휴가관리, 결재권자는 어떻게 설정해야 할까

이제 막 취업한 신입직원부터, 오랜 경력을 갖는 직장인이라 해도 이직을 하다보면 휴가를 누구한테 신청해야 하고, 누구에게 결재받는지, 신청서식은 어떠한지를 잘 모를 수 밖에 없습니다. 회사마다 사용하는 서식, 휴가관리방법, 전결권 등이 다를 수 밖에 없기 때문입니다

이번 포스팅에서는 휴가를 신청할 때 어떻게 해야 하고, 휴가담당자 입장에서 효율적으로 관리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

목차
1. 휴가결제
재권자 설정하기
2. 결재와 관리의 이분화
3. 휴가관리 프로그램 이용하기

휴가결재권자 설정하기

소상공인 - 대표이사
10인 정도의 소규모 회사인 경우 부서조직이 세분화되어 있지 않아 대체적으로 대표이사가 휴가결제를 진행하는 편입니다. 즉각적인 피드백과 즉시결제가 가능하다는 장점이 있지만 대표이사가 외근이 많거나 사무실에 잘 없다면 휴가를 신청하는 직원도 곤욕이고, 구두로 접수된 휴가는 정상적으로 관리되기 어렵습니다. 그렇기에 아주 적은 수의 직원으로 구성된 회사라고 하더라도 가급적이면 체계적인 휴가관리가 필수적입니다.


체계화 - 관리담당자 설정하기
대표이사가 휴가를 관리하는게 사실상 어렵다면, 휴가를 전담으로 관리하는 직원을 선정하게 됩니다. 주로 이러한 직원은 휴가관리 담당자로 활동하게 됩니다. 하지만 휴가관리만을 위해 채용된 것이 아닌만큼 휴가관리에 있어서 어려움이 많습니다. 주로 회계/인사관리 담당자가 많이 설정되는 편입니다.

이러한 단계에서는 직원들이 이 담당자에게 휴가를 접수하고 해당 직원은 접수된 휴가를 기록하고 신청서를 보관하게 됩니다. 모든 직원들이 이 직원에게 휴가를 문의하는 편이어서 담당직원은 본업 외에 휴가관리로 시달리는 편입니다.


시스템화 - 결제와 관리 이분화
조직이 분업화되고 체계화되면 각 부서에서는 휴가를 접수하고 결제까지의 업무를 처리한 다음, 최종적으로는 휴가관리 담당자에게 전달하는 형태로 운영됩니다. 피라미드 형태로 운영되기 때문에 조금더 시스템화된 관리기법이 적용됩니다. 이러한 형태는 주로 조직규모가 커져서 한 명의 관리담당자가 감당하기 어렵거나, 각 부서의 구체적인 휴가결제상황을 부서별로 위임해야 할 필요가 있는 경우 운영됩니다.

결제와 관리의 이분화

휴가관리와 휴가결제는 다른 분야
휴가결제권자가 휴가관리를 한다고 생각하는 경우가 있습니다. 하지만 두 영역은 다를 수 밖에 없습니다. 휴가관리라고 하면 회사 집단 전체적으로 연차휴가를 계산하고 사용한 휴가에 대해서는 증빙 및 보관업무를 수행하며, 잔여휴가를 기록/관리해 임금에도 연결해야 합니다. 이러한 업무는 어느 직원 한명이 전담해서 관리하는 것이 일반적이고 휴가결제권자는 최종 승인되어 사용한 휴가내역을 이 담당자에게 전달합니다.

결제권자와 휴가관리자의 어려움
직원 개개인은 본인의 휴가를 신청한다는 점에서 잘 이해하지 못하겠지만, 결제해야 하는 직원이 많아지거나 관리해야 하는 직원 수가 많아지면 담당자들은 어려움을 토로합니다. 휴가신청서식을 매번 받고 전달하는 것도 번거롭고, 분실의 위험도 높기 때문입니다.

