연차휴가 사용촉진을 “편하게” 하는 방법

연차휴가의 사용권은 직원에게 부여된 권리입니다. 하지만 예외적으로 직원이 권리를 행사하지 않더라도 회사가 대신 연차휴가의 사용권을 행사하는 방법이 있습니다. 바로 오늘 살펴볼 연차휴가 사용촉진제도입니다. 연차휴가 사용촉진제도는 두 가지의 행동을 요구합니다.

서면으로 잔여일수와 사용계획을 촉구하는 것과 사용시기를 지정해 서면으로 통보하는 것입니다. 직원 수가 많은 회사에서는 이러한 업무는 손이 많이 가는 업무 중 하나입니다. 직원별로 서류를 만들고, 통보한 다음, 서면통보를 증빙해야 하기 때문입니다.

이번 포스팅에서는 연차휴가의 사용촉진제도에 대해 간략히 살펴보고, 사용촉진제도를 편리하게 할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

목차
1. 연차휴가 사용촉진제도란
2. 인사헬퍼로 관리하기

연차휴가 사용촉진제도란

회사가 휴가일을 지정하는 제도입니다.
연차 사용촉진제도란 직원의 동의 없이도 회사가 직접 직원에게 남아있는 연차휴가를 특정일자에 지정할 수 있는 제도입니다. 연차촉진제도는 직원에게 부여된 권리를 대신 행사할 수 있다는 점에서 반드시 법에 정해진 요건에 따라 진행해야 합니다. 법에서 정해진 요건을 모두 충족했다면 직원의 동의가 없어도 회사가 휴가일을 지정할 수 있고 유효한 휴가사용으로 처리됩니다.

휴가일 지정 후 실제 근무하는 경우
법에서 정한 요건은 크게 두가지인데, 이러한 두가지 요건만 갖추고 사후관리가 미흡한 경우가 있습니다. 회사가 지정한 연차휴가일에 직원이 출근해 근무하는 경우가 바로 그렇습니다.

법원은 회사가 요건에 따라 사용촉진제도를 시행했다고 하더라도 회사가 지정한 일자에 직원이 출근하였고 회사가 적극적인 퇴근명령 등의 조치를 하지 않았다면 그 날은 휴가사용으로 처리할 수 없다는 입장입니다.

휴가의 발생유형별로 요건이 다릅니다
과거 법률은 1년 미만 근무시 발생하는 연차휴가(이하 ‘월 단위 연차휴가’라고 함)에 대해서는 연차휴가 사용촉진제도가 존재하지 않았습니다. 법률개정을 통해 월 단위 연차휴가와 연 단위 연차휴가가 각각의 제도로서 인정받게 됨에 따라 월 단위 연차휴가에 대해서도 연차휴가 사용촉진제도가 실시될 수 있도록 법률이 개정되었습니다.

월 단위 연차휴가는 ① (사용촉구) 기준일(1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전이 되는 날)로부터 10일 이내에 잔여휴가일수와 휴가의 사용을 촉구하는 서면을 통보하고, ② (사용일 지정) 통보일로부터 10일 이내에 직원이 휴가신청이 없다면. 그 날로부터 만료일(1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전이 되는 날) 전까지 직원별로 사용일을 지정한 서면을 통보해야 합니다.
월 단위 연차휴가의 사용촉진제도 주의사항
1. 회계연도 기준으로 관리하는 일환으로 월 단위 연차휴가의 사용기한을 연장한 경우에도, 월 단위 연차휴가의 사용촉진은 입사일로부터 1년이 되기 전에 이루 어져야 함
2. 앞선 기준에 따른 사용촉구 이후 발생하는 월 단위 연차휴가에 대해서는 다른 기준이 적용됨에 유의


연 단위 연차휴가는 ① (사용촉구) 기준일(휴가사용권이 소멸되는 날의 6개월 전이 되는 날)로부터 10일 이내에 잔여휴가일수와 휴가의 사용을 촉구하는 서면을 통보하고, ② (사용일 지정) 통보일로부터 10일 이내에 직원이 휴가신청이 없다면. 그 날로부터 만료일(휴가사용권이 소멸되는 날의 2개월 전이 되는 날)전까지 직원별로 사용일을 지정한 서면을 통보해야 합니다.

회계연도로 관리하는 업체에 적합합니다
연차휴가 사용촉진제도는 사실상 회계연도 기준 연차관리를 하는 회사에서 사용하는 제도입니다. 물론 법률에서 정한 연차휴가의 발생 원칙을 사용하는 회사에서도 당연히 제도를 사용할 수 있으나 직원별로 연차휴가권이 소멸되는 날은 모두 다르므로 휴가관리를 하는 직원은 거의 매월 직원들에게 연차촉진을 실시해야 하기 떄문입니다.

매년 7월에 시작하는 연차사용촉진제도
회계연도 기준으로 연차휴가를 관리할 경우 휴가사용권이 소멸되는 날은 연말로 동일하므로 매년 7월 1일부터 7월 10일까지 연차휴가의 사용을 촉구하는 서면통보 작업이 이루어지고, 매년 7월 11일부터 10월 30일 전까지 연차휴가의 사용일을 지정하게 됩니다.

