전자계약(전자서명) 서비스, 무료 사용방법

최근에는 많은 분야에서 전자계약이 활용됩니다. 한번쯤은 전자계약을 사용해보신 경험이 있을 것입니다. 전자계약은 간편하고 신속하게 처리되기 때문에 계약담당자는 물론 계약서명자 모두에게 편리한 계약방식입니다. 하지만 일반 중소기업에서는 전자계약 서비스를 이용하는데 어려움이 있습니다.

사내 IT전산을 꾸리는 것은 무리이고 시중에 제공되는 유료 서비스를 사용하는 것도 비용부담이 되기 때문입니다. 이번 포스팅에서는 1원의 비용을 부담하지 않아도 전자계약 서비스를 쭉 이용할 수 있는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

목차
1. 전자계약과 전자서명이란
2. 전자계약 무료로 사용하기
3. 무료서비스 사용방법

전자계약과 전자서명이란

전자계약이란 전자문서에 전자서명이 가미된 정보입니다
전자계약과 관련해서는 전자문서법과 전자서명법이 빠질 수 없습니다. 전자문서란 일반적으로 알고 있는 PDF, EXCEL, HWP와 같은 파일데이터입니다. 하지만 반드시 파일데이터일 필요는 없습니다. 이메일과 카카오톡에서 나타난 전자문자 그 자체도 전자문서가 될 수 있습니다. 이와 같은 전자문서에 전자서명이 가미되면 전자계약이 됩니다.

전자서명은 어떻게 만드나요
은행업무를 처리하다보면 공동(구 공인)인증서를 보신 적 있을 것입니다. 공동인증서가 아니라도 네이버, 카카오톡의 간편인증이라는 것을 보신 기억이 있을텐데 이러한 것들이 모두 전자서명의 일환으로 처리됩니다.

이 외에도 보험업무를 보다보면 핸드폰 액정화면에 손가락으로 서명한 기억이 있으실 겁니다. PC로 한다면 모니터 화면에 나타난 패드에 마우스를 움직여 서명을 하곤 합니다. 일반적으로 이러한 전자서명은 전자문서를 읽은 뒤 진행하게 되는데 시중에 있는 대부분의 전자계약 서비스는 이러한 방식을 채택하고 있습니다. 공동인증서 방식이 신원증명력에 있어서는 더 강력한 효력을 갖는다는 장점은 있으나 전자계약을 체결하는 일반 직원 입장에서는 공동인증서 방식이 확장력이 더 떨어지기 때문입니다.

공동인증서, 간편인증서가 아니어도 전자서명은 만들 수 있습니다. 직장인이라면 한번씩 사용해보았을 도장직인의 배경을 날리고(일명 누끼를 딴다고 합니다) 그 이미지를 한글파일이나 엑셀파일, 워드파일에 삽입하는 경우에도 전자서명법상의 요건을 갖추었다면 유효한 전자서명의 효력이 인정될 수 있습니다.

전자서명법 상 전자서명의 정의
“전자서명”이란 ① 서명자의 신원과 ② 해당 서명자가 해당 전자문서에 서명하였다는 사실을 나타내기 위한 전자적 형태의 정보를 의미합니다.

서명자의 신원확인이 관건
하지만 앞서의 도장 이미지의 경우에는 서명자의 신원이 누구인지를 증명하기 어렵다는 단점이 있습니다. 예컨대 전혀 모르는 제3자가 본인의 이름을 기재한 다음 알수 없는 도장이미지를 넣었을 때 본인이 아니라는 증명을 할 수 있겠는가의 문제입니다.

물론 이러한 예에서 제3자가 한 행위는 민형사상 불법행위임을 별론으로 하더라도, 계약관계에서 모호한 신원은 계약상대방에게 불신을 심어주기 때문에 효과적인 방법은 아닙니다.

그러한 이유에서 계약일방, 상대방, 그리고 전자서명에 관여한 제3자를 포함한 각각이 부인할 수 없는 수준의 증명력을 갖추는 것이 필요한 것입니다.

전자계약 무료로 사용하기

대부분 유료서비스로 제공됩니다
대부분의 전자계약 서비스는 유료로 제공됩니다. 전자계약 서비스를 구축하는데 소요된 비용도 있고, 이미 구축된 서비스라고 하더라도 해당 서비스의 유지를 위해서는 지속적인 개선작업이 수반됩니다. 인건비, 데이터를 보관비용, 서버운영비용, 서드파티 서비스에 지출되는 비용 등 제반비용이 소요됩니다.

