임금명세서 교부/지급 증빙방법 3가지

최근 근로기준법이 개정됨에 따라 임금명세서 교부가 회사의 의무가 됐습니다. 임금명세서 교부를 증빙하는 방법으로는 서면으로 수령확인서를 작성하거나, 전산기록으로 증빙하는 방법이 있습니다. 임금명세서는 근로계약서나 성희롱예방교육과 달리 매월 지급되는 문서이기 때문에 매월 임금명세서를 교부해야 하고, 이의 증빙자료도 매월 단위로 구비해야 합니다.

이번 포스팅에서는 임금명세서의 정의, 임금명세서 작성, 증빙이 중요한 이유, 임금명세서의 교부의무 증빙방법에 대해 살펴보겠습니다.

임금명세서란

근로기준법 제48조 (임금대장 및 임금명세서) 제2항
사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.


임금명세서란 근로기준법 개정에 따라 근로자를 사용하는 사업주에게 부과된 의무입니다. 임금명세서에는 총 6가지 항목을 기재해야 합니다.

임금명세서 기재사항
1. 직원의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
2. 임금지급일
3. 임금 총액
4. 임금 구성항목, 구성항목별 금액
5. 근무일 또는 근무시간
6. 임금공제내역

임금명세서의 작성, 증빙이 중요한 이유

500만원 이하의 과태료가 부과됩니다
근로계약서 미교부와 동일하게 근로기준법 제116조에의해 임금명세서를 교부의무를 이행하지 아니한 회사에게는 500만원 이하의 과태료가 부과(근로기준법 제116조)됩니다.

물론 한 차례 임금명세서를 교부하지 않았다고 하여 곧바로 500만원의 과태료가 부과되는 것이 아니라 직원 1인당 0만원의 과태료가 부과되는 것이지만, 직원 수가 많고, 임금명세서 교부의무가 매월 발생한다는 점을 감안하면 결코 무시할 수 없습니다.

또한 일부 회사에서는 세무사사무실에서 받은 급여명세서라는 서류를 사용하는 경우가 있습니다. 하지만 이러한 서류는 근로기준법에서 정한 임금명세서와는 다르고, 세무사가 근로기준법 상 임금명세서를 작성하는 행위는 공인노무사법 제27조 제1항을 위반하는 행위이기 때문에 문제가 있습니다. 그렇기에 사업장에서 직접 더 꼼꼼하게 임금명세서를 작성해 관리해주어야 하고, 업무부담이 있다면 노무법인의 지원을 받아보시기 바랍니다.

민법상 지정변제의 효력이 예상됩니다.
임금명세서를 통해 교부되는 것은 단순히 근로기준법에 의한 문서교부의 문제가 아닐 수 있습니다. 직원이 근로를 제공하면 회사가 그 대가로 임금을 지급하는데 이 때 회사가 지급하는 임금은 채무자(회사)의 변제(임금지급)에 해당하는데, 임금명세서는 변제의 세부내용을 기재하여 지급한 것이므로 임금명세서에 기재된 내용대로의 변제효력이 발생할 수 있습니다.

예컨대, 근로계약서 상에서는 기본급 200만원을 책정했는데, 세무사사무실에서는 기본급 190만원, 식대 10만원이 기재된 (가짜)임금명세서를 회사에 전달했고, 회사가 이를 직원에게 교부한 경우, 회사가 근로계약서에서 정한 총액은 준수했다고 해도 회사가 임금명세서에서 지정변제한 것은 기본급 190만원이므로 10만원의 미지급 차액이 발생할 수 있습니다.

따라서 임금명세서를 작성할 때에는 근로계약서에서 정한 내용대로 작성해야 하고, 더 나아가서 근로계약서에서 정한 내용이 타당한 것인지에 대한 검토도 반드시 수반되어야 합니다.

임금명세서 교부의무 증빙방법

매월 임금명세서를 교부할 때 서명받으세요
이 경우는 직원에게 “서류”형태로 교부하는 경우에 적합합니다. 직원에게 서류로 전달주며 항상 교부받았다는 서명을 받는 것입니다. 임금명세서는 전 직원을 대상으로 매월 발생하고 증빙자료는 3년간 구비해야 한다는 점에서 별로 추천드리는 방법은 아닙니다.