휴가관리 프로그램 이용하기

무료서비스 이용하기
인사헬퍼에서는 연차휴가 관리를 무료로 이용할 수 있습니다. 기본적으로는 50명의 직원을 등록해 사용할 수 있으나, 필요한 경우에는 요청하여 최대 300인의 인원을 비용 없이 추가할 수 있습니다. 인사헬퍼에서 무료로 제공하는 서비스는 무엇이고 휴가결제권자와 관리자에게 어떤 이점이 있는지 살펴보겠습니다

온라인 휴가신청, 휴가결제
인사헬퍼에서는 모든 직원들이 온라인으로 휴가를 신청할 수 있습니다. 연차휴가 외 증빙이 필요한 휴가는 이미지 파일을 첨부해 증빙자료도 손쉽게 제출합니다. 휴가관리자가 직원의 부서별로 휴가결제권자를 등록할 수 도 있습니다.

휴가를 신청한 직원의 부서별로 결재권자가 등록되어 있다면 결재권자의 이메일 또는 카카오톡으로 휴가결제를 요청하게 됩니다. 휴가관리자가 결재권한 부여 당시 설정한 비밀번호를 입력해 스마트폰으로 손쉬운 결제를 지원합니다.

이렇게 결제된 내역은 직원에게도 곧바로 발송됩니다. 간혹 신청한 휴가에 보완이 필요한 경우 결재권자는 보완사유를 입력할 수 있고 직원은 휴가가 거부된 사유를 확인할 수 있습니다.


연차휴가 자동계산
정확하게 연차휴가를 관리하기 위해서는 연차휴가에 대해서는 다양한 개념을 알아야 합니다. 입사일 기준 연차/회계연도 기준 연차, 퇴직자 정산, 월단위 연차, 연단위 연차 등등 다양한 개념이 있습니다.

인사헬퍼에서 제공하는 휴가관리서비스는 노무법인의 검증과 상시 업데이트를 통해 최신 노동법을 반영하고, 노무사의 인사관리 실무 노하우까지 반영된 전문성은 믿고 사용할 수 있습니다.

혹시 노동청에서 지도점검 받으신 적 있으신가요? 노동청은 직원과의 다툼이 있고 직원이 신고해서 노동청에 출석하는 경우가 많습니다. 이를 진정 또는 고소/고발이라고 하는데, 이러한 것은 어느 누군가의 제보로 시작된다는 공통점이 있습니다.

하지만 꼭 이러한 제보가 없어도 노동청은 회사에 방문해 지도점검을 실시할 수 있습니다. 노동청의 지도점검이라는 것인데 이러한 점검은 정기점검, 수시점검, 특별점검 등 다양하게 분류될 수 있습니다. 이러한 점검은 기업의 규모의 수, 설립일자에 관계없이 지역 관할 노동청이 무작위로 선정하여 점검을 실시합니다.

목차
1. 노동부의 연차휴가 점검
2. 휴가관리 쉽게하는 법

노동부의 연차휴가 점검

상시 5인 이상 사용하는 사업장
상시 근로자 수가 5인 미만이라면 연차휴가에 관한 부담은 덜으셔도 됩니다. 하지만 상시 근로자 수가 5인 이상이라면 연차휴가는 필수입니다. 상당히 체계적이고 시스템화된 휴가관리가 가능한 대기업이든 5명의 알바생을 고용한 소규모 식당이든 법에서는 동일하고 동일한 잣대의 기준을 적용하고 있습니다.

그렇기에 소규모 사업장에서는 휴가관리에 상대적으로 많이 미흡한 편이고, 연차휴가에 관한 부분에 있어서는 많은 지적사항이 발생하곤 합니다. 50인, 100인 이상의 중소기업은 조금 나을까요? 글쎄요. 많은 사업장을 관리하고 법률자문해본 경험에 비추어 보면 크게 다르다고 생각되진 않습니다. 물론 어느정도 연차휴가에 관한 개념도 알고 있고 관리하려는 흔적이 보이기는 하지만 포인트를 잘못 잡고 있거나 관리가 체계적이지 않는 등의 지적사항이 보입니다.

점검 1 - 연차휴가 미사용수당의 지급여부
상시 5인 이상 사업장이라면, 노동청 근로감독관은 직원별 입사일을 확인한 다음 미사용휴가를 확인합니다. 물론 미사용휴가를 확인하기 위해서는 직원별 휴가사용내역을 확인하는 것이 순서이지만 이 파트에서는 휴가사용내역이 증빙된다는 전제에서 설명하겠습니다. 만약 모두 사용하지 못한 휴가가 있다면 수당으로 지급되었는지를 확인합니다.