그렇기 때문에 전자계약 서비스가 유료로 제공되는 것은 당연합니다.

일부 서비스에서는 다른 경쟁업체와의 우위를 점하기 위해 무료 서비스를 강조하는 경우도 있습니다. 하지만 무료로 제공되는 범위에 기간과 수량에 제한이 있습니다.

특별행사기간이 끝나거나 1개월 또는 10건을 초과한 다음부터는 유료서비스를 이용해야 한다는 것이기 때문에, 기본적으로는 유료서비스이고 이벤트 체험판 서비스를 제공하는 것으로 이해하는게 더 정확합니다.

인사헬퍼에서는 무료로 사용할 수 있습니다
인사헬퍼에서는 다양한 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다. 서비스 정책 자체가 무료인 것이기에 타 업체의 서비스와는 근본적인 차이가 있습니다.

다른 업체는 유료인데 인사헬퍼는 왜 무료일까요? 그 이유는 업체의 특성이 다르기 때문입니다.

유료서비스를 제공하는 업체는 일반적으로 스타트업 회사이거나 웹서비스나 소프트웨어, 또는 SI등 사내 전산망 구축을 대가로 이윤을 추구하는 회사입니다.

반면, 인사헬퍼는 공인노무사법에 의거 설립된 노무법인이 운영하는 서비스이고, 노무법인은 다른 기업의 관리 등은 유료로 제공하지만, 전자계약 서비스를 통한 직접적인 이윤창출을 계획하고 있지 않습니다.

인사헬퍼 사용방법

회원가입 후 즉시 사용할 수 있습니다
인사헬퍼는 회원가입 즉시 무료서비스를 이용 가능합니다. 별도로 서비스 체험신청하는 신청절차도 없고 회원가입 신청한 다음, 회원가입시 기재한 이메일에서 인증메일을 클릭하면 끝입니다. 다만, 잘못된 사업자등록번호를 사용하거나 고용보험 미가입 사업장의 경우에는 사업자등록증을 제출해 인증받아야만 서비스를 사용할 수 있습니다.

직원은 50명까지 등록할 수 있습니다
하지만 인사헬퍼에서 서비스를 이용하는 경우에도 일종의 제약이 있습니다. 첫 번째는 50인 미만의 회사이어야 한다는 점입니다. 50인 이상의 회사인 경우에는 고객센터를 통해 인원증원을 요청해 승인받아야 하며 중소기업임이 확인된다면 특별한 이상이 없다면 비용 없이 인원증원도 가능합니다.

사실 직원을 등록하지 않고도 특정 개인에게 전자문서를 발송할 수 있는 기능도 갖추고 있기 때문에 50면의 제한이 무의미할 수 있습니다. 다만 직원으로 등록하면 해당 직원에게 발송된 전자문서를 집계하거나 관리할 수 있고, 등록되지 않은 인원에 대해서는 휴가관리 서비스를 이용할 수 없으니 여러 가지를 고려해 결정하시는게 좋습니다.

프렌차이즈를 통해 이제 막 사업을 시작한 사장님들의 주요 관심사는 매출입니다. 직원채용과 관련해서는 인건비로 접근하는게 일반적이고 이익을 고민하게 됩니다. 그렇기 때문에 막상 사업을 시작하고 나면 직원관의 근로계약관계에 미흡한 경우가 많습니다. 본사에 문의를 해도 가맹점이 직접 관리해야 한다는 대답일 뿐 직원의 월급관리와 4대보험에 고민하게 됩니다.

이번 포스팅에서는 초보사장의 입장에서 근로계약서와 관련된 이슈를 확인해보도록 하겠습니다.
목차
1. 근로계약서의 작성시기와 내용
2. 근로계약서 양식
3. 전자계약 이용하기

근로계약서의 작성시기와 내용

최소한 직원의 첫 근무일에는 작성해야 합니다
근로계약서는 아무리 늦어도 직원이 첫 근무를 시작한 날에는 작성해야 합니다. 많은 회사에서는 이런 저런 이유로 근로계약서를 입사 후 며칠이 지나 작성하는 경우도 있지만 근로계약서는 아무리 늦어도 첫 근무일에는 작성하는 것이 원칙입니다.

이러한 기한을 준수하지 못한 경우에는 즉각적인 불이익은 없지만 직원이 근로기준법 위반으로 신고하면 벌금형의 대상이 됩니다.

