 수정/변경되는 경우 전자문서 수신 동의서를 작성토록 합니다. 전자문서 수신 동의서의 작성 없이 휴가신청을 하려면 이 특성을 비활성화 하세요.

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휴가를 신청할 수 있는 시간
다수의 직원들이 밤낮없이 휴가를 접수하면 결재권자와 휴가관리담당자는 골치아플 수 밖에 없습니다. 정해진 시간대에만 휴가를 신청, 접수할 수 있도록 제한할 수 있습니다.

휴가현황 보기
부서별로 휴가현황을 공유하고 있나요? 그렇다면 이 기능을 활성화하세요. 직원들은 휴가를 신청할 때 소속 부서에 휴가현황을 확인할 수 있습니다.

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발생, 사용, 잔여휴가 표기
직원들에게 올해 사용할 수 있는 연차휴가일수와 잔여일수를 안내하느라 많은 시간을 할애하고 있나요? 이 기능을 활성화 하면 직원들이 휴가신청화면에서 이러한 내용을 확인할 수 있습니다. 휴가신청 화면에서 정보를 입력한 다음 연차휴가를 선택하세요. 선택 후 관련정보가 표기됩니다.

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추가정보 입력자료
대부분의 직원들은 이름과 생년월일만으로 휴가를 신청할 수 있습니다. 하지만 다른 회사 소속 직원들과 이름도 같고 생년월일도 같은 경우에는 잘못된 매칭이 발생할 수 있습니다. 이 기능은 이러한 직원들간을 구분하는 기능을 수행합니다. 별도의 설정이 없어도 회사의 사업자번호(‘-’ 없이 숫자만 입력)를 활용할 수 있으나 직원들이 손쉽게 기억할 수 있도록 회사 고유한 데이터를 입력해주세요.

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사업장 세팅이 끝났다면

우리 회사의 휴가제도 설정이 끝났다면 직원들에게 휴가신청을 받을 수 있도록 알리세요. 잠깐! 기본적으로 생성한 휴가종류 외에 추가적으로 설정해야 할 휴가가 있으신가요? 그렇다면 휴가종류 설정하기 메뉴로 이동하세요! 휴가종류를 설정해야 직원들이 설정된 휴가를 선택해 신청할 수 있습니다.

휴가관리를 시작하려면 일단 우리 회사의 직원 데이터를 등록해야 합니다. 직원들의 인사관리 정보를 입력하고 휴가관리를 시작하세요. 직원을 등록하는 것만으로도 휴가관리 업무의 70%가 완료되었습니다.

이 글의 목차
1. 직원 등록하기
2. 등록의 제한
3. 직원 삭제하기
4. 직원에게 안내하기
5. 직원별 고유정보 확인하기 (우측 보조창)
6. 직원을 모두 등록했다면

직원등록하기

필수정보
휴가를 관리할 직원을 등록해주세요. 직원의 이름, 생년월일, 입사일은 반드시 입력해야 합니다.

선택정보
부서, 1일 근무시간, 이메일, 휴대전화는 입력하지 않아도 직원 등록에는 문제 없습니다. 다만 이 정보를 입력하지 않으면 아래와 같은 일부 기능을 사용할 수 없습니다. 인사헬퍼를 통해 꼼꼼한 휴가관리를 하시려면 모든 정보를 입력하실 것을 권해드립니다.

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[부서] - 다이렉트 결재기능
- 직원별로 설정한 부서는 나중에 결재권자의 분류에 사용됩니다.
- 나중에 살펴볼 [결재관리] 메뉴에서 결재권자를 등록하게 되는데, 결재권자를 설정하면서 부서도 함께 지정하게 됩니다.
- 부서별로 하나의 결재권자가 결재업무를 진행합니다.

[1일 근무시간] - 시간단위 연차휴가의 변환
- 인사헬퍼에서는 시간단위 연차휴가를 사용할 수 있습니다. 기본적으로 시간단위 휴가사용은 비활성화 되어 있으니 사용할 회사는 [사업장 관리] 메뉴로 이동하세요
- 작성해야 하는 1일 근무시간은 근로기준법 상 소정근로시간입니다. 소정근로시간은 8시간 이내의 시간으로 결정되며 1주의 근로시간이 40시간 미만이라면 1주의 근로시간/40*8의 계산식으로 1일 소정근로시간을 적용합니다.
- 시간단위로 접수된 휴가는 1일 단위 휴가로 변환해야 합니다. 1일 근무시간(소정근로시간)이 입력된 직원은 변환해야 할 휴가일수를 자동 안내받습니다. 만약 [사업장 관리] 메뉴에서 “시간단위 연차휴가 자동변환” 기능을 활성화 했다면 휴가관리자의 별도의 조치 없이도 자동으로 변환됩니다.