전자문서(카카오톡, 이메일)로 교부하세요
임금명세서의 전자파일을 직원에게 각각 발송하는 방법입니다. 전산으로 처리되는 만큼 직원의 별도의 수령확인을 받지 않아도 전산기록에서 확인이 가능합니다. 다만, 직원 각각에게 교부해야 하는 것도 쉽지 않은 일이고 직원이 수십명이 된다면 이 역시도 많은 시간이 소요되는 업무가 됩니다. 또한 일반적으로 담당자 이메일로 교부되는 경우 담당자가 퇴사하거나 용량메일이 모두 차게 되어 교부증빙자료가 삭제되는 경우도 있고, 카카오톡의 경우 담당자 개인의 개인정보에 저촉될 수도 있으므로 증빙교부관리에 탁월하지 않습니다.

임금명세서 전산서비스를 이용하세요
임금명세서 교부/관리를 전문으로 제공하는 서비스를 이용할 수 있습니다. 임금명세서 파일에 직원 이름이 포함되어 있다면 손쉽게 업무처리가 가능합니다. 임금명세서 파일을 드래그해 업로드하면 자동으로 직원들의 연락처로 임금명세서가 발송되고, 수발신기록이 자동 증빙됩니다. 인사헬퍼에서는 임금명세서 전산서비스를 1개월 무료체험할 수 있고 서비스 이용시에도 저렴한 비용으로 사용할 수 있습니다. 직원 수가 많거나 간편하게 임금명세서를 관리하려는 회사에 적합합니다.

고용노동부는 연도별 법률개정사항이 담긴 표준취업규칙을 배포하고 있습니다. 취업규칙에 규율되는 다양한 법률조항의 내용도 잘 모르고 비용부담을 갖는 소상공인 입장에서는 이러한 표준취업규칙을 많이 검색하곤 합니다.

하지만, 사업주의 노동관련법률 위반에 관한 조사권한을 갖고 있는 노동청 입장에서는 사업주의 폭넓은 권한 사용은 지양하고, 근로자측의 권익 확대를 지향하기 때문입니다. 이번 포스팅에서는 고용노동부의 표준취업규칙에 대해 알아보도록 하겠습니다.

표준취업규칙 다운로드 방법

구글에서 표준취업규칙을 검색해보세요 (tip 검색하실 때 연도를 입력하지 말고 표준취업규칙만 입력하신 다음 최신 연도를 검색하시는게 좋습니다). 연도별 표준취업규칙이 검색될텐데, 고용노동부지청에 게시된 부서별 자료실에서 받아보시는 것을 권해드립니다. 하지만 최신 표준취업규칙이라고 하더라도 연도 중 법률이 변경될 경우 해당 내용은 반영되지 않으므로 이 부분은 참고해야 하며, 취업규칙 신고시 반려될 수 있습니다.

표준취업규칙을 활용해야 하는 회사

표준취업규칙을 사용하는 이유는 미리 다 작성되어 있고, 무료로 받아볼 수 있으며, 고용노동청에서 제작한 것이므로 신뢰성이 있다는 점입니다. 노무법인에 취업규칙 제정/개정 등에 관한 비용문의를 해보시면 물론 초기 자문계약을 체결하면서 할인을 받아 진행되는 경우도 있으나 평균적으로는 백 만원 가량의 금액이 발생합니다. 컨설팅 등의 카테고리로 분류되는 과업이 추가되면 수 백만원의 비용이 발생합니다.

취업규칙을 제정해야 하나 금전비용이 부담되는 회사, 즉 소규모의 회사는 표준취업규칙을 활용하실 수 있습니다.

표준취업규칙을 지양해야 하는 회사

1. 회사의 제도, 기준을 반영하려는 회사
표준취업규칙은 앞서의 장점에도 불구하고 회사가 필요하로 하는 내용이 담겨져 있지 않습니다. 회사 내부의 독특한 제도나 규율이 있다면 더더욱 그렇습니다. 그렇기 때문에 표준취업규칙을 바탕으로 회사만의 니즈를 담으려고 시도하는 경우가 있습니다.

