[휴가관리 매뉴얼] 6. 연차휴가촉진 시작하기

무료료 시작하는 인사헬퍼 휴가관리에서 연차촉진제도를 아주 손쉽게 할 수 있는 방법을 알아보겠습니다.

어떤 회사에서 사용하나요?

인사헬퍼에 가입하기
인사헬퍼에 가입하셨나요? 인사헬퍼에서는 무료로 휴가관리를 시작할 수 있습니다. 이 매뉴얼을 인사헬퍼 휴가관리에서 적용할 수 있습니다.

회계연도 관리 사업장
회계연도로 직원들의 휴가를 관리하는 사업장의 경우에는 연차촉진제도를 적용하는데 적합합니다. 만약 회계연도로 관리하지 않는 회사라면 회계연도로 전환해 관리를 시작해보세요. 회계연도 관리와 입사일 기준 관리의 차이점을 잘 모르신다면 인사헬퍼 블로그에서 검색해 보시면 좋은 정보를 알아가실 수 있습니다.

입사일 기준 관리 사업장
입사일 기준으로 관리하는 회사에서 연차촉진제도를 실시할 수 없을까요? 가능하긴 합니다. 하지만 직원별 입사일이 다르고 연차만료일이 다른만큼 연차촉진제도의 적용일자가 달라 거의 매월 연차촉진을 실시해야 하는 번거로움이 있습니다. 사실상 연차촉진이 어려운 이유이고 인사헬퍼에서도 입사일 기준 사업장에 대해서는 연차촉진을 지원하지 않습니다.

어떤 휴가에 적용하나요?

연차촉진제도는 연차휴가에 적용하는데, 연차휴가의 구체적인 종류가 다양한 것 알고 계시나요? 연차휴가의 세분화된 분류를 잘 이해하지 못하셨다면 인사헬퍼 블로그에서 정보를 검색해보세요. 근로기준법 제60조의 근거조항에 따른 구분(연 단위 연차휴가, 월 단위 연차휴가)과 회계연도 관리에 따른 관리기법(비례연차)에 따른 유형으로 총 세가지로 분류할 수 있습니다.

연 단위 연차휴가
인사헬퍼에서 지원하는 연차촉진은 연 단위 연차휴가(비례단위 연차휴가)에 적용할 수 있습니다.

월 단위 연차휴가
월 단위 연차휴가에 대해서도 근로기준법 상 연차촉진제도가 마련되어 있습니다. 하지만 월 단위 연차휴가에 대해서는 별도의 연차촉진제도가 적용되고, 고용노동부는 회계연도를 도입한 사업장이라 하더라도 입사일로부터 1년이 되는 시점을 기준으로 연차촉진제도를 시행해야 한다는 입장입니다. 그러한 이유에서 사실상 월 단위 연차휴가에 대한 연차촉진은 직원이 많으면 많을수록 매월, 매일 단위로 진행해야 하는 번거로움이 있습니다. 사실상 연차촉진이 어려운 이유이고 인사헬퍼에서도 월 단위 연차휴가에 대해서는 연차촉진을 지원하지 않습니다.

어떻게 사용하나요?

모든 준비가 끝났나요? 인사헬퍼에 로그인한 다음 [휴가관리] 서비스로 진입하시고, [연차촉진] 메뉴를 클릭하신 다음 아래의 절차대로 따라오시기 바랍니다. 휴가관리를 처음 시작하는 분께서는 미리 직원을 등록해주세요. 직원등록시 직원의 연락처(이메일 또는 휴대전화번호)를 등록하지 않으면 앞으로 살펴볼 연차촉진이 어려우니 미리 정보를 등록하세요.

메인화면
첫 화면에 진입하면 직원의 정보와 함께 이번년도 연차촉진 내역을 확인할 수 있습니다. 아래 화면에서는 미리 연차촉진을 시행했기 때문에 연차촉진(1차)와 연차촉진(2차)가 표기되어 있습니다.

사진 1 - 1

연차촉진 1차? 2차?
연차촉진은 크게 두 번의 서면통보가 필요합니다. 첫 번째는 휴가만료일 6개월 전에 잔여휴가일수를 알려주는 통보이고(1차), 두 번째는 첫 번째 통보일로부터 10일이 지났음에도 미신청 휴가에 대해 휴가일수를 지정해 통보하는 것(2차)입니다.

