무료로 시작하는 휴가관리 프로그램

직장인이라면 한번씩이라면 휴가신청서를 작성해봅니다. 처음 작성할 때에는 어떤 내용을 어떻게 작성해야하는지 인터넷에서 정보를 찾곤 합니다. 물론 대기업이나 공공기관처럼 규모가 있어서 사내 인트라넷이 잘 되어 있는 회사에서는 온라인으로 휴가를 신청하는게 익숙합니다.

하지만 직장인의 80% 가량이 중소기업에서 근무한다는 통계자료를 보면, 온라인이나 앱으로 휴가를 신청한다는 것이 생소할 수 밖에 없습니다. 더욱이 중소규모 특성상 휴가관리 서비스를 자체적으로 IT 구축하는 것은 거의 불가능에 가깝고 시중에 있는 서비스를 이용하자니 비용부담에 사장님께서 손사래 치기 때문에 실제 경험이 더 어려운 것 같습니다.

이번 포스팅에서는 조그만한 5인 미만의 소상공인부터 100인 이상의 중소규모의 기업까지 휴가관리를 시작하며 겪는 고민들을 살펴보고, 어떻게 하면 비용부담 없이 휴가관리를 시작할 수 있는지 살펴보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

우리는 이런 고민을 하고 있어요

회사에는 참 다양한 경제활동인구가 있습니다. 가장 대표적으로는 사업을 이끌어 가는 대표자, 경영자가 있고, 회사의 가장 든든한 뒷받침이 되어주는 일반 직원들이 있습니다. 일반 직원들 중에는 휴가관리 분야에서 경영자의 손이 되어주는 관리자도 있습니다. 이들은 휴가관리에 대해 어떤 고민을 갖고 있을까요?


대표자, 경영자
대표자가 가장 우선시하는 휴가관리 포인트는 두 가지정도 인 것 같습니다. 첫 번째는 휴가관리를 체계적으로 하는 것입니다. 말이 체계적이지 사실 더 단도직입적으로 말한다면 법 위반 없이, 리스크 없이 관리하는 것을 으뜸 포인트로 삼습니다. 단순히 휴가관리에서 그치는 것이 아니라 연차휴가에 관한 부분은 근로기준법 위반과 관련된 것이기 때문에 법률위반에 대한 책임을 부담하기 때문입니다.

두 번째는 단언코 비용문제입니다. 경영자도 비용을 투입하면 인사관리가 더 체계화되고 안정적으로 변한다는 것을 모르지 않습니다. 문제는 그러한 관리를 위한 컨설팅 비용, 노무사 선임비용, 담당직원 채용 등 모두 비용과 연관되어 있습니다.

휴가관리에 대한 경영자의 포인트를 일목요연하게 정리하자면, 비용부담 없이 안정적인 관리라고 표현해볼 수 있습니다. 표현은 쉽지만 정말 쉽지 않은 문제입니다.


휴가관리 담당자 및 휴가결재권자
경영자는 아니지만 경영자의 입장에서 경영자의 업무를 처리하는 실무자와 직책자는 어떤 것이 고민일까요? 관리업무를 직접 수행하는 입장인만큼 단 하나의 포인트를 갖고 있습니다. 이 경우에서는 사실 휴가관리에 얼마의 비용이 드는가는 크게 고려사항이 아닙니다. (물론 경영진의 결재를 받기 위해서는 고려해볼 수밖에는 없지만, 이러한 고민은 실제 실무자의 고민은 아니겠죠?)

실무자가 가장 중요하게 꼽는 포인트는 얼마나 편리한가입니다. 실무자라면 항상 끊임없이 고민하는 부분이기도 합니다. 내가 하는 일을 얼마나 효율적이고 깔끔하게 처리할 수 있고, 똑같은 일을 두 번 하지 않아도 되는가가는 어느 직군이든지 고민하고 매력적인 접근법일 수 밖에 없습니다.

