휴가관리, 엑셀의 대안을 찾으세요

회사에서 직원들을 관리하다보면 연차휴가를 관리해야 합니다. 연차휴가만 관리하면 되나요? 아닙니다. 다양한 휴가제도를 운영하는 회사라면 각 휴가별 사용현황도 집계해 누적 관리해야 합니다. 월급처럼 돈이 나가는 것이 아니어서 소홀할 수도 있는 관리가 바로 휴가입니다.

아직도 많은 회사에서는 엑셀로 휴가를 관리한다고 합니다. 그 이유는 사실 단순합니다. 엑셀 아니면 뭘로 휴가를 관리해요? 맞습니다. 아직도 많은 분들이 엑셀이 그나마 제일 편리한 오피스 시스템이기 때문입니다.

하지만 정말 그럴까요?

이번 포스팅에서는 똑똑하게 휴가관리하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 휴가관리는 무엇인가요?
2. 엑셀로 어떻게 관리하나요?
3. 엑셀의 대안이 있나요?

휴가관리는 무엇인가요?

휴가관리는 거창하게 생각할 필요 없습니다. 회사의 휴가관리 업무를 담당하게 되었다면 하나만 기억하면 됩니다. 분쟁발생시 회사의 증빙자료를 제시할 수 있도록 하면 됩니다. 그렇다면 구체적으로 어떤 것들을 증빙해야 하는지 살펴보겠습니다.

누가, 언제, 어떤 휴가를 사용했나요?
가장 기본적인 사항이지만 소규모 회사일수록 가장 등한시하는 부분이기도 합니다. 이러한 내용을 증빙하려면 간단하게 하나의 서류만 준비하면 됩니다. 바로 휴가신청서입니다.

소규모 회사일수록 페이퍼 업무에 약하기 때문에 휴가신청서 서식을 만드는 것도 서툴고, 인터넷에 나돌고 있는 휴가신청서를 사용하는 것도 번거로워합니다.

하지만 휴가신청서는 휴가관리의 가장 기본이 되는 것이기 때문에, 꼭 휴가신청서를 받아두는게 필요합니다. 가족같은 회사에서 굳이 휴가신청서를 받는게 불필요한 업무라고 생각하시나요? 수 많은 노동사건을 접해본 노무사에 따르면 휴가에 관한 분쟁 하나의 다툼으로 귀결된다고 합니다. 휴가일수는 입퇴사일만 알면 계산되기 때문에 분쟁의 여지가 없지만(물론 이 경우에도 퇴사로 인한 단절이 있었다는 등의 다툼이 존재하기는 합니다), 직원이 근속기간 동안 사용한 휴가에 대해서는 다툼이 발생합니다.

이러한 분쟁을 한번해 해결할 수 있는 것이 바로 휴가신청서입니다. 직원이 명시적으로 작성하고 서명한 휴가신청서는 그 내용을 부인하기 어렵기 때문입니다. 그러한 이유에서 이러한 휴가신청서는 아래에서 살펴볼 휴가관리대장보다 더 중요한 역할을 수행합니다.

올해 며칠의 휴가를 사용할 수 있나요?
휴가관리를 담당해본 직원이라면 정말 피곤한 질문이 아닐 수 없습니다. 한 두명도 아니고 수십명이 본인이 며칠 휴가사용할 수 있는지 문의를 하기 때문입니다.

이러한 질문은 주로 연차휴가에 관련된 질문인데, 연차휴가는 입사일을 기준으로 계산하는 것이 원칙입니다. 하지만 직원별 휴가일수가 제각각이기 때문에 물어볼 때마다 입사일을 확인하고 계산한 다음 알려주는 것은 사실 너무 번거로운 업무이고, 관리도 사실상 불가능합니다.

이러한 문제를 해결할 수 있는 관리기법이 바로 회계연도 기준 연차관리입니다. 바로 회계연도라는 일률적인 기준에 각 직원의 휴가를 관리하는 방법입니다. 한편 이러한 회계연도 방식은 재직자 관리에는 용이하나 퇴직자가 발생할 경우에는 다시 계산해야 해주어야 합니다. 이를 퇴직자 입사일 기준 정산이라고 하는데 퇴직정산에 관해 궁금한 사항이 있다면 블로그에 퇴직정산 또는 회계연도라는 단어로 검색해보시기 바랍니다.

아르바이트(단시간 근무자)들이 있나요?
정직원도 복잡한 휴가관리인데, 아르바이트는 더 관리하기 어렵습니다. 그 이유는 개개인별 입사일도 다른데다가, 근무시간도 다르기 때문에 1일의 휴가를 사용했을 때 면제되는 근로시간도 제각각 다르기 때문입니다.