[연락처] - 결재알림
- 직원의 연락처를 입력하면 휴가결재 등의 안내를 받아보실 수 있습니다.
- 다만 연락처를 입력했다고 반드시 알림이 발송되는 것은 아닙니다. 사업장관리 메뉴에서 휴가결재 알림을 비활성화 한 경우, 휴가알림을 모두 사용한 경우에는 발송되지 않습니다.

다수의 직원을 등록하려면 일괄등록을 이용하세요
간단한 정보로 직원을 등록할 수 있어도 수십, 수백명의 직원을 등록하는건 쉽지 않은 일입니다. 이 경우에는 엑셀파일을 이용해 등록해보세요. 손쉽게 등록할 수 있습니다.

등록의 제한

동명이인의 직원은 성명으로 구분해주세요
회사 내 동일한 이름을 갖는 직원이 있는 경우 공백 또는 식별기호로 성명을 다르게 설정해주셔야 합니다. 예컨대 홍 길동과 홍길동으로 구분하거나 홍길동67과 홍길도84로 구분하는 방식입니다.

휴가신청시 직원의 이름과 생년월일을 기준으로 신청하는 만큼 직원의 성명을 달리 설정했다면 해당 직원에게 인사헬퍼에 등록된 직원의 성명을 안내해주세요.


최대 등록가능인원 수
회원가입 직후 등록 가능한 직원은 총 50명입니다. 혹시 50명 이상의 직원을 고용하고 계신가요? 그렇다면 [휴가관리 - 홈] 화면에서 우측 하단 증원요청을 클릭하세요. 고용보험에 가입된 직원 수를 조회해 50명 단위로 최대 300명까지 등록됩니다.

300명 이상의 직원은 어떻게 관리하나요?
300명 이상의 직원을 고용하고 계신가요? 이처럼 다수의 직원을 고용하고 있는 회사에서는 일반적으로 한명의 휴가관리자가 아니라 여러명의 직원들로 구분되어 지점/사업장 단위별로 관리하기 마련입니다.

이럴 경우에는 대행기관으로 승인받아보세요. 대행기관으로 승인받은 다음 인사헬퍼 관리자에게 특별번호를 할당받으세요. 사업자등록번호가 없어도 이 번호로 회원가입 없이 계정을 생성할 수 있습니다. 생성된 계정은 인사헬퍼의 계정으로서 활동하며 로그인하여 사업장을 관리할 수 있습니다. 또한 최초 가입시 등록된 대행기관(일반적으로는 본사가 되겠네요)은 소속된 다수의 계정에 자유롭게 로그인해 휴가현황을 관리할 수 있습니다.

대행기관으로 등록해야 한다면 MY질문에서 문의글을 남겨주세요.

직원 삭제하기

직원을 삭제하려면 [직원관리] 메뉴에서 삭제하실 수 있습니다. 직원을 삭제하면 직원이 신청한 휴가 일체가 삭제되오니 유의하세요. 다만, 연차휴가대장을 저장했다면 저장 후 직원을 삭제해도 연차휴가대장에는 여전히 해당 직원의 정보가 입력되어 있습니다.

직원에게 안내하기

휴가신청 URL을 공유하세요
휴가관리 [홈 화면]에서는 인사헬퍼에 휴가신청할 수 있는 URL을 안내하고 있습니다. 복사하기를 클릭하면 휴가를 신청할 수 있는 URL 링크주소와 직원에게 곧바로 안내할 수 있는 메시지가 함께 입력됩니다.

안내해야 할 직원이 많나요? 그렇다면 클릭 한번으로 등록된 직원 모두에게 휴가신청 안내를 할 수 있는 기능(일괄안내 기능)을 사용해보세요. 일괄안내 기능은 [직원관리] 메뉴로 이동한 다음, 발송해야 할 직원을 선택해 안내할 수 있습니다. 다만, 이 기능은 직원의 연락처(이메일, 카카오톡)가 사전에 등록되어 있어야 합니다. 또한 일괄안내 역시 휴가알림에서 차감되므로 휴가알림건수가 남아있는지 확인해주시기 바랍니다.