이런 사례는 프렌차이즈를 운영하는 사업주분들에게 빈번하게 발생하는데 주로 채용직원의 연령이 어리고 임시직 아르바이트에 종사하는 경우가 많기 떄문입니다. 직원이 첫날 근무한 다음 사장과 트러블을 갖고 퇴사하였는데 그 직원이 1일 급여 미지급(14일 이내 미지급)과 근로계약서 미작성을 이유로 노동청에 접수하는 경우가 대표적입니다.


근로계약서는 최저임금법, 근로기준법, 직원과 협의사항 등을 종합적으로 고려해 작성해야 합니다
근로기준법에서는 서면(전자문서 포함)에 담아야 하는 주제들이 있습니다. 하지만 단순히 이러한 주제를 담은 근로계약서는 아주 최소한의 내용으로 구성된 계약서입니다. 달리 이야기하자면 근로기준법에서 정한 의무(근로조건 서면 명시의무)는 이행한 것으로 인정된다고 하더라도 근로계약서의 내용에 대한 법률적 효과를 보장하는 것은 아닙니다. 이러한 이유로 표준근로계약서를 작성하고서도 노동청에서 주휴수당 등 제반 수당 미지급으로 처벌받는 경우가 많습니다.

근로계약서 양식

표준근로계약서
고용노동부가 배포한 표준근로계약서의 양식을 사용하는 경우가 있습니다. 주로 영세상공인이 이에 해당합니다만 노무법인 입장에서는 추천하는 내용은 아닙니다. 표준근로계약서는 영세소상공인이 최소한 근로기준법에서 명시한 의무(서면명시의무)를 준수하라는 목적에서 제공되는 것이지, 회사가 원하는 근로계약내용을 담을 수 없기 때문입니다.

온라인 근로계약서
인터넷에서 돌아다니는 근로계약서를 이용하는 경우도 꽤 많습니다. 하지만 이 역시 표준근로계약서와 별반 다르지 않습니다. 계약서의 형식이나 기본적인 내용으로 어떠한 내용이 들어가있는지가 중요한 것이 아니라 회사가 원하는 근로조건이 법률 위반이 없는지에 대한 검토가 중요한 것인데, 이러한 검토는 소상공인이 하기 어렵기 때문입니다. 더욱이 주변에서 전해들은 이야기로 진행하는 경우도 있는데 정확한 정보이고 정확한 검토이면 괜찮지만 잘못된 검토내용으로 진행될 경우 예상하지 못한 리스크는 본인이 부담해야 할 수 밖에 없습니다.

세무사와 노무사
소상공인의 경우 세무사가 직원의 근로계약서 작성, 법률검토 및 지도, 임금대장 및 임금명세서의 작성 업무를 처리해주는 것으로 오인하는 경우가 있습니다.

세무사사무실은 국세청 등 유관기관에 세금과 관련된 신고업무를 처리하는 것입니다. 그렇기에 세무사나 세무사사무실 소속 직원이 상기와 같은 업무를 처리하는 것은 공인노무사법 위반으로 처리되고, 세무사사무실에서 전달주는 급여대장과 급여명세서는 근로기준법에서 미작성/미교부시 과태료 부과의 기준이 되는 서류로 인정되지 않습니다.

따라서 근로계약서 작성부터 직원의 근로계약내용, 4대보험 및 근로기준법 관련 진단 등의 업무를 위해서는 노무법인이나 노무사사무실과 별도의 자문계약을 맺어 관리해주어야 합니다.

전자계약 이용하기

직원들과 매번 근로계약서를 작성하는 것은 분명 쉽지 않은 일입니다. 프렌차이즈를 영위하는 가맹점주는 가맹점 외에도 다른 업무를 보는 경우도 많기 때문입니다. 근로계약에 관한 내용을 점장에게 위임하는 경우도 있으나 전자계약 형식을 이용한다면 가맹점주도 쉽게 신규채용직원과 근로계약을 체결할 수 있습니다

프렌차이즈 가맹점주는 대부분 중소기업일 것입니다. 가맹점주라면 별도의 비용 없이 이메일, 카카오톡으로 직원과 전자계약을 체결할 수 있는 서비스를 이용할 수 있습니다. 0개월 무료 등의 체험판용을 홍보하는 경우도 있는데 인사헬퍼의 전자계약은 정식판이 무료로 제공되는 서비스이니 앞서의 체험판용과 혼동하지 않도록 유의하세요