인사헬퍼로 관리하기

무료로 휴가관리를 할 수 있습니다
직원별로 잔여휴가가 몇일인지 관리하려면 매연도별 직원별 휴가발생일수, 휴가사용일수, 현재기준 잔여 연차휴가일수를 집계해야 합니다. 이를 위해서는 연차사용촉진제도를 시행하기 전부터 꼼꼼하게 연차휴가를 관리해야 하고 직원들이 사용한 휴가는 집계되어야 하며, 잔여휴가일수를 일목요연하게 보기 위해 연차휴가대장을 작성해야 합니다.

인사헬퍼에서는 연도별로 직원의 연차휴가 발생일수를 자동 계산하고, 직원들이 온라인에서 휴가를 신청할 수 있도록 지원하고 있으며, 직원이 휴가를 신청하거나 회사가 휴가를 결제한 경우 당사자와 담당자에게 이메일 또는 카톡으로 해당내용을 알림을 보내줍니다. 또한 직원이 사용한 휴가는 자동으로 연차휴가대장에 사용일수로 기록되는데, 이 모든 서비스가 무료로 사용할 수 있습니다.

사진 1 - 1_연차휴가관리대장_인사헬퍼

직원별 전자서류를 손쉽게 작성할 수 있어요
연차촉진을 하기 위해서는 직원들 별로 잔여휴가일수가 기재된 서류를 작성해야 합니다. 잔여휴가일수가 잘 정리되어 있다면, 직원이 얼마 안되거나 엑셀을 잘 사용한다면 직원별 서류작성은 크게 어렵지 않습니다. 반면 직원 수가 많거나 엑셀을 이용한 서류작업에 어려움이 있다면 인사헬퍼의 템플릿 기능을 사용할 수 있습니다.

템플릿을 이용하면 사전에 정해진 서류양식에 직원별 잔여일수가 기재된 엑셀파일을 업로드하면 순식간에 수십, 수백명의 전자문서PDF를 생성할 수 있습니다.

사진 2 - 2_템플릿_인사헬퍼

무료로 전자문서 형식의 서면통보를 할 수 있어요
인사헬퍼에서는 전자계약 서비스도 무료로 제공됩니다. 일정기간 동안만 무료로 제공되는 등 체험판의 무료 서비스가 아니라 정식판의 서비스가 무료로 제공되는 것이어서 언제든 서비스를 이용할 수 있습니다.

직원을 등록하고 템플릿을 이용해 업로드하면 직원 각각의 이메일 또는 카카오톡으로 연차촉진과 관련된 통보가 이루어집니다. 인사헬퍼에서 제공하는 전자계약 서비스는 연차촉진 뿐만 아니라 근로계약, 연봉계약, 사직서 등 다양한 분야에 사용할 수 있습니다.

사진 3 - 3_전자문서발송_인사헬퍼

정말 정말 무료라고?
인사헬퍼는 스타트업 IT회사가 아닌 노무법인이 운영하는 서비스입니다. 그렇기 때문에 휴가관리, 전자계약 서비스를 유료로 게종하는 업체들과는 아무래도 비즈니스 모델에 차이가 있습니다.

인사헬퍼는 직접적 이윤이 아닌 대중화에 집중하기로 했고, 이 일환으로 무료 서비스를 제공되는 것입니다.

둘 이상의 노무사들이 모이면 노무법인을 설립할 수 있는데, 이번 포스팅에서는 노무법인이 설립등기, 변경등기에 관한 이슈를 이야기해보고자 합니다. 대부분의 회사는 주로 "주식회사"이기 때문에 이번 포스팅의 주제인 노무법인 관련주제는 주로 노무사나 노무법인에 소속 담당자가 주된 독자가 될 것입니다. 물론 노무법인이 아니더라도 세무법인, 법무법인 등 다양한 특수법인들도 노무법인처럼 합명회사의 규정을 적용받을 것이어서 단지 노무법인에만 국한되지는 않을 것 같습니다.

목차
1. 상법상의 지위
2. 등기시 필요사항
3. 의사록과 공증
4. 분쟁이 일어난 배경

상법상의 지위

노무법인은 특수법인으로 분류됩니다
일반적으로 법인이라 하면 주식회사로 이해하지만, 구체적으로는 설립근거법에 따라 분류할 수 있습니다. 민법에 의해 설립된 법인도 있고, 상법에 의해 설립된 법인도 있으며, 노무법인처럼 공인노무사법이라는 특별법에 의해 설립된 법인으로 구분됩니다. 상법에서는 영리를 목적으로 하여 설립한 법인을 다시 합명회사, 합자회사, 유한책임회사, 주식회사로 세분화 하고 있습니다.

노무법인은 합명회사의 규정을 준용합니다
공인노무사법에서는 공인노무사 설립에 관한 내용을 정하면서도 이 법에서 규정하지 않은 사항은 상법의 합명회사에 관한 규정을 준용한다고 되어 있습니다(제7조의10). 따라서 노무법인은 특수법인의 성격을 띄고 있으나 공인노무사법에서 정하지 아니한 사항은 합명회사의 규정을 따라야만 합니다.