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추가정보 입력해야 하는 경우
휴가를 신청하는 직원은 이름과 생년월일을 입력해주세요. 다만, 일부의 직원은 추가정보를 입력해야 할 수 있습니다.

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이 경우 회사의 사업자등록번호를 입력해주세요. 직원에게 회사의 사업자번호를 알려주는 것이 번거롭다면 [사업장관리 - 휴가신청 화면 - 추가정보 입력자료]에서 우리 회사만의 고유한 식별문자를 등록할 수 있습니다.

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직원별 고유정보 확인하기 (우측 보조창)

직원정보 변경
직원의 정보를 변경하려면 직원을 클릭하세요. 우측에 보조창에서 직원의 정보를 변경할 수 있습니다.

직원이 사용한 휴가보기
직원이 접수한 휴가를 확인하려면 직원을 클릭하고, 우측 보조창 상단의 [접수현황]을 클릭하세요. 연차휴가 외에도 다양한 휴가현황을 확인할 수 있습니다.


연도별 연차휴가 확인하기
우측 보조창에서는 직원이 연도별로 며칠의 연차휴가가 발생했고 휴가사용일 등을 확인할 수 있습니다.

입사일 기준 연차휴가 관리
우측 보조창 하단에서는 입사일 기준 연차휴가를 확인할 수 있습니다. 연차휴가의 발생의 근거가 되는 근속기간, 연차휴가의 발생일자, 연차휴가의 소멸시효 등 다양한 정보를 확인할 수 있습니다.

입사일 기준으로 연차휴가를 관리해야 한다면 이 정보를 통해 휴가의 발생일수와 사용일수를 비교할 수 있습니다.

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직원등록을 마무리했다면

휴가관리의 70%가 모두 마무리되었습니다. 남은 일은 몇 가지 세팅과 직원들의 휴가신청을 확인해주는 업무만 남았네요!

우리 회사만의 고유한 설정을 적용하는 [사업장 관리] 메뉴로 이동하세요!

회사에서 직원들을 관리하다보면 연차휴가를 관리해야 합니다. 연차휴가만 관리하면 되나요? 아닙니다. 다양한 휴가제도를 운영하는 회사라면 각 휴가별 사용현황도 집계해 누적 관리해야 합니다. 월급처럼 돈이 나가는 것이 아니어서 소홀할 수도 있는 관리가 바로 휴가입니다.

아직도 많은 회사에서는 엑셀로 휴가를 관리한다고 합니다. 그 이유는 사실 단순합니다. 엑셀 아니면 뭘로 휴가를 관리해요? 맞습니다. 아직도 많은 분들이 엑셀이 그나마 제일 편리한 오피스 시스템이기 때문입니다.

하지만 정말 그럴까요?

이번 포스팅에서는 똑똑하게 휴가관리하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 휴가관리는 무엇인가요?
2. 엑셀로 어떻게 관리하나요?
3. 엑셀의 대안이 있나요?

휴가관리는 무엇인가요?

휴가관리는 거창하게 생각할 필요 없습니다. 회사의 휴가관리 업무를 담당하게 되었다면 하나만 기억하면 됩니다. 분쟁발생시 회사의 증빙자료를 제시할 수 있도록 하면 됩니다. 그렇다면 구체적으로 어떤 것들을 증빙해야 하는지 살펴보겠습니다.

누가, 언제, 어떤 휴가를 사용했나요?
가장 기본적인 사항이지만 소규모 회사일수록 가장 등한시하는 부분이기도 합니다. 이러한 내용을 증빙하려면 간단하게 하나의 서류만 준비하면 됩니다. 바로 휴가신청서입니다.

소규모 회사일수록 페이퍼 업무에 약하기 때문에 휴가신청서 서식을 만드는 것도 서툴고, 인터넷에 나돌고 있는 휴가신청서를 사용하는 것도 번거로워합니다.

하지만 휴가신청서는 휴가관리의 가장 기본이 되는 것이기 때문에, 꼭 휴가신청서를 받아두는게 필요합니다. 가족같은 회사에서 굳이 휴가신청서를 받는게 불필요한 업무라고 생각하시나요? 수 많은 노동사건을 접해본 노무사에 따르면 휴가에 관한 분쟁 하나의 다툼으로 귀결된다고 합니다. 휴가일수는 입퇴사일만 알면 계산되기 때문에 분쟁의 여지가 없지만(물론 이 경우에도 퇴사로 인한 단절이 있었다는 등의 다툼이 존재하기는 합니다), 직원이 근속기간 동안 사용한 휴가에 대해서는 다툼이 발생합니다.