직원이 퇴사하면 받아야 하는 서류가 있습니다. 바로 사직서입니다. 사직서는 드라마나 영화에서 많이 나와 생소한 개념은 아니지만, 회사 대표자 또는 인사노무관리 담당자는 특이한 사직서를 접하곤 합니다. 사직서에 장문의 투서와 같은 내용이 기재되는 경우도 있고 사직서라고 제출했는데 내용이 전혀 사실과 다른 경우가 바로 그렇습니다. 이번 포스팅에서는 사실과 다른 내용 또는 이상한 내용으로 접수된 사직서를 받은 경우 어떻게 회사가 대처해야 하는지에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

목차
1. 사직서는 무엇이고, 사직서를 작성하는 이유
2. 사직서 주요 체크사항
3. 사직서 작성을 거부하는 경우
4. 전자문서로 사직서 받기

사직서를 작성하는 이유

사직서란 직원의 퇴직의사를 나타내는 서류입니다
사직서란 흔히 알고 있듯이 직원이 그만 두겠다는 것을 서류로 남긴 것입니다. 그렇기에 반드시 담아야 하는 내용이 법률에 정해진 것도 아니므로 직원이나 회사의 방침에 따라 자유롭게 기재할 수 있습니다.

사직서는 분쟁을 예방합니다
사직서는 근로관계에서 발생하는 분쟁을 예방하는 큰 역할을 할 수 있습니다. 노동위원회에 한번쯤 부당해고 관련 사건이 접수되어 “해고의 존부” 쟁점으로 다투어본 사업주라면 단박에 이해되는 내용입니다. 사직서는 직원의 퇴직의사를 명확히 하기 때문에 추후 근로관계 종료에 관한 다툼(해고)이 발생한 경우 사직서는 가장 객관적이고 강력한 증거가 되기 때문입니다.

그렇기 때문에 “이 직원하고는 관계가 괜찮기 때문”이라는 접근보다는 직원 퇴사시 사직의사를 확인하는 절차(사직서 수령)는 반드시 습관화시키는 것이 바람직합니다.

사직서 주요 체크사항

사직서의 개념에 대해 살펴보며 사직서는 자유양식으로 작성해도 된다고 설명했습니다. 하지만 직원의 퇴직의사를 확인한다는 사직서의 목적달성을 위해서는 다음과 같은 사항은 꼭 체크해야 합니다

When, 퇴직일자, 언제 그만두는가
단순히 그만두겠다는 내용의 서류는 큰 의미 없습니다. 직원이 언제 그만두는지를 구체적으로 기재해주어야 합니다. 중요한 내용이 빠진 의사표시는 유효한 의사표시로 인정될 수 없을 수 있기 때문입니다.

한편, 언제 그만두는가에 대한 세밀한 오해가 있곤 합니다 예컨대 기재한 날짜까지 근무한다는 의미인지 기재한 날짜부터는 출근하지 않는다는 의미인지가 모호하기 때문입니다. 일반적으로는 사직서에 작성해야 하는 퇴직일은 근로계약관계가 유지되는 마지막 일자가 됩니다.

월급제의 경우 직원이 그만두겠다는 일자는 월급의 계산에도 영향을 미치므로 사직서에 기재된 사직일자를 꼭 확인하고, 마지막으로 근무한 다음 휴무일과 휴일을 포함하여 사직일자를 기재하진 않았는지 확인이 필요합니다.

Why, 퇴직사유, 왜 그만두는가
사직서를 작성하는 가장 중요한 이유입니다. 이는 회사입장에서는 반드시 확인해야 하는 요소입니다. 만약 그 직원과 트러블이 있는 상태에서 직원이 퇴사하는 상황이라면 사직서 작성은 물론 퇴직사유도 반드시 확인해야 합니다. 직원이 자발적으로 퇴직하는 상황에서도 사직서를 제출하라고 하니 “회사가 해고했기 때문에”라고 작성하는 모순적인 상황도 실제 있습니다.

실업급여 수령을 위한 퇴직사유
기업체 자문을 하다보면 직원의 실업급여의 수급을 위해 사실과 다른 내용으로 퇴직처리하는 경우가 있습니다. 이는 회사에게도 부정수급에 적극적으로 동참한 것으로 처리되어 직원이 수급한 금액을 회사도 지급명령을 받을 수 있으므로 허위사실에 기초한 퇴직사유는 지양해야합니다.

Who, 작성자, 누가 작성했는가
문서를 작성하면 항상 누가 작성했는가에 대한 증빙자료는 받아두어야 합니다. 일반적으로 서류형식에 기재하는 경우에는 자필서명이나 도장을 찍는 행위(날인)가 바로 이에 해당합니다. 한편 전자문서를 통해서도 할 수 있는데 보통 전자문서는 전자적 방식으로 작성자의 신원이 확인됩니다.