등기시 필요사항

상업등기법, 상업등기규칙에 따라 등기해야 합니다
공인노무사법 제7조의4 제2항에서는 노무법인은 대통령령으로 정하는 바에 따라 등기하여야 한다고 정하고 있고, 같은 법 대통령령 제19조의5에서는 설립등기에 관한 사항을 정하고 있으며, 같은 법 대통령령 제19조의7에서는 특별한 규정이 없다면 상업등기법을 준용하도록 하고 있습니다. 상업등기법 제24조에서는 등기의 신청방법에 대해 규율하고 있고, 제3항에서는 신청인이 제공해야 하는 정보는 상업등기규칙에서 정하도록 하고 있습니다.

상업등기규칙은 상법상 회사의 유형 별로 정하고 있습니다
등기를 할 때에는 기본적인 사항과 첨부정보(제51조, 제52조)을 제출해야 하고, 상법상 회사의 유형별로 추가적으로 제공/제출해야 할 정보를 정하고 있습니다. 합명회사에 관해서는 제97조부터 제116조까지 등기유형 별로 제출해야 하는 정보 또는 첨부자료를 정하고 있습니다. 이 중 통칙으로 일반적으로 적용되는 기준에 따르면 정관에 규정이 없으면 효력이 없는 사항의 등기를 신청하는 경우에는 정관을 첨부해야 하고, 총사원의 동의를 필요로 하는 등기를 하는 경우에는 그 동의가 있음을 증명하는 정보를 제공하도록 하고 있습니다.

주식회사는 등기할 때 의사록을 첨부합니다
노무법인은 주식회사는 아님은 앞서 살펴본 바와 같지만, 상법중 주식회사에 해당하는 법인은 어떠한 자료를 제출해야 하는지 살펴봐야 합니다.

상업등기규칙 제128조에서는 합명회사와 유사하게 필요한 경우 정관, 동의가 있음을 증명하는 정보를 요구하고 있면서도, 주주총회의 결의를 필요로 하는 등기를 신청하는 경우에는 의사록을 제공하도록 하고 있습니다. 의사록의 제출여부가 합명회사와 다르다는 점을 알 수 있습니다.

이처럼 합명회사와 달리 주식회사가 의사록을 제출해야 하는 것은 상법에서 정한 규정과 관련이 있습니다. 상법 주식회사는 의사록의 작성을 강제하고 있기 때문입니다(상법 제373조, 제391조의3 등). 반면 합명회사는 의사록의 작성이 법률에 의해 강제되고 있지 않기 때문에 상업등기규칙에서도 이러한 의사록의 작성을 첨부자료로 요구하지 않는 것으로 이해됩니다.

의사록과 공증

법인의사록은 공증인의 인증을 받아야 합니다
공증인법에 따르면 법인 등기를 할 때 그 신청서류에 첨부되는 법인 총회 등의 의사록은 공증인의 인증을 받아야 합니다(공증인법 제66조의2 제1항). 법인 등기를 하는 경우가 아니거나, 법인등기를 할 때라도 그 신청서류에 첨부될 필요가 없는 의사록은 공증인의 인증을 받을 필요가 없다고 해석됩니다.

주식회사
주식회사는 상법에 의거 의사록을 작성해야 하고, 상업등기법과 상업등기규칙에 의거 등기신청시 첨부서류로 의사록을 제출해야 하며, 의사록 제출의무가 있다는 것은 법인 등기시 첨부해야 한다는 의미 이러한 이유로 공증인법 제66조의2 제1항에 따라 공증인의 인증을 받아야 하는 것입니다.
※ 다만 공증인법 제66조의2 제1항 각호에서 정한 예외사유가 있다면 이를 증명하는 서류와 함께 공증인의 인증 없이 등기가 가능하겠습니다.

주식회사의 경우에는 상법, 상업등기법과 상업등기규칙, 공증인법에 따라 의사록의 공증이 필요합니다. 따라서 만약 공증없이 제출된 등기는 법에서 정해진 요건(공증인법)을 충족하지 않았다는 점에서 제출된 등기는 첨부서류 미비를 이유로 보완 내지는 각하처분을 받게 됩니다.

합명회사
합명회사는 의사록 작성의무도 없고, 상업등기법과 상업등기규칙에서도 주식회사와 달리 의사록의 첨부를 규율하고 있지 않습니다. 공증인법 제66조의2에서는 법인 등기를 할 때 신청서류에 첨부해야 한다는 내용으로 정하고 있으므로 상업등기규칙에서 의사록 첨부를 하지 않아도 되는 합명회사는 결국 공증인법 제66조의2의 규정과는 무관하다는 해석입니다. 하지만 이후 살펴본 바와 같이 등기관은 다른 해석을 내려 분쟁이 발생했습니다.