연차촉진 1차
직원을 선택한 다음 Step1(잔여일수 안내)를 시작합니다. 선택한 직원을 검토하여 다시 표기하는데 직원의 연락처가 없는 경우에는 연차촉진을 진행할 수 없습니다. 아래의 사진에서는 임꺽정만 연락처가 있어 연차촉진을 할 수 있도록 표기되어 있습니다. 다만, 임꺽정은 잔여일수가 마이너스로 표기됩니다. 잔여휴가가 없는 것입니다. 보통 발생휴가보다 더 많은 휴가를 사용한 경우가 이러한 사례일텐데 이런 경우에는 촉진제도의 대상에서 제외하는게 바람직합니다. 매뉴얼에서는 이를 무시하고 진행해보도록 하겠습니다.

촉진을 하지 않고 직접 파일을 다운로드 할 수도 있습니다. 표 우측 하단에 파일로 내려받기를 클릭하면 촉진발송 전 문서를 저장할 수 있습니다.

사진 2 - 2

우측 하단의 버튼을 눌러 통보하면 직원에게 아래와 같은 이메일(또는 카카오톡)이 발송됩니다.

사진 3 - 3

전자문서 확인하기를 클릭하면 생년월일을 입력해 연차촉진 1차 통보서를 다운받을 수 있습니다.

사진 4 - 4

사진 5 - 5

연차촉진 2차
잔여일수 통보한 step1과 같이 직원을 선택후 step2를 진행할 수 있습니다. 직원을 선택한 다음 Step2를 진행하면 처음으로 직원의 등록파일을 다운로드 받습니다.

사진 6 - 6

다운로드한 파일을 살펴보면 직원별 [촉진대상자]라는 열에 직원별 검토결과가 표기됩니다. 임꺽정을 제외한 2명은 연락처가 없기 때문에 불가가 표시됩니다. 이런 대상자는 엑셀파일에서 미리 행삭제로 삭제해주셔야 합니다.

사진 7 - 8

남은 것은 임꺽정인데, 임꺽정도 촉진부적합이라고 표기되어 있습니다. 임꺽정은 잔여휴가가 없기 때문에 촉진대상으로 부적합하기 때문입니다. 하지만 이 경우에는 불가와 달리 2차촉진절차를 강제로 진행할 수 있습니다. 파일 선택하기를 눌러 편집한 파일을 선택하고 파일변환을 눌러줍니다.

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1차촉진과 동일하게 촉진통보 전 파일을 내려받을 수 있고, 직원에게 발송하면 아래와 같은 통보서가 1차와 동일하게 발송됩니다.

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촉진내역 확인하기
앞서 첫화면에서도 촉진절차를 진행한 내역을 확인할 수 있었는데, 이 때의 촉진내역은 이번연도에 진행한 촉진일자만 표기됩니다. 전년도 또는 그 전년도의 내역을 확인하려면 직원을 클릭하고, 우측 보조창 상단의 [연차촉진]을 클릭하면 관련 정보를 확인할 수 있고, 통보소를 다시 저장할 수도 있습니다.

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직장인이라면 한번씩이라면 휴가신청서를 작성해봅니다. 처음 작성할 때에는 어떤 내용을 어떻게 작성해야하는지 인터넷에서 정보를 찾곤 합니다. 물론 대기업이나 공공기관처럼 규모가 있어서 사내 인트라넷이 잘 되어 있는 회사에서는 온라인으로 휴가를 신청하는게 익숙합니다.

하지만 직장인의 80% 가량이 중소기업에서 근무한다는 통계자료를 보면, 온라인이나 앱으로 휴가를 신청한다는 것이 생소할 수 밖에 없습니다. 더욱이 중소규모 특성상 휴가관리 서비스를 자체적으로 IT 구축하는 것은 거의 불가능에 가깝고 시중에 있는 서비스를 이용하자니 비용부담에 사장님께서 손사래 치기 때문에 실제 경험이 더 어려운 것 같습니다.