휴가관리는 단순하게 생각하는 경향이 있는데, 이러한 점 때문에 휴가관리 담당자는 휴가관리만 전담하지 않고 다른 업무도 병행합니다. 쉽게 표현해서 병행이지 담당자 입장에서는 귀찮은 업무일 수 밖에 없습니다.

더욱이 휴가관리는 사람과 관련된 인사업무이기 때문에 사람과 대면하거나 응대하는 일도 상당히 많습니다. 직장인들 사이에서 명언으로 꼽는 표현이 하나 있습니다. 회사다니는건 일 때문에 힘든게 아니라 사람 때문에 힘들다곤 합니다. 휴가관리를 하다보면 하루도 쉬지 않고 다양한 사람들과 응대해야 하는 일이 많습니다.

휴가관리 응대/문의
“대리님, 휴가신청서 어디서 다운받아요?”
“과장님, 이번 주 우리 부서에서 누가 휴가가나요?”
“팀장님, 휴가신청서 메일로 보내드렸어요”
“주임님, 휴가신청할 때는 증빙서류도 함께 제출해주셔야 해요”
“이봐 이대리! 이번에 올린 휴가 왜 짤린거야!?”
“팀장님, 이번에 김대리가 올린 휴가신청서 결재좀 부탁드려요”


정말 많은 주제로 많은 직원들과 소통해야 하고, 정정해줘야 하며, 결재도 받아야 합니다. 결재만 받으면 끝인가요? 휴가신청서를 잘 정리해서 보관해야 하고 근로기준법에서 요구하는 서류비치를 위해 전자문서로 스캔한 다음 정리하는 것도 빼먹을 수 없습니다. 끝이냐구요? 아닙니다. 연도별 연차휴가를 정리하기 위해서는 엑셀을 켜서 이번연도의 연차휴가대장에 사용일수를 기록해야 합니다.

휴가담당자나 휴가결재권자 입장에서는 휴가관리를 어떻게 해야 더 편리해질지 고민하지 않을 수 없습니다.


일반 직원
휴가를 관리하지 않는 직원 입장에서도 휴가관리에 관한 고민이 있을까요? 일반직원들에게도 휴가관리에 대한 고민이 있습니다. 더 직설적으로 표현하자면 휴가관리에 대한 불만이라고 해야할 것 같습니다.

일반 직원들 입장에서는 왜 그렇게 휴가신청서를 직접 작성해서 제출해야 하는지 쉽게 이해되지 않습니다. 분명히 담당 부서장에게 구두로 보고하고 승인을 받았는데 휴가관리 담당자는 휴가신청서를 작성해서 제출하라는게 이해되지 않습니다.

주말이나 출근날 이른 아침 갑작스럽게 휴가를 사용해야 하는 경우도 있는데, 휴가신청서를 작성하려고 회사에 가는 것도 말이 안되지만, 휴가를 잘 쉬고 돌아왔는데도 휴가신청서를 작성해야하는게 이해되지 않을 수 있습니다.

휴가신청서라고 해도 내가 직접 서식을 만들수도 없고 매번 학부모 공지사항을 받아오는 것처럼 휴가관리 담당자에게 휴가신청서를 받는 것도 귀찮기 매한가지입니다.

일반직원들은 휴가를 조금 더 쉽고 간편하게 사용할 수 있으면 좋겠다<<강죄끝>>는 고민을 하게 됩니다.

휴가관리 프로그램으로 고민 해결하기

앞서 살펴본 경영자, 실무자, 일반직원의 고민을 종합해보면 비용부담&법률리스크 없이, 휴가를 더 쉽게 관리하자라고 표현할 수 있습니다. 마치 90년대 포스터에 쓰이는 문구인 안전제일, 지구사랑 나라사랑처럼 뜬구름잡는 표현으로 느껴질 수 있습니다.

하지만 모든 것을 뜯어보면 불가능한 것도 아닙니다. 쉽게해야 한다는 것은 IT의 기술의 힘을 빌리면 되는 것이고, 비용부담 없다는 부분은 저렴한 서비스를 찾아보면 되는 것이기 때문입니다.