분쟁이 일어난 배경

(등기소) 노무법인의 등기에 공증인 미비로 인한 각하처분
등기관은 합명회사임에도 법인의 등기신청에 공증이 없다는 이유로 주식회사처럼 각하처분을 했습니다.

(법원) 법원에 이의신청을 제기했으나 기각처분
법원에 공증인법 제66조의2는 등기를 신청할 때 의사록을 첨부해야 하는 경우에 적용되는 규정이고, 노무법인은 상업등기법, 상업등기규칙에 의거 의사록을 첨부하지 않아도 되며, 관련법률(상법, 공인노무사법)에서도 의사록 작성의무를 강제하고 있지 않다는 취지로 이의를 제기했으나, 법인의 정관에서 "회의록의 작성을 규율"하고 있다는 점에 주목하여 공증을 받아야 한다며 이의신청을 기각했습니다.

(항고) 진행중
공증인법 제66조의2에서 말하는 의사록이란 상업등기규칙에 의거 첨부되어야 하는 의사록에 국한되는 것이고, 정관에서 의사록 작성을 기재하였다고 하여도 결론은 바뀌지 않는다는 취지로 항고를 진행중입니다.

※ 추후 결론이 나오게 된다면 업데이트 예정

노무법인 전용 서비스

인사헬퍼에서는 자문사의 임금관리 아웃소싱 서비스를 제공하고 있습니다. 자문사의 임금관리를 1년 동안 무료사용할 수 있고, 전자계약과 휴가관리 서비스 등 다양한 서비스를 무료로 이용할 수 있습니다.

사진 1 - 인사헬퍼

인사헬퍼에서 상시근로자수 잘못된 정보 바로잡기라는 제목으로 상시근로자수의 산정방법에 대해 삵펴본 바 있습니다. 주요 내용은 법률개정 후 대법원의 판단이 없었으니 고용노동부는 상시근로자수를 산정함에 있어 실제 근무하지 않은 인원도 연인원에 포함될 수 있다는 입장이었습니다. 하지만 최근 대법원은 실제 근무한 인원에 한하여 연인원을 계산해야 한다는 점을 분명히 했습니다.

※ 상시근로자수 계산방법과 관련한 이전 포스팅 내용이 궁금하다면 이곳을 클릭해 확인하세요.

상시근로자 수 산정방법

연인원에 포함되는 직원유형
지난 포스팅에서도 살펴본 바와 같이 상시근로자수에 관한 다툼은 연인원에 어떠한 유형의 근로자들이 포함되는 것인가였습니다.

첫 번째, 실제 근무한 직원입니다.
실제 근무한 직원은 이견없이 연인원에 포함된다고 해석됩니다.

두 번째, 실제 근무하지 않은 직원입니다.
이 부분에서 주된 다툼이 발생합니다. 이러한 유형은 다시 다음과 같이 몇 가지 원인으로 추려볼 수 있습니다. 이후 설명할 대법원 판례는 다음과 같은 다양한 유형 중 주휴일을 원인으로 근무하지 않은 직원은 "연인원"에서 제외해야 한다는 해석입니다.
(1) 근로제공의무가 없는 휴무일인 경우
(2) 근로기준법 시행령에서 정한 휴일(공휴일)인 경우
(3) 근로기준법에서 정한 휴일(주휴일)인 경우
(4) 근로자의날에 관한 법률에서 정한 휴일인 경우
(5) 결근한 경우
(6) 휴가를 사용한 경우
(7) 휴직자인 경우
(8) 쟁의행위(파업) 참가자인 경우
(9) 다른 회사로 파견간 경우
(10) 회사가 휴업한 경우

계산방법
상시근로자수의 계산은 원칙적으로 연인원을 해당 사업의 가동일수로 나누어 산정하는 것을 원칙으로 합니다. 다만 5인 이상/미만 여부의 판단은 일자별로 계산하는 것이 더 우위에 있으므로 일자별로 연인원을 측정해 50% 이상 미달/초과여부에 따라 판단해야 합니다.


대법원 2023. 6. 15. 선고 2020도16228 판결
주휴일은 근로기준법 제55조제1항에 의하여 주 1회 이상 휴일로 보장되는 근로의무가 없는 날이므로, 주휴일에 실제 근무하지 않은 근로자는 근로기준법 제11조제3항의 ‘상시 사용하는 근로자수’를 산정하는 기준이 되는 같은 법 시행령 제7조의2 제1항의 ‘산정기간 동안 사용한 근로자의 연인원’ 및 같은 조제2항 각 호의 ‘일(日)별 근로자수’에 포함하여서는 아니 된다

주휴일은 매주 일정하게 발생하는 휴일로서, 주휴일에 실제 출근하지 않은 근로자를 상시 사용 근로자수에서 제외하여야 해당 사업장의 보통 때의 통상적인 사용 상태를 제대로 반영할 수 있고, 이를 제외하여도 사용자나 근로자가 근로기준법의 적용 여부를 사전에 파악하는 데에 어려움이 없어 법적안정성과 예측가능성을 해하지 않기 때문이다.