구체적으로는 직원별 미사용연차수당에 대한 금액이 지급된 사실이 있는지를 먼저 확인하고, 지급되었다면 그 금액이 직원별 소정근로시간과 통상시급에 따라 미지급차액은 없는지를 확인합니다.

만약 이 두 부분에서 문제가 있다면 지적사항으로 체크되어 시정명령을 받게 됩니다.


점검 2 - 연차휴가 관련 증빙자료의 존재
연차휴가는 입사일만 있으면 휴가일수를 계산할 수 있습니다. 그리고 이 일수를 토대로 회사에서 직원이 사용한 일수를 집계해 가져오라는 것이죠. 만약 회사가 이러한 일수를 가져오지 못한다면 어떻게 될까요?

휴가신청서를 제출했는데 회사가 보관하지 않은 경우
이런 사례에서는 회사가 비취서류의 보존의무 위반으로 휴가관리와는 별도의 제재를 받습니다. 근로계약서처럼 회사가 휴가신청서를 받아두어야 하는 것은 아니지만, 휴가에 관한 서류가 있다면 그 서류는 보존해야 할 의무가 있기 때문입니다(근로기준법 제42조 계약서류의 보존)

휴가신청서를 미제출한 경우
소규모 사업장이기 때문에 직원과 회사간 서로 구두로 휴가신청을 해온 경우일수 있습니다. 앞서 설명한 것처럼 휴가사용을 구두로 하였다고 하여 법위반사항이 발생하였다고 볼 수는 없습니다.

문제는 앞서의 경우처럼 발생한 휴가일수는 있는데 사용한 휴가일수가 얼만큼인지 확인할 수 없는 경우입니다. 이러한 경우에는 회사와 직원이 상호 확인하는 서류를 통해 제3자인 노동청 근로감독관에게 제시할 수 있습니다.

문제는 직원과 회사간 이견이 발생한 경우입니다. 회사는 분명 15일 전부 휴가를 사용했다고 하지만, 직원은 8일이라고 말하는 경우입니다. 상호 이견이 불분명한 상황이기는 하나 입증책임의 분배 원칙에 따라 발생한 권리(연차휴가 사용권)의 소멸을 주장하는 회사가 이를 입증해야만 합니다.

입증책임을 부담하는 회사가 입증에 실패하였다면 그에 따른 위험은 회사가 부담합니다. 이러한 이유에서 회사는 휴가신청서를 직원들로부터 받아두어야 하는 것입니다.

휴가관리 쉽게하는 방법

무엇이 휴가관리를 어렵게 하는가
휴가신청서의 접수
직원 수가 조금만 많아지면 매월 상시적으로 쏟아지는 휴가신청서를 감당하기 어렵습니다. 휴가담당자, 휴가결제자가 한명이라면 비정기적으로 찾아와 제출하는 휴가신청서를 감당하기 정말 어렵습니다.

휴가결제와 증빙자료
휴가접수자는 매번 휴가를 어떻게 처리할 것인지를 결정해야 하고, 직원이 휴가승인에 필요한 증빙자료를 제출했는지도 확인해야 합니다.

휴가신청서를 보관/정리
휴가신청서는 보관해야 향후 분쟁발생시 회사의 입증자료가 됩니다. 그렇기에 휴가신청서와 휴가증빙자료를 보관해야하는데, 직원 수가 많고 직원의 근속기간이 늘어날수록 보관/정리해야 하는 자료는 눈덩이처럼 불어납니다.

연차휴가의 계산과 연차휴가대장
특히 연차휴가는 입사일 기준으로 관리하는 것이 어렵고 연차휴가미사용수당의 계산시점이 복잡해진다는 점 때문에 사실상 회계연도 관리방식이 적합합니다. 이러한 회계연도방식으로 운영할 경우 연차휴가의 유형(월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례단위 연차휴가)를 구분해야 하고, 각 유형별 발생일수를 정리해야 하며, 이를 토대로 연차촉진제도를 사용할수 있습니다. 더욱이 매월 직원이 접수한 휴가는 연차휴가대장에 기록해야 향후 연말에 미사용연차휴가를 정산할 수 있습니다.


휴가관리를 쉽게 해결하기
인사헬퍼에서는 온라인 휴가신청, 온라인 휴가결제, 휴가결제자 관리/등록, 연차휴가대장의 작성과 휴가신청시 자동기록 등 다양한 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다. 다양한 서비스에 대한 모든 기능을 설명할 수 없을 정도니, 직접 경험해보시고 선택하시기 바랍니다.