이 경우 표준취업규칙의 내용을 확인하며 마음에 들지 않는 부분은 삭제하거나 다른 내용으로 변경/반영하게 됩니다. 물론 어느 정도 인터넷을 찾아보고 하는 것이겠지만 모든 내용을 그렇게 찾아보는 것도 아니겠고 대부분 잘못된 내용으로 개정되는 경우가 많습니다. 잘못된 제정/개정 조항은 무효로 되는데, 단순히 넘어갈 문제가 아닙니다. 무효인 기준을 수 년간 전 직원들을 대상으로 운영해왔다는 것이 큰 문제입니다. 이처럼 정확한 진단 없이 자의적으로 판단하여 운영하게 된 제도, 시스템, 기준들로 인해 리스크가 수 년간 누적되게 됩니다.


2. 회사의 현 상황이 궁금한 회사
현재 회사가 운영하고 있는 임금체계, 조직체계, 인사관리체계가 적절한지에 대한 전체적인 검토가 필요하다면 취업규칙 개정과 함께 노무법인의 전반적인 컨설팅을 받는 것을 고려해보세요. 취업규칙은 회사 내 운영 중인 모든 관리체계를 점검하기 때문에 우리 회사의 모든 사항을 점검받아볼 수 있습니다.

3. 직원의 수가 많아 리스크가 큰 회사
노동관계에 잠재된 리스크가 현실화되었을 때의 비용은 취업규칙 개정으로 밠행하는 비용의 10배 이상인 경우가 대부분입니다. 당장 지불하는 비용이 향후 리스크를 개선하는 것이 바람직하다고 생각되는 회사에서는 취업규칙을 제정하거나 개정하면서 점검받아볼 수 있습니다.

장기요양보험료율의 계산방법이 2023년부터 변경됩니다. 변경내용은 기존과 전혀 다른 방식으로 하는 것은 아니고 기존의 계산방법의 순서를 생략하지 않고 과정을 나타내는 것입니다. 금번 변경으로 인해 소수점에 대한 계산방식이 일부 개편되는 정도입니다.

보험료율 인하

장기요양보험의 요율이 대폭 하락했습니다. 하지만 앞서 서두에서 살펴본 바와 같이 계산방법에 대한 내용을 풀어서 변경한 것이기 때문에 보험료율 자체는 인하되었으나 이후 살펴볼 계산방법에서도 변경이 있었고 산술적으로 거의 동일유사한 내용이므로 보험료 금액이 증감되는 조치라고 볼 수는 없습니다.

2022년의 장기요양보험료율은 12.27%이었으나, 2023년부터는 0.9082%로 변경되었습니다.
노인장기요양보험법 시행령 제4조
- 2022년 : 1만분의 1,227 (12.27%)
- 2023년 : 100만분의 9,082 (0.9082%)

보험료 산출방법 변경

앞서 살펴본 바와 같이 장기요양보험료율이 대폭 인하되었으나, 보험료를 산출하는 과정에서 건강보험료율을 곱하는 방식이 추가되었습니다. 이러한 결과는 기존 보험료율을 산출하는 과정과 동일하며 과거에는 소수점 셋째자리부터 버리는 계산방법을 적용했으나, 2023년 개정부터는 소수점 셋째자리부터 버림 없이 계산된다는 차이가 발생하고, 아주 근소한 보험료 인상이 예상되나 대부분은 그러한 차이가 없고 아주 일부인원에 한하여 10원정도 인상되는 수준입니다.
노인장기요양보험법 제9조 제1항
2022년 : 건강보험료 × 12.27%으로 산출되는 금액에서 원단위 버림
2023년 : 건강보험료 × (장기요양보험료율:0.9082% ÷ 건강보험료율:7.09%) 으로 산출되는 금액에서 원단위 버림

※ 2023년 기준 (장기요양보험료율:0.9082% ÷ 건강보험료율:7.09%) = 12.8095909732017%

휴직 등으로 무급인 기간이 있다면, 국민연금은 납부예외를 신청하면 해당기간 동안 보험료가 부과되지 않습니다. 반면 건강보험은 고지유예를 신청하면 해당 기간 보험료가 부과되지 않으나 복직 후 해당 기간 동안 보험료를 경감(일반적으로 50%, 육아휴직은 최저금액으로 반용)받습니다. 건강보험의 경우에는 휴직기간이 1개월 이상이어야만 합니다.

이번 포스팅에서는 휴직기간 무급으로 처리될 경우 해당 기간의 보험료는 어떻게 처리되는지에 대해 살펴보겠습니다.