예컨대 1일 8시간씩 주40시간 근무(주5일)하는 직원이 휴가사용시 8시간을 휴가사용하는 반면, 1일 8시간씩 주16시간 근무(주2일)하는 직원도 휴가를 사용하면 8시간 휴가를 사용하기 때문입니다.

이처럼 단시간 근로자의 휴가는 휴가발생일수를 차등하여 관리하거나, 휴가사용일수를 차등하여 관리하는 방법으로, 관리해야 합니다. 예컨대 단시간 근로자가 1개월 개근할 때 1일의 휴가가 발생하는 것이 아니라 0.3일의 휴가를 발생토록 한다거나, 1개월 개근할 때 1일의 휴가를 발생토록 관리하되, 휴가사용시 1일이 아닌 1.3일의 휴가를 사용한 것으로 처리하는 것입니다.

엑셀로 어떻게 관리하나요?

관리가 가능한 영역
엑셀로 연차휴가를 관리할 수 있는 영역은 연차휴가의 발생일수를 계산하는 것과, 직원별 사용한 휴가일수를 집계하는 것 두가지입니다.

즉, 회계연도 기준으로 연차휴가를 계산할 수 있는 계산식을 만들어 둔 다음, 직원별 입사일을 입력해서 계산하는 것입니다. 이 방법은 연차휴가의 발생일수를 계산하는 영역에서는 정확한 노동법 기준과 노동영역을 구분하였다면 꽤 괜찮은 성과를 기대할 수 있습니다. 하지만 단점으로는 노동법이 변화되었을 때 다시 새로운 계산식을 직접 작성하거나 인터넷에서 서칭해야 한다는 점, 잘못된 수식/기준이 적용되고 있는지를 인지하기도 어렵다는 점, 파일 한 개에 의존하고 있으므로 파일훼손시 복구하기 어렵다는 문제점이 있습니다.

관리가 불가능한 영역
사실상 연차휴가의 계산과 연차휴가사용기록을 남겨두는 것 외에 모든 것은 수작업으로 이루어져야 합니다. 엑셀로만 휴가를 관리해본 담당자라면 더 해야 할 것이 무엇인지 쉽게 인지하기도 어려운 경우도 있습니다. 휴가관리 프로그램을 기준으로 살펴보면 정말 귀찮은 업무들은 대체되지 않는 것을 알 수 있습니다.

여전히 남아있는 휴가관리 업무들
1. 직원에게 휴가신청서를 전달하는 행위
2. 휴가결재권자(또는 휴가담당자)가 휴가를 접수/결재하는 행위
3. 최종 휴가신청서를 집계해 보관하는 행위
4. 증빙자료가 필요하면 별도로 요구하거나 보관하는 행위
5. 휴가신청서를 연차휴가대장에 입력하는 행위
6. 휴가에 관한 질문에 응대하거나 답변하는 행위

이러한 행위는 단순히 휴가관리자 한 명의 업무부담이 아니라 휴가결재권자, 휴가신청자 모두에게 피곤한 업무입니다.

엑셀의 대안이 있나요?

엑셀 휴가관리에 대안은 휴가관리 프로그램입니다. 생소하기도 하고 비용이 발생하지 않느냐는 걱정 때문에 자세히 알아보지도 않는 경우가 있습니다. 이번 포스팅에서는 휴가관리를 무료로 시작할 수 있는 인사헬퍼를 소개하며 어떤 혜택을 기대할 수 있는지 살펴보겠습니다.

온라인 휴가신청, 온라인 휴가결재
손쉽게 휴가를 신청할 수 있습니다. 시간과 장소의 제한 없이 언제 어디서나 손쉽게 휴가를 신청하고, 휴가 결재권자는 손쉽게 휴가신청내역을 이메일과 카카오톡에서 확인하며 결재할 수 있습니다.

결재결과는 직원에게 바로 전달되며 보완이 필요한 휴가여서 보완을 결재한 경우 어떤 이유에서 거절되었는지도 직원에게 안내됩니다.

또한 직원은 휴가를 신청할 때 필요한 증빙서류를 사진으로 찍어 첨부할 수 있습니다. 번거롭게 한글로 휴가신청서를 작성하고 출력해서 제출하는 행위에서 해방될 수 있습니다.

다양한 결재권자 등록
휴가관리를 담당하는 직원이 있다고 하더라도 직원이 많다면 실제 휴가를 결재하는 분은 휴가관리 담당자가 아닌 팀장님이나 부서장 등 직책자가 맡게 됩니다.

인사헬퍼에서는 휴가결재권자를 등록하면 휴가관리자나 담당자를 거치지 않고 곧바로 결재권자에게 휴가결재를 요청하게 되고, 결재권자는 결재유형을 선택해 처리할 수 있습니다. 휴가관리자나 담당자는 이러한 결재결과를 요약된 테이블로 실시간 확인할 수 있습니다.