회계연도 기준으로 연차를 관리하는 담당자는 7월부터 정신이 없어집니다. 바로 연차휴가촉진제도를 실시하기 때문입니다. 매년 11월 전까지는 연차휴가촉진제도를 두 절차를 거쳐야만 유효한 제도운용으로 인정받기 때문에 휴가관리 담당자라면 매년 7월 1일부터 10일간, 그리고 매년 10월 31일까지는 반드시 휴가촉진제도를 운용해야 합니다.

연차촉진제도를 운영해야 하는 담당자의 애로사항은 무엇이 있을까요? 매번 시기에 맞추어야 한다는 부담감도 있지만, 첫째는, 연차촉진을 위해서는 연차유형별 잔여휴가일수를 관리해야 한다는 점이고, 둘째는 다수의 직원들에 대한 연차촉진 관련 서류를 생성해야 한다는 점이며, 마지막으로 직원들에게 통보 후 증빙도 갖추어야 한다는 점입니다.

이번 포스팅은 휴가관리 담당자가 아주 손쉽게 연차촉진제도를 운용할 수 있는 꿀팁을 전수해드리고자 하니, 포스팅을 끝까지 읽어주세요!

목차
1. 연차촉진제도 운영법
2. 상시적인 연차관리의 필요성
3. 연차촉진 관련서류의 작성
4. 서면통보의 증빙

연차촉진제도 운영법

잔여휴가일수의 통보
연차촉진제도를 운영하기 위해서는 매년 7월 1일부터 10일간 직원별로 잔여휴가일수를 통보한 뒤, 휴가사용을 독려해야 합니다. 기간을 준수하지 못했거나 내용에 미흡한 점이 있는 경우 나머지 절차의 준수여부에 관계없이 유효한 연차촉진제도를 운영한 곳으로 볼 수 없습니다.

한편, 반드시 7월 1일부터 10일간으로 고정되는 것은 아닙니다. 원칙적으로는 입사일로부터 6개월이 지난 시점부터 10일간으로 고정되지만, 휴가관리는 직원별 관리가 어렵기 때문에 회계연도기준으로 관리됩니다. 이러한 회계연도 기준은 1월부터 12월까지가 될 수도 있고 3월부터 익년도 2월까지가 될 수 도 있습니다. 이처럼 연차휴가의 관리기준이 되는 기간을 어떻게 잡느냐에 따라 7월 1일부터 10일이 될 수도 있고 다른 기준이 적용될 수도 있는 것입니다

인사헬퍼, 회계연도 기준 설정하기
비용 없이 사용할 수 있는 휴가관리 프로그램, 인사헬퍼에서는 회사의 회계연도 특성을 다양하게 반영할 수 있습니다. 매년 1월부터 12월까지를 기준으로 연차휴가대장을 작성할 수도 있고, 다른 기준으로 관리할 수도 있으며, 직원별로 입사일 기준으로 관리할 수 있는 기능이 제공됩니다.

사용시기의 지정
직원들에게 연차휴가의 사용독려를 한 이후에도 휴가사용계획을 제출하지 않거나 미사용한 휴가가 있는 경우, 독려 10일이 지난 시점부터는 회사가 휴가시기를 지정할 수 있습니다. 직원에게 휴가시기지정의 기회를 부여했음에도 미사용한 경우 회사가 지정할 수 있도록 해 인건비 지출을 줄일 수 있도록 하기 위함입니다.

이러한 시기지정은 매년 10월 말일까지 처리해야 합니다(원칙적으로는 입사일로부터 매 1년이 되는 시점으로부터 2개월 전까지 처리).

상시적인 연차관리의 필요성

연차휴가에도 종류가 있다
연차휴가라고 하면 일반적으로 하나의 휴가라고 인식하는 경우가 있습니다. 물론 틀린 말은 아니지만 휴가관리 담당자라면 연차휴가라고 해도 연차휴가의 발생근거 별로 분류해야 합니다. 이러한 분류는 총 3가지로 분류할 수 있습니다. 첫째는 법률에 의해 인정되는 경우로서 매월 개근시 발생하는 휴가입니다. 이 포스팅에서는 월 단위 연차휴가라고 하겠습니다. 둘째는 법률에 의해 인정되는 경우로서 1년 계속근로자가 출근률 80% 이상인 경우 발생하는 휴가입니다. 이 포스팅에서는 년 단위 연차휴가라고 하겠습니다. 마지막으로 법률에서 정한 것은 아니지만 회계연도 기준으로 연차를 관리시 발생하는 휴가입니다. 고용노동부의 지침에서도 이러한 비례연차의 설정을 주문하고 있는데, 이 포스팅에서는 년 단위 연차휴가라고 하겠습니다.