인사헬퍼에서는 노무사가 검수하고 개발한 휴가관리 프로그램을 제공하고 있습니다. 해당 서비스는 무료로 사용할 수 있으니 대표자가 고민하고 있던 비용부담&법률리스크 없이 부분을 아주 간단하게 해결할 수 있습니다.

그렇다면 휴가관리 프로그램이 제공하고 있는 서비스는 어떤 것이 있을까요? 이러한 서비스 프로그램이 더 쉽고 편리하게 일하고 싶다는 휴가관리 담당자와 휴가결재권자의 니즈를 만족할 수 있을까요?


온라인 휴가신청
무료로 시작하는 휴가관리 프로그램을 이용하면서 일반 직원이 느끼는 가장 큰 장점은 바로 온라인 휴가신청입니다. 온라인 휴가신청은 비단 일반직원들만 좋은 것은 아닙니다. 휴가담당자나 휴가결재권자는 매번 직원들에게 휴가신청서 요구를 받고 출력하며 전달하거나, 작성된 휴가신청서를 수령하는 귀찮은 업무에서 해방될 수 있습니다. 단지 직원들에게 휴가신청할 수 있는 링크를 공유하면 됩니다.

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직원들에게 웹으로 휴가신청을 제안하지 않고 어플리케이션, 앱(APP)을 다운받으라고 할 수도 있습니다. 안드로이드와 아이폰 플랫폼에서 사용할 수 있는 앱이 모두 출시되어 있습니다. 무료로 시작하는 휴가관리 프로그램인만큼 앱을 다운로드하는데 발생하는 비용은 없습니다.

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휴가관리자가 설정하면 휴가신청 당시 소속 부서원들의 휴가현황도 직접 조회할 수 있습니다.

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온라인 휴가결재
직원이 신청한 휴가는 휴가담당자나 휴가결재권자에게 휴가신청사실이 통보됩니다.

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이 과정에서 인사팀 소속 직원들이 신청한 휴가는 인사팀장에게 휴가신청사실이 통보되도록 하고, 회계팀 소속 직원들이 신청한 휴가는 회계팈장에게 통보되도록 하는 등 부서별 결재권자를 설정하는 것도 가능합니다.

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휴가신청을 카카오톡이나 이메일로 통보받은 결재권자는 그 화면에서 즉시 해당 휴가에 대한 내용과 정보, 그리고 첨부파일 등을 실시간으로 확인할 수 있으며 휴가를 승인, 거부, 보완하는 등의 결재를 진행할 수 있습니다. 만약 휴가결재시 일부 보완이 필요한 경우, 예컨대 신청한 휴가를 증빙할 수 있는 첨부파일이 누락되었다는 등의 내용을 입력한 다음 보완할 것을 주문할 수 있습니다.

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휴가결재권자가 잘못 결재했거나, 휴가결재권자 대신 휴가담당자가 직접 결재하는 것도 가능합니다. 휴가관리 담당자는 정기적으로 주기적으로 결재현황을 체크하며 잘못접수되었거나 잘못 결재된 내역은 없는지 확인하면 됩니다.

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연차휴가 사용기록 자동보존
직원이 신청한 휴가와 결재된 휴가는 자동으로 기록/보존됩니다. 휴가관리 담당자가 더 이상 휴가신청서의 제출을 요구하거나 서면을 전자문서로 변환(스캔)하는 업무에서 해방될 수 있습니다. 직원별로 접수/결재된 내역은 연도별, 직원별로 조회할 수 있으며, 직원이 신청 당시 사용한 전자적 정보도 기록됩니다.

만약 특수한 사정으로 인하여 전자적 정보가 아닌 서류로 출력할 필요가 있는 경우에는 온라인 휴가신청정보를 파일로 변환할 수 있습니다.

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연차휴가대장 자동기록
승인결재된 휴가는 자동으로 연도별 연차휴가대장에 기록됩니다. 휴가담당자가 더 이상 휴가사용일자를 확인해 연차휴가대장에 기록하는 업무를 하지 않아도 자동으로 기록관리됩니다. 연차휴가대장에서는 단순히 사용한 휴가 뿐만 아니라 해당 연도의 연차휴가를 자동으로 계산집계됩니다.