다양한 휴가설정
단순히 연차휴가에 국한되지 않습니다. 배우자출산휴가, 생리휴가, 경조휴가 등 다양한 휴가를 설정할 수 있고, 추가하거나 삭제하는 것도 가능합니다. 휴가제도의 전반적인 관리를 시작할 수 있습니다.


휴가사용대장 작성과 휴가일수 자동계산
엑셀에서 지원되는 것은 물론 노무사의 전문평가를 받은 회계연도 기준을 적용할 수 있습니다. 일부 회사의 특이성에 맞추어 회사의 사업장 옵션을 설정할 수 있고 연차휴가대장에는 월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례단위 연차휴가 등을 구분해 기록합니다.

휴가사용내역 자동기록
직원이 온라인 웹으로 신청한 휴가는 별도의 보관행위가 없어도 자동으로 첨부서류와 함께 전자정보로 보관됩니다. 또한 직원이 신청한 휴가가 승인되면 연차휴가대장에 별도로 휴가사용일수를 기록하지 않아도, 자동으로 연차휴가대장에 휴가사용일수가 기록됩니다.

입사일 기준 연차관리
회계연도 기준 연차관리를 하지 않는 회사도 문제 없습니다. 인사헬퍼에서는 직원별 입사일 기준 연차휴가일수를 제시하고, 회계연도 기준 연차휴가를 운영하는 경우 입사일 기준 일수와 비교검토하여 정산분을 손쉽게 안내합니다.

사진 1 - 휴가관리

무단결근이나 결근 모두 근로계약서 상의 의무 불이행에 해당하는 것이므로, 회사측 징계의 대상이 되는 것은 이견이 없습니다. 하지만 이번에 소개해드릴 판결은 무단결근한 직원이라 하여도 그 잘못을 따지기 어려울 수 있다는 판단을 해 주목을 받았습니다.
목차
1. 사건의 경위
2. 사건의 쟁점
3. 원심과 최종심의 판단
4. 똑똑한 인사관리

사건의 경위

이번 소개해드릴 대법원의 판결의 주요 경위는 ① 만 8세 미만의 자녀를 양육하는 직원의 이야기입니다. ② 이 직원은 과거 공휴일에는 연차사용(해당 사건 당시만 해도 공휴일은 법정휴일이 아니었음에 유의)으로 처리하고, 초번근무도 외출로 처리하며 근무해왔습니다. ③ 해당 직원은 새로운 업체로 고용승계되어 수습계약으로 근무 중이었습니다. ④ 새로운 회사에서는 공휴일에 휴가사용 없이 근무를 지시하였고, 초번근무에도 투입해 근무할 것을 지시하였으나 해당직원이 이를 거부하였고, ⑤ 새로운 회사는 정식채용을 거부한 사안입니다.

사건의 쟁점

근로제공불이행의 타당성
직원이 수행해야 할 의무, 즉 근로제공의무를 이행하지 아니한 행위에 타당성이 있는지가 문제됩니다. 근로계약의 가장 기본적인 의무이므로 근로제공의무의 불이행 그 자체는 당연히 타당성을 갖기 힘듦니다.

남녀고용평등법 상 사업주의 배려의무의 범위
이 사건에서 중요하게 여겨봐야 할 점은 남녀고용평등법에서 정한 사업주의 배려의무와 근로자의 계약의무 위반을 어떻게 해석할 것 인지입니다. 사업주가 이러한 배려조치를 하지 않아 근로자가 근로제공불이행을 한 경우 사업주의 의무불이행에 중점을 둘 것인지, 근로자의 의무불이행에 중점을 둘 것인지가 주요 쟁점이 됩니다.


남녀고용평등법상 사업주의 육아지원 조치
남녀고용평등법에서는 사업주에게 다음과 같은 조치를 하도록 노력하라고 하고 있습니다.
① 업무의 시작/종료시간의 조정
② 연장근로의 제한
③ 근로시간의 조정
④ 기타 지원조치 등의 조치

중노위와 법원의 판단

중앙노동위원회
중앙노동위원회는 구체적인 근거는 확인되지 않으나, 새로운 회사가 한 정식채용 거부를 부당해고로 판단했습니다.

원심(서울고법)
고등법원은 초번근무와 공휴일 근무는 근로제공의무가 있는 사실이 분명하고, 이를 불이행 사실이 인정되므로 정식채용거부의 합리적 이유가 있고, 양정 역시 타당하다고 판단하여 부당해고가 아니라 판단했습니다.

대법원
대법원은 공휴일과 초번근무에 대해서는 근로제공의무가 있고 이를 위반한 행위는 정식채용거부의 정당한 사유가 된다고 판단했습니다.