연차휴가 유형별 연차촉진제도 운용법이 다르다
앞서 설명한 것처럼 법률상 인정하는 휴가는 월 단위 연차와 연 단위 연차입니다. 과거 개정 전 근로기준법은 연 단위 연차휴가에 대해서만 연차촉진제도를 운영했으나 법률개정으로 월 단위 연차휴가에 대해서도 연차휴가촉진제도가 도입되었습니다. 문제는 각 휴가는 휴가사용기한이 다르기 때문에 연차휴가촉진제도의 제도도 다르다는 점입니다. 그렇기 때문에 연차촉진제도를 운영할 때에는 반드시 20XX년도 잔여휴가라며 통으로 단일 연차촉진제도를 운영하면 안되고, 연차휴가 유형 별로 각각의 연차촉진제도를 운영해야 유효한 제도라고 볼 수 있습니다. 이러한 이유에서 연차휴가를 관리할 때에는 연차발생유형 별로 분류되어야 합니다. 참고로 인사헬퍼에서 제공되는 연차휴가 프로그램에서는 연차휴가대장에 월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례휴가가 각각 구분되어 자동계산되고 있으니, 휴가관리담당자는 참고하시기 바랍니다.

비례연차휴가, 연차촉진 가능한가?
가능합니다. 방법은 연 단위 연차휴가와 동일합니다. 비례연차휴가는 연 단위 연차휴가에 비례하여 계산되는 것인 만큼 연 단위 연차휴가에 적용되는 연차촉진제도를 적용할 수 있다는 것이 고용노동부의 입장입니다.

연차촉진 관련서류의 작성

서류를 수작업으로 작성하는 것은 짜증나는 일
직원이 10명 남짓된다면 서류를 작성하는 것이 어렵진 않습니다. 하지만 20명 50명 100명 이상의 인원이 된다면 한명의 직원이 수작업으로 수십, 수백장의 서류를 생성한다는 것은 결코 쉽지 않습니다. 가능하다고 해도 오류의 가능성도 배제하기 어렵습니다.

물론 엑셀 능력자의 도움을 받아 직원별 잔여 휴가일수가 입력된 엑셀시트를 토대로 문서를 생성하는 것도 가능합니다. VBA를 이용하면 다수의 직원들에 대한 PDF를 생성하는 것도 물론 가능합니다. 하지만 이 방법은 서류생성에 있어서만 도움을 받을 수 있을 뿐이고, VBA를 다룰 수 있는 직원은 사실 거의 없다시피 하므로 모든 사업장에 적용할 수 있는 대안이라고 보기는 어려울 것 같습니다.


인사헬퍼로 전자문서 생성하기
전자계약 서비스를 무료로 이용할 수 있는 인사헬퍼를 이용하면 수십, 수백명의 문서를 생성하는 것은 매우 손쉽습니다. 내용이 채워지지 않은 연차촉진 전자문서를 올리고, 문서에 작성되어야 할 내용과 위치를 설정한 다음(템플릿 생성), 직원별 내용이 정리된 엑셀파일만 업로드(DB 엑셀파일 업로드)하기만 하면, 직원별 연차촉진서류가 자동 생성됩니다. 등록된 템플릿은 향후에도 다시 사용할 수 있으니 매년 DB 엑셀파일만 업로드하면 되기 때문에 휴가관리 담당자의 고민이 바로 해결되네요!

서면통보의 증빙

제도운용의 증빙은 필수
사실관계와 증빙은 엄연히 다른 영역입니다. 아무리 법률에서 정한 요건에 따라 진행했다고 하더라도 이에 반론을 제기하는 제3자는 있기 마련입니다. 제3자는 소속 직원일 수도 있고 고용노동부 소속 근로감독관일 수도 있습니다.