해결되지 않은 과제

출근하지 않은 일자에는 항상 제외인가
대법원이 연인원에서 제외한 사례는 주휴일에 의한 경우였으나, 그와는 다른 사유의 경우에는 어떻게 해석해야 하는지에 대한 해석은 다툼의 여지가 있을 수 있습니다. 이러한 다른 사유가 문제되는 이유는 회사의 일방적인 결정으로 활용될 수 있기 때문인데 아래와 같은 사례의 경우에는 회사의 결정으로 인위적인 상시근로자수 인원을 줄일 수 있게 됩니다.

(1) 연차대체합의에 따라 다수의 직원들의 휴가를 사용토록 하는 경우
(2) 회사의 사정으로 일부 직원들에 대하여 휴업이나 휴직을 실시한 경우
(3) 4명의 직원을 제외한 모든 직원에 대한 휴업, 휴직, 직장폐쇄 등을 강행하는 경우
(4) 본래 가동하지 않는 일자(휴일이나 공휴일 등)에 직원 1명을 투입시키는 경우(가동일수에는 산입되면서도 연인원은 1명으로 처리)



근로제공의무는 고려대상이 아닌가
앞서의 문제점을 감안할 때, 단순히 직원의 실제 출근여부를 기준으로 판단하는 것이 아니라 근로제공의무의 존재를 기준으로 판단하는 것을 원칙으로 하고, 정당한 권리를 행사하여 근로제공의무가 면제된 직원은 연인원에서 제외하지 않는다는 기준이 합리적으로 보입니다. 즉 근로계약 등에 의거 근무하기로 정한 날이 있다면 그 일자는 실제 근무하지 않아도 연인원에 포함시키는 것입니다.

이러한 기준을 적용하게 된다면 결근, 휴가, 휴직한 경우, 쟁의행위(파업, 직장폐쇄) 등으로 인해 실제 근무하지는 않았더라도 상시근로자수에는 포함시키는 것이 가능하기 때문입니다. 한편 연차휴가의 개근여부를 판단하는 사안이기는 하나 이러한 사유를 고려해 해석한 판례가 있다는 점도 고려할만 합니다.

하지만 대법원의 판례에서 나타내는 것처럼 명확한 법적기준 제시를 위해서는, 권리행사 등에 관계 없이 실제 근무한 인원만을 카운팅하는 대법원의 입장이 더 타당하다고 생각됩니다

궁극적인 해결방법

지난번 포스팅과 같이 상시근로자수 관련된 입법이 준비중이라고 발표가 있었습니다. 만약 5인 이상/미만에 대한 차이가 사라지게 된다면 사실상 연인원에 관한 해석상의 다툼도 많이 사라질 것으로 보입니다.

※ 상시근로자수 개정에 관한 입법계획이 궁금하다면 이곳을 눌러 확인하세요

하지만 추진중인 근로기준법 개정은 5인 미만 사업장 전면 근로기준법 적용이 아니어서 여전히 상시근로자수의 다툼이 문제될 여지가 있고, 근로기준법의 적용범위 이외에도 취업규칙과 같이 상시근로자수에 따른 법률적용의 문제가 있을 수 있으므로, 상시근로자수 산정함에 있어 연인원의 범위를 입법으로 해결하는 것이 가장 바람직할 것으로 보입니다.

사업장 똑똑하게 관리하기

앞서 살펴본 바와 같이 상시근로자수를 계산하는 방법을 아는 것도 필요하지만 이보다 더 중요한 것은 회사의 정확한 진단과 지속적인 관리입니다.

인사헬퍼에서는 중소기업의 경영지원의 일환으로 전자계약, 휴가관리 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다. 다른 HR 전산서비스와 달리 체험판으로 무료 제공된다거나, 일정한 기간동안만 특별혜택 event로 제공되는 것이 아니라, 정식 서비스가 무료로 제공되니 5인 미만 영세 소상공인부터 중소기업까지 서비스를 이용할 수 있습니다.

최근 개인정보의 중요성이 대두되고 있습니다. 하지만 일반 중소규모의 회사에서는 직원들에 대한 개인정보 관리가 미흡하기만 합니다. 개인정보란 무엇이고 어떻게 관리해야 하는지가 무지한 것이 가장 큰 이유로 짐작됩니다. 이번 포스팅에서는 회사가 직원에게 개인정보동의서를 받아야 하는지에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 개인정보란
2. 회사가 취급하는 개인정보
3. 개인정보 관리방법
4. 전자계약으로 동의받기

개인정보란

개인정보란
개인정보란 살아 있는 개인에 관한 정보를 의미합니다. 성명, 주민등록번호 등처럼 직접적으로 특정한 개인을 알아볼 수 있는 직접적인 정보 뿐만 아니라 다른 정보와 결합될 경우 특정 개인을 식별할 수 있는 정보 등을 의미합니다.

하지만 살아있는 개인이 아닌 정보는 개인정보로 취급되지 않습니다. 예컨대 사업자 정보가 그렇습니다. 사업자의 명칭, 주소, 관리번호, 업종, 업태 등은 자연인의 정보가 아닌 사업체의 정보이기 때문에 개인정보로 처리되지 않습니다.