사직서 작성을 거부하는 경우

간혹 사직서의 작성을 거부하는 경우도 있습니다. 주로 회사와 심각한 갈등을 겪게된 경우가 그렇습니다. 섵불리 사직서를 작성하면 회사에 증거자료를 준다는 고도화된 전략에 기인하는 경우도 있습니다. 하지만 직원에게 사직서를 작성하라고 요구하는 행위 그 자체만으로도 분쟁발생시 유리한 위치에서 항변할 수 있습니다. 다만 직원이 사직서를 거부하는 상황이 발생할 경우에는 노무분쟁이 임박했다고 볼 수 있으므로 가급적이면 전문가인 노무사와 상담을 받는 것이 향후 발생할 수 있는 리스크를 대비할 수 있는 방법입니다.

전자문서로 사직서 받기

전자문서 사직서가 필요한 경우
직원이 사직서를 작성하지 않고 퇴사한 경우이거나 원격지에 근무해 사직서를 문서로 받기 어려운 경우에는 전자문서를 사용할 수 있습니다. 또한 직원과 노동분쟁이 임박한 경우에는 회사가 사직서 작성을 요구하는 행위를 손쉽게 적극적으로 어필할 수도 있습니다.

무료사용 서비스
전자계약 서비스를 유료라며 거부감을 갖는 경우가 많습니다. 하지만 중소기업이라면 간단한 회원가입을 통해 사직서를 전자문서로 직원의 이메일이나 카카오톡으로 전자계약 서비스를 비용 없이 사용(일부 업체의 체험판 무료 서비스와 혼동하지 마세요)할 수 있습니다. 사직서도 미리 등록되어 있는데 이 양식은 노무법인의 검증을 받은 것이기 때문에 안전하게 즉시 사용하시면 됩니다.

중소기업에서 전자계약을 사용하는데 몇 가지 애로사항이 있습니다. 전자계약이란 용어도 생소해 기업에서 선뜻 도입하기 어려운 점도 있지만 아무래도 가장 큰 애로사항이라면 비용을 꼽을 수 있습니다. 그렇기 때문에 중소기업에서 전자계약이 활성화되기 위해서는 비용부담 없는 전자계약 서비스를 이용해야 합니다. 이번 포스팅에서는 첫째, 전자계약이란 무엇인지, 둘째, 전자계약이 필요한 이유, 셋째, 전자계약의 사용범위와 사용방법, 마지막으로 전자계약 서비스의 비용에 대해 소개해보겠습니다.

목차
1. 전자계약이란
2. 전자계약의 필요성
3. 전자계약의 사용범위, 사용방법
4. 전자계약 서비스 비용

전자계약이란

전자서명이 들어간 계약형식의 전자적 형태를 의미합니다
전자계약이란 용어를 들으면 공인인증서를 떠올리기도 하고, 자동차보험이나 실비보험을 작성할 때 스마트폰에 입력한 서명을 떠올리기도 합니다. 전자계약이란 용어는 법률에서 사용하는 용어는 아니지만, 전자서명이 들어간 계약형식의 전자문서라고 이해할 수 있습니다. 여기에서 전자서명이란 전자서명법에서 정한 방식을 의미하고, 전자문서란 전자문서법에서 정의하고 있으며, 계약이란 민법에 의해 허용되는 법률행위의 유형 중 하나입니다.



전자문서와 전자서명은 폭 넓게 인정됩니다
전자문서와 전자서명이라는 용어가 낯설 수 있으나, 어려운 개념은 아닙니다. 전자문서란 전자적 형태의 정보라고 이해하면 됩니다. 전자적 형태의 정보라 함은 반드시 pdf, hwp, excel과 같은 파일만을 의미하진 않습니다. 이메일, 문자메세지, 카카오톡 등에 직접 입력된 메시지도 전자문서가 될 수 있습니다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제2조
“전자문서”란 정보처리시스템(전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계)에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말한다.