대법원은 남녀고용평등법상 배려의무의 구체적인 내용은 근로자의 환경(어떤 환경에 처했는지), 회사의 환경(사업장의 규모와 인력운영 여건, 사업운영상으 필요성) 등을 종합적으로 고려해야 한다고 설시한 뒤, 이 사건의 새로운 회사는 배려의무를 다하지 않았다<<강죄끝>>고 보았고 그 결과 근태불량의 문제가 발생하게 된 것이며, 그 결과 해고된 것으로 보인다고 판단했습니다.

그러면서 정식채용 거부의 합리적인 이유를 판단함에 있어서 사업주의 배려의무 위반도 고려해야 할 것을 주문했습니다.

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어떤 사업에서는 아르바이트를 많이 사용합니다. 일단 아르바이트라는 용어부터 명확히 할 필요가 있는데요. 아르바이트란 국내에서 파트타임 아르바이트를 의미합니다. 조금 더 법률적이고 구체적인 용어로 표현하자면 단시간 근로자라고 부르는 게 정확합니다. 즉, 다른 일반적인 직원과 달리 주40시간 미만 근무하는 직원들을 의미하는 것입니다.

하지만 많은 소규모 사업에서부터 중소규모의 사업에까지 아르바이트는 노동법적인 부담이 적다고 오해하는 경우가 많습니다.

이번 포스팅에서는 아르바이트(단시간 근로자)의 연차휴가는 어떻게 관리해야 하는지 살펴보겠습니다.

목차
1. 아르바이트도 연차휴가가 있을 수 있다
2. 정직원도 연차휴가가 없을 수 있다.
3. 아르바이트의 연차휴가, 시간단위로 관리하라
4. 연차휴가 관리 프로그램

아르바이트도 연차휴가가 있을 수 있다

아르바이트라고 반드시 연차휴가가 있다고 할 수도 없고, 반드시 없다고 단정할 수도 없습니다. 그 이유는 아르바이트가 1주에 근무하는 시간에 따라 결론이 달라지기 때문입니다

주 15시간 미만 근무하는 경우
아르바이트와 근로계약서를 작성하면서 주15시간 미만 근무로 했다면, 연차휴가는 발생하지 않습니다. 이는 근로기준법에서 정한 요건을 충족하지 못했기 떄문입니다. 주 15시간 미만 근무자는 주휴수당도 지급하지 않아도 되는데, 주휴수당과 연차휴가를 세트로 묶어 기억하시면 편합니다.


매주 스케줄이 다른 경우
근로계약서 상 주 15시간 미만 근무로 정했는데, 실제 근무스케줄표를 통해 매주 근무시간이 달라지는 경우는 어떻게 해야 하나요. 이 부분은 사실 두가지로 케이스 중 하나로 관리해야 합니다. 첫째는 매주 근무스케줄표를 통해 근로계약의 조건을 변경하는 경우이고, 둘째는 당초 근로계약에서 정한 조건을 상회하여 연장근무로 처리하는 방법입니다.

첫 번째 케이스의 경우, 주 15시간 이상이 되는 경우가 될 수도 있고 이런 주에는 주휴수당을 적용함은 물론 1개월 이상 연속되었을 경우에는 연차휴가를 적용해주어야 하고 1년 이상 누적되었을 경우에도 연차휴가를 발생시켜야 합니다. 이 사례는 매 주 근무시간에 따라 임금계산법이 달라진다는 점, 주 15시간 누적주수를 상시 체크하고 기록해야 한다는 점, 당초 근로계약 조건을 변경하는 것이므로 근로기준법상 서면작성의무가 발생한다는 점 등, 관리적인 어려움이 있는 상당하기 때문에, 이러한 기준에 따라 주15시간 이상과 미만을 분리관리하고 있는 사업장은 거의 없을 것으로 보입니다.

두 번째 케이스의 경우, 당초 근로계약조건은 바꾸는 것이 아니므로 여전히 주휴수당과 연차수당은 발생하지 않도록 처리 가능합니다. 다만, 당초 정한 근로시간 이상으로 근무하는 것은 연장근무로 처리해 가산수당의 지급여부를 검토해야 합니다.

정직원도 연차휴가가 없을 수 있다

상시근로자 수 5인 미만
주 15시간 이상 근무하면 항상 연차휴가가 발생하는 것은 또 아닙니다. 연차휴가의 법률규정 제60조를 충족하기는 하나, 어떤 사업장에서는 제60조 자체가 적용되지 않는 경우가 있을 수 있기 때문입니다. 바로 상시 근로자 수가 5인 미만인 경우가 그렇습니다.

상시 근로자 수가 5인 미만인 경우에는 그 소속 직원들에게는 근로기준법 상 연차휴가가 적용되지 않습니다.