휴직과 무급

회사에서 질병, 출국 등 다양한 이유로 근무하지 못하는 경우가 있습니다. 일정기간 연속으로 해당 사유가 발생하는 경우 휴직이라고 합니다. 물론 법률이나 취업규칙, 단체협약에서 정하는 바에 따라 유급으로 적용되는 경우도 있지만, 휴직기간은 무노동 무임금 원칙에 무급이 원칙입니다.

육아휴직, 가족돌봄휴직 처럼 법률에 의해 인정되는 휴직도 무급으로 처리됩니다. 법률이 아닌 회사 내부의 규정에 의해 휴직이 인정되는 경우도 있는데, 주로 질병휴직이나 청원휴직 등이 이에 해당합니다. 회사 내부기준에 의해 인정되는 휴직은 그 기준에 따라 유급으로 정할 수도 있습니다.
유급여부에 따른 연금/건강보험
참고로 유급휴직기간의 경우 건강보험은 이전급여와 유급분의 차액만 경감하고, 국민연금은 기존소득월액의 50% 미만 수준으로 유급이 지급된다면 납부예외를 신청할 수 있습니다

국민연금

국민연금은 휴직시작월부터 복직월 모두 면제됩니다.
국민연금은 휴직기간 동안에는 납부예외를 신청할 수 있습니다. 납부예외를 신청하면 신청일이 속하는 월부터 국민연금 보험료가 발생하지 않습니다. 예를들어 3월 30일에 휴직을 실시한 경우라면 3월분 보험료부터 복직월까지의 국민연금 보험료가 부과되지 않습니다.

국민연금은 정산절차가 없습니다. 완전 면제.
해당 기간 동안 보험료를 납부하지 않아도 나중에 다시 정산해서 지급하는 절차는 존재하지 않습니다.

청원휴직인 경우에는 휴직신청서나 휴직명령서 등 증빙자료가 필요합니다..
산업재해로 인한 휴직이나 육아휴직 등 법률에서 정한 사유로 인한 휴직은 별도의 증빙서류가 필요 없으나, 개인 청원휴직의 경우에는 휴직신청서를 첨부해줘야 합니다.

건강보험

건강보험은 1개월 이상의 휴직만 허용됩니다
건강보험은 1개월 미만의 휴직에 대해서는 고지유예제도를 적용할 수 없습니다. 따라서 3월 1일부터 3울 30일까지 1일 부족하게 휴직한 경우에는 고지유예를 적용할 수 없습니다.

휴직시작일이 초일(1일)이 아니라면 해당월 보험료는 부과됩니다.
국민연금과 달리 건강보험은 휴직월에도 보험료 부과가 원칙입니다. 다만 예외적으로 휴직시작일이 초일(1일)이라면 해당월부터 복직월까지의 보험료 고지가 유예됩니다.

건강보험은 완전면제가 아닌, 경감입니다.
건강보험은 보험료가 매월 부과되는 것이 유예되는 것일 뿐, 국민연금처럼 완전면제가 되는 것이 아닙니다. 복직신고를 하면 휴직기간 동안의 보험료가 경감되어 부과됩니다. 만약 휴직신고 후 조기복직하게되어 1개월 미만 휴직하게된 경우 고지유예/경감제도를 적용받을 수 없어 100% 보험료가 부과됩니다.

건강보험 정산절차에서 휴직기간은 제외합니다.
직원의 퇴직 및 보수총액을 신고할 때 건강보험은 근무월수를 입력하게 되어 있습니다. 근무월수에는 휴직기간의 월수 전부를 제외합니다. 즉, 3월 5일부터 5월 1일까지 휴직하게된 경우 3월, 4월, 5월은 근무월수에서 제외해야 합니다.

4대보험 위탁관리

4대보험과 관련된 각종 신고와 관리를 포함하여 회사의 인사노무관리를 처리하시고자 한다면 노무법인에 관리를 위탁할 수 있습니다. 근로계약서 작성, 임금대장과 임금명세서의 작성, 인사노무 법률자문과 지원코칭, 분쟁발생시 대리인 선임, 연차휴가 전산관리 서비스 제공, 전자 근로계약서 체결 등 직원을 관리하는 사업장에 필요한 인사노무 서비스를 받게 됩니다.