유형
개인정보는 유형화될 수 없을 정도로 다양합니다. 일반정보(이름, 주민등록번호, 운전면허본호, 주소, 전화번호, 출생지, 성멸), 가족정보, 교육/훈련정보, 병역정보, 소득정보, 고용정보, 의료정보 등 다양하게 세분화될 수 있습니다. 그 정보의 중요성은 별론으로 하고 어느 개인이 남긴 모든 흔적들은 사실상 개인정보로 이해해도 무방합니다.

개인정보의 수집과 이용
헌법 제10조(행복추구권), 제17조(사생활의 비밀과 자유)에 의거 개인정보의 자기결정권이라는 권리가 있기 때문에, 어느 개인의 개인정보는 제3자가 제한없이 수집하거나 이용할 수 없습니다.

개인정보보호법(제15조)은 6가지의 사유가 인정되는 경우에만 어느 개인의 개인정보를 수집하거나 이용할 수 있다고 정하고 있습니다. 대부분의 사례에서는 해석의 다툼이 존재하기 때문에 실무적으로는 항상 특정 개인(정보주체)의 동의를 받는 것으로 처리하게 됩니다.

개인정보를 수집/이용할 수 있는 사유
1. 정보주체의 동의를 받은 경우
2. 법률규정이 있거나, 법령상의 의무준수를 위한 불가피한 경우
3. 공공기관의 소관업무 수행시 필요한 경우
4. 정보주체와의 계약체결/이행을 위한 경우
5. 생명, 신체, 재산이익보호가 필요한 경우
6. 개인정보의 자기결정권보다 우선하는 이익이 있는 경우

고유식별정보의 수집/이용 사유
개인정보 중에서도 보호가치가 높은 수준의 정보로서 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호는 고유식별정보로서 취급됩니다. 고유식별정보에 대한 수집/이용 및 제3자 제공은 일반적인 개인정보와 달리 두 가지 사유만 허용됩니다.

1. 일반적인 개인정보와 분리하여 동의받은 경우
2. 법률에서 고유식별정보의 처리를 요구하거나 허용하는 경우

회사가 취급하는 개인정보

동의가 없어도 되는 정보 1 (제2호, 법령준수)
근로기준법령의 준수
아무리 개인정보라고 하더라도 근로기준법에 의해 사업주에게 의무 지운 사항이 있다면 사업주는 정보주체, 즉 직원의 동의 없이도 개인정보를 수집하고 이용할 수 있습니다. 근로기준법에서는 사업주에게 근로자명부, 임금대장, 임금명세서 등을 작성하도록 하고 있습니다. 따라서 사업주는 이러한 문서를 작성함에 필요한 정보들은 직원의 동의 없이 수집하거나 이용할 수 있습니다. 주로 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사업무의 종류, 채용일, 퇴직일, 임금정보 등이 이에 해당합니다.

하지만 유의해야 할 사항은 개인정보의 수집/이용은 동의 그 자체만으로 만사 OK는 아니라는 것입니다. 개인정보의 수집/이용은 최소한의 원칙이란 것이 존재하는데 목적달성에 필요한 최소수준으로 수집/이용되어야 한다는 점입니다. 따라서 법률에서 가족수당과 관련된 정보를 임금대장의 항목으로 기재하고 있는 경우라고 해서 직원의 가족에 관한 이름, 주민등록번호, 성별, 근무처 등 모든 내용을 무제한적으로 수집하거나 이용할 수는 없음을 의미합니다.

세금 및 4대보험 관련법령의 준수
국세청에 직원의 소득을 신고하거나 4대보험 등 관련법령에서 정한 피보험자의 취득신고를 하기 위해서는 정보주체의 주민등록번호를 작성해야 합니다. 따라서 직원의 주민등록번호는 해당 법률에서 정한 의무준수를 위해 정보주체의 동의가 없어도 수집하고 이용할 수 있습니다.

동의가 없어도 되는 정보 2 (제3호, 근로계약 체결/이행을 위한 경우)
근로계약 체결에 필요한 최소 수준의 개인정보는 수집할 수 있습니다. 이에 해당하는 유형은 주로 이력서를 제출받는 행위 등에서 유효한 효력을 갖습니다. 다만 앞서 살펴본 바와 같이 이 경우에도 최소수집의 원칙에 위배되지 않도록 해야 하고 민감정보 등이 포함되지 않도록 유의해야 합니다.

동의를 받아야 하는 정보
법령에서 요구한 의무가 없거나 근로계약의 체결/이행과 동떨어진 정보는 직원 본인에게 동의를 얻어야 합니다. 이메일 주소, 휴대전화번호, 건강정보, 등이 이에 해당합니다. 하지만 실제 일반 사업장에서는 앞서와 같이 법령에서 어떤 의무를 부담하고 있는지 잘 알지 못하고, 근로계약 체결/이행에 최소한의 수준이 어느정도인지를 가늠하는데 어려움이 있을 수 밖에 없습니다. 그렇기에 실무적으로는 정보주체의 모든 사항을 기재하여 개인정보동의서를 받는게 일반적입니다.