이러한 분쟁을 한번해 해결할 수 있는 것이 바로 휴가신청서입니다. 직원이 명시적으로 작성하고 서명한 휴가신청서는 그 내용을 부인하기 어렵기 때문입니다. 그러한 이유에서 이러한 휴가신청서는 아래에서 살펴볼 휴가관리대장보다 더 중요한 역할을 수행합니다.

올해 며칠의 휴가를 사용할 수 있나요?
휴가관리를 담당해본 직원이라면 정말 피곤한 질문이 아닐 수 없습니다. 한 두명도 아니고 수십명이 본인이 며칠 휴가사용할 수 있는지 문의를 하기 때문입니다.

이러한 질문은 주로 연차휴가에 관련된 질문인데, 연차휴가는 입사일을 기준으로 계산하는 것이 원칙입니다. 하지만 직원별 휴가일수가 제각각이기 때문에 물어볼 때마다 입사일을 확인하고 계산한 다음 알려주는 것은 사실 너무 번거로운 업무이고, 관리도 사실상 불가능합니다.

이러한 문제를 해결할 수 있는 관리기법이 바로 회계연도 기준 연차관리입니다. 바로 회계연도라는 일률적인 기준에 각 직원의 휴가를 관리하는 방법입니다. 한편 이러한 회계연도 방식은 재직자 관리에는 용이하나 퇴직자가 발생할 경우에는 다시 계산해야 해주어야 합니다. 이를 퇴직자 입사일 기준 정산이라고 하는데 퇴직정산에 관해 궁금한 사항이 있다면 블로그에 퇴직정산 또는 회계연도라는 단어로 검색해보시기 바랍니다.

아르바이트(단시간 근무자)들이 있나요?
정직원도 복잡한 휴가관리인데, 아르바이트는 더 관리하기 어렵습니다. 그 이유는 개개인별 입사일도 다른데다가, 근무시간도 다르기 때문에 1일의 휴가를 사용했을 때 면제되는 근로시간도 제각각 다르기 때문입니다.

예컨대 1일 8시간씩 주40시간 근무(주5일)하는 직원이 휴가사용시 8시간을 휴가사용하는 반면, 1일 8시간씩 주16시간 근무(주2일)하는 직원도 휴가를 사용하면 8시간 휴가를 사용하기 때문입니다.

이처럼 단시간 근로자의 휴가는 휴가발생일수를 차등하여 관리하거나, 휴가사용일수를 차등하여 관리하는 방법으로, 관리해야 합니다. 예컨대 단시간 근로자가 1개월 개근할 때 1일의 휴가가 발생하는 것이 아니라 0.3일의 휴가를 발생토록 한다거나, 1개월 개근할 때 1일의 휴가를 발생토록 관리하되, 휴가사용시 1일이 아닌 1.3일의 휴가를 사용한 것으로 처리하는 것입니다.

엑셀로 어떻게 관리하나요?

관리가 가능한 영역
엑셀로 연차휴가를 관리할 수 있는 영역은 연차휴가의 발생일수를 계산하는 것과, 직원별 사용한 휴가일수를 집계하는 것 두가지입니다.

즉, 회계연도 기준으로 연차휴가를 계산할 수 있는 계산식을 만들어 둔 다음, 직원별 입사일을 입력해서 계산하는 것입니다. 이 방법은 연차휴가의 발생일수를 계산하는 영역에서는 정확한 노동법 기준과 노동영역을 구분하였다면 꽤 괜찮은 성과를 기대할 수 있습니다. 하지만 단점으로는 노동법이 변화되었을 때 다시 새로운 계산식을 직접 작성하거나 인터넷에서 서칭해야 한다는 점, 잘못된 수식/기준이 적용되고 있는지를 인지하기도 어렵다는 점, 파일 한 개에 의존하고 있으므로 파일훼손시 복구하기 어렵다는 문제점이 있습니다.

관리가 불가능한 영역
사실상 연차휴가의 계산과 연차휴가사용기록을 남겨두는 것 외에 모든 것은 수작업으로 이루어져야 합니다. 엑셀로만 휴가를 관리해본 담당자라면 더 해야 할 것이 무엇인지 쉽게 인지하기도 어려운 경우도 있습니다. 휴가관리 프로그램을 기준으로 살펴보면 정말 귀찮은 업무들은 대체되지 않는 것을 알 수 있습니다.