그렇기 때문에 직원들에게 문서를 작성해 개별적으로 통보했다는 점을 증빙할 수 있어야 합니다. 아무리 수십명의 직원들에게 문서를 생성했다고 하더라도 이 문서만으로는 직원에게 개별적으로 통보했음을 증빙할 수 없습니다.

이러한 증빙을 위해서는 서류에 직원이 수령했다는 서명을 받는다거나, 전자적 방법으로 통보를 했다는 점을 확인되어야 합니다.


인사헬퍼로 전자문서 발송하기
인사헬퍼 서비스를 이용하면 손쉽게 직원들에게 전자문서를 발송할 수 있습니다. 직원의 카카오톡으로 발송할 수도 있고 이메일로도 발송할 수 있습니다. 앞서 템플릿 생성과 DB 엑셀 업로드를 마쳤다면 발송에 필요한 업무는 버튼을 클릭하는 것 뿐입니다. 인사헬퍼에서는 전자계약 서비스를 조건없이 200건 무료 제공되고 있으니 휴가관리 담당자부터 근로계약 담당자까지 인사관리 담당자라면 한번쯤 눈여겨 보시기 바랍니다.

휴가철이 되면 많은 직원들이 휴가를 신청합니다. 휴가를 신청하는 직원 입장에서는 많아야 월 한 두 번이지만, 직원 수가 많은 회사에서 휴가를 관리하는 직원 입장에서는 매월 휴가신청을 접수받아야 합니다. 휴가 담당직원도 휴가관리가 주된 본업이 아니기 때문에 매번 휴가를 접수하고 정리하는 것이 여간 번거롭습니다.

이번 포스팅에서는 휴가관리 담당자가 궁금해야 할 만한 내용으로 구성해봤습니다.

목차
1. 휴가신청서를 받는 이유
2. 휴가신청서에 작성할 내용
3. 휴가신청서의 보관 필요성
4. 무료 휴가관리 프로그램

휴가신청서를 받는 이유

쓰는 사람도 귀찮고 받는 사람도 귀찮다
휴가 신청서는 작성하는 사람도 귀찮고, 받아서 읽는 사람도 귀찮습니다. 누가 언제 휴가가는지 구두로 이야기하면 되는데 왜 굳이 서류로 작성해야 하는지 이해가 안 된다는 것도 심심치 않게 나오는 이유입니다.

휴가신청서라는 서식을 받는 것도 귀찮고, 그 서식을 매번 전달해주는 휴가담당자도 귀찮으며, 어떻게 작성해야 하는지 묻는 것도, 알려주는 것도 번거롭습니다. 매달 비정기적으로 찾아오는 직원들을 응대하는 휴가관리자로서는 매우 성가시기만 합니다. 그렇다면 이렇게 성가신 업무를 도대체 왜 하는걸까요?

근로기준법에서는 강제하고 있지 않습니다.
이렇게 귀찮은 업무를 수행하도록 했다면 아마도 법에 의해 작성의무가 부여된 것은 아닐까요? 결론부터 말씀드리면 그렇지 않습니다. 근로기준법에서는 휴가신청서의 작성을 의무화하고 있지 않습니다. 다만, 출산휴가, 배우자출산휴가 등과 같이 법률에서 정한 일부의 경우에는 필요한 내용으로 휴가를 신청할 수 있도록 정하고 있으나, 연차휴가나 경조휴가 등은 그러한 정함을 찾아볼 수 없습니다.

사람의 기억은 제각각 다르다
법에서도 강요하지 않은 업무를 하는 이유는 무엇일까요? 정답은 인사관리와 경영리스크 방지 차원에서 하는 것입니다. 오늘 이야기한 내용도 하루가 지나면 맥락은 비슷하지만 기억은 조금씩 달라집니다. 하물며 일주일, 한달, 일년이라는 시간이 지나면 맥락마저도 조금씩 왜곡되곤 합니다. 이러한 왜곡은 고의적인 것이 아니라 자연스러운 것입니다. 사람은 모든 것을 정확하게 기억하는 것이 불가능하기 때문입니다.

내 기억을 증빙할 수 있는가
휴가에 관해서 이와 같습니다. 휴가를 신청한 직원과 휴가를 접수한 회사 간 기억하는 내용이 다를 수 있기 때문입니다. 예컨대 회사측 휴가담당자는 A 라는 직원으로부터 1주일간의 수술을 위해 연차휴가를 접수받았다고 기억하고 있습니다. 시간이 지나 연말 잔여 연차휴가를 계산하는데 A라는 직원은 7일의 휴가는 연차휴가가 아닌 병가라고 이야기 하는 것입니다.