전자서명이란 서명자의 신원과 서명사실을 확인하기 위하여(목적), 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보를 의미합니다. 가장 일반적으로 알고 있는 전자서명은 공동인증서가 있습니다. 오랫동안 사용되어 온 전자서명방법이기 떄문에 친숙하지만 지정된 전자기기에서만 사용할 수 있다는 점에서 불편함이 있습니다. 최근에는 간편인증서와 같이 카카오톡, 네이버 등의 인증수단도 많이 사용됩니다. 하지만 이러한 유형만이 전자서명으로 인정되는 것은 아닙니다. 전자서명법에서는 서명자의 신원과 서명사실을 “표시”하기 위해 첨부되거나 결합된 전자적 형태는 “전자서명”으로 인정되기 때문입니다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제2조
“전자서명”이란 다음 각 목의 사항을 나타내는 데 이용하기 위하여 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보를 말한다.
가. 서명자의 신원
나. 서명자가 해당 전자문서에 서명하였다는 사실

전자적 형태(전자문서, 전자서명)라는 이유로 문서 또는 서명날인 등의 효력이 인정됩니다

전자문서법 제4조와 전자서명법 제3조에서는 각각의 효력을 밝히고 있습니다. 따라서 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자서명은 그 자체로서 서명과 날인의 효과가 있습니다. 예컨대 이메일로 계약내용을 기재하며 기재내용의 동의/서명을 위해 본인의 자필서명스캔본 또는 도장스캔본을 파일첨부한다는 취지로 작성하고 파일을 첨부하였다면 유효한 효력을 갖을 수 있습니다.

전자계약의 필요성

빈번하게 작성해야 하는 계약
전자계약의 장점은 아무래도 편리성입니다. 그렇기에 자주 사용하는 문서라면 전자문서, 전자서명을 통한 전자계약을 사용하는 것이 편리합니다. 근로관계에서 자주 사용하는 형식의 문서는 근로계약서, 연봉계약서, 사직서, 개인정보제공/이용과 같은 각종 동의서가 있습니다. 중소기업의 규모가 커지면 입퇴사가 빈번하기 때문에 매월 적게는 1건에서부터 많게는 수 십건의 계약문서를 작성하거나 사직서 등을 수신해야만 합니다. 이처럼 업무담당자의 업무빈도가 높다면 전자계약의 형식을 사용하는 것이 편리합니다.

다수의 인원과 작성해야 하는 계약
빈번하게 작성하는 경우가 아니라고 하더라도 일시에 다수의 인원과 계약을 체결해야 한다면 전자계약이 편리합니다. 일반적으로 중소기업은 최저임금에 영향을 많이 받기 때문에 매년 1월에는 새로운 연봉계약을 체결해야 합니다. 최저임금의 영향이 없는 경우에도 매년 1월에는 새로운 연봉협상을 하게 되므로 정기적인 임금계약서, 연봉계약서를 체결해야 합니다. 한 두명의 인원과 작성하는 계약은 종이로 작성해도 괜찮지만 다수의 인원과 체결해야 한다면 업무부담이 늘어날 수 밖에 없습니다.


원격지에 있는 인원과 작성하는 계약
일회성 계약이라고 하더라도 원격지에 있는 상대방과 계약을 하기 위해서는 상대방이 물리적 이동을 하거나, 인사담당 실무자가 직접 현장에 방문해 계약서를 체결해야 합니다. 하나의 계약이라고 하더라도 이동시간 등을 감안하면 매우 비효율적일 수 밖에 없습니다. 전자계약은 시간적, 공간적 제약 없이 상대방과 실시간으로 업무처리를 가능케 합니다.


시대적 흐름
직원 수가 적고 대면하여 근로계약서를 체결하는 것이 업무부담이 되지 않는다고 하더라도, 전자계약은 향후 표준으로 작용할 가능성이 큽니다. 디지털 카메라의 출시 이후 필름 카메라가 종적을 감추었듯이 향후에는 종이서면을 통해 계약관리보다는 전자적 방식의 계약이 주류를 이끌게 될 것입니다. 그렇기에 현재의 업무방식에 부담이 없고 익숙하다고 하더라도 장기적으로는 시대적 흐름에 따라 전자계약방식을 도입하거나 익숙해질 필요가 있습니다.

전자계약의 사용범위, 사용방법

전자계약의 사용범위

회사가 직원에게 하거나 직원이 회사에게 하는 일방향의 의사표시에 사용할 수 있습니다. 회사가 직원에게 하는 예로는 공고문, 통보문, 안내문, 인사명령이나 징계처분 등이 있습니다. 반대로 직원이 회사에 하는 경우로는 사직서, 개인정보동의서 및 각종 동의서에 사용할 수 있습니다. 쌍방의 의사표시가 있는 계약에서도 사용되는대 근로계약과 연봉계약이 대표적인 사용사례입니다.