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노무사의 검수와 검증을 받은 것이기 때문에 회계연도의 연차휴가대장에 기록되는 내용은 더욱 전문적이고 세부적인 내용을 담고 있습니다. 회계연도 기준의 연차휴가 발생일수의 유형 구분을 확인할 수 있고, 입사일 기준 중도퇴사시 불이익 여부 및 초과사용 여부를 실시간으로 확인할 수 있습니다.


입퇴사일 기준 연차휴가 설정
소상공인 회계연도 기준 휴가관리가 어색할 수도 있습니다. 회계연도 기준 연차관리를 하지 않으면 사실 연차휴가대장을 작성하는게 무의미하지만, 직원별로 세심한 관리가 가능하다면 입사일 기준 휴가관리도 괜찮습니다. 직원을 클릭한 다음 직원별 입사일 기준 연차일수와 사용일수를 확인할 수 있습니다.

마치며

이번 포스팅에서는 휴가관리로 고민을 겪는 직장내 유형을 살펴보았습니다. 고민해결에 도움을 주는 다양한 기능을 설명하기에는 지면이 부족했지만, 그래도 무료로 시작하는 휴가관리 프로그램이 도움이 될 수 있다는 점은 충분히 알아볼 수 있었습니다. 직접 더 많은 기능을 경험해보는 것이 가장 좋으니 휴가관리 담당자라면 직접 인사헬퍼를 방문해보시기 바랍니다.

전자계약을 상대방에게 이미 발송했는데, 아차! 잘못된 문서를 업로드한 경험 있으신가요? 이번 포스팅에서는 발송해버린 전자계약을 중단할 수 있는 알아보겠습니다.

전자계약 중단

조금 더 확인해야 하거나 상대방의 전자서명을 중단할 수 있도록 할 수 있습니다. 중단된 전자문서는 이미 발송된 경우에도 상대방이 전자문서의 내용을 확인할 수 없습니다.

1. [보낸문서] 메뉴로 진입한 다음 중지하려는 문서를 선택하세요.
2. 우측 보조창의 상단에 표시되는 [중단하기] 버튼을 클릭하세요

중단된 전자문서는 나중에 다시 활성화 할 수 있습니다. 상대방이 아직 전자문서를 수신하지 않았다는 내용 또는 서명하지 않았음을 증빙해야 한다면
삭제'보다는 '중지'기능을 이용하세요.

전자계약 삭제

발송한 전자문서를 삭제해버려도 상대방은 전자문서를 확인, 서명, 다운로드를 할 수 없습니다. 이 기능은 이미 전자계약을 파일로 변환했거나 전자문서를 삭제해도 문제 없는 경우 사용하는 것이 적합합니다.

이 기능은 상대방이 전자문서를 수신했다거나 서명했다는 상대의 주장을 확인할 수 있는 방법이 없기 때문에, 미수신 또는 미서명의 증빙이 필요하다면 "중단하기" 기능을 사용하는 것이 바람직합니다.

전자계약을 진행할 때마다 반복되는 업무는 미리 설정할 수 있습니다. [사업장 관리] 메뉴로 이동해 전자서명에 사용할 도장을 등록(최대 2개까지)하고, 전자문서 수신 동의서 작성여부를 설정할 수 있습니다.

도장 등록하기

이 옵션은 필수는 아니지만, 상대방과 전자계약을 진행할 때 도장이미지를 이용해 보다 더 훌륭한 전자계약을 진행할 수 있습니다.

도장이미지 준비하기
도장을 등록하기 위해서는 도장이미지를 준비해야 합니다. 우선 하얀 A4용지에 인주를 묻혀 도장을 찍어주세요. 그리고 이를 스캔하거나, 핸드폰으로 촬영합니다.