휴가담당자는 우리 회사는 병가가 없다고 항변하지만, A는 분명 병가로 써주겠다고 했고 회사가 연차휴가로 처리하려고 했었다면 휴가를 쓰지 않았을 것이라고 다툼을 이어갈 수 있습니다.

이처럼 회사에서의 경영/인사 의사결정을 증빙할 수 있기 위해서는 휴가신청서를 받아두고, 향후 분쟁발생시 법정근거로 제시할 수 있기 때문입니다.

휴가신청서에 작성할 내용

휴가신청서에 작성해야 할 내용은 정해져 있지 않습니다. 다만 쉽게 나중에 무엇을 증빙해야 하는가라는 고민에서 접근하는 것이 바람직합니다. 누가 휴가를 신청했는지, 무슨 휴가를 사용하는지, 언제 신청했는지, 휴가일수는 언제인지 등과 같은 내용이 기재되어야 할 것입니다.

휴가신청서의 보관 필요성

휴가에 관한 서류는 보존해야 합니다
휴가신청서는 작성할 의무가 없다고 설명드렸으나, 휴가에 관한 서류가 작성된 이상 사업주는 근로기준법에 의해 해당 서류를 3년간 보관해야 할 의무를 부담합니다. 따라서 직원이 휴가신청서를 작성해 제출했거나 직원이 제출한 휴가신청서를 토대로 연차휴가대장을 작성했다면, 휴가신청서와 휴가대장은 보존해야 할 의무가 있으며, 이를 위반한 경우 500만원 이하의 과태료 부과대상이 됩니다.

법률규정
근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등) ①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다.
6. 휴가에 관한 서류

3년간 보관해야 합니다
휴가에 관한 서류는 휴가에 관한 사항이 완결된 날로부터 3년간 보존해야 합니다. 에컨대 휴가신청서의 경우 휴가종료일로부터 3년간 보존해야 하고, 휴가관리대장의 경우에는 휴가관리연도의 말일을 기준으로 3년간 보존해야 합니다.

무료 휴가관리 프로그램

휴가관리에 어려움을 겪고 있으시다면 무료 휴가관리 프로그램을 이용해보시기 바랍니다. 본래 휴가관리 서비스는 유료로 제공되고 있으나 인사헬퍼에서는 무료로 시작할 수 있습니다.

휴가관리 프로그램의 이점에 대해 간략히 살펴보면 첫째, 휴가관리 프로그램을 통해 온라인 휴가접수, 휴가결제가 가능합니다. 휴가신청자와 휴가접수자 모두 시간을 낼 필요 없이 언제 어디서든 스마트폰으로 휴가를 신청할 수 있습니다.

둘째, 직원별 (입사일기준/회계연도기준) 연차휴가일수가 자동계산됩니다. 엑셀을 매번 업데이트 할 필요도 없고 온라인으로 손쉽게 직원의 연차휴가일수를 계산할 수 있습니다. 더욱이 회계연도 기준으로도 관리할 수 있고 입사일 기준 관리법도 동시에 제공됩니다.

셋째, 연차휴가를 신청하면 자동으로 연차휴가대장에 자동기록됩니다. 휴가담당자가 별도로 휴가관리대장에 휴가사용기록을 업데이트할 필요없이 휴가신청과 휴가결제 즉시 휴가관리대장에 자동기록됩니다.

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매년 7월 초와 10월 말, 휴가관리 담당자라면 신경을 곤두세워야 하는 기간입니다. 바로 연차휴가촉진제도를 운영하는 기간입니다. 연차휴가촉진제도는 두 가지의 요건을 충족해야 합니다. 첫째는 잔여휴가의 통보와 휴가사용을 촉진하는 서면을 통보하는 것이고, 둘째는 미사용한 휴가에 대한 휴가사용시기를 지정해 통보하는 것입니다. 이번 포스팅에서는 10월 말까지 처리해야 하는 “휴가사용시기 지정통보”에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 시기를 놓치면 어떻게 될까
2. 똑똑한 인사관리 방법

시기를 놓치면 어떻게 될까

연차휴가 사용촉진제도의 시기
촉진제도는 원칙적으로 직원의 입사일 기준으로 제각각 판단하는 것이 원칙입니다. 하지만 직원 수가 조금만 많아지면 사실상 이렇게 관리하는 것은 불가능에 가깝습니다. 그러한 이유에서 연차휴가를 일률적인 기간으로 관리하는 방법을 사용하곤 하는데, 주로 회계연도 기준 연차관리라고 표현하는 편입니다.