개인정보 관리방법

채용 전 개인정보의 관리
근로계약의 체결과정에서 발생하는 개인정보는 앞서 살펴본 정보주체의 동의 없이도 수집하거나 이용할 수 있습니다. 다만 이력서 등을 수집하는 과정에서 직원의 고유식별정보가 포함된 경우에는 반드시 수집/이용에 관한 동의가 필요하므로 이력서 지원 단계에서는 주민등록번호 뒷자리를 삭제하는 것이 바람직합니다.

한편 채용 전 단계에서 직원의 동의를 얻는다면 주민등록번호를 수집가능한지가 문제됩니다. 법령에서 정한 방식(개인정보와 구분하여 별도의 동의를 받는 방식)이면 가능할 것으로 보이나, 개인정보보호위원회는 법령에 근거가 없다면 정보주체의 동의가 있어도 안 된다는 입장입니다.

정보위의 이러한 해석은 법령 근거가 없는 상황에서 민감정보를 수집하는 것은 정보수집의 최소한의 원칙에 반하기 때문으로 이해됩니다.

채용 후 개인정보 관리
채용 후 직원의 경우에는 앞서와 같은 법령에 의거 개인정보와 민감정보의 수집이 가능합니다. 그러나 이러한 법령에서 정한 정보 외에도 인사관리상 필요한 정보들이 있습니다. 대표적으로 연락처 등이 그러한데 이러한 이유에서 실무적으로 개인정보 수집/이용 동의서를 받아두게 됩니다.

전자계약으로 동의받기

종이문서로 동의받기
직원에게 서명으로 개인정보(민감정보 포함)에 대한 수집/이용에 관한 동의를 받는 방식입니다. 가장 보편화된 방법이기는 하나 매월 입사하는 직원들에 대한 동의를 받는다는 것은 쉽지 않고, 그러한 동의서를 보관해야 한다는 것 역시 쉽지 않은 일입니다.



전자문서를 통한 동의
전자문서를 통해 개인정보의 수집/이용 등에 관한 동의를 받을 수 있습니다. 전자계약 등의 서비스를 무료로 이용할 수 있으니, 회사에서 작성한 개인정보동의서가 있다면 그 서식을 이용하면 되고 없다면 인사헬퍼에 등록된 개인정보동의 템플릿을 이용할 수 있습니다. 인사헬퍼에서의 전자계약은 개인정보동의서 뿐만 아니라 근로계약 등과같은 전자계약에도 무료로 사용할 수 있으니 인사관리 전반에서 전자계약을 사용하려는 기업에서는 참고하시면 좋은 정보일 것 같습니다.

최근에는 많은 분야에서 전자계약이 활용됩니다. 한번쯤은 전자계약을 사용해보신 경험이 있을 것입니다. 전자계약은 간편하고 신속하게 처리되기 때문에 계약담당자는 물론 계약서명자 모두에게 편리한 계약방식입니다. 하지만 일반 중소기업에서는 전자계약 서비스를 이용하는데 어려움이 있습니다.

사내 IT전산을 꾸리는 것은 무리이고 시중에 제공되는 유료 서비스를 사용하는 것도 비용부담이 되기 때문입니다. 이번 포스팅에서는 1원의 비용을 부담하지 않아도 전자계약 서비스를 쭉 이용할 수 있는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

목차
1. 전자계약과 전자서명이란
2. 전자계약 무료로 사용하기
3. 무료서비스 사용방법

전자계약과 전자서명이란

전자계약이란 전자문서에 전자서명이 가미된 정보입니다
전자계약과 관련해서는 전자문서법과 전자서명법이 빠질 수 없습니다. 전자문서란 일반적으로 알고 있는 PDF, EXCEL, HWP와 같은 파일데이터입니다. 하지만 반드시 파일데이터일 필요는 없습니다. 이메일과 카카오톡에서 나타난 전자문자 그 자체도 전자문서가 될 수 있습니다. 이와 같은 전자문서에 전자서명이 가미되면 전자계약이 됩니다.

전자서명은 어떻게 만드나요
은행업무를 처리하다보면 공동(구 공인)인증서를 보신 적 있을 것입니다. 공동인증서가 아니라도 네이버, 카카오톡의 간편인증이라는 것을 보신 기억이 있을텐데 이러한 것들이 모두 전자서명의 일환으로 처리됩니다.

이 외에도 보험업무를 보다보면 핸드폰 액정화면에 손가락으로 서명한 기억이 있으실 겁니다. PC로 한다면 모니터 화면에 나타난 패드에 마우스를 움직여 서명을 하곤 합니다. 일반적으로 이러한 전자서명은 전자문서를 읽은 뒤 진행하게 되는데 시중에 있는 대부분의 전자계약 서비스는 이러한 방식을 채택하고 있습니다. 공동인증서 방식이 신원증명력에 있어서는 더 강력한 효력을 갖는다는 장점은 있으나 전자계약을 체결하는 일반 직원 입장에서는 공동인증서 방식이 확장력이 더 떨어지기 때문입니다.