상시근로자 수 5인 미만과 이상을 반복하는 경우
상시 근로자 수가 5인 이상과 미만을 반복하는 경우가 있을 수 있습니다. 상당히 복잡한 계산법이 적용될 수 밖에 없습니다. 어떠한 견해에서는 연차휴가의 규정에 따른 휴가의 발생일 기준으로 5인 이상인지 미만인지에 따라 연차휴가의 발생여부를 판단해야 한다는 견해도 있고, 전체 근무기간 중에서 제외기간(5인 미만인 기간)을 차감해야 한다는 견해(고용노동부)도 있습니다.

아르바이트 연차휴가, 시간단위로 관리하라

일반 근무자와는 다른 계산법
일반적으로 근무자들은 하루 8시간이고, 1년 이상 근무시 15일의 휴가를 사용한다고 알고 있습니다. 하지만 아르바이트같은 단시간 근로자들은 하루 4시간 정도 근무한다고 했을 때 1년 이상 근무시 며칠의 휴가를 주어야 할 것인지가 문제입니다.

일반직장인들은 주5일 근무로 1년에 약 260일 정도 근무합니다. 이 중 1년에 15일을 휴가를 사용할 수 있는 것으로 약 5% 가량을 휴가로 사용할 수 있습니다. 반면 주 2일 근무하는 아르바이트는 1년에 약 100일정도 근무하는데 15일의 휴가를 부여해야 할까요? 이 수치는 약 15% 가량에 해당되어 형평에 맞아보이지 않습니다.

그렇기에 아르바이트처럼 단시간 근로자들은 일수가 아닌 시간으로 관리해야 합니다. 이러한 관리법은 발생휴가를 환산하는 방법과 사용휴가를 환산하는 방법으로 구분할 수 있습니다.


“발생하는 휴가” 시간으로 환산해 관리하기
아르바이트에게 발생하는 휴가는 일반근무자들과 달리 시간으로 환산해야 합니다. 예컨대 1일 소정근로시간이 4시간인 직원의 경우 1일의 휴가는 하루 전부를 휴무하는 것으로 이해하는 것이 아니라 4시간의 휴가를 사용할 수 있다고 해석해야 합니다. 일반직장인들이 1년 이상 계속근무하였다면 15일의 휴가가 발생하지만 아르바이트(소정근로시간이 4시간)는 60시간의 휴가(15일 * 4시간)가 발생하는 것입니다. 아르바이트가 휴가를 사용할 때에는 이 시간의 범위 내에서 사용하게 됩니다.

“사용하는 휴가” 일수로 환산해 관리하기
반면 일반 직원들과 같이 발생일수를 기준으로 부여하도록 하되, 직원이 휴가를 사용한 경우 사용한 시간을 일수로 환산해 관리할 수도 있습니다. 예컨대 아르바이트(소정근로시간이 4시간)가 8시간 근무일에 휴가를 사용했다면 그 날의 휴가는 2일을 사용한 것으로 처리(휴가사용으로 근로하지 않은 시간 8시간 / 1일 소정근로시간 4시간)하는 방법입니다.

인사헬퍼의 시간단위 휴가사용
연차휴가를 무료로 관리하는 인사헬퍼에서는 이러한 방법을 채택하고 있습니다. 단순히 아르바이트 뿐만 아니라 일반 근무자들도 시간단위로 휴가를 사용한 경우 사용한 시간을 해당 직원의 1일 소정근로시간으로 나누어 1일단위로 환산토록 하고 있습니다.

연차휴가 관리 프로그램

인사헬퍼에서는 소상공인에서부터 300인이 되는 기업까지 연차휴가 관리 프로그램을 무료로 시작할 수 있습니다. 단순히 엑셀에서 연차휴가의 발생갯수를 계산하는 수준의 서비스가 아닌, 다양한 서비스가 제공됩니다.

온라인 휴가신청, 온라인 휴가결제
인사헬퍼를 통해 직원들은 온라인으로 휴가를 신청하고, 휴가결제권자 또는 휴가담당자는 손쉽게 휴가신청내역을 알림(이메일, 카카오톡)받아볼 수 있습니다. 알림을 받은 즉시 손쉽게 결제(승인, 보완요구, 거부 등)할 수 있습니다.

결제관리 시스템
조직의 규모가 커지는 경우 직원의 부서별로 결재권자를 다르게 설정할 수 있습니다. 각 결재권자는 소속 직원이 휴가신청시 알림을 받아볼 수 있고 결제를 진행할 수 있습니다. 휴가관리 담당자는 각 결재권자가 승인한 휴가내역을 인사헬퍼에서 집계기록을 확인할 수 있습니다.