여전히 남아있는 휴가관리 업무들
1. 직원에게 휴가신청서를 전달하는 행위
2. 휴가결재권자(또는 휴가담당자)가 휴가를 접수/결재하는 행위
3. 최종 휴가신청서를 집계해 보관하는 행위
4. 증빙자료가 필요하면 별도로 요구하거나 보관하는 행위
5. 휴가신청서를 연차휴가대장에 입력하는 행위
6. 휴가에 관한 질문에 응대하거나 답변하는 행위

이러한 행위는 단순히 휴가관리자 한 명의 업무부담이 아니라 휴가결재권자, 휴가신청자 모두에게 피곤한 업무입니다.

엑셀의 대안이 있나요?

엑셀 휴가관리에 대안은 휴가관리 프로그램입니다. 생소하기도 하고 비용이 발생하지 않느냐는 걱정 때문에 자세히 알아보지도 않는 경우가 있습니다. 이번 포스팅에서는 휴가관리를 무료로 시작할 수 있는 인사헬퍼를 소개하며 어떤 혜택을 기대할 수 있는지 살펴보겠습니다.

온라인 휴가신청, 온라인 휴가결재
손쉽게 휴가를 신청할 수 있습니다. 시간과 장소의 제한 없이 언제 어디서나 손쉽게 휴가를 신청하고, 휴가 결재권자는 손쉽게 휴가신청내역을 이메일과 카카오톡에서 확인하며 결재할 수 있습니다.

결재결과는 직원에게 바로 전달되며 보완이 필요한 휴가여서 보완을 결재한 경우 어떤 이유에서 거절되었는지도 직원에게 안내됩니다.

또한 직원은 휴가를 신청할 때 필요한 증빙서류를 사진으로 찍어 첨부할 수 있습니다. 번거롭게 한글로 휴가신청서를 작성하고 출력해서 제출하는 행위에서 해방될 수 있습니다.

다양한 결재권자 등록
휴가관리를 담당하는 직원이 있다고 하더라도 직원이 많다면 실제 휴가를 결재하는 분은 휴가관리 담당자가 아닌 팀장님이나 부서장 등 직책자가 맡게 됩니다.

인사헬퍼에서는 휴가결재권자를 등록하면 휴가관리자나 담당자를 거치지 않고 곧바로 결재권자에게 휴가결재를 요청하게 되고, 결재권자는 결재유형을 선택해 처리할 수 있습니다. 휴가관리자나 담당자는 이러한 결재결과를 요약된 테이블로 실시간 확인할 수 있습니다.


다양한 휴가설정
단순히 연차휴가에 국한되지 않습니다. 배우자출산휴가, 생리휴가, 경조휴가 등 다양한 휴가를 설정할 수 있고, 추가하거나 삭제하는 것도 가능합니다. 휴가제도의 전반적인 관리를 시작할 수 있습니다.


휴가사용대장 작성과 휴가일수 자동계산
엑셀에서 지원되는 것은 물론 노무사의 전문평가를 받은 회계연도 기준을 적용할 수 있습니다. 일부 회사의 특이성에 맞추어 회사의 사업장 옵션을 설정할 수 있고 연차휴가대장에는 월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례단위 연차휴가 등을 구분해 기록합니다.

휴가사용내역 자동기록
직원이 온라인 웹으로 신청한 휴가는 별도의 보관행위가 없어도 자동으로 첨부서류와 함께 전자정보로 보관됩니다. 또한 직원이 신청한 휴가가 승인되면 연차휴가대장에 별도로 휴가사용일수를 기록하지 않아도, 자동으로 연차휴가대장에 휴가사용일수가 기록됩니다.

입사일 기준 연차관리
회계연도 기준 연차관리를 하지 않는 회사도 문제 없습니다. 인사헬퍼에서는 직원별 입사일 기준 연차휴가일수를 제시하고, 회계연도 기준 연차휴가를 운영하는 경우 입사일 기준 일수와 비교검토하여 정산분을 손쉽게 안내합니다.