어제까지만 해도 근무하던 직원이 갑자기 연락이 닿지 않고 출근하지 않는 경험 해보신 적 있으신가요? 연락두절로 결근하는 일수가 계속되면 무슨 일이 생긴 것은 아닌지 걱정이 되긴 하겠지만, 인사관리부서에서는 해당 직원의 고용관계는 어떻게 해야 할 것인지 방침을 결정해야 합니다.

연락두절되어 무단결근이 계속되고 있다면 결국 해고할 수 밖에 없는데, 어떻게 해야 합리적으로 해결할 수 있는지에 대해 살펴보겠습니다.

해고사유

연락두절된 직원이 출근하고 있지 않는 상황은 무단결근에 해당합니다. 무단결근은 근로계약관계에서 근로자가 제공해야 할 의무를 이행하지 않는 것이기 때문에 근로계약관계에서 대표적인 귀책사유 중 하나입니다. 따라서 무단결근은 징계사유에 해당하고, 무단결근이 연속으로 이어지거나 빈번하게 발생한다면 해고까지도 고려해볼 수 있습니다.

직원이 연락할 수 없었던 부득이한 사정이 있는 경우에는 어떻게 될까요? 예를들어 직원이 출근 중 갑작스런 교통사고를 당해 혼수상태에 빠져있는 상황이었고, 가족들이 회사 연락처에 접근할 수 없었던 경우와 같습니다. 회사의 취업규칙 등에서 허용하고 있는 휴가, 휴직제도가 있다면 가족이 회사에 연락해 휴가 및 휴직을 신청할 수 있고, 회사가 이를 승인한다면 결근으로 처리되지 않을 수 있을 것입니다. 하지만 이러한 조치가 없다면 해당 직원은 무단결근으로 처리되고, 무단결근에 따른 징계가 진행됩니다. 직원이 나중에 부득이한 사정을 항변한다고 하더라도 회사의 결정이 소급해 잘못으로 볼 수는 없습니다.

해고절차

연락두절로 인해 장기간의 무단결근이 발생했고, 회사가 근로관계를 종료시키는 해고조치를 하기로 했다면 근로기준법이 정한 정당한 절차에 따라 해고절차를 진행해야 합니다.


근로기준법 상 해고절차
근로기준법은 직원과의 고용관계를 종료시키는 해고를 하기 위해서는 해고사유와 해고시기를 정한 서면을 통보해야 한다고 정하고 있습니다. 이러한 규정은 강행규정으로서 이를 위반한 해고는 무효로 처리됩니다.

문제는 직원과 연락이 닿지 않는다는 점입니다. 직원의 자택주소도 모르거나 자택주소로 우편을 발송해도 부재로 인해 반송되는 경우에는 직원에게 서면을 도달시킬 방법이 없기 때문에, 근로기준법에서 정한 절차를 준수하기 어렵게 됩니다.

연락두절된 직원에 대한 통보방법

연락두절된 직원에게 서면을 통보할 수 있는 방법은 두가지가 있습니다.

첫째, 민법 제113조에 따른 공시송달
민법 제113조에서는 의사표시를 하려는 자가 본인의 잘못 없이 상대방을 알지 못하거나, 상대방의 소재를 알지 못하는 경우에는 의사표시는 민사소송법 공시송달의 규정에 의하여 송달할 수 있다고 정하고 있습니다. 따라서 상대방의 주소를 알지 못하거나 연락두절되어 서면통보가 어려운 경우에는 법원에 공시송달을 신청하여 의사표시의 도달 효력을 주장할 수 있습니다.

둘째, 전자문서의 송신
전자문서 및 전자거래 기본법(이하 전자문서법)에서는 전자문서(정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보)도 유효한 법률효과를 갖고 있습니다. 전자문서법은 수신자가 전자문서를 수신할 정보처리시스템을 지정했다면 지정 정보처리시스템에 입력되었다면 그 입력당시 수신된 것으로 보고, 지정되지 않은 정보처리시스템에 입력된 경우에는 수신자가 직접 내용을 직접 확인했을 때 수신되었다고 봅니다. 한편 정보처리시스템을 지정하지 않았다면 수신자가 관리하는 정보처리시스템에 입력된 때 수신된 것으로 간주(추정)하고 있습니다.

대부분 사례에서 수신자(직원)이 정보처리시스템을 지정하지 않는 경우가 많으므로, 수신자 본인 명의로 관리하는 이메일주소로 전자문서를 발송하면 그에 따라 전자문서가 수신된 것으로 추정될 수 있습니다.

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