휴가신청내역 전자보관
직원들이 신청한 휴가는 자동으로 전자기록됩니다. 별도로 휴가신청서를 보관하거나 연도별로 정리할 필요 없습니다.

자동기록, 자동집계
직원이 신청한 휴가는 연차휴가대장에 자동으로 기록됩니다. 기록된 휴가는 직원별로 조회하거나 연도별로 조회할 수 있고, 각 휴가별로 총 며칠의 휴가가 사용되었는지 한눈에 확인할 수 있습니다.

다양한 사업장 옵션
사업장별로 다양한 옵션을 선택할 수 있습니다. 연차휴가를 회계연도로 관리하는 경우 회계연도의 기준일을 1월에서 12월로 고정하지 않아도 됩니다. 설정한 기준에 따라 연차휴가대장이 작성되고 해당 기간에 접수된 휴가가 연차휴가대장에 기록됩니다.

회계연도/입사일 기준 지원
회계연도 기준으로 관리하는 경우에도 퇴직자 정산을 검토해야 하는 경우가 있습니다. 인사헬퍼는 회계연도 기준 연차휴가대장을 지원함은 물론 각 직원별 입사일 기준 연차휴가갯수도 정리해 확인할 수 있습니다.

이제 막 취업한 신입직원부터, 오랜 경력을 갖는 직장인이라 해도 이직을 하다보면 휴가를 누구한테 신청해야 하고, 누구에게 결재받는지, 신청서식은 어떠한지를 잘 모를 수 밖에 없습니다. 회사마다 사용하는 서식, 휴가관리방법, 전결권 등이 다를 수 밖에 없기 때문입니다

이번 포스팅에서는 휴가를 신청할 때 어떻게 해야 하고, 휴가담당자 입장에서 효율적으로 관리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

목차
1. 휴가결제
재권자 설정하기
2. 결재와 관리의 이분화
3. 휴가관리 프로그램 이용하기

휴가결재권자 설정하기

소상공인 - 대표이사
10인 정도의 소규모 회사인 경우 부서조직이 세분화되어 있지 않아 대체적으로 대표이사가 휴가결제를 진행하는 편입니다. 즉각적인 피드백과 즉시결제가 가능하다는 장점이 있지만 대표이사가 외근이 많거나 사무실에 잘 없다면 휴가를 신청하는 직원도 곤욕이고, 구두로 접수된 휴가는 정상적으로 관리되기 어렵습니다. 그렇기에 아주 적은 수의 직원으로 구성된 회사라고 하더라도 가급적이면 체계적인 휴가관리가 필수적입니다.


체계화 - 관리담당자 설정하기
대표이사가 휴가를 관리하는게 사실상 어렵다면, 휴가를 전담으로 관리하는 직원을 선정하게 됩니다. 주로 이러한 직원은 휴가관리 담당자로 활동하게 됩니다. 하지만 휴가관리만을 위해 채용된 것이 아닌만큼 휴가관리에 있어서 어려움이 많습니다. 주로 회계/인사관리 담당자가 많이 설정되는 편입니다.

이러한 단계에서는 직원들이 이 담당자에게 휴가를 접수하고 해당 직원은 접수된 휴가를 기록하고 신청서를 보관하게 됩니다. 모든 직원들이 이 직원에게 휴가를 문의하는 편이어서 담당직원은 본업 외에 휴가관리로 시달리는 편입니다.


시스템화 - 결제와 관리 이분화
조직이 분업화되고 체계화되면 각 부서에서는 휴가를 접수하고 결제까지의 업무를 처리한 다음, 최종적으로는 휴가관리 담당자에게 전달하는 형태로 운영됩니다. 피라미드 형태로 운영되기 때문에 조금더 시스템화된 관리기법이 적용됩니다. 이러한 형태는 주로 조직규모가 커져서 한 명의 관리담당자가 감당하기 어렵거나, 각 부서의 구체적인 휴가결제상황을 부서별로 위임해야 할 필요가 있는 경우 운영됩니다.

결제와 관리의 이분화

휴가관리와 휴가결제는 다른 분야
휴가결제권자가 휴가관리를 한다고 생각하는 경우가 있습니다. 하지만 두 영역은 다를 수 밖에 없습니다. 휴가관리라고 하면 회사 집단 전체적으로 연차휴가를 계산하고 사용한 휴가에 대해서는 증빙 및 보관업무를 수행하며, 잔여휴가를 기록/관리해 임금에도 연결해야 합니다. 이러한 업무는 어느 직원 한명이 전담해서 관리하는 것이 일반적이고 휴가결제권자는 최종 승인되어 사용한 휴가내역을 이 담당자에게 전달합니다.