사진 1 - 휴가관리

무단결근이나 결근 모두 근로계약서 상의 의무 불이행에 해당하는 것이므로, 회사측 징계의 대상이 되는 것은 이견이 없습니다. 하지만 이번에 소개해드릴 판결은 무단결근한 직원이라 하여도 그 잘못을 따지기 어려울 수 있다는 판단을 해 주목을 받았습니다.
목차
1. 사건의 경위
2. 사건의 쟁점
3. 원심과 최종심의 판단
4. 똑똑한 인사관리

사건의 경위

이번 소개해드릴 대법원의 판결의 주요 경위는 ① 만 8세 미만의 자녀를 양육하는 직원의 이야기입니다. ② 이 직원은 과거 공휴일에는 연차사용(해당 사건 당시만 해도 공휴일은 법정휴일이 아니었음에 유의)으로 처리하고, 초번근무도 외출로 처리하며 근무해왔습니다. ③ 해당 직원은 새로운 업체로 고용승계되어 수습계약으로 근무 중이었습니다. ④ 새로운 회사에서는 공휴일에 휴가사용 없이 근무를 지시하였고, 초번근무에도 투입해 근무할 것을 지시하였으나 해당직원이 이를 거부하였고, ⑤ 새로운 회사는 정식채용을 거부한 사안입니다.

사건의 쟁점

근로제공불이행의 타당성
직원이 수행해야 할 의무, 즉 근로제공의무를 이행하지 아니한 행위에 타당성이 있는지가 문제됩니다. 근로계약의 가장 기본적인 의무이므로 근로제공의무의 불이행 그 자체는 당연히 타당성을 갖기 힘듦니다.

남녀고용평등법 상 사업주의 배려의무의 범위
이 사건에서 중요하게 여겨봐야 할 점은 남녀고용평등법에서 정한 사업주의 배려의무와 근로자의 계약의무 위반을 어떻게 해석할 것 인지입니다. 사업주가 이러한 배려조치를 하지 않아 근로자가 근로제공불이행을 한 경우 사업주의 의무불이행에 중점을 둘 것인지, 근로자의 의무불이행에 중점을 둘 것인지가 주요 쟁점이 됩니다.


남녀고용평등법상 사업주의 육아지원 조치
남녀고용평등법에서는 사업주에게 다음과 같은 조치를 하도록 노력하라고 하고 있습니다.
① 업무의 시작/종료시간의 조정
② 연장근로의 제한
③ 근로시간의 조정
④ 기타 지원조치 등의 조치

중노위와 법원의 판단

중앙노동위원회
중앙노동위원회는 구체적인 근거는 확인되지 않으나, 새로운 회사가 한 정식채용 거부를 부당해고로 판단했습니다.

원심(서울고법)
고등법원은 초번근무와 공휴일 근무는 근로제공의무가 있는 사실이 분명하고, 이를 불이행 사실이 인정되므로 정식채용거부의 합리적 이유가 있고, 양정 역시 타당하다고 판단하여 부당해고가 아니라 판단했습니다.

대법원
대법원은 공휴일과 초번근무에 대해서는 근로제공의무가 있고 이를 위반한 행위는 정식채용거부의 정당한 사유가 된다고 판단했습니다.

대법원은 남녀고용평등법상 배려의무의 구체적인 내용은 근로자의 환경(어떤 환경에 처했는지), 회사의 환경(사업장의 규모와 인력운영 여건, 사업운영상으 필요성) 등을 종합적으로 고려해야 한다고 설시한 뒤, 이 사건의 새로운 회사는 배려의무를 다하지 않았다<<강죄끝>>고 보았고 그 결과 근태불량의 문제가 발생하게 된 것이며, 그 결과 해고된 것으로 보인다고 판단했습니다.

그러면서 정식채용 거부의 합리적인 이유를 판단함에 있어서 사업주의 배려의무 위반도 고려해야 할 것을 주문했습니다.

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어떤 사업에서는 아르바이트를 많이 사용합니다. 일단 아르바이트라는 용어부터 명확히 할 필요가 있는데요. 아르바이트란 국내에서 파트타임 아르바이트를 의미합니다. 조금 더 법률적이고 구체적인 용어로 표현하자면 단시간 근로자라고 부르는 게 정확합니다. 즉, 다른 일반적인 직원과 달리 주40시간 미만 근무하는 직원들을 의미하는 것입니다.

하지만 많은 소규모 사업에서부터 중소규모의 사업에까지 아르바이트는 노동법적인 부담이 적다고 오해하는 경우가 많습니다.

이번 포스팅에서는 아르바이트(단시간 근로자)의 연차휴가는 어떻게 관리해야 하는지 살펴보겠습니다.