전자계약의 사용방법
전자계약은 앞서 살펴본 바와 같이 전자문서와 전자서명의 방식만 준수한다면 방법을 가리지 않습니다. 앞서의 예처럼 이메일에 내용을 작성하고 전자서명에 갈음하는 행위(서명파일첨부 등)로 사용할 수 도 있습니다.

하지만 회사 입장에서는 전자계약의 유효성은 차치하더라도, 근로기준법 상 각종 서류의 증빙의무를 부담하고 있습니다. 그렇기에 이메일 발송내역 등을 보관하는 것은 쉬운일이 아니고 담당자의 이메일 내용을 수집하는 것 역시 개인정보보호법의 위반소지도 있으며, 해당 직원이 퇴사한 경우에는 업무협조를 구하기도 쉬운 것이 아닙니다. 그렇기에 회사입장에서는 효율적인 전자문서의 보관과 증빙 모두를 충족시키는 방법을 사용해야 합니다. 그렇기에 온라인에서 제공되는 전자문서 서비스, 프로그램을 사용하는 것이 일반적입니다.

전자계약 서비스 비용

유료 전자계약 서비스
온라인에는 전자계약 서비스가 많이 있으나 대부분 유료로 제공되고 있습니다. 무료기간 0개월 부여, 특별행사 0건 무료사용 등으로 자사 서비스를 홍보하는 것을 볼 수 있습니다.

하지만 회원가입후 자세한 내용을 살펴보면 무료로 제공되는 기간에 제한이 있거나, 건수에 제한이 있거나 기능에 제한이 있는 것을 알 수 있습니다. 제한적인 서비스이기에 아쉬움이 남는 것은 어쩔 수 없습니다.

하지만 이러한 서비스를 제공, 운영하는 회사도 이윤을 추구하는 업체이고, 해당 회사는 그러한 서비스로 이윤을 추구하는 것이기에 유료로 서비스가 제공되는 것은 어쩌면 당연한 것입니다.

무료 전자계약 서비스
하지만 모든 서비스가 유료로 제공되는 것은 아닙니다. 앞서의 업체들과 달리, 즉 IT서비스를 사업모델로 채택하고 있지 않는다면 무료로 제공 될 수 있습니다. 그리고 실제로 그렇게 운영되고 있습니다.

무비용 서비스라면 아무래도 무언거 하자가 있는 것 아닌가 의심이 되지만 유료 서비스가 제공하는 고급기능이 모두 제공되고 있습니다. 직접 경험해보는 것이 가장 빠르고 정확할 수 밖에 없습니다. 그렇기에 서비스 이용에 제한이 없다면 무료서비스를 먼저 사용해본 다음, 유료서비스의 체험판 무료서비스와 비교해 최정적인 선택하는 것을 추천드립니다. 무료서비스만으로도 충분한 서비스가 제공되었다면 굳이 비용을 쓰며 유료서비스를 사용할 필요는 없기 때문입니다.

2023. 6. 11.부터 언론사를 시점으로 정부와 여당이 5인 미만 사업장에 제한 적용되어 오던 근로기준법을 확대 적용할 것으로 검토 중이란 기사가 나왔습니다. 아직 구체적으로 고용노동부나 정부부처의 공식적인 입장은 발표되지 않았습니다. 구체적인 내용은 조금 더 지켜봐야겠지만 이번 포스팅에서는 많은 소상공인이 걱정하거나 준비해야 할 것은 무엇인지 살펴보겠습니다.

목차
1. 근로기준법의 적용범위
2. 근로기준법이 확대적용된다면
3. 소상공인은 어떻게 대비하나

근로기준법 적용범위

근로기준법은 모든 회사에 적용됩니다
포스팅의 제목과 일부 상이한 말 같지만, 근로기준법은 모든 회사에 동일하게 적용하는 것을 원칙으로 합니다. 예외적으로 제외되는 경우는 동거하는 친족만을 사용하는 회사나 가사사용인(가정집에서 사용하는 사업주)에게만 적용되지 않습니다(제11조 제1항)

5인 미만 사업장은 일부규정만 적용이 제외됩니다
흔히 알고 있는 5인 미만 사업장은 제2항을 이유로 일부 법규정이 제외될 수 있습니다. 제외의 근거는 법률에 정해진 것이 아니라 대통령령에 위임되어 있습니다. 이러한 대통령령은 입법부인 국회의 입법행위가 없어도 고용노동부의 대통령령 변경만으로도 효력을 갖습니다. 그렇기에 최근 나온 정부와 여당의 개정소식은 결정만 있다면 당장 대통령령 입법예고를 거쳐 시행될 수 있습니다.