결제권자와 휴가관리자의 어려움
직원 개개인은 본인의 휴가를 신청한다는 점에서 잘 이해하지 못하겠지만, 결제해야 하는 직원이 많아지거나 관리해야 하는 직원 수가 많아지면 담당자들은 어려움을 토로합니다. 휴가신청서식을 매번 받고 전달하는 것도 번거롭고, 분실의 위험도 높기 때문입니다.

휴가관리 프로그램 이용하기

무료서비스 이용하기
인사헬퍼에서는 연차휴가 관리를 무료로 이용할 수 있습니다. 기본적으로는 50명의 직원을 등록해 사용할 수 있으나, 필요한 경우에는 요청하여 최대 300인의 인원을 비용 없이 추가할 수 있습니다. 인사헬퍼에서 무료로 제공하는 서비스는 무엇이고 휴가결제권자와 관리자에게 어떤 이점이 있는지 살펴보겠습니다

온라인 휴가신청, 휴가결제
인사헬퍼에서는 모든 직원들이 온라인으로 휴가를 신청할 수 있습니다. 연차휴가 외 증빙이 필요한 휴가는 이미지 파일을 첨부해 증빙자료도 손쉽게 제출합니다. 휴가관리자가 직원의 부서별로 휴가결제권자를 등록할 수 도 있습니다.

휴가를 신청한 직원의 부서별로 결재권자가 등록되어 있다면 결재권자의 이메일 또는 카카오톡으로 휴가결제를 요청하게 됩니다. 휴가관리자가 결재권한 부여 당시 설정한 비밀번호를 입력해 스마트폰으로 손쉬운 결제를 지원합니다.

이렇게 결제된 내역은 직원에게도 곧바로 발송됩니다. 간혹 신청한 휴가에 보완이 필요한 경우 결재권자는 보완사유를 입력할 수 있고 직원은 휴가가 거부된 사유를 확인할 수 있습니다.


연차휴가 자동계산
정확하게 연차휴가를 관리하기 위해서는 연차휴가에 대해서는 다양한 개념을 알아야 합니다. 입사일 기준 연차/회계연도 기준 연차, 퇴직자 정산, 월단위 연차, 연단위 연차 등등 다양한 개념이 있습니다.

인사헬퍼에서 제공하는 휴가관리서비스는 노무법인의 검증과 상시 업데이트를 통해 최신 노동법을 반영하고, 노무사의 인사관리 실무 노하우까지 반영된 전문성은 믿고 사용할 수 있습니다.

혹시 노동청에서 지도점검 받으신 적 있으신가요? 노동청은 직원과의 다툼이 있고 직원이 신고해서 노동청에 출석하는 경우가 많습니다. 이를 진정 또는 고소/고발이라고 하는데, 이러한 것은 어느 누군가의 제보로 시작된다는 공통점이 있습니다.

하지만 꼭 이러한 제보가 없어도 노동청은 회사에 방문해 지도점검을 실시할 수 있습니다. 노동청의 지도점검이라는 것인데 이러한 점검은 정기점검, 수시점검, 특별점검 등 다양하게 분류될 수 있습니다. 이러한 점검은 기업의 규모의 수, 설립일자에 관계없이 지역 관할 노동청이 무작위로 선정하여 점검을 실시합니다.

목차
1. 노동부의 연차휴가 점검
2. 휴가관리 쉽게하는 법

노동부의 연차휴가 점검

상시 5인 이상 사용하는 사업장
상시 근로자 수가 5인 미만이라면 연차휴가에 관한 부담은 덜으셔도 됩니다. 하지만 상시 근로자 수가 5인 이상이라면 연차휴가는 필수입니다. 상당히 체계적이고 시스템화된 휴가관리가 가능한 대기업이든 5명의 알바생을 고용한 소규모 식당이든 법에서는 동일하고 동일한 잣대의 기준을 적용하고 있습니다.

그렇기에 소규모 사업장에서는 휴가관리에 상대적으로 많이 미흡한 편이고, 연차휴가에 관한 부분에 있어서는 많은 지적사항이 발생하곤 합니다. 50인, 100인 이상의 중소기업은 조금 나을까요? 글쎄요. 많은 사업장을 관리하고 법률자문해본 경험에 비추어 보면 크게 다르다고 생각되진 않습니다. 물론 어느정도 연차휴가에 관한 개념도 알고 있고 관리하려는 흔적이 보이기는 하지만 포인트를 잘못 잡고 있거나 관리가 체계적이지 않는 등의 지적사항이 보입니다.

점검 1 - 연차휴가 미사용수당의 지급여부
상시 5인 이상 사업장이라면, 노동청 근로감독관은 직원별 입사일을 확인한 다음 미사용휴가를 확인합니다. 물론 미사용휴가를 확인하기 위해서는 직원별 휴가사용내역을 확인하는 것이 순서이지만 이 파트에서는 휴가사용내역이 증빙된다는 전제에서 설명하겠습니다. 만약 모두 사용하지 못한 휴가가 있다면 수당으로 지급되었는지를 확인합니다.