목차
1. 아르바이트도 연차휴가가 있을 수 있다
2. 정직원도 연차휴가가 없을 수 있다.
3. 아르바이트의 연차휴가, 시간단위로 관리하라
4. 연차휴가 관리 프로그램

아르바이트도 연차휴가가 있을 수 있다

아르바이트라고 반드시 연차휴가가 있다고 할 수도 없고, 반드시 없다고 단정할 수도 없습니다. 그 이유는 아르바이트가 1주에 근무하는 시간에 따라 결론이 달라지기 때문입니다

주 15시간 미만 근무하는 경우
아르바이트와 근로계약서를 작성하면서 주15시간 미만 근무로 했다면, 연차휴가는 발생하지 않습니다. 이는 근로기준법에서 정한 요건을 충족하지 못했기 떄문입니다. 주 15시간 미만 근무자는 주휴수당도 지급하지 않아도 되는데, 주휴수당과 연차휴가를 세트로 묶어 기억하시면 편합니다.


매주 스케줄이 다른 경우
근로계약서 상 주 15시간 미만 근무로 정했는데, 실제 근무스케줄표를 통해 매주 근무시간이 달라지는 경우는 어떻게 해야 하나요. 이 부분은 사실 두가지로 케이스 중 하나로 관리해야 합니다. 첫째는 매주 근무스케줄표를 통해 근로계약의 조건을 변경하는 경우이고, 둘째는 당초 근로계약에서 정한 조건을 상회하여 연장근무로 처리하는 방법입니다.

첫 번째 케이스의 경우, 주 15시간 이상이 되는 경우가 될 수도 있고 이런 주에는 주휴수당을 적용함은 물론 1개월 이상 연속되었을 경우에는 연차휴가를 적용해주어야 하고 1년 이상 누적되었을 경우에도 연차휴가를 발생시켜야 합니다. 이 사례는 매 주 근무시간에 따라 임금계산법이 달라진다는 점, 주 15시간 누적주수를 상시 체크하고 기록해야 한다는 점, 당초 근로계약 조건을 변경하는 것이므로 근로기준법상 서면작성의무가 발생한다는 점 등, 관리적인 어려움이 있는 상당하기 때문에, 이러한 기준에 따라 주15시간 이상과 미만을 분리관리하고 있는 사업장은 거의 없을 것으로 보입니다.

두 번째 케이스의 경우, 당초 근로계약조건은 바꾸는 것이 아니므로 여전히 주휴수당과 연차수당은 발생하지 않도록 처리 가능합니다. 다만, 당초 정한 근로시간 이상으로 근무하는 것은 연장근무로 처리해 가산수당의 지급여부를 검토해야 합니다.

정직원도 연차휴가가 없을 수 있다

상시근로자 수 5인 미만
주 15시간 이상 근무하면 항상 연차휴가가 발생하는 것은 또 아닙니다. 연차휴가의 법률규정 제60조를 충족하기는 하나, 어떤 사업장에서는 제60조 자체가 적용되지 않는 경우가 있을 수 있기 때문입니다. 바로 상시 근로자 수가 5인 미만인 경우가 그렇습니다.

상시 근로자 수가 5인 미만인 경우에는 그 소속 직원들에게는 근로기준법 상 연차휴가가 적용되지 않습니다.


상시근로자 수 5인 미만과 이상을 반복하는 경우
상시 근로자 수가 5인 이상과 미만을 반복하는 경우가 있을 수 있습니다. 상당히 복잡한 계산법이 적용될 수 밖에 없습니다. 어떠한 견해에서는 연차휴가의 규정에 따른 휴가의 발생일 기준으로 5인 이상인지 미만인지에 따라 연차휴가의 발생여부를 판단해야 한다는 견해도 있고, 전체 근무기간 중에서 제외기간(5인 미만인 기간)을 차감해야 한다는 견해(고용노동부)도 있습니다.

아르바이트 연차휴가, 시간단위로 관리하라

일반 근무자와는 다른 계산법
일반적으로 근무자들은 하루 8시간이고, 1년 이상 근무시 15일의 휴가를 사용한다고 알고 있습니다. 하지만 아르바이트같은 단시간 근로자들은 하루 4시간 정도 근무한다고 했을 때 1년 이상 근무시 며칠의 휴가를 주어야 할 것인지가 문제입니다.

일반직장인들은 주5일 근무로 1년에 약 260일 정도 근무합니다. 이 중 1년에 15일을 휴가를 사용할 수 있는 것으로 약 5% 가량을 휴가로 사용할 수 있습니다. 반면 주 2일 근무하는 아르바이트는 1년에 약 100일정도 근무하는데 15일의 휴가를 부여해야 할까요? 이 수치는 약 15% 가량에 해당되어 형평에 맞아보이지 않습니다.