도장이미지 편집하기
스캔된 경우에는 PDF로 생성되는 경우가 많은데, 이미지로 변환해야 합니다. 이미지로 변화한 다음 도장의 인주영역만 남겨두고 나머지는 삭제합니다. PC에 내장된 편집프로그램 중 [자르기]를 이용하시면 되는데, 붉은색 영역이 가장 끝부분에 걸치는 수준으로 자르는 것이 바람직합니다.

투명배경 설정하기
이 옵션은 컴퓨터 관련 지식이 필요할 수 있습니다. 인터넷에서 누끼라는 표현을 사용하기도 하는데, 붉은색의 인주영역을 제외한 흰색영역은 투명하게 변경하는 작업입니다. 인터넷에서 검색하거나, 이 작업이 어려운 경우라면 투명화 작업은 건너띄어도 좋습니다. 인사헬퍼에서 자동으로 변환해드립니다.

도장직경 확인하기
도장은 제각각 크기가 다릅니다. 현재 사용하고 있는 도장의 크기와 가장 유사하게 설정하기 위해 도장크기를 확인하도록 합니다.

도장이미지 등록하기
설정된 도장을 선택하고 도장크기를 설정한 다음 [등록/수정]을 클릭하세요.

전자문서 수신 동의서 설정

직원으로 등록된 자와 전자계약을 진행할 때 전자문서 수신 동의서를 작성하도록 합니다. 이 문서의 작성여부는 전자계약의 효력 그 자체에 영향을 주는 것은 아닙니다. 동의서 작성이 불편하거나 불필요하다면 비설정한 다음 진행하세요.

여러명의 직원들과 전자계약을 진행해야 하나요?
다수의 직원들과 전자계약을 진행하기 위해서는 우선 진행하려는 특성에 따라 적절한 방식을 선택하실 수 있습니다.

발송할 수 있는 방법
1. 똑같은 내용의 문서에 직원들 서명만 있으면 되는 경우
2. 직원 별 각각 다른 문서 + 직원별 각각의 파일이 있음
3. 직원 별 각각 다른 문서 + 직원별 각각의 파일이 없음

똑같은 내용의 문서에 직원들 서명만 있으면 되는 경우

발생상황
개인정보동의서, 연장/야간근로 동의서, 회사공지사항 열람 확인서 등

준비물
1. 직원등록
2. 전자문서(Pdf) 1개

절차
1. [직원관리] 메뉴에서 직원을 등록합니다.
2. [전자문서 발송하기] 메뉴에서, 발송하려는 직원과 발송방법(이메일, 카카오톡)을 선택합니다.
3. "시작하기" 버튼을 클릭합니다
4. 관리발송 / 내 PC(단일파일) 를 클릭해 발송하려는 전자문서(1개)를 업로드합니다.
5. 전자문서 발송절차를 진행합니다.

직원 별 각각 다른 문서 + 직원별 각각의 파일이 있음

발생상황
연봉협상된 내용의 연봉계약서 작성 등

준비물
1. 직원등록
2. 직원 별 전자문서(Pdf) N개
3. 준비한 전자문서 파일명에 직원이름이 들어가 있을 것

절차
1. [직원관리] 메뉴에서 직원을 등록합니다.
2. [전자문서 발송하기] 메뉴에서, 발송하려는 직원과 발송방법(이메일, 카카오톡)을 선택합니다.
3. "시작하기" 버튼을 클릭합니다
4. 관리발송 / 내 PC(복수파일) 를 클릭해 발송하려는 전자문서(N개)를 모두 업로드합니다.
5. 직원과 파일의 매칭결과 확인
6. 전자문서 발송절차를 진행합니다.

직원 별 각각 다른 문서 + 직원별 각각의 파일이 없음

발생상황
연봉협상된 내용의 연봉계약서 작성 등

준비물
1. 직원등록
2. 내 문서함에서 템플릿 생성
※ 템플릿 생성에 관한 사항은 상단 매뉴얼 검색에서 확인하세요

절차
1. [직원관리] 메뉴에서 직원을 등록합니다.
2. [전자문서 발송하기] 메뉴에서, 발송하려는 직원과 발송방법(이메일, 카카오톡)을 선택합니다.
3. "시작하기" 버튼을 클릭합니다
4. 관리발송 / 내 문서함를 클릭해 발송하려는 전자문서를 선택합니다.
5. 엑셀파일 업로드 방식으로 적용합니다. (직접입력 방식인 경우 입력방식변경 클릭)
6. 다운로드 받은 엑셀파일에 직원 각각에게 적용될 내용을 입력합니다.
7. 작성을 끝낸 엑셀파일을 업로드합니다.
8. 전자문서 발송절차를 진행합니다.