공동인증서, 간편인증서가 아니어도 전자서명은 만들 수 있습니다. 직장인이라면 한번씩 사용해보았을 도장직인의 배경을 날리고(일명 누끼를 딴다고 합니다) 그 이미지를 한글파일이나 엑셀파일, 워드파일에 삽입하는 경우에도 전자서명법상의 요건을 갖추었다면 유효한 전자서명의 효력이 인정될 수 있습니다.

전자서명법 상 전자서명의 정의
“전자서명”이란 ① 서명자의 신원과 ② 해당 서명자가 해당 전자문서에 서명하였다는 사실을 나타내기 위한 전자적 형태의 정보를 의미합니다.

서명자의 신원확인이 관건
하지만 앞서의 도장 이미지의 경우에는 서명자의 신원이 누구인지를 증명하기 어렵다는 단점이 있습니다. 예컨대 전혀 모르는 제3자가 본인의 이름을 기재한 다음 알수 없는 도장이미지를 넣었을 때 본인이 아니라는 증명을 할 수 있겠는가의 문제입니다.

물론 이러한 예에서 제3자가 한 행위는 민형사상 불법행위임을 별론으로 하더라도, 계약관계에서 모호한 신원은 계약상대방에게 불신을 심어주기 때문에 효과적인 방법은 아닙니다.

그러한 이유에서 계약일방, 상대방, 그리고 전자서명에 관여한 제3자를 포함한 각각이 부인할 수 없는 수준의 증명력을 갖추는 것이 필요한 것입니다.

전자계약 무료로 사용하기

대부분 유료서비스로 제공됩니다
대부분의 전자계약 서비스는 유료로 제공됩니다. 전자계약 서비스를 구축하는데 소요된 비용도 있고, 이미 구축된 서비스라고 하더라도 해당 서비스의 유지를 위해서는 지속적인 개선작업이 수반됩니다. 인건비, 데이터를 보관비용, 서버운영비용, 서드파티 서비스에 지출되는 비용 등 제반비용이 소요됩니다.

그렇기 때문에 전자계약 서비스가 유료로 제공되는 것은 당연합니다.

일부 서비스에서는 다른 경쟁업체와의 우위를 점하기 위해 무료 서비스를 강조하는 경우도 있습니다. 하지만 무료로 제공되는 범위에 기간과 수량에 제한이 있습니다.

특별행사기간이 끝나거나 1개월 또는 10건을 초과한 다음부터는 유료서비스를 이용해야 한다는 것이기 때문에, 기본적으로는 유료서비스이고 이벤트 체험판 서비스를 제공하는 것으로 이해하는게 더 정확합니다.

인사헬퍼에서는 무료로 사용할 수 있습니다
인사헬퍼에서는 다양한 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다. 서비스 정책 자체가 무료인 것이기에 타 업체의 서비스와는 근본적인 차이가 있습니다.

다른 업체는 유료인데 인사헬퍼는 왜 무료일까요? 그 이유는 업체의 특성이 다르기 때문입니다.

유료서비스를 제공하는 업체는 일반적으로 스타트업 회사이거나 웹서비스나 소프트웨어, 또는 SI등 사내 전산망 구축을 대가로 이윤을 추구하는 회사입니다.

반면, 인사헬퍼는 공인노무사법에 의거 설립된 노무법인이 운영하는 서비스이고, 노무법인은 다른 기업의 관리 등은 유료로 제공하지만, 전자계약 서비스를 통한 직접적인 이윤창출을 계획하고 있지 않습니다.

인사헬퍼 사용방법

회원가입 후 즉시 사용할 수 있습니다
인사헬퍼는 회원가입 즉시 무료서비스를 이용 가능합니다. 별도로 서비스 체험신청하는 신청절차도 없고 회원가입 신청한 다음, 회원가입시 기재한 이메일에서 인증메일을 클릭하면 끝입니다. 다만, 잘못된 사업자등록번호를 사용하거나 고용보험 미가입 사업장의 경우에는 사업자등록증을 제출해 인증받아야만 서비스를 사용할 수 있습니다.

직원은 50명까지 등록할 수 있습니다
하지만 인사헬퍼에서 서비스를 이용하는 경우에도 일종의 제약이 있습니다. 첫 번째는 50인 미만의 회사이어야 한다는 점입니다. 50인 이상의 회사인 경우에는 고객센터를 통해 인원증원을 요청해 승인받아야 하며 중소기업임이 확인된다면 특별한 이상이 없다면 비용 없이 인원증원도 가능합니다.

사실 직원을 등록하지 않고도 특정 개인에게 전자문서를 발송할 수 있는 기능도 갖추고 있기 때문에 50면의 제한이 무의미할 수 있습니다. 다만 직원으로 등록하면 해당 직원에게 발송된 전자문서를 집계하거나 관리할 수 있고, 등록되지 않은 인원에 대해서는 휴가관리 서비스를 이용할 수 없으니 여러 가지를 고려해 결정하시는게 좋습니다.