그렇기에 아르바이트처럼 단시간 근로자들은 일수가 아닌 시간으로 관리해야 합니다. 이러한 관리법은 발생휴가를 환산하는 방법과 사용휴가를 환산하는 방법으로 구분할 수 있습니다.


“발생하는 휴가” 시간으로 환산해 관리하기
아르바이트에게 발생하는 휴가는 일반근무자들과 달리 시간으로 환산해야 합니다. 예컨대 1일 소정근로시간이 4시간인 직원의 경우 1일의 휴가는 하루 전부를 휴무하는 것으로 이해하는 것이 아니라 4시간의 휴가를 사용할 수 있다고 해석해야 합니다. 일반직장인들이 1년 이상 계속근무하였다면 15일의 휴가가 발생하지만 아르바이트(소정근로시간이 4시간)는 60시간의 휴가(15일 * 4시간)가 발생하는 것입니다. 아르바이트가 휴가를 사용할 때에는 이 시간의 범위 내에서 사용하게 됩니다.

“사용하는 휴가” 일수로 환산해 관리하기
반면 일반 직원들과 같이 발생일수를 기준으로 부여하도록 하되, 직원이 휴가를 사용한 경우 사용한 시간을 일수로 환산해 관리할 수도 있습니다. 예컨대 아르바이트(소정근로시간이 4시간)가 8시간 근무일에 휴가를 사용했다면 그 날의 휴가는 2일을 사용한 것으로 처리(휴가사용으로 근로하지 않은 시간 8시간 / 1일 소정근로시간 4시간)하는 방법입니다.

인사헬퍼의 시간단위 휴가사용
연차휴가를 무료로 관리하는 인사헬퍼에서는 이러한 방법을 채택하고 있습니다. 단순히 아르바이트 뿐만 아니라 일반 근무자들도 시간단위로 휴가를 사용한 경우 사용한 시간을 해당 직원의 1일 소정근로시간으로 나누어 1일단위로 환산토록 하고 있습니다.

연차휴가 관리 프로그램

인사헬퍼에서는 소상공인에서부터 300인이 되는 기업까지 연차휴가 관리 프로그램을 무료로 시작할 수 있습니다. 단순히 엑셀에서 연차휴가의 발생갯수를 계산하는 수준의 서비스가 아닌, 다양한 서비스가 제공됩니다.

온라인 휴가신청, 온라인 휴가결제
인사헬퍼를 통해 직원들은 온라인으로 휴가를 신청하고, 휴가결제권자 또는 휴가담당자는 손쉽게 휴가신청내역을 알림(이메일, 카카오톡)받아볼 수 있습니다. 알림을 받은 즉시 손쉽게 결제(승인, 보완요구, 거부 등)할 수 있습니다.

결제관리 시스템
조직의 규모가 커지는 경우 직원의 부서별로 결재권자를 다르게 설정할 수 있습니다. 각 결재권자는 소속 직원이 휴가신청시 알림을 받아볼 수 있고 결제를 진행할 수 있습니다. 휴가관리 담당자는 각 결재권자가 승인한 휴가내역을 인사헬퍼에서 집계기록을 확인할 수 있습니다.

휴가신청내역 전자보관
직원들이 신청한 휴가는 자동으로 전자기록됩니다. 별도로 휴가신청서를 보관하거나 연도별로 정리할 필요 없습니다.

자동기록, 자동집계
직원이 신청한 휴가는 연차휴가대장에 자동으로 기록됩니다. 기록된 휴가는 직원별로 조회하거나 연도별로 조회할 수 있고, 각 휴가별로 총 며칠의 휴가가 사용되었는지 한눈에 확인할 수 있습니다.

다양한 사업장 옵션
사업장별로 다양한 옵션을 선택할 수 있습니다. 연차휴가를 회계연도로 관리하는 경우 회계연도의 기준일을 1월에서 12월로 고정하지 않아도 됩니다. 설정한 기준에 따라 연차휴가대장이 작성되고 해당 기간에 접수된 휴가가 연차휴가대장에 기록됩니다.

회계연도/입사일 기준 지원
회계연도 기준으로 관리하는 경우에도 퇴직자 정산을 검토해야 하는 경우가 있습니다. 인사헬퍼는 회계연도 기준 연차휴가대장을 지원함은 물론 각 직원별 입사일 기준 연차휴가갯수도 정리해 확인할 수 있습니다.