자 이제 전자계약을 시작해보도록 하겠습니다. 전자계약 발송하기 준비해야 할 사항을 아직 못챙겼다면 매뉴얼 검색에서 전자계약 준비물 챙기기 포스팅을 확인해주세요 !

준비가 끝나셨다면 좌측 [전자문서 보내기] 메뉴를 클릭하고 [시작하기] 버튼을 클릭하시면 전자계약 발송을 시작할 수 있습니다.

수신방법 선택하기

전자계약을 받아볼 수신자는 두 가지 방법으로 선택할 수 있습니다.

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관리발송
이 옵션은 [직원관리] 메뉴에서 직원으로 등록한 경우에 사용할 수 있는 옵션입니다. 이 옵션을 선택하려면 [시작하기]버튼을 누르기 전 발송하려는 직원을 미리 선택(이메일 또는 카카오톡)한 다음 [시작하기] 버튼을 눌러야 합니다.


즉시발송
이 옵션은 직원으로 등록하지 않아도 지금 당장 전자계약을 발송할 수 있습니다


장단점
관리발송에서는 수신자별 집계기능을 제공하고, 다수의 대상에게 일괄발송이 가능합니다. 그렇기 때문에 대상자별 작성한 계약문서를 추적관리해야 하는 경우 또는 다수의 인원에게 발송해야 하는 경우에는 관리발송 방식이 적합합니다.

즉시발송은 손쉽게 전자계약을 발송할 수 있습니다. 그렇기에 특정대상자와 일회적인 계약체결이 목적인 경우에는 더 유용합니다. 반면, 이 기능은 대량발송이 불가하고 대상자별 체결계약을 집계할 수 없습니다.

전자문서 선택하기 - PC에 있는 파일

전자문서를 선택하는 방법은 2가지가 있습니다. PC에서 직접 파일을 선택하는 방법과 내 문서함에 저장된 템플릿을 이용하는 방법입니다.

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전자문서 선택옵션
전자문서 선택옵션을 유형화 하면 다음과 같습니다.
1 - (1) PC에서 파일 1개 선택하기
1 - (2) PC에서 파일 N개 선택하기
2. 내 문서함에서 템플릿 선택하기


이번 주제에서는 PC를 이용한 전자문서 선택방법을 알아보겠습니다.

PDF를 별도로 준비하셨다면, 지금 바로 전자계약을 진행할 수 있습니다. 다만 파일의 개수에 따라 두 가지로 구분할 수 있습니다.

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단일파일 - 파일 1개 업로드
주로 이 방식을 선택하는 상황은 다음과 같이 두 가지입니다.

첫째, 1명의 직원과 전자계약을 진행하는 경우입니다. 한명의 직원에게만 적용되는 전자문서를 준비했고 그 직원과만 전자계약하면 되는 경우입니다. 신규입사자와 체결하는 전자계약이 이러한 유형에 속합니다.

둘째, 전 직원에게 공통으로 적용되는 문서를 작성하는 경우입니다. 이러한 문서는 주로 문서에 직원의 정보나 특별한 내용이 없이 회사가 지정하는 내용으로만 작성하면 되는 경우입니다. 연장근로 동의서나 개인정보 동의서가 이러한 유형 중 하나에 해당하겠습니다.


복수파일 - 파일 N개 업로드
주로 이 방식을 선택하는 상황은 다수의 직원에게 각각의 전자계약을 체결해야 하는 경우입니다. 이러한 방식은 매년 초 연봉협상이 결정되어 연봉계약서를 작성해야 하는 경우가 이러한 케이스에 해당합니다.