구체적으로는 직원별 미사용연차수당에 대한 금액이 지급된 사실이 있는지를 먼저 확인하고, 지급되었다면 그 금액이 직원별 소정근로시간과 통상시급에 따라 미지급차액은 없는지를 확인합니다.

만약 이 두 부분에서 문제가 있다면 지적사항으로 체크되어 시정명령을 받게 됩니다.


점검 2 - 연차휴가 관련 증빙자료의 존재
연차휴가는 입사일만 있으면 휴가일수를 계산할 수 있습니다. 그리고 이 일수를 토대로 회사에서 직원이 사용한 일수를 집계해 가져오라는 것이죠. 만약 회사가 이러한 일수를 가져오지 못한다면 어떻게 될까요?

휴가신청서를 제출했는데 회사가 보관하지 않은 경우
이런 사례에서는 회사가 비취서류의 보존의무 위반으로 휴가관리와는 별도의 제재를 받습니다. 근로계약서처럼 회사가 휴가신청서를 받아두어야 하는 것은 아니지만, 휴가에 관한 서류가 있다면 그 서류는 보존해야 할 의무가 있기 때문입니다(근로기준법 제42조 계약서류의 보존)

휴가신청서를 미제출한 경우
소규모 사업장이기 때문에 직원과 회사간 서로 구두로 휴가신청을 해온 경우일수 있습니다. 앞서 설명한 것처럼 휴가사용을 구두로 하였다고 하여 법위반사항이 발생하였다고 볼 수는 없습니다.

문제는 앞서의 경우처럼 발생한 휴가일수는 있는데 사용한 휴가일수가 얼만큼인지 확인할 수 없는 경우입니다. 이러한 경우에는 회사와 직원이 상호 확인하는 서류를 통해 제3자인 노동청 근로감독관에게 제시할 수 있습니다.

문제는 직원과 회사간 이견이 발생한 경우입니다. 회사는 분명 15일 전부 휴가를 사용했다고 하지만, 직원은 8일이라고 말하는 경우입니다. 상호 이견이 불분명한 상황이기는 하나 입증책임의 분배 원칙에 따라 발생한 권리(연차휴가 사용권)의 소멸을 주장하는 회사가 이를 입증해야만 합니다.

입증책임을 부담하는 회사가 입증에 실패하였다면 그에 따른 위험은 회사가 부담합니다. 이러한 이유에서 회사는 휴가신청서를 직원들로부터 받아두어야 하는 것입니다.

휴가관리 쉽게하는 방법

무엇이 휴가관리를 어렵게 하는가
휴가신청서의 접수
직원 수가 조금만 많아지면 매월 상시적으로 쏟아지는 휴가신청서를 감당하기 어렵습니다. 휴가담당자, 휴가결제자가 한명이라면 비정기적으로 찾아와 제출하는 휴가신청서를 감당하기 정말 어렵습니다.

휴가결제와 증빙자료
휴가접수자는 매번 휴가를 어떻게 처리할 것인지를 결정해야 하고, 직원이 휴가승인에 필요한 증빙자료를 제출했는지도 확인해야 합니다.

휴가신청서를 보관/정리
휴가신청서는 보관해야 향후 분쟁발생시 회사의 입증자료가 됩니다. 그렇기에 휴가신청서와 휴가증빙자료를 보관해야하는데, 직원 수가 많고 직원의 근속기간이 늘어날수록 보관/정리해야 하는 자료는 눈덩이처럼 불어납니다.

연차휴가의 계산과 연차휴가대장
특히 연차휴가는 입사일 기준으로 관리하는 것이 어렵고 연차휴가미사용수당의 계산시점이 복잡해진다는 점 때문에 사실상 회계연도 관리방식이 적합합니다. 이러한 회계연도방식으로 운영할 경우 연차휴가의 유형(월 단위 연차휴가, 연 단위 연차휴가, 비례단위 연차휴가)를 구분해야 하고, 각 유형별 발생일수를 정리해야 하며, 이를 토대로 연차촉진제도를 사용할수 있습니다. 더욱이 매월 직원이 접수한 휴가는 연차휴가대장에 기록해야 향후 연말에 미사용연차휴가를 정산할 수 있습니다.


휴가관리를 쉽게 해결하기
인사헬퍼에서는 온라인 휴가신청, 온라인 휴가결제, 휴가결제자 관리/등록, 연차휴가대장의 작성과 휴가신청시 자동기록 등 다양한 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다. 다양한 서비스에 대한 모든 기능을 설명할 수 없을 정도니, 직접 경험해보시고 선택하시기 바랍니다.