근로기준법이 확대 적용된다면

근로계약서 위반을 이유로 손해배상 청구 가능(제19조의 제2항)
근로계약서 상 기재한 내용을 준수하지 않을 경우에는 노동위원회에 손해배상을 청구하거나 귀향여비의 지급을 신청할 수 있습니다. 일반적인 회사에서 잘 활용하는 법률규정은 아니지만 5인 미만 사업장은 자잘한 사건사고를 배제할 수 없으니 주의가 필요한 규정입니다. 이 부분을 위해서는 근로계약서를 반드시 작성하는 것은 물론 법률규정에 맞도록 작성해야 합니다.


해고의 정당성 법률다툼 시작
법률개정으로 가장 큰 법률다툼이 일어나지 않을까 생각되는 법률조항입니다. 현재에도 많은 사업장에서는 해고의 존부에 관한 다툼이 대부분인데 명시적으로 5인 미만 사업장에도 해고의 정당성을 준수하도록 한다면 그 파급력이 매우 클 것으로 예상됩니다.

근로기준법이 확대되면 정당한 이유 없이 해고 불가능(제23조의 제1항)하고, 경영상 긴박한 이유 등 없이 정리해고 불가능(제24조)하며, 해고를 할 때에는 반드시 서면으로 해야 하고, 직원이 위법 부당한 해고라고 생각된다면 노동위원회에 부당해고 구제신청을 제기할 수 있습니다.

연장, 야간, 휴일근무시 가산수당 지급
금전적 비용지출이 예상되는 부분입니다. 과거에는 5인 미만 사업장에서는 연장근무나 야간근무시 별도의 가산수당을 지급하지 않아도 됬으나 법률개정시에는 일반 사업장처럼 가산수당을 지급해야 합니다. 이는 단순히 금전지급문제가 아닌 근로시간의 측정과 체계적인 관리를 의미하므로 기존과 같이 인사관리를 한다면 임금체불사건이 늘어날 것으로 예상됩니다.

회사사정에 의한 휴업시 휴업수당 지급
회사의 사정으로 휴업하는 경우 과거 휴업수당을 지급하지 않아도 됬으나 법률 확대로 인해 회사가 휴업하는 경우라 해도 평균임금 70%의 휴업수당을 지급해야 합니다.

주12시간 연장근로 제한
근무시간이 1주 12시간을 초과하면 근로기준법 위반으로 사법처리될 수 있습니다.


공휴일 의무적용
현재에는 5인 이상 모든 회사에 적용되는 관공서 공휴일, 즉 달력상의 빨간날이 소상공인에게도 적용될 수 있습니다.

연차휴가 적용
1개월 개근시 1일의 휴가, 1년 이상 근무시 15일의 연차휴가를 부여해야 합니다.

소상공인은 어떻게 대비하나

적법한 근로계약서 작성은 필수입니다
요즘에는 많이 바뀌었지만 아직도 부족한 경우가 많습니다. 인터넷에서 보이는 표준근로계약서만으로는 법률개정에 따른 소상공인의 대비가 미흡할 수 있습니다. 근로계약서 체결도 중요하지만 이제부터는 그 내용의 타당성도 고려해야 합니다. 인사헬퍼에서는 전자계약을 무료로 사용할 수 있으니 적극 활용하시기 바라며, 근로계약서 내용검토가 필요하다면 노무사와 유료로 상담할 수 있습니다.

꼼꼼한 근무시간과 임금관리
앞으로는 체계적인 근로시간과 임금관리가 필요합니다. 시급제의 운용 적정성을 검토해야하고 법률 위반사항은 없는지 체크해야 합니다. 필요한 경우 가게에서 고려하고 있는 근무스케줄을 컨설팅받아봐야 합니다.


휴가관리 필요성
앞으로는 휴가관리도 필요할 것으로 보입니다. 연차휴가는 소규모 사업장일수록 빈번한 다툼이 일어나는데, 연차휴가 자체를 미부여하는 경우 문제되기도 하지만 회사가 휴가사용을 기록하지 않아 당사자간 다툼이 일어나는 경우도 많습니다. 인사헬퍼에서는 온라인 휴가관리를 무료로 사용할 수 있으니 휴가신청, 휴가발생, 휴가기록 등의 서비스를 적극 활용해보시기 바랍니다.