이 방식은 수신방법을 관리발송으로 선택한 경우에만 사용할 수 있고, 즉시발송의 경우에는 사용할 수 없습니다.

복수파일을 사용하기 위해서는 일단 파일을 작성할 때 파일명에 반드시 직원의 명칭이 들어가야 합니다. 예를들어 홍길동, 임꺽정, 춘향이 세 명의 직원과 한번에 전자계약을 진행하려면, 근로계약서(홍길동).pdf, 근로계약서(임꺽정).pdf, 근로계약서(춘향이).pdf 와 같이 파일이름에 직원의 이름이 포함되어야 합니다. 이름이 파일명에 포함되기만 하면 되므로 홍길동.pdf, 임꺽정.pdf 등의 방식도 괜찮습니다. 인사헬퍼는 업로드한 파일에서 직원의 이름을 자동추출하여 직원별 파일을 매칭한 다음, 그 전자파일을 각각의 직원과 전자계약을 진행합니다.

전자문서의 선택하기 - 내 문서함

내 문서함에 전자문서를 저장해두었다면, 이 파일을 이용하는 것도 가능합니다. 하지만 단순히 내 문서함에 있는 파일은 전자문서를 보관하는 용도로 사용하는 것은 아닙니다. 내 문서함에서는 템플릿 생성기능을 사용할 수 있습니다. 템플릿으로 등록해두었다면 다수의 직원들 각각에게 적용될 다수의 PDF 전자문서를 생성할 수 있습니다.

템플릿 생성방법이 궁금하다면 상단에서 "템플릿"으로 검색하세요

내 문서함에 저장한 템플릿을 이용해 다수에게 적용될 전자문서를 생성하려면 어떻게 해야할까요? 내 문서함에 있는 전자문서(템플릿)를 이용하는 경우, (1) 직접 입력해 전자문서를 생성하는 방법과 (2) 엑셀업로드로 생성하는 방법이 있습니다.


직접 입력하는 방법

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한명의 수신자에게 발송하는 경우(관리발송 또는 즉시발송)에는 웹에서 직접 내용을 입력하는 방식만 이용할 수 있습니다. 필요한 내용을 모두 입력한 다음 우측 화살표 버튼을 눌러 다음 단계로 이동하세요.

관리발송 - 다수의 직원을 선택한 경우
다수의 직원에게 템플릿을 이용하는 경우에는 직접 입력하는 방법은 권장되지 않습니다. 웹에서 입력하는 내용은 전체 직원에게 동일한 내용으로 적용되기 때문입니다.

다수의 직원에게 각각의 PDF를 생성해 전자계약을 진행한다는 템플릿 용도를 충족하기 위해서는 엑셀 업로드 방식을 선택하는 것이 바람직합니다.

엑셀 업로드로 이용하는 방법

이 옵션은 관리발송의 형식으로 전자계약을 진행하는 경우 선택할 수 있는 옵션입니다. 만약 즉시발송의 형식으로 전자계약을 진행하고 있다면 직접 입력하는 방식으로만 진행할 수 있습니다. 이 옵션으로 변경하려면 [입력방식 변경] 버튼을 클릭하세요

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엑셀 업로드 방식으로 변경한 다음에는 다운로드 버튼을 클릭해 계약을 진행 중인 직원의 명단을 받아볼 수 있습니다. 해당 파일에 직원별 기재되어야 할 내용을 입력한 다음 [업로드]버튼을 눌러 업로드파일을 검증받으세요.

발송유형 선택하기

상대방과 계약을 진행할 때 처리되는 방식을 선택할 수 있습니다. 4가지 유형을 선택할 수 있는데 전자문서의 성격에 따라 선택할 수 있습니다.

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발송유형
발송인(회원, 회사)의 서명, 도장을 찍어 발송하는 경우에 사용되는 옵션입니다. 회사의 통보서, 증명서, 명령서 등에 사용되고 구체적으로 해고통보서, 재직증명서, 휴직명령서, 복직명령서 등에 사용됩니다.