회계연도 기준 관리는 대부분 1월부터 12월까지를 1년으로 잡는 경우가 대부분이지만, 반드시 1월부터 12월로 분할할 필요는 없습니다. 3월부터 익년 2월까지로 운영할 수도 있습니다.

우리회사 회계연도 기준 설정하기
무료로 휴가관리를 할 수 있는 인사헬퍼에서는 회사 상황에 맞추어 회계연도 기준을 설정할 수 있습니다. 1월부터 12월까지로 설정할 수도 있고 6월부터 익년도 5월까지로 설정할 수도 있습니다. 설정된 회계연도별로 신청휴가가 연차휴가대장에 자동기록되고 해당연도의 잔여휴가일수 계산도 무료로 지원됩니다.


연차휴가촉진의 잔여일수 통보는 만료일로부터 6개월 전부터 10일간 기산됩니다. 1월부터 12월까지를 회계연도로 잡은 대부분의 경우를 전제로 한다면 7월 1일부터 7월 10일까지가 바로 잔여일수 통보기간이 됩니다. 연차휴가의 사용시기 지정통보는 만료일로부터 2개월 이전까지 해야 하는데, 앞서의 예를 준용하면 10월 31일까지는 사용시기를 통보해야 합니다.


시기를 놓치는 이유
휴가관리 담당자는 휴가만 관리하는 것이 아닙니다. 주로 다른 업무를 수행하면서 휴가관리 업무도 병행하는 것이 대부분일 것입니다. 그렇기에 일상적인 업무를 처리하다보면 휴가촉진제도의 시기를 놓치는 경우가 간혹 발생합니다.

하지만 시기를 놓친 경우 어떤 리스크가 발생할까요? 간단하게 설명하면 법률에서 정한 휴가촉진제도의 효과를 받을 수 없습니다. 달리 이야기하자면 직원이 휴가를 사용하지 않고 출근하여도 이를 막을 방법이 없다는 것입니다. 반면 유효한 휴가촉진제도에서는 휴가사용시기를 지정한 경우 직원의 출근을 거부할 수 있고 그 기간은 직원의 의사와 상관없이 휴가사용일로 처리됩니다.

똑똑한 인사관리 방법

휴가관리 프로그램 사용하기
연차촉진을 하기 위해서는 체계적인 휴가관리가 전제되어야 합니다. 연도별 휴가일수를 계산해야 하고, 직원이 휴가를 사용한 경우 휴가일수를 기록해야 하며, 잔여휴가일수가 얼마나 되고 그 중 연차촉진의 대상이 되는 휴가를 분류(월 단위 연차와 연 단위 연차의 구분)해야 합니다.

이러한 체계를 갖추기는 쉽지 않습니다. 엑셀로 관리하는 업체에서도 앞서 설명한 체계적 관리를 보장하는 것은 쉽지 않고, 업무 인수인계시 다양한 내용을 설명하는 것은 전임자를 골치아프게 합니다.

비용 없이 사용하는 휴가관리 프로그램을 사용하는 것은 대안이 될 수 있습니다. 인사헬퍼에서는 휴가신청, 휴가결제, 휴가일수 계산, 연차휴가대장, 휴가사용일 자동기록 등 다양한 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다.


무료 전자계약 사용하기
연차촉진에 대한 통보는 서면으로 진행해야 합니다. 직원이 수십 수백명이 된다면 통보업무 그 자체도 엄청난 업무량이 됩니다. 더욱이 직원들에게 통보했다는 사실을 증빙하려면 서면수령 동의서를 작성해야 합니다.

인사헬퍼의 무료 전자계약 서비스를 이용해보세요. 손쉽게 직원의 이메일과 카카오톡으로 전자문서를 발송할 수 있고, 직원이 전자문서를 확인한 시점에 관련한 다양한 전자적정보를 서버에 저장해 관리할 수 있습니다.