이번 포스팅에서는 조그만한 5인 미만의 소상공인부터 100인 이상의 중소규모의 기업까지 휴가관리를 시작하며 겪는 고민들을 살펴보고, 어떻게 하면 비용부담 없이 휴가관리를 시작할 수 있는지 살펴보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

우리는 이런 고민을 하고 있어요

회사에는 참 다양한 경제활동인구가 있습니다. 가장 대표적으로는 사업을 이끌어 가는 대표자, 경영자가 있고, 회사의 가장 든든한 뒷받침이 되어주는 일반 직원들이 있습니다. 일반 직원들 중에는 휴가관리 분야에서 경영자의 손이 되어주는 관리자도 있습니다. 이들은 휴가관리에 대해 어떤 고민을 갖고 있을까요?


대표자, 경영자
대표자가 가장 우선시하는 휴가관리 포인트는 두 가지정도 인 것 같습니다. 첫 번째는 휴가관리를 체계적으로 하는 것입니다. 말이 체계적이지 사실 더 단도직입적으로 말한다면 법 위반 없이, 리스크 없이 관리하는 것을 으뜸 포인트로 삼습니다. 단순히 휴가관리에서 그치는 것이 아니라 연차휴가에 관한 부분은 근로기준법 위반과 관련된 것이기 때문에 법률위반에 대한 책임을 부담하기 때문입니다.

두 번째는 단언코 비용문제입니다. 경영자도 비용을 투입하면 인사관리가 더 체계화되고 안정적으로 변한다는 것을 모르지 않습니다. 문제는 그러한 관리를 위한 컨설팅 비용, 노무사 선임비용, 담당직원 채용 등 모두 비용과 연관되어 있습니다.

휴가관리에 대한 경영자의 포인트를 일목요연하게 정리하자면, 비용부담 없이 안정적인 관리라고 표현해볼 수 있습니다. 표현은 쉽지만 정말 쉽지 않은 문제입니다.


휴가관리 담당자 및 휴가결재권자
경영자는 아니지만 경영자의 입장에서 경영자의 업무를 처리하는 실무자와 직책자는 어떤 것이 고민일까요? 관리업무를 직접 수행하는 입장인만큼 단 하나의 포인트를 갖고 있습니다. 이 경우에서는 사실 휴가관리에 얼마의 비용이 드는가는 크게 고려사항이 아닙니다. (물론 경영진의 결재를 받기 위해서는 고려해볼 수밖에는 없지만, 이러한 고민은 실제 실무자의 고민은 아니겠죠?)

실무자가 가장 중요하게 꼽는 포인트는 얼마나 편리한가입니다. 실무자라면 항상 끊임없이 고민하는 부분이기도 합니다. 내가 하는 일을 얼마나 효율적이고 깔끔하게 처리할 수 있고, 똑같은 일을 두 번 하지 않아도 되는가가는 어느 직군이든지 고민하고 매력적인 접근법일 수 밖에 없습니다.

휴가관리는 단순하게 생각하는 경향이 있는데, 이러한 점 때문에 휴가관리 담당자는 휴가관리만 전담하지 않고 다른 업무도 병행합니다. 쉽게 표현해서 병행이지 담당자 입장에서는 귀찮은 업무일 수 밖에 없습니다.

더욱이 휴가관리는 사람과 관련된 인사업무이기 때문에 사람과 대면하거나 응대하는 일도 상당히 많습니다. 직장인들 사이에서 명언으로 꼽는 표현이 하나 있습니다. 회사다니는건 일 때문에 힘든게 아니라 사람 때문에 힘들다곤 합니다. 휴가관리를 하다보면 하루도 쉬지 않고 다양한 사람들과 응대해야 하는 일이 많습니다.

휴가관리 응대/문의
“대리님, 휴가신청서 어디서 다운받아요?”
“과장님, 이번 주 우리 부서에서 누가 휴가가나요?”
“팀장님, 휴가신청서 메일로 보내드렸어요”
“주임님, 휴가신청할 때는 증빙서류도 함께 제출해주셔야 해요”
“이봐 이대리! 이번에 올린 휴가 왜 짤린거야!?”
“팀장님, 이번에 김대리가 올린 휴가신청서 결재좀 부탁드려요”


정말 많은 주제로 많은 직원들과 소통해야 하고, 정정해줘야 하며, 결재도 받아야 합니다. 결재만 받으면 끝인가요? 휴가신청서를 잘 정리해서 보관해야 하고 근로기준법에서 요구하는 서류비치를 위해 전자문서로 스캔한 다음 정리하는 것도 빼먹을 수 없습니다. 끝이냐구요? 아닙니다. 연도별 연차휴가를 정리하기 위해서는 엑셀을 켜서 이번연도의 연차휴가대장에 사용일수를 기록해야 합니다.