수신유형
수신인(직원, 상대방)의 서명을 받아야 하는 경우에 사용되는 옵션입니다. 상대방의 확인서, 동의서 등에 사용되고 구체적으로 사직서, 휴직신청서, 개인정보제공동의서 등에 사용됩니다.

계약1유형
발송인(회원, 회사)의 서명과 수신인(직원, 상대방)의 서명이 모두 기재되는 계약형식의 문서에 사용되는 옵션입니다. 발송인(회원, 회사)는 서명 또는 도장을 선택할 수 있으나 수신인(직원, 상대방)은 서명만 사용할 수 있습니다.

계약2유형
계약1과 동일하게 쌍방의 서명이 기재되는 계약형식에 사용되는 옵션이나, 계약1과 달리 상대방이 먼저 서명하는 옵션입니다. 계약형식은 가급적 계약1의 방식을 사용해야 하고 계약2는 예외적인 방식으로 진행해야 합니다. 이 옵션에서는 발신인과 수신인 모두 서명방식만 이용할 수 있고 도장은 이용할 수 없습니다.

서명위치 선택하기

앞서 선택한 발송유형별로 전자계약에서 내 서명과 상대방의 서명위치를 지정합니다. 필요한 경우 동의박스를 선택할 수 있습니다.

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내 서명
발송유형이나 계약유형을 선택한 경우에는 내 서명이 들어갈 위치를 선택해야 합니다(필수). 복수의 위치를 선택하는 것도 가능합니다. 선택한 모든 위치에 나의 서명(또는 도장)이 찍혀서 전자서명이 이루어집니다.


상대서명
수신유형이나 계약유형을 선택한 경우에는 상대서명이 들어갈 위치를 선택해야 합니다(필수). 복수의 위치를 선택하는 것도 가능합니다. 선택한 모든 위치에 상대방의 서명이 기재되어 전자서명이 이루어집니다.

동의박스
수신유형이나 계약유형을 선택한 경우에는 선택박스를 추가할 수 있습니다(선택). 수신자가 개별적으로 동의여부를 선택해야 할 수 있도록 해야 하는 경우(예:개인정보제공동의)에는 동의박스를 설정할 수 있습니다. 복수의 동의박스를 선택하는 것도 가능한데, 이 경우에는 동의박스의 선택 순서에 맞게 동의주제를 매칭시켜야 합니다. 동의박스에 대한 주제설정은 발송 마지막 단계에서 설정합니다.

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최종 발송하기

서명위치까지 선택이 완료되었다면 이제 전자문서의 기본정보와 내용을 확인하고 전자계약을 발송할 수 있습니다.

문서옵션
전자문서의 명칭을 입력하세요. 입력한 명칭은 본인의 관리상태에는 물론 상대방에게도 표기됩니다. 계약기한, 비밀번호는 발송유형이 “계약”인 경우에만 설정할 수 있습니다. 수신인은 발송인이 설정한 비밀번호를 입력해야만 전자문서를 확인하고 서명을 진행할 수 있습니다. 계약기한 내 완료되지 않은 전자계약은 자동 종료되니 적절한 기간을 입력해야 합니다.

사진 9 - 0012

동의박스
서명위치를 선택하는 단계에서 동의박스를 설정했다면 동의의 유형과 주제를 입력해야 합니다. 수신인은 동의박스에 입력된 주제별로 선택여부를 결정할 수 있으니 반드시 동의박스의 순서별로 동의박스의 주제를 입력해야 합니다.

사진 10 - 0014

동의유형이 필수인 경우 동의항목을 선택하지 않으면 전자서명을 진행할 수 없으나, 선택인 경우에는 동의 없이 전자서명을 진행할 수 있습니다.

내 서명방식
통보 또는 계약1의 경우 전자계약 발송 전 내가 할 서명방식을 선택할 수 있습니다. 서명 또는 도장을 사용할 수 있고 도장은 [사업장 관리] 메뉴에서 미리 등록한 경우에만 사용할 수 있습니다.

사진 11 - 0015