휴가담당자나 휴가결재권자 입장에서는 휴가관리를 어떻게 해야 더 편리해질지 고민하지 않을 수 없습니다.


일반 직원
휴가를 관리하지 않는 직원 입장에서도 휴가관리에 관한 고민이 있을까요? 일반직원들에게도 휴가관리에 대한 고민이 있습니다. 더 직설적으로 표현하자면 휴가관리에 대한 불만이라고 해야할 것 같습니다.

일반 직원들 입장에서는 왜 그렇게 휴가신청서를 직접 작성해서 제출해야 하는지 쉽게 이해되지 않습니다. 분명히 담당 부서장에게 구두로 보고하고 승인을 받았는데 휴가관리 담당자는 휴가신청서를 작성해서 제출하라는게 이해되지 않습니다.

주말이나 출근날 이른 아침 갑작스럽게 휴가를 사용해야 하는 경우도 있는데, 휴가신청서를 작성하려고 회사에 가는 것도 말이 안되지만, 휴가를 잘 쉬고 돌아왔는데도 휴가신청서를 작성해야하는게 이해되지 않을 수 있습니다.

휴가신청서라고 해도 내가 직접 서식을 만들수도 없고 매번 학부모 공지사항을 받아오는 것처럼 휴가관리 담당자에게 휴가신청서를 받는 것도 귀찮기 매한가지입니다.

일반직원들은 휴가를 조금 더 쉽고 간편하게 사용할 수 있으면 좋겠다<<강죄끝>>는 고민을 하게 됩니다.

휴가관리 프로그램으로 고민 해결하기

앞서 살펴본 경영자, 실무자, 일반직원의 고민을 종합해보면 비용부담&법률리스크 없이, 휴가를 더 쉽게 관리하자라고 표현할 수 있습니다. 마치 90년대 포스터에 쓰이는 문구인 안전제일, 지구사랑 나라사랑처럼 뜬구름잡는 표현으로 느껴질 수 있습니다.

하지만 모든 것을 뜯어보면 불가능한 것도 아닙니다. 쉽게해야 한다는 것은 IT의 기술의 힘을 빌리면 되는 것이고, 비용부담 없다는 부분은 저렴한 서비스를 찾아보면 되는 것이기 때문입니다.

인사헬퍼에서는 노무사가 검수하고 개발한 휴가관리 프로그램을 제공하고 있습니다. 해당 서비스는 무료로 사용할 수 있으니 대표자가 고민하고 있던 비용부담&법률리스크 없이 부분을 아주 간단하게 해결할 수 있습니다.

그렇다면 휴가관리 프로그램이 제공하고 있는 서비스는 어떤 것이 있을까요? 이러한 서비스 프로그램이 더 쉽고 편리하게 일하고 싶다는 휴가관리 담당자와 휴가결재권자의 니즈를 만족할 수 있을까요?


온라인 휴가신청
무료로 시작하는 휴가관리 프로그램을 이용하면서 일반 직원이 느끼는 가장 큰 장점은 바로 온라인 휴가신청입니다. 온라인 휴가신청은 비단 일반직원들만 좋은 것은 아닙니다. 휴가담당자나 휴가결재권자는 매번 직원들에게 휴가신청서 요구를 받고 출력하며 전달하거나, 작성된 휴가신청서를 수령하는 귀찮은 업무에서 해방될 수 있습니다. 단지 직원들에게 휴가신청할 수 있는 링크를 공유하면 됩니다.

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직원들에게 웹으로 휴가신청을 제안하지 않고 어플리케이션, 앱(APP)을 다운받으라고 할 수도 있습니다. 안드로이드와 아이폰 플랫폼에서 사용할 수 있는 앱이 모두 출시되어 있습니다. 무료로 시작하는 휴가관리 프로그램인만큼 앱을 다운로드하는데 발생하는 비용은 